淺談如何合理有效利用檔案

李彥秋

淺談如何合理有效利用檔案

李彥秋

隨著社會的發(fā)展、科技的進(jìn)步，檔案作為記錄、查閱歷史資料的有效憑證，越來越受到社會的重視，檔案工作的重點(diǎn)就是檔案利用工作，檔案利用是向人民群眾提供真實(shí)有效的檔案資料，是為人民服務(wù)的工作。檔案利用也是管理工作成果的具體表現(xiàn)，是檔案整理效果好壞的成果反饋。檔案工作最終目的也是檔案利用工作的具體體現(xiàn)。在新形勢下，如何做好有效利用檔案是非常有必要的，筆者通過自身在工作中的一些經(jīng)驗(yàn)提出幾點(diǎn)有關(guān)合理有效利用檔案的建議。

檔案 合理利用

做好檔案利用工作，使保存的檔案得到發(fā)揮效果。筆者認(rèn)為做好檔案利用工作要做到如下幾點(diǎn)：

一、不斷提升檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)

檔案要有效利用首先要提升檔案基礎(chǔ)性建設(shè)。檔案基礎(chǔ)性建設(shè)是指收集、整理、裝訂、錄入、查閱、編研等一系列基礎(chǔ)性工作。提升檔案基礎(chǔ)性工作主要可以從：（1）加強(qiáng)制度建設(shè)。要建立健全檔案管理制度，比如制定《檔案歸檔制度》、《檔案借（查）閱制度》、《檔案利用制度》等，通過建立健全有效的科學(xué)管理制度來管理檔案，做到有法可依。（2）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)建設(shè)。要發(fā)展檔案工作就離不開領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持。從人員配備、設(shè)備購置等都需要領(lǐng)導(dǎo)的支持，檔案事業(yè)更是離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持和關(guān)心。（3）加強(qiáng)設(shè)施設(shè)備建設(shè)。要利用好檔案首先要管理好檔案。檔案管理要建立專業(yè)的檔案管理庫房、要有防蟲、防霉、溫濕度調(diào)節(jié)器等設(shè)備。要有必要的檔案保管柜，隨著科技的發(fā)展還應(yīng)該有防磁柜等。

二、不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力

檔案工作是一項(xiàng)隨著社會的發(fā)展、科技的進(jìn)步而不斷變化的，要做好這項(xiàng)工作檔案管理人員就必須要不斷提高自身業(yè)務(wù)能力。要提升業(yè)務(wù)能力主要可以從以下幾個(gè)方面：1、定期參加培訓(xùn)。不學(xué)習(xí)就要落后，檔案管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，定期參加各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過正規(guī)的培訓(xùn)來達(dá)到提高業(yè)務(wù)能力。2、定期舉行檔案管理人員交流會。所有檔案管理人員通過交流來實(shí)現(xiàn)資源共享。在交流過程中可以把平時(shí)工作中遇到的困難和問題集思廣益來達(dá)到共同發(fā)展和提高。3、現(xiàn)在信息化發(fā)展迅速。檔案管理人員可以運(yùn)用電腦、手機(jī)等設(shè)備學(xué)習(xí)新的檔案知識，特別是對涉密檔案的管理更是隨時(shí)應(yīng)該更新知識才能適應(yīng)新環(huán)境。

三、有效處理好檔案保密和檔案利用的關(guān)系

檔案利用就是為人民群眾提供檔案資源的工作。在提供檔案資源的過程中，檔案管理人員還應(yīng)該注意到涉密檔案的保管和處理。檔案管理人員既要能為人民群眾提供真實(shí)可靠的檔案資源，使檔案資源效果最大化但又要分清楚那些檔案能提供，那些檔案不能提供。所以在日常工作中檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)和執(zhí)行《保密法》，在工作中嚴(yán)格把關(guān)，自覺履行保密義務(wù)，對涉密檔案嚴(yán)格把關(guān)。對什么檔案要保密，什么檔案不保密，保密范圍寬窄，涉密保管期限長短等問題處理不當(dāng)，就會導(dǎo)致檔案利用效果與保密之間矛盾發(fā)生。如果對檔案的保密過嚴(yán)，就會造成檔案信息資源的浪費(fèi)，不能有效利用。檔案保密過松，有密不保，又極容易造成涉密檔案泄露，危害國家利益。因此檔案人員隨時(shí)學(xué)習(xí)最新檔案保密知識，把決不能把保密信息提供給利用者，更不能把保密文件帶出檔案室。

四、進(jìn)一步提高檔案服務(wù)能力

檔案工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，也是一項(xiàng)要長期面向人民群眾服務(wù)的工作，是一項(xiàng)為人民服務(wù)的工作，這就要求檔案管理人員要有良好的服務(wù)心態(tài)，要有不驕不躁的服務(wù)意識，面對長期枯燥的工作始終要有一顆為人民服務(wù)的心才能在平凡的工作崗位上做好工作。其次，在對人民群眾給予檔案利用服務(wù)之外還應(yīng)該注重檔案的利用效率，檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)收集檔案利用反饋效果表，對在工作中人民群眾利用檔案時(shí)出現(xiàn)的問題，工作改進(jìn)方便等在今后的工作中得以改進(jìn)，進(jìn)一步提升服務(wù)能力。

五、進(jìn)一步提高檔案利用效率

在以往的檔案管理工作中，檔案的收集往往是以紙質(zhì)為主。隨著科學(xué)的發(fā)展，除了傳統(tǒng)以紙質(zhì)為主的檔案資料之外，各種新的檔案載體出現(xiàn)頻率越來越高，例如電子設(shè)備、視頻、影像等。特別是計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立檔案電子信息系統(tǒng)，錄入、查詢檔案都通過電子信息進(jìn)行，極大的節(jié)約的人為查詢檔案時(shí)間，方便了廣大人民群眾。

六、加強(qiáng)檔案利用效果宣傳工作

要合理有效地利用檔案，就要加大對檔案工作的宣傳，讓越來越多的人民群眾認(rèn)識到檔案的重要性，但是從歷史的發(fā)展來看，檔案工作枯燥、單調(diào)、難以出成績，一直以來都不受到重視，加上宣傳不夠人們更是缺乏對檔案工作的正確認(rèn)識，人們對檔案的了解少，就會把檔案工作認(rèn)為是一個(gè)不重要的工作。要加強(qiáng)對檔案有效利用就必須對檔案工作加強(qiáng)宣傳，可以通過網(wǎng)址、報(bào)紙、宣傳欄等一系列傳媒，通過讓廣大人民群眾知道檔案工作的重要性以及對人民生活的關(guān)系密切層度，通過宣傳提高人們對檔案工作的認(rèn)識。

隨著社會的發(fā)展，時(shí)代的變化，信息量的增加對檔案工作提出了新的要求，也為檔案發(fā)展給予了新的機(jī)遇。檔案工作者要做好檔案利用工作，把館藏檔案價(jià)值最大地發(fā)揮出來，把歷史賦予給我們的真實(shí)有效的信息資源傳承下去，更好地為人民群眾服務(wù)。同時(shí)，也要加強(qiáng)檔案宣傳工作，只有讓檔案的重要性得到廣大群眾的認(rèn)可，才能更好地發(fā)展檔案，最后還要加大檔案利用效果反饋，只有檔案事業(yè)做好，才能使檔案工作深入人心,讓檔案事業(yè)更上一層樓。

[1]武陽．社交媒體對檔案信息資源發(fā)展的影響[J]．蘭臺世界,2015(20)：26～27．

[2]王雪飛,林世敏．?dāng)?shù)字環(huán)境中媒體單位聲像檔案開發(fā)利用新模式研究[J]．云南檔案,2013(08)：54～55．

（作者單位：達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)處）