辦公自動化環(huán)境下檔案管理的必要性與可行性分析

文/漢中市中心醫(yī)院 楊曉梅

辦公自動化環(huán)境下檔案管理的必要性與可行性分析

文/漢中市中心醫(yī)院 楊曉梅

本文基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的情況進(jìn)行了必要性與可行性的探討，文章從闡述醫(yī)院檔案辦公自動化的應(yīng)用價值入手，進(jìn)一步分析了醫(yī)院檔案辦公自動化管理的不足之處，最后探討了做好辦公室自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的措施。

辦公自動化環(huán)境；醫(yī)院檔案管理；應(yīng)用價值；不足之處；措施

就當(dāng)前的辦公室自動化管理發(fā)展情況來看，毫無疑問，技術(shù)更趨先進(jìn)，能夠在定期培訓(xùn)等活動的幫助下，使檔案管理工作的效率更高、操作更為規(guī)范，從而提高工作人員的專業(yè)程度。當(dāng)然，參與檔案管理工作的人員需要掌握基本的信息操作技能，同時具備基本的醫(yī)學(xué)常識。單位還要制定一些可實施性強的制度，使檔案管理工作狀況得到良好發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案辦公自動化管理的應(yīng)用價值

(一)可以提高檔案管理工作的安全度。紙質(zhì)檔案的質(zhì)量極易在外界自然、社會背景的作用下，受到損壞。比如氣溫、空氣濕度、自然災(zāi)害等要素都會縮短紙質(zhì)版文件的使用壽命，長時間的保存，可能會影響其完整程度。而與紙質(zhì)版資料相比，電子版的保存時間更長，質(zhì)量更高，而且可以在備份等軟件的應(yīng)用下，快速地實現(xiàn)復(fù)制、粘貼、修改等工作。辦公自動化系統(tǒng)的運用下，檔案可以進(jìn)行電子化存儲，不僅提高了資料的可讀性和儲存性，還能夠按照相關(guān)工作人員的不同要求完成不同格式的存儲工作。在辦公自動化技術(shù)的幫助下，文檔的傳送、查閱更為便捷，還能有效防止檔案出現(xiàn)遺失問題。

(二)可以提升檔案管理工作的效率。醫(yī)院檔案和電子信息技術(shù)相配合，科學(xué)地協(xié)調(diào)了文書處理和檔案管理二者的聯(lián)系，工作者需要每天按時整理歸納好當(dāng)天的文件資料，使之變成電子檔案，這有效地防止了檔案丟失的后果，并且使檔案的完整性和可檢索查找性得到了保障。特別是那些病歷檔案，必須得到真實全面連續(xù)的記錄和保留，能準(zhǔn)確反映病人的治療情況與病情變化過程，提高辦公自動化程度，能夠使醫(yī)護(hù)工作者快速精確地了解到資料記錄的實際情況。

二、醫(yī)院檔案辦公自動化的不足之處

(一)自動化管理制度的不科學(xué)。當(dāng)前社會的許多醫(yī)院檔案信息化水平還不夠成熟，軟硬件設(shè)施不全，且電子檔案的儲存也得不到保證，致使患者病歷等資料泄露。雖然醫(yī)院對檔案管理事業(yè)的關(guān)注也越來越多，但是自動化系統(tǒng)的不完善，管理機制的缺失，都導(dǎo)致檔案管理走不上科學(xué)的軌道，從而造成醫(yī)院的資金浪費非常嚴(yán)重的問題。

(二)辦公自動化系統(tǒng)不健全。目前，許多醫(yī)療機構(gòu)在辦公自動化設(shè)備和軟件的配置上不夠完善，資金供給不足，使辦公自動化水平不高，檔案系統(tǒng)不健全，這些情況最終導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理水平較低。鑒于當(dāng)前的辦公室自動化系統(tǒng)開發(fā)商的技術(shù)實力高低不一，使許多被開發(fā)出的軟件無法滿足檔案管理的工作要求，自動化系統(tǒng)內(nèi)部也缺少傳送電子資料、歸檔管理資料相結(jié)合的電子檔案管理子系統(tǒng)。

(三)檔案管理信息化的專業(yè)人才不足。雖然現(xiàn)在許多醫(yī)院在購買和配備先進(jìn)設(shè)備方面有了更大幅度的資金投入，但是在人才配備和補充方面還沒有投入必要的重視，導(dǎo)致檔案信息管理工作比較落后。檔案管理工作者總是不具備辦公自動化領(lǐng)域的理論基礎(chǔ)，醫(yī)院單位也沒有針對內(nèi)部工作人員安排專業(yè)化的知識和技能培訓(xùn)，進(jìn)一步加劇了醫(yī)院檔案管理水平低下的嚴(yán)重程度。

三、做好辦公室自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的措施

(一)制定規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)。目前，醫(yī)院檔案管理的有關(guān)工作流程包含了歸納整合、搜集、保存、編排、統(tǒng)計以及檢索等等步驟，這些保證了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定和確認(rèn)，促使所制定的標(biāo)準(zhǔn)與國家檔案部門法定標(biāo)準(zhǔn)相吻合。如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會存在越權(quán)問題，尤其是文件歸檔的前期容易發(fā)生這樣的情況，因此，工作人員需要嚴(yán)格把關(guān)，開展標(biāo)準(zhǔn)化的高效率管理工作。其次，在業(yè)務(wù)流程和技術(shù)操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應(yīng)制定統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。

(二)建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人員團(tuán)隊。我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)正在不斷地發(fā)展和壯大，醫(yī)院檔案數(shù)量也在不斷增加，這就增加了檔案管理人員的工作量，加上現(xiàn)在更多各種各樣的新型技術(shù)不斷涌現(xiàn)，檔案管理方法日趨科學(xué)化，只有能駕馭這些新技術(shù)和方法的工作人員才能做好檔案管理工作。對此，醫(yī)院要加大對檔案管理人員的知識培訓(xùn)力度，為檔案管理工作人員提供更多的學(xué)習(xí)機會，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，以便適應(yīng)辦公自動化環(huán)境的需求。

(三)完善檔案管理子系統(tǒng)。醫(yī)院需要加強對辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)工作的研究，不斷在辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)方面進(jìn)行資金注入，在辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)子系統(tǒng)，使電子文件的調(diào)用和運作得到充分保障，電子文檔的高效留存與科學(xué)的日常管理，可以使文檔得到正確的分類歸納和快速使用，電子文件傳輸與醫(yī)療檔案管理工作結(jié)合在一起，為醫(yī)生的資料調(diào)取與使用帶來了很大的便利。

四、結(jié)語

綜上所述，加強辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性與可行性探討十分必要。相關(guān)工作人員需要明確醫(yī)院檔案辦公自動化的應(yīng)用價值，包括可以提高檔案管理工作的安全度、可以提升檔案管理工作的效率等等；同時把握醫(yī)院檔案辦公自動化管理的不足之處，如自動化管理制度的不科學(xué)、辦公自動化系統(tǒng)不健全、檔案管理信息化的專業(yè)人才不足；在此基礎(chǔ)上，研究完善辦公室自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的措施，制定規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人員團(tuán)隊，完善檔案管理子系統(tǒng)。

[1]李理.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘,2015(09).

[2]王錦輝.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作探究[J].臨床醫(yī)藥文獻(xiàn)電子雜志,2010(10).