信息時代電子檔案管理研究

文/黑龍江省佳木斯市城建檔案館 張艷華

信息時代電子檔案管理研究

文/黑龍江省佳木斯市城建檔案館 張艷華

城建檔案是城市建設(shè)發(fā)展的歷史和見證，是城市規(guī)劃和建設(shè)管理的重要信息資源，記載著每一棟建筑物從立項到竣工驗收的詳細(xì)資料，城建檔案收集管理工作要貫穿工程建設(shè)的全過程。因此，研究城建檔案電子信息化管理是對城建檔案管理工作提出了新要求，也只有強(qiáng)化信息化管理才能真正使城建檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用，更好地服務(wù)于城市建設(shè)。

信息；電子；檔案；管理

城建檔案是在城市建設(shè)、規(guī)劃期間所記錄下來的具有發(fā)展價值的文字、圖形等文件材料。隨著新一輪城鎮(zhèn)化建設(shè)的推進(jìn)，城市建設(shè)進(jìn)程不斷加快，佳木斯市城建檔案館館藏各類城建檔案已達(dá)4萬卷，涵蓋18大類102屬類，內(nèi)容涉及城市土地規(guī)劃、市政公用設(shè)施、建筑工程等各個方面。因此，在信息化時代加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，著力強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，全面提高城建檔案信息化管理水平就顯得尤為重要。

一、信息時代城建電子檔案與社會活動緊密相連

（一）電子檔案管理已成為檔案館發(fā)展的方向。城建檔案真實記載著一個城市發(fā)展、變遷的全過程，是城市建設(shè)和發(fā)展的重要信息資源。在信息化時代，城建檔案館實現(xiàn)以信息化形式存儲和處理信息，即對有高度價值的文本、語言、圖像、影像等檔案資料進(jìn)行收集，并進(jìn)行規(guī)范型加工、保存和管理，都會使檔案館藏信息以數(shù)字化的形式儲存，逐步實現(xiàn)由“收集保管型”向“信息服務(wù)型”轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了庫管數(shù)據(jù)的查詢、檢索智能化。這已成為檔案館發(fā)展的方向。

（二）電子檔案提高了城建檔案管理效率。在信息化時代的今天，紙質(zhì)檔案模式，顯然已經(jīng)跟不上時代的步伐。傳統(tǒng)的以手工處理為主的管理方式愈來愈暴露出工作效率低下、信息共享困難、差錯率較高等問題。信息化管理能夠使紙質(zhì)檔案完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換，“無紙化”辦公幾乎已經(jīng)成了常態(tài)。通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的查詢方式，實現(xiàn)了館藏檔案微機(jī)檢索查閱目錄和原文瀏覽，提高了查檔效率。

（三）電子檔案提高了信息資源利用水平。信息時代實現(xiàn)了實體檔案數(shù)字化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，提升了檔案公共服務(wù)效能。利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行收集、管理可以將檔案信息數(shù)據(jù)錄入掃描和建庫，檔案信息實行前端控制和管理，從而建立一個高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化的大型信息數(shù)據(jù)庫?，F(xiàn)在查閱檔案方便快捷，只需輸入查檔關(guān)鍵詞就可以了，通過目錄和全文檢索，很快就能查到相關(guān)檔案信息，實現(xiàn)了檔案信息共享和快速檢索，擴(kuò)大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案，也提高了信息資源利用水平。

二、要扎實推進(jìn)城建檔案館檔案信息化建設(shè)

（一）對館藏城建檔案進(jìn)行數(shù)字處理。嚴(yán)格按照數(shù)字化加工檔案的規(guī)定和流程進(jìn)行操作，提供專門工作室，加強(qiáng)工作人員管理。要及時做好數(shù)字化檔案的格式整理、數(shù)據(jù)入庫、更新系統(tǒng)、圖查檔案掛接等工作。要校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。要抓緊對館藏檔案、資料進(jìn)行信息化處理，目前已經(jīng)錄入電子檔案1.9萬卷，圖紙1.43卷，掃描文件12萬余張。為發(fā)揮城建檔案在城市總體規(guī)劃、房地產(chǎn)業(yè)等諸多方面的利用價值，為政府科學(xué)決策提供依據(jù)。

（二）加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)。要健全管理制度，建立健全檔案掃描安全管理制度，設(shè)置專門的掃描場地，配備防火、防盜等安全防護(hù)設(shè)施。要積極建立城建檔案資源目錄中心系統(tǒng)，創(chuàng)建檔案信息管理數(shù)據(jù)庫等專題信息數(shù)據(jù)庫。規(guī)范檔案管理軟件的開發(fā)研制和使用，提高計算機(jī)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和有效利用。要加強(qiáng)對電子檔案制作、接收、保存的指導(dǎo)和監(jiān)督，保證電子檔案的真實性、有效性、完整性以及長期可讀。要注重加強(qiáng)對相關(guān)設(shè)備和軟件的維護(hù)，對錄入內(nèi)容堅持進(jìn)行定期備份和病毒檢測，確保數(shù)據(jù)完整安全。

（三）要建立一套系統(tǒng)的進(jìn)修培訓(xùn)機(jī)制。要積極創(chuàng)造學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考察、交流的機(jī)會，培養(yǎng)掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)和檔案專業(yè)管理知識的復(fù)合型檔案工作人員。要對檔案業(yè)務(wù)人員加強(qiáng)應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和提高應(yīng)用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，成為檔案信息化建設(shè)的行家能手，實現(xiàn)工作效率化。要將檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識等列入指導(dǎo)性教學(xué)計劃，

三、結(jié)束語

總之，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟(jì)活動的重要戰(zhàn)略資源。城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)管理的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中直接形成的真實記錄，在城建工作中承擔(dān)著重要作用，能為城市建筑業(yè)監(jiān)督管理全過程提供真實完整有效的數(shù)據(jù)。因此，在信息時代，城建電子檔案管理要用新的管理理念，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展，逐步更新改造的過程，更好地為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

[1]許松樺.淺析城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)[J].黑龍江檔案,2013(04).

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[3]周素蘭.淺談加強(qiáng)城建檔案管理的有效措施[J].城市建筑,2012(11).

[4]黃新星.淺談城建檔案管理在城市建設(shè)中的地位和作用[J].四川檔案,2013(05).