淺談如何合理有效利用檔案

李彥秋

淺談如何合理有效利用檔案

李彥秋

隨著社會的發(fā)展、科技的進步，檔案作為記錄、查閱歷史資料的有效憑證，越來越受到社會的重視，檔案工作的重點就是檔案利用工作，檔案利用是向人民群眾提供真實有效的檔案資料，是為人民服務(wù)的工作。檔案利用也是管理工作成果的具體表現(xiàn)，是檔案整理效果好壞的成果反饋。檔案工作最終目的也是檔案利用工作的具體體現(xiàn)。在新形勢下，如何做好有效利用檔案是非常有必要的，筆者通過自身在工作中的一些經(jīng)驗提出幾點有關(guān)合理有效利用檔案的建議。

檔案 合理利用

做好檔案利用工作，使保存的檔案得到發(fā)揮效果。筆者認為做好檔案利用工作要做到如下幾點：

一、不斷提升檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)

檔案要有效利用首先要提升檔案基礎(chǔ)性建設(shè)。檔案基礎(chǔ)性建設(shè)是指收集、整理、裝訂、錄入、查閱、編研等一系列基礎(chǔ)性工作。提升檔案基礎(chǔ)性工作主要可以從：（1）加強制度建設(shè)。要建立健全檔案管理制度，比如制定《檔案歸檔制度》、《檔案借（查）閱制度》、《檔案利用制度》等，通過建立健全有效的科學(xué)管理制度來管理檔案，做到有法可依。（2）加強領(lǐng)導(dǎo)建設(shè)。要發(fā)展檔案工作就離不開領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持。從人員配備、設(shè)備購置等都需要領(lǐng)導(dǎo)的支持，檔案事業(yè)更是離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持和關(guān)心。（3）加強設(shè)施設(shè)備建設(shè)。要利用好檔案首先要管理好檔案。檔案管理要建立專業(yè)的檔案管理庫房、要有防蟲、防霉、溫濕度調(diào)節(jié)器等設(shè)備。要有必要的檔案保管柜，隨著科技的發(fā)展還應(yīng)該有防磁柜等。

二、不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力

檔案工作是一項隨著社會的發(fā)展、科技的進步而不斷變化的，要做好這項工作檔案管理人員就必須要不斷提高自身業(yè)務(wù)能力。要提升業(yè)務(wù)能力主要可以從以下幾個方面：1、定期參加培訓(xùn)。不學(xué)習(xí)就要落后，檔案管理也應(yīng)該與時俱進，定期參加各項檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過正規(guī)的培訓(xùn)來達到提高業(yè)務(wù)能力。2、定期舉行檔案管理人員交流會。所有檔案管理人員通過交流來實現(xiàn)資源共享。在交流過程中可以把平時工作中遇到的困難和問題集思廣益來達到共同發(fā)展和提高。3、現(xiàn)在信息化發(fā)展迅速。檔案管理人員可以運用電腦、手機等設(shè)備學(xué)習(xí)新的檔案知識，特別是對涉密檔案的管理更是隨時應(yīng)該更新知識才能適應(yīng)新環(huán)境。

三、有效處理好檔案保密和檔案利用的關(guān)系

檔案利用就是為人民群眾提供檔案資源的工作。在提供檔案資源的過程中，檔案管理人員還應(yīng)該注意到涉密檔案的保管和處理。檔案管理人員既要能為人民群眾提供真實可靠的檔案資源，使檔案資源效果最大化但又要分清楚那些檔案能提供，那些檔案不能提供。所以在日常工作中檔案管理人員要認真學(xué)習(xí)和執(zhí)行《保密法》，在工作中嚴格把關(guān)，自覺履行保密義務(wù)，對涉密檔案嚴格把關(guān)。對什么檔案要保密，什么檔案不保密，保密范圍寬窄，涉密保管期限長短等問題處理不當，就會導(dǎo)致檔案利用效果與保密之間矛盾發(fā)生。如果對檔案的保密過嚴，就會造成檔案信息資源的浪費，不能有效利用。檔案保密過松，有密不保，又極容易造成涉密檔案泄露，危害國家利益。因此檔案人員隨時學(xué)習(xí)最新檔案保密知識，把決不能把保密信息提供給利用者，更不能把保密文件帶出檔案室。

四、進一步提高檔案服務(wù)能力

檔案工作是一項默默無聞的工作，也是一項要長期面向人民群眾服務(wù)的工作，是一項為人民服務(wù)的工作，這就要求檔案管理人員要有良好的服務(wù)心態(tài)，要有不驕不躁的服務(wù)意識，面對長期枯燥的工作始終要有一顆為人民服務(wù)的心才能在平凡的工作崗位上做好工作。其次，在對人民群眾給予檔案利用服務(wù)之外還應(yīng)該注重檔案的利用效率，檔案管理人員應(yīng)該及時收集檔案利用反饋效果表，對在工作中人民群眾利用檔案時出現(xiàn)的問題，工作改進方便等在今后的工作中得以改進，進一步提升服務(wù)能力。

五、進一步提高檔案利用效率

在以往的檔案管理工作中，檔案的收集往往是以紙質(zhì)為主。隨著科學(xué)的發(fā)展，除了傳統(tǒng)以紙質(zhì)為主的檔案資料之外，各種新的檔案載體出現(xiàn)頻率越來越高，例如電子設(shè)備、視頻、影像等。特別是計算機的廣泛應(yīng)用，檔案管理人員應(yīng)當建立檔案電子信息系統(tǒng)，錄入、查詢檔案都通過電子信息進行，極大的節(jié)約的人為查詢檔案時間，方便了廣大人民群眾。

六、加強檔案利用效果宣傳工作

要合理有效地利用檔案，就要加大對檔案工作的宣傳，讓越來越多的人民群眾認識到檔案的重要性，但是從歷史的發(fā)展來看，檔案工作枯燥、單調(diào)、難以出成績，一直以來都不受到重視，加上宣傳不夠人們更是缺乏對檔案工作的正確認識，人們對檔案的了解少，就會把檔案工作認為是一個不重要的工作。要加強對檔案有效利用就必須對檔案工作加強宣傳，可以通過網(wǎng)址、報紙、宣傳欄等一系列傳媒，通過讓廣大人民群眾知道檔案工作的重要性以及對人民生活的關(guān)系密切層度，通過宣傳提高人們對檔案工作的認識。

隨著社會的發(fā)展，時代的變化，信息量的增加對檔案工作提出了新的要求，也為檔案發(fā)展給予了新的機遇。檔案工作者要做好檔案利用工作，把館藏檔案價值最大地發(fā)揮出來，把歷史賦予給我們的真實有效的信息資源傳承下去，更好地為人民群眾服務(wù)。同時，也要加強檔案宣傳工作，只有讓檔案的重要性得到廣大群眾的認可，才能更好地發(fā)展檔案，最后還要加大檔案利用效果反饋，只有檔案事業(yè)做好，才能使檔案工作深入人心,讓檔案事業(yè)更上一層樓。

[1]武陽．社交媒體對檔案信息資源發(fā)展的影響[J]．蘭臺世界,2015(20)：26～27．

[2]王雪飛,林世敏．數(shù)字環(huán)境中媒體單位聲像檔案開發(fā)利用新模式研究[J]．云南檔案,2013(08)：54～55．

（作者單位：達州職業(yè)技術(shù)學(xué)院財務(wù)處）