檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思路

文/哈爾濱航運學(xué)校 王憲敏

檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思路

文/哈爾濱航運學(xué)校 王憲敏

本文首先概述了信息化建設(shè)的基本內(nèi)容，隨后結(jié)合實際工作經(jīng)驗，就如何依托信息化建設(shè)提升檔案管理工作質(zhì)量提出了幾點建議。

檔案管理；信息化建設(shè)；基本內(nèi)容；措施

一、檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

（一）基礎(chǔ)設(shè)施的信息化建設(shè)。檔案信息化管理的實現(xiàn)，離不開信息化基礎(chǔ)設(shè)施的支持。因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)采購一批網(wǎng)絡(luò)硬件和軟件設(shè)施，用于構(gòu)建信息化框架。硬件方面的信息設(shè)備主要包括計算機、交換機等，主要功能是為了實現(xiàn)對檔案資料的分類整理和查詢檢索等。軟件方面的信息化建設(shè)主要是構(gòu)建局域網(wǎng)和連接互聯(lián)網(wǎng)。局域網(wǎng)的作用在于實現(xiàn)檔案管理部門內(nèi)部的信息共享，消除信息壁壘，有利于提高檔案管理的效率。

（二）管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)。信息化管理模式下，整個管理系統(tǒng)采用的是扁平化管理方式。這種管理方式的優(yōu)點在于可以實現(xiàn)對檔案信息資料的快速和便捷處理，并且可以通過信息反饋，使得管理人員能夠及時掌握檔案資料的利用情況，進(jìn)而采取針對性的管理措施。作為檔案信息化建設(shè)中的核心組成部分，管理系統(tǒng)的建設(shè)尤其關(guān)鍵。一般來說，管理系統(tǒng)除了能夠?qū)ν獍l(fā)出指令，還要能夠及時接受反饋信號，便于管理人員對檔案管理工作的開展有一個基本的了解。

（三）安全體系的信息化建設(shè)。檔案信息化管理與傳統(tǒng)的人工式管理相比，不僅管理效率有了大幅度提升，而且檔案資料的安全性也得到了保證，例如管理人員可以設(shè)置登錄密碼，在搜索和下載數(shù)字化檔案資料時，必須有相應(yīng)的登陸口令才能獲取訪問權(quán)限，從而有效避免了無關(guān)人員非法訪問或是惡意竊取檔案資料的問題。另外，隨著檔案信息化建設(shè)工作的不斷開展，也要求安全體系進(jìn)行相應(yīng)的升級，提升對信息檔案的安全保護能力。

（四）人才隊伍的信息化建設(shè)。雖然在引進(jìn)信息化管理系統(tǒng)后，大量的管理工作都可以交由計算機設(shè)備完成，但是檔案管理人員的重要性仍然不可忽視。因此，在檔案信息化建設(shè)過程中，還必須要重視檔案管理人才隊伍的信息化培訓(xùn)。例如，許多檔案管理部門近年來為了適應(yīng)工作需要，都引進(jìn)了信息化管理系統(tǒng)。通過對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，使其能夠掌握這些信息化設(shè)備的操作技術(shù)，進(jìn)而保證了信息化管理工作的高效率開展。

二、信息化背景下加強檔案管理工作的措施

（一）加快實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的共享。資源共享是信息化建設(shè)最突出的特點之一，依托于互聯(lián)網(wǎng)的信息化建設(shè)，可以打破傳統(tǒng)檔案管理模式下資金利用效率不高的弊端，為滿足更多人的檔案查詢和借閱需求提供了保障。為此，在當(dāng)前的新形勢下，應(yīng)當(dāng)將工作的重點放在推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享兩個方面。首先，要逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。應(yīng)遵循科學(xué)合理的原則編制相應(yīng)的工作計劃，并強化監(jiān)督檢查，確保檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行。同時，應(yīng)在滿足用戶使用需求的基礎(chǔ)上，構(gòu)建起完整的檔案數(shù)字化目錄，并加大人、財、物等方面的投入力度，進(jìn)而形成各部門協(xié)同努力的良好工作格局。其次，要逐步推進(jìn)檔案信息資源共享。可根據(jù)國家最新出臺的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建起統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，并促使該系統(tǒng)與辦公應(yīng)用系統(tǒng)間有機融合，這樣能實現(xiàn)信息生成、整理與歸檔全過程的網(wǎng)上操作。

（二）建立健全資金和技術(shù)支撐體系。檔案信息化建設(shè)需要技術(shù)和資金的雙重支持，管理人員只有確保資金和技術(shù)到位，才能維持信息化建設(shè)工作保質(zhì)保量地開展，進(jìn)而為檔案管理工作帶來便利。資金方面的花費主要包括兩方面：其一是在前期建設(shè)階段，由于信息化建設(shè)需要采購大量的硬件和軟件設(shè)備，加上信息系統(tǒng)的安裝調(diào)試等，都需要花費較多的資金。尤其是在一些大型的、綜合性的檔案管理部門，前期建設(shè)資金的成本較高。其二是后期維護階段，信息化系統(tǒng)的運行過程中需要不斷進(jìn)行維護，以確保檔案信息管理系統(tǒng)的正常運行。另外，部分硬件、軟件設(shè)備在使用一定年限后，也需要及時更換，從而帶來額外的成本花費。技術(shù)方面所涉及的內(nèi)容則相對復(fù)雜，除了信息系統(tǒng)的安裝與調(diào)試技術(shù)外，還包括信息化管理系統(tǒng)使用過程中的安全維護技術(shù)和資源共享技術(shù)等。

（三）不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段。服務(wù)性是檔案的根本屬性之一，檔案資料往往具有潛在的利用價值，借助于信息化管理手段，可以更加深入地挖掘這些潛在價值，進(jìn)而保證檔案資料服務(wù)功能的發(fā)揮。依托信息化建設(shè)，可以為檔案管理工作的開展和服務(wù)手段的創(chuàng)新提供必要的支持。根據(jù)我國現(xiàn)行的《檔案法》《保密法》以及政府信息公開條例的要求，合理設(shè)定檔案的公開級別，并建立檔案信息資源網(wǎng)上公開評估體系，對明確公開的信息，應(yīng)由主管部門負(fù)責(zé)將信息以固定格式發(fā)布到指定網(wǎng)站上。各級檔案部門可以采取鏈接的方式對相關(guān)資源進(jìn)行有效整合，并逐步完善檔案信息資源網(wǎng)，以此來實現(xiàn)一站式的檔案信息網(wǎng)上查閱。

三、結(jié)語

檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的必然要求，同時也是不斷提高檔案服務(wù)效率的客觀需要。作為檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到新形勢下檔案信息化建設(shè)的必然性和重要性，一方面要投入一定資金，引進(jìn)信息化管理系統(tǒng)，為檔案的信息化管理提供條件支持。另一方面也要加強自我專業(yè)技術(shù)水平，能夠?qū)π滦偷男畔⒒O(shè)備進(jìn)行熟練操作。通過雙管齊下，可以確保檔案管理工作向信息化和數(shù)字化方向發(fā)展，更好地發(fā)揮檔案資料的利用價值。

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