構(gòu)建一個(gè)能夠提升幼兒園管理質(zhì)量的檔案管理體系

羅芳

摘 要 中國教育科學(xué)研究院劉占的講話《規(guī)范辦園行為，提升保教質(zhì)量》中指出：新幼兒園工作規(guī)程明確表述幼兒園的定位是基礎(chǔ)教育的重要組成部分，強(qiáng)調(diào)了幼兒園與中小學(xué)教育不僅是相互連接不可分割的統(tǒng)一整體，而且在其中發(fā)揮著扎根蓄勢的重要作用，必須將各級各類幼兒園納入幼兒園工作規(guī)程要求的規(guī)范管理體系，更需要建立嚴(yán)格的常態(tài)化管理和監(jiān)督機(jī)制，對各級各類幼兒園進(jìn)行跟蹤督導(dǎo)，引導(dǎo)和促進(jìn)各級各類幼兒園不斷提升辦園行為規(guī)范和保育教育質(zhì)量。作為幼教工作者我們更要深入領(lǐng)會和貫徹新幼兒園工作規(guī)程提出的要求，重視本園所的教育質(zhì)量研究工作，通過科學(xué)專業(yè)的檔案管理體系逐步完善園所運(yùn)營的專業(yè)化、建立科學(xué)的制度、保障體系、完善評估工具，做好監(jiān)測檢測的日常工作，為高質(zhì)量的學(xué)前教育機(jī)構(gòu)的建設(shè)提供有益的參考。

關(guān)鍵詞 檔案管理 檔案編碼 教育質(zhì)量 教育評價(jià) 托幼機(jī)構(gòu) 教育管理

中圖分類號：G617 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2017.10.062

Construct a File Management System that Can Improve the

Management Quality of Kindergartens

LUO Fang

（Renmin University of China， Beijing 100872）

Abstract Chinese Research Institute of education science Liu Zhans speech "normative behavior of the kindergarten， enhance the teaching quality " pointed out： "kindergarten work order" new positioning clear kindergarten is an important part of basic education， emphasizing the kindergarten and primary and secondary education is not only connected with each other unified indivisible whole， and in which play an important the role of the roots must be ready， all kinds of kindergarten into the kindergarten work order management system specification "requirements"， it needs to establish the normalization of management and strict supervision mechanism， all kinds of kindergartens tracking supervision， guide and promote all kinds of kindergarten and constantly improve the quality of kindergarten behavior and conservation education. As educators we must thoroughly understand and implement the new issue of "kindergarten work order request， pay attention to the kindergarten education quality through scientific research work， professional archives management system and gradually improve operational kindergarten specialization， establish a scientific system， guarantee system， perfect the evaluation tools， good monitoring and detection of daily work and provide a useful reference for the construction of preschool education of high quality.

Keywords file management； file code； education quality； education evaluation； nurseries； educational management

1 檔案管理在托幼機(jī)構(gòu)的意義是什么

引用臺灣學(xué)者范金波的《現(xiàn)代檔案管理》一書中對檔案管理的定義，他說： 檔案管理是行政管理中最重要的一環(huán)。 在這二十年的教育行業(yè)生涯中，筆者深切地體會到托幼機(jī)構(gòu)檔案的科學(xué)性和有效性是衡量機(jī)構(gòu)管理水平的重要尺度。

1.1及時(shí)的檔案記錄是有法律效力的原始材料和歷史證據(jù)

每次的檔案管理培訓(xùn)前，我都會把“留檔就是留證據(jù)”幾個(gè)字拿出來“嚇?！贝蠹摇?我為什么要這么做呢？一是因?yàn)榻搪毠?，甚至管理人員普遍對檔案工作的法律地位了解不深，對檔案管理工作的重視不夠而常常會讓應(yīng)該保留的檔案證據(jù)無處可尋，多是出事時(shí)才會想起檔案管理的需求。這樣的后果是讓本不該緊張的工作進(jìn)入“救火”狀態(tài)，為本就不輕松的工作增加不該有的壓力。二是因?yàn)橛行﹫@所是因?yàn)榈燃壴u估的需求來補(bǔ)做檔案的，運(yùn)用短時(shí)間的大量抄襲和加班去應(yīng)付上級教育行政部門的管理檢查， 這樣的檔案文件當(dāng)然談不上法律效力了。根據(jù)檔案所具備的原始性和憑證性的特點(diǎn)，以及《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)要求，檔案是歷史的真憑實(shí)據(jù)，檔案的基本價(jià)值之一是憑證價(jià)值。由此可見，及時(shí)的檔案記錄就是有法律效力的原始材料和歷史記錄，它可以成為查考、研究、爭辯和處理問題的依憑，認(rèn)定法律權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任的證據(jù)。 檔案的法律作用是指檔案在解決爭端、處理案件等活動中所發(fā)揮的證據(jù)作用。在托幼機(jī)構(gòu)，檔案是當(dāng)時(shí)，當(dāng)?shù)睾彤?dāng)事人在教育教學(xué)活動中形成的原始記錄，可以作為真評實(shí)據(jù)的一部分，能夠從法律上保護(hù)機(jī)構(gòu)、教職員工、法人或投資人合法權(quán)益不受侵害，明確各方面的責(zé)任，減少不必要的糾紛。endprint

1.2科學(xué)真實(shí)的檔案記錄，可以發(fā)揮案例教學(xué)的培訓(xùn)功能

傳統(tǒng)的職業(yè)培訓(xùn)，常見的問題是不夠?qū)嵱寐涞?，重理論而輕實(shí)踐。培訓(xùn)之后的效果是，如果自己沒有經(jīng)歷過，一旦碰到類似的事情，還是不知道如何應(yīng)對。而真實(shí)的檔案案例記錄就不一樣了，真實(shí)的場景能夠迅速將被培訓(xùn)者帶入職場，直面問題，還可以通過分析辯論當(dāng)時(shí)的處理方式來研究并建構(gòu)被培訓(xùn)者自己心目中最合適的解決方案。多年的培訓(xùn)課程組織經(jīng)驗(yàn)讓我們發(fā)現(xiàn)很多被培訓(xùn)者容易想當(dāng)然的預(yù)設(shè)解決方案的結(jié)論，尤其是對教育倫理問題的考慮比較簡單，無法認(rèn)識到真實(shí)事件中可能出現(xiàn)的后果。 而檔案中的案例記錄事真實(shí)的事件記錄，案例中對當(dāng)時(shí)事件的描述對培訓(xùn)者更有說服力，并能從側(cè)面幫助被培訓(xùn)者了解真實(shí)世界的反應(yīng)，建立基本的應(yīng)對能力，幫助他們降低不切實(shí)際的預(yù)期。檔案的培訓(xùn)教育功能不僅能作用于新員工，對曾經(jīng)建檔的老員工一樣有很好的借鑒和提醒的意義。在教育行業(yè)多年的我們都知道，無論是校園管理還是課程管理，在一定的循環(huán)點(diǎn)還是會有一些規(guī)律可以遵循的。科學(xué)真實(shí)的檔案記錄能夠提供我們相應(yīng)的參考信息并建立預(yù)警機(jī)制，在每年的這段時(shí)間，大概需要提前計(jì)劃哪些事情，這些事情曾經(jīng)遇到的困難和可以提前規(guī)避預(yù)防的關(guān)鍵點(diǎn)都是檔案記錄可以幫助到我們的有效信息。

1.3思路清晰，系統(tǒng)完善的檔案管理可以助力機(jī)構(gòu)的行政管理效率和項(xiàng)目運(yùn)營成本

首先，完善的檔案管理系統(tǒng)能夠迅速提升行政管理的水平，規(guī)避重復(fù)勞動，規(guī)避無章可循，規(guī)避員工在工作中的隨意性和推諉問題。其次，思路清晰的檔案管理層次不僅能直觀反映出機(jī)構(gòu)的管理層次和環(huán)節(jié)，更能夠通過檔案系統(tǒng)反思管理流程，有效地幫助機(jī)構(gòu)提升運(yùn)營的效率，理順責(zé)任關(guān)系，讓所有的行政后勤工作都有據(jù)可依，并可以追溯各個(gè)環(huán)節(jié)及責(zé)任人。在機(jī)構(gòu)運(yùn)營的過程中，不斷的發(fā)現(xiàn)問題，分析問題，解決問題，配合著檔案管理的相應(yīng)調(diào)整，相互促進(jìn)機(jī)構(gòu)的運(yùn)營管理能力，從而達(dá)到降低內(nèi)耗，降低成本，提高工作效率和管理水平的目的。

1.4全面的檔案管理體系是托幼機(jī)構(gòu)教育質(zhì)量評價(jià)工作的重要參考

幼兒園教育質(zhì)量評價(jià)，是提升幼兒園教育質(zhì)量的重要手段。2016年的《幼兒園教育指導(dǎo)綱要（試行）》指出“教育評價(jià)是幼兒園教育工作的重要組成部分，是了解教育的適宜性、有效性、以及調(diào)整和改進(jìn)工作，促進(jìn)每一個(gè)幼兒發(fā)展，提高教育質(zhì)量的必要手段”。托幼機(jī)構(gòu)教育質(zhì)量評價(jià)的內(nèi)容又分為結(jié)構(gòu)性質(zhì)量、過程性質(zhì)量和成果性質(zhì)量。而全面的檔案管理體系是教育質(zhì)量評價(jià)的呈現(xiàn)方式之一，也是比重較高的呈現(xiàn)方式。

2如何發(fā)揮檔案管理體系的積極作用

2.1 學(xué)習(xí)使用國際通用的ISO9001質(zhì)量管理體系模板，降低行政后勤管理的工作的重復(fù)勞動，讓工作標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、透明化

比如考慮引入ISO22000食品安全管理體系、OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系、ISO14001環(huán)境管理體系（EMS）和ISO9001質(zhì)量體系質(zhì)量管理體系。 這些管理體系中都會包含比較全面的SOP（標(biāo)準(zhǔn)操作程序）和管理流程，不僅可以提高內(nèi)部的管理水平，還能使機(jī)構(gòu)內(nèi)部各類人員的職責(zé)明確，避免推諉扯皮，降低管理成本，提高員工環(huán)保素養(yǎng)，增加員工的工作積極性和安全感、提升機(jī)構(gòu)形象，提高效益。在這些成熟的管理體系中，職業(yè)健康安全管理體系需要學(xué)前教育行業(yè)的更多關(guān)注，教職員工工作強(qiáng)度的合理性，中外教職員工的文化差異，待遇差異，在工作中的幸福感都會反映到他們面對的學(xué)生和家長身上，越是希望擁有高品質(zhì)師資的機(jī)構(gòu)越需要關(guān)注這個(gè)管理體系的相關(guān)內(nèi)容和提示。

2.2 如何設(shè)計(jì)一個(gè)能夠提升并保障托幼機(jī)構(gòu)教育質(zhì)量的檔案體系

（1）依據(jù)教育法的法律法規(guī)，以教育質(zhì)量評價(jià)為前提做好檔案系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)，并兼顧管理維度、職責(zé)維度和實(shí)用維度，在國家法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)園所個(gè)性設(shè)計(jì)一個(gè)有法可依的，科學(xué)有效的質(zhì)量監(jiān)控體系。首先，在檔案管理體系設(shè)計(jì)中我們參考了2012年的《學(xué)前教育督導(dǎo)評估暫行辦法》、《學(xué)前教育督導(dǎo)評估指標(biāo)體系》、《3-6歲兒童學(xué)習(xí)與發(fā)展指南》、《幼兒園教師專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》、1990年的《學(xué)校體育工作條例》、《幼兒園管理?xiàng)l例》、《教師和教育工作者獎(jiǎng)勵(lì)暫行規(guī)定》、《教學(xué)儀器優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品評選辦法》、《學(xué)校衛(wèi)生工作條例》、《教育行政處罰暫行實(shí)施辦法》、《學(xué)校食堂與學(xué)生集體用餐衛(wèi)生管理規(guī)定》、《幼兒園園長專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》、《幼兒園教師專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（試行） 》、《中小學(xué)校長培訓(xùn)規(guī)定》、《中小學(xué)教師繼續(xù)教育規(guī)定》、《中小學(xué)接受外國學(xué)生管理暫行辦法》、《學(xué)生傷害事故處理辦法》、《關(guān)于政協(xié)十二屆全國委員會第四次會議中有關(guān)教育類提案的答復(fù)函》、《學(xué)校體育工作條例》、《中小學(xué)幼兒園安全管理辦法》、國家外國專家局相關(guān)政策法規(guī)等等。以上法規(guī)政策有的是專門給學(xué)前機(jī)構(gòu)的要求，有的文件沒有特別指明是幼兒園或托幼機(jī)構(gòu)的相關(guān)方面，我們將先以中小學(xué)階段的要求作為參考。在這些政策要求的基礎(chǔ)上，我們不是需要不折不扣地用政策作為制定標(biāo)準(zhǔn)，而是要正確對待，不過分重視政策作為唯一標(biāo)準(zhǔn)，而是作為基礎(chǔ)文件并有針對性地比較國外發(fā)達(dá)教育機(jī)構(gòu)和政府的相關(guān)條例要求，適當(dāng)?shù)匚辗蠄@所條件的方案來合理地優(yōu)化園所的文件內(nèi)容。

（2）根據(jù)托幼機(jī)構(gòu)教育質(zhì)量評價(jià)研究的內(nèi)容和園所的實(shí)際情況搭建合適的檔案管理體系架構(gòu)（舉例如圖1所示）。

從圖1的架構(gòu)我們可以清晰地看到幼兒園檔案管理體系中文件與文件之間的層級關(guān)系，根據(jù)這個(gè)層級管理逐漸展開細(xì)化，檔案資料的編碼也就能夠按部就班地展開了。在這個(gè)體系中我們按照托幼機(jī)構(gòu)教育質(zhì)量的評價(jià)內(nèi)容分出了三個(gè)內(nèi)容維度：結(jié)構(gòu)性質(zhì)量，過程性質(zhì)量和成果性質(zhì)量。根據(jù)韓茜和原玲的論文我國托幼機(jī)構(gòu)教育質(zhì)量評價(jià)中的問題與對策研究中提到德國學(xué)者沃爾夫?qū)J(rèn)為，這三個(gè)質(zhì)量在托幼機(jī)構(gòu)教育質(zhì)量任重中分別占了30%，40%和30%的比重，其中家長工作占了15%。在李克建和胡碧穎的論文國際視野中的托幼機(jī)構(gòu)教育質(zhì)量評價(jià)中提到過程性要素的質(zhì)量是托幼機(jī)構(gòu)教育質(zhì)量的核心， 而過程性質(zhì)量的重點(diǎn)是師幼互動、師幼行為、學(xué)習(xí)環(huán)境、安全健康和家長工作，其核心是師幼互動。根據(jù)王磊的論文研究“CLASS在美國學(xué)前教育機(jī)構(gòu)質(zhì)量評估中的應(yīng)用和啟示”中介紹08年由弗吉尼亞大學(xué)克里教育學(xué)院的羅伯特。皮安特（Robert C. Rianta）等人開發(fā)的課堂互動評估系統(tǒng)（Classroom Assessment Scoring System， 簡稱CLASS）作為動態(tài)評估工具， 同時(shí)可以關(guān)注一下美國高寬課程（HIGHSCOPE）中形成性評價(jià)的一些應(yīng)用，這些工具能通過觀察課堂情境中師生互動的過程來評估師生互動的質(zhì)量； 結(jié)合美國北卡羅來納大學(xué)FPG兒童發(fā)展研究中心哈姆斯等人（T.Harms，et.al.）編制的“幼兒學(xué)習(xí)環(huán)境價(jià)量表”（Early Childhood Environment Rating Scale， ECERS） （1980）及其修訂版（ECERS-R）（1998；2005）這樣的相對靜態(tài)的評估工具。 在這些工具的基礎(chǔ)上建議同時(shí)參考中央教研科學(xué)研究所學(xué)前教育研究室編，北京教育科學(xué)出版社出版的幼兒園教育質(zhì)量評價(jià)手冊綜合使用。學(xué)習(xí)這些資料的目的一是可以幫助教職員工了解檔案工作的專業(yè)性、重要性，從中獲得自我成長的動力；二是可以幫助不同地區(qū)的管理者在與政府部門要求對接的時(shí)候，不會因?yàn)榈貐^(qū)差異造成檔案工作的重點(diǎn)不清晰，造成所謂的無用資料；三是可以從學(xué)前教育的專業(yè)角度，在運(yùn)營過程中逐步幫助園所工作做到扎實(shí)穩(wěn)健的同時(shí)，逐步引導(dǎo)和培訓(xùn)整體教職員工的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德，可謂一舉多得。endprint

（3）檔案管理的數(shù)據(jù)化、安全性和智能性將助力學(xué)前教育機(jī)構(gòu)的質(zhì)量評估和監(jiān)測。大量的檔案文件不僅需要數(shù)字加工服務(wù)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，更多的是內(nèi)容運(yùn)營的需求。如何讓檔案的信息管理功能和知識性的智能功能得到教職員工的認(rèn)可和建立使用偏好將會是一個(gè)新課題。另外，在檔案管理信息化的今天，兒童、家庭與教職員工個(gè)體資料的信息安全也會成為選擇檔案管理電子平臺的一個(gè)主要的考慮方向。

最后需要提到的是， 中國教育科學(xué)研究院劉占蘭研究員的講話規(guī)范辦園行為，提升保教質(zhì)量中指出：新幼兒園工作規(guī)程明確表述幼兒園的定位是基礎(chǔ)教育的重要組成部分，強(qiáng)調(diào)了幼兒園與中小學(xué)教育不僅是相互連接不可分割的統(tǒng)一整體，而且在其中發(fā)揮著扎根蓄勢的重要作用，必須將各級各類幼兒園納入幼兒園工作規(guī)程要求的規(guī)范管理體系，更需要建立嚴(yán)格的常態(tài)化管理和監(jiān)督機(jī)制，對各級各類幼兒園進(jìn)行跟蹤督導(dǎo)，引導(dǎo)和促進(jìn)各級各類幼兒園不斷提升辦園行為規(guī)范和保育教育質(zhì)量。作為幼教工作者我們更要深入領(lǐng)會和貫徹新幼兒園工作規(guī)程提出的要求，重視本園所的教育質(zhì)量研究工作，通過科學(xué)專業(yè)的檔案管理體系逐步完善園所運(yùn)營的專業(yè)化、建立科學(xué)的制度、保障體系、完善評估工具，做好監(jiān)測檢測的日常工作，為高質(zhì)量的學(xué)前教育機(jī)構(gòu)的建設(shè)提供有益的參考。

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