馬雯鏡
摘要:本篇文章對內(nèi)部控制進(jìn)行了概述,從行政事業(yè)單位內(nèi)部控制制度、內(nèi)部控制意識、內(nèi)外部監(jiān)督機(jī)制、信息系統(tǒng)實(shí)用性等方面分析了內(nèi)部控制現(xiàn)狀,最后針對存在問題提出了改善行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理的相應(yīng)對策。
關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位;內(nèi)部控制;現(xiàn)狀及對策
作為社會公共服務(wù)的提供主體,行政事業(yè)單位在內(nèi)部控制的制度設(shè)計、崗位設(shè)置及監(jiān)管考核方面都存在較大的滯后性。新常態(tài)下,改善行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理水平對提高單位的工作效率及可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制與企業(yè)內(nèi)部控制聯(lián)系緊密,行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)可以借鑒企業(yè)內(nèi)部控制理論和方法,結(jié)合行政事業(yè)單位管理的理念,強(qiáng)化行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè),提升管理水平,使行政事業(yè)單位健康發(fā)展。
一、內(nèi)部控制概述
內(nèi)部控制建設(shè)的主要內(nèi)容就是指系統(tǒng)分析經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中的各類風(fēng)險,進(jìn)行風(fēng)險評估,確定風(fēng)險點(diǎn),通過建立相關(guān)制度、設(shè)置業(yè)務(wù)流程、執(zhí)行相關(guān)程序,對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中存在的風(fēng)險進(jìn)行防范和管控。單位要想構(gòu)建和執(zhí)行有效的內(nèi)部控制,應(yīng)該包含五個方面的要素:第一,內(nèi)部控制環(huán)境。包括組織架構(gòu)、工作機(jī)制、財務(wù)信息、干部隊伍建設(shè)、單位文化。第二,風(fēng)險評估。建立經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險定期評估機(jī)制,系統(tǒng)分析經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中與實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)有關(guān)的內(nèi)外部風(fēng)險,對風(fēng)險進(jìn)行評估,采取相應(yīng)的控制方法。第三,控制活動。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果,采取相應(yīng)的控制措施,將風(fēng)險控制在可承受范圍之內(nèi)。第四,信息與溝通。建立信息溝通制度,及時準(zhǔn)確地獲取、分析、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息,確保信息在單位內(nèi)外部之間進(jìn)行及時有效溝通和應(yīng)用。第五,內(nèi)部監(jiān)督。單位對其自身內(nèi)部控制機(jī)制的建立與實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,評價內(nèi)部控制的有效性,及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制設(shè)計和運(yùn)行存在的問題并提出改進(jìn)意見。
二、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理現(xiàn)狀
(一)內(nèi)部控制制度不完善
《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》于2014年1月1日起在我國行政事業(yè)單位全面實(shí)施。但是,大多數(shù)行政事業(yè)單位并未結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)出臺系統(tǒng)完善的內(nèi)控制度,僅就開支的標(biāo)準(zhǔn)、范圍加以制約,對預(yù)算、政府采購、建設(shè)項(xiàng)目、資產(chǎn)管理、合同等各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動進(jìn)行面上的控制。各行政事業(yè)單位需要細(xì)化內(nèi)部管理,制定規(guī)范的內(nèi)部控制制度,完善內(nèi)部控制建設(shè)。
(二)內(nèi)部控制意識相對薄弱
單位管理者的思想意識,對建立有效的內(nèi)部控制起到關(guān)鍵的引導(dǎo)作用。多數(shù)行政事業(yè)單位的管理層往往重視經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)而忽視單位的內(nèi)控管理,對行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制缺乏科學(xué)的認(rèn)識。有的管理層僅對財務(wù)部門建立內(nèi)控制度,認(rèn)為內(nèi)控只與財務(wù)中心和審計部門有關(guān),未將內(nèi)控建設(shè)覆蓋單位各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。有的單位雖然制定了內(nèi)部控制制度,但未能有效執(zhí)行,只是流于形式,沒有發(fā)揮內(nèi)控的監(jiān)督作用。另一方面,行政事業(yè)單位財務(wù)人員對內(nèi)部控制認(rèn)識不到位,不相容崗位未相互分離、相互制約,不能發(fā)揮內(nèi)控的監(jiān)督作用。
(三)內(nèi)外部監(jiān)督機(jī)制不完善
獨(dú)立的內(nèi)部審計部門在評價內(nèi)部控制的有效性及提出改進(jìn)建議等方面發(fā)揮著關(guān)鍵作用。行政事業(yè)單位的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理,內(nèi)部審計部門大都平行于會計部門,獨(dú)立性和權(quán)威性較弱,無法有效約束單獨(dú)的經(jīng)濟(jì)行為。內(nèi)部審計部門往往只是對單位的財務(wù)、資產(chǎn)等方面進(jìn)行審計,但內(nèi)控建設(shè)需求內(nèi)部審計部門不僅就財務(wù)收支進(jìn)行審計,還應(yīng)對單位其他各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計。外部監(jiān)督大多來自審計、財政、紀(jì)檢、監(jiān)察等部門,注重對單位財政資金的運(yùn)用是否合法進(jìn)行監(jiān)督,未對被審計單位內(nèi)部控制建立和實(shí)施的有效性進(jìn)行評價。
(四)信息系統(tǒng)缺乏實(shí)用性和可操作性
內(nèi)部控制的信息系統(tǒng)建設(shè)缺乏實(shí)用性和可操作性。對經(jīng)濟(jì)活動及其內(nèi)部控制流程如何嵌入單位信息系統(tǒng)問題,由于財政部沒有制定明確的操作指引,而且每個單位的具體情況不一樣,所以在原則性的制度規(guī)定和具體的制度執(zhí)行方面存在一定的差異性。有些行政事業(yè)單位在實(shí)施辦公自動化、經(jīng)濟(jì)活動信息化系統(tǒng)的過程中,未將經(jīng)濟(jì)活動及其內(nèi)部控制的流程和措施嵌入單位信息系統(tǒng),存在人為操縱的因素,未能有效保護(hù)信息安全。
(五)內(nèi)部控制人員綜合能力不高
內(nèi)部控制貫穿于決策、執(zhí)行和監(jiān)督的全過程,涉及到單位的各種業(yè)務(wù)和事項(xiàng),對從業(yè)人員綜合素質(zhì)要求較高。大多數(shù)行政事業(yè)單位的內(nèi)控從業(yè)人員都是財務(wù)人員,管理決策能力有限。單位對員工的培訓(xùn)主要集中在專業(yè)知識方面,對管理理念及道德方面的培訓(xùn)很少涉及,關(guān)鍵崗位未實(shí)行定期輪崗制度,影響了單位內(nèi)部控制的建設(shè)。
三、加強(qiáng)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理的對策
(一)完善內(nèi)部控制機(jī)制
不相容崗位(職責(zé))分離控制。單位應(yīng)全面系統(tǒng)分析、梳理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中所涉及的不相容崗位,設(shè)置內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位,確保不相容崗位相互分離、相互制約。設(shè)置清晰的決策、執(zhí)行、監(jiān)督機(jī)構(gòu),并建立和實(shí)施相對獨(dú)立的報告制度,體現(xiàn)職責(zé)明確、相互制約的原則。關(guān)鍵崗位建立人員A/B角制度,實(shí)行定期輪換制度。建立與組織機(jī)構(gòu)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及管理相適應(yīng)的內(nèi)部授權(quán)制度,明確授權(quán)主體、范圍與權(quán)限,規(guī)范授權(quán)管理程序,科學(xué)分配權(quán)力。根據(jù)組織機(jī)構(gòu)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及管理等發(fā)展變化、風(fēng)險狀況,審慎確定被授權(quán)人的權(quán)限,并對授權(quán)執(zhí)行情況持續(xù)監(jiān)控、定期評估和及時調(diào)整。將內(nèi)控管理嵌入經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中,對執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督,構(gòu)建內(nèi)部控制的自我完善機(jī)制。制定涵蓋業(yè)務(wù)活動的書面流程,編制、執(zhí)行、監(jiān)督流程應(yīng)講求實(shí)效性和風(fēng)險可控。
(二)做好內(nèi)部控制信息化建設(shè)工作
由于內(nèi)部控制覆蓋單位各類經(jīng)濟(jì)活動,因此需要加大信息技術(shù)的投入,提高單位內(nèi)部控制工作的效率。行政事業(yè)單位在信息化建設(shè)過程中需要將內(nèi)控理念、控制措施等嵌入信息系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的程序化與常態(tài)化,有效避免人為操縱因素。信息系統(tǒng)建設(shè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè),從單位全局出發(fā),協(xié)調(diào)配合、分工合作、整合資源、實(shí)現(xiàn)一體化,發(fā)揮信息化建設(shè)對業(yè)務(wù)管理和輔助決策的支撐與促進(jìn)作用。強(qiáng)化流程控制,將業(yè)務(wù)流程固化在業(yè)務(wù)生產(chǎn)系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)中,健全信息系統(tǒng)預(yù)警機(jī)制,加強(qiáng)風(fēng)險揭示和自動控制。加強(qiáng)信息安全管理,做好信息安全分級和等級保護(hù)工作,強(qiáng)化信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)安全管理,加強(qiáng)信息系統(tǒng)權(quán)限管理,實(shí)現(xiàn)信息及系統(tǒng)操作留痕、存取可控、存取有效和數(shù)據(jù)完整。
(三)健全行政事業(yè)單位的內(nèi)外監(jiān)督機(jī)制
行政事業(yè)單位應(yīng)建立經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險評估機(jī)制,由內(nèi)部審計部門對經(jīng)濟(jì)活動存在的風(fēng)險進(jìn)行全面、系統(tǒng)的評估。同時建立內(nèi)部控制評價制度,內(nèi)部審計部門要對內(nèi)部控制的設(shè)計和運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,及時發(fā)現(xiàn)存在的問題,并采取相應(yīng)措施進(jìn)行改進(jìn)。建立內(nèi)部控制檢查情況定期披露制度,及時對內(nèi)控制度落實(shí)、監(jiān)督檢查及評價情況予以披露。此外,行政事業(yè)單位還要依托財政、審計、紀(jì)檢、監(jiān)察等部門開展定期或不定期的外部監(jiān)管,聘用中介機(jī)構(gòu)對單位內(nèi)部控制設(shè)計和運(yùn)行的有效性進(jìn)行評估,充分發(fā)揮外部機(jī)構(gòu)監(jiān)督職能的作用。
(四)合理設(shè)置崗位,提高員工素質(zhì)
人力資源部門按照不相容職務(wù)分離的原則定崗定編,明確崗位的權(quán)限和職責(zé)。設(shè)立相關(guān)部門對員工執(zhí)行內(nèi)部控制管理制度的情況進(jìn)行監(jiān)督和獎懲。行政事業(yè)單位要注重對人員的職業(yè)道德素質(zhì)培養(yǎng),激勵和引導(dǎo)單位員工加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。通過定期開展繼續(xù)教育、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流等方式,提高員工綜合素質(zhì)。
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(作者單位:山東省淄博市張店區(qū)財政局)endprint