信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的探討

丁 杰

信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的探討

丁 杰

本文以醫(yī)院檔案管理為探討對(duì)象，分析信息時(shí)代下檔案信息化建設(shè)的價(jià)值和地位，以期可以幫助醫(yī)院檔案管理部門在信息時(shí)代下抓住機(jī)遇，不斷提高其檔案管理水平。

信息化時(shí)代 醫(yī)院 檔案管理工作

信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代下，檔案管理是檔案工作信息化建設(shè)的重要組成部分，是改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理辦法，以更加安全、合理的管理方式提高檔案信息利用率的創(chuàng)新舉措。創(chuàng)新鑄就未來，在檔案管理工作中，只有不斷的開拓創(chuàng)新，才能不斷的完善和更新檔案管理模式，不斷的提高檔案信息管理效率。目前，醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新步伐都日益加快，這將會(huì)對(duì)檔案信息化管理工作的發(fā)展提供強(qiáng)有力的后援支持，以更加高效、精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作穩(wěn)步向前發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值和地位

(一)現(xiàn)代化的檔案管理手段對(duì)提高醫(yī)院檔案管理效率非常有利

現(xiàn)代化的檔案管理手段具有以下三個(gè)特點(diǎn)，第一，高效性，高效的檔案信息管理方式可以在很大程度上簡(jiǎn)化檔案管理工作的流程，使檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)便且易于控制。第二，實(shí)用性，隨著醫(yī)院對(duì)實(shí)用性信息資源的需求量越來越大，實(shí)用性檔案資源的管理已經(jīng)成為了檔案工作信息化建設(shè)工程的重要組成部分。第三，真實(shí)性，信息只有是真實(shí)可信的，才能在醫(yī)院的發(fā)展過程中發(fā)揮它應(yīng)有的價(jià)值，現(xiàn)代化信息管理手段保障了信息的真實(shí)性，因此對(duì)提高醫(yī)院檔案管理工作水平是非常有幫助的。

(二)電子信息的應(yīng)用

信息時(shí)代下電子信息的傳播范圍更廣，傳播速度更快，為擴(kuò)充檔案資源提供了有利條件，首先，電子信息的傳播范圍更廣，可以擴(kuò)充基礎(chǔ)性的檔案資源，為檔案管理工作提供豐富的“原材料”，利于對(duì)某一信息進(jìn)行全面而系統(tǒng)的采集和整理工作。其次，電子信息的傳播范圍更快，可以有效的保障電子信息的有效性和真實(shí)性，在檔案工作信息化建設(shè)過程中，有效性和真實(shí)性的信息往往非常重要，其可以避免檔案管理工作多走彎路，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的工作效率。

(三)信息的實(shí)時(shí)共享

信息的實(shí)時(shí)共享可提高檔案管理員之間的信息溝通效率，進(jìn)而推動(dòng)檔案工作信息化建設(shè)進(jìn)程。主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)，第一點(diǎn)，保證檔案管理信息可以在最短時(shí)間內(nèi)傳達(dá)給每一位檔案管理員，方便檔案管理員在交接工作時(shí)，不會(huì)出現(xiàn)信息錯(cuò)亂和信息遺漏的現(xiàn)象。第二點(diǎn)，提高了檔案管理員的信息反饋效率，確保可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題，并能夠在最短時(shí)間內(nèi)解決問題。

(四)利用信息化手段豐富檔案資料

第一，利用信息化手段，深入分析現(xiàn)有的知識(shí)資源，深入挖掘現(xiàn)有知識(shí)資源背后的價(jià)值。第二，利用信息化手段，在互聯(lián)網(wǎng)上大面積的搜索和采集有用的知識(shí)信息，并與現(xiàn)有的知識(shí)資源相融合，豐富和擴(kuò)充檔案信息。

(五)保證對(duì)檔案歸檔信息的及時(shí)更新

檔案歸檔信息應(yīng)包括檔案編號(hào)、分屬類目、檔案保密等級(jí)等多種屬性。實(shí)際的檔案管理工作中，檔案的歸檔信息往往是最繁雜，而且是變動(dòng)最頻繁的，因此，信息時(shí)代下，檔案管理工作要運(yùn)用相關(guān)的信息管理軟件，及時(shí)更新檔案歸檔信息，從而保障檔案的完整性。

二、如何在信息化時(shí)代下提高醫(yī)院檔案管理水平

(一)提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平應(yīng)包含三方面的內(nèi)容：第一，檔案管理水平，包括熟知檔案管理準(zhǔn)則、認(rèn)真落實(shí)相關(guān)的檔案管理工作、制定更加合理的檔案管理策略等。第二，信息管理軟件的操作水平，包括熟知信息管理軟件的操作界面、掌握必要的快捷鍵、能夠以SQL語句精確查找檔案信息等。第三，相關(guān)硬件設(shè)備的管理水平：包括可以解決一些低級(jí)的硬件問題，做到定時(shí)定量的養(yǎng)護(hù)硬件設(shè)備等。

(二)提升檔案管理人員的信息服務(wù)意識(shí)

培養(yǎng)檔案管理員的信息服務(wù)意識(shí)，是提高檔案管理工作水平的重要策略。因此，檔案管理部門應(yīng)積極的組織各種信息服務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，提高他們的信息服務(wù)水平，在以科學(xué)、高效的檔案管理方式之上不斷創(chuàng)新，以人性化的檔案管理方式為奮斗目標(biāo)。

(三)提升檔案管理人員的信息安全意識(shí)

信息安全工作往往是檔案管理工作中最難的部分，這不僅由于信息具有時(shí)效性、共享性等諸多特點(diǎn)，還因?yàn)楦哔|(zhì)量的信息安全工作需要投入大量的人力、物力和財(cái)力。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們的維權(quán)意識(shí)越來越強(qiáng)，對(duì)患者信息的保密工作也越來越重視。檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)涉及到大量的員工信息和組織信息，一旦出現(xiàn)大范圍的信息泄露，造成的經(jīng)濟(jì)損失將不可估量，引發(fā)的社會(huì)矛盾也將難以調(diào)和。因此，提高檔案管理人員的信息安全意識(shí)，是提高檔案管理水平的重要環(huán)節(jié)。

三、結(jié)語

總的來說，信息時(shí)代是一個(gè)創(chuàng)新的時(shí)代，檔案管理工作只有緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，以不斷創(chuàng)新的精神指引檔案管理工作的改革方向，才能保證其健康、穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。信息時(shí)代下，醫(yī)院檔案管理工作的制約因素和發(fā)展機(jī)遇的區(qū)別在于對(duì)信息的利用和管理是否合理。相信只要檔案管理工作可以不斷推陳出新，做到與時(shí)俱進(jìn)，以加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)為主要方向，就一定可以在機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的時(shí)代中大跨步的向前發(fā)展，以上論述只是筆者的淺見，檔案信息化建設(shè)作為信息時(shí)代下推動(dòng)檔案管理科學(xué)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的重要工程，需要每一位檔案管理者不斷探究。

[1]劉暢.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位[J].經(jīng)濟(jì)管理:全文版,2016,3(12):196.

[2]和贛紅.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位[J].中國(guó)市場(chǎng),2012(41):72～73.

山東中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院)