小議高校檔案創(chuàng)新管理方法

劉顯芳

摘 要：隨著信息數(shù)字化日趨成熟和高等學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的深入開(kāi)展，作為高校改革的重要的陣地之一，高校檔案管理也必須勇于面對(duì)現(xiàn)狀，找出自身存在的問(wèn)題，采取適應(yīng)時(shí)代要求的發(fā)展對(duì)策，高校檔案管理創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)向數(shù)字化發(fā)展，高校檔案管理現(xiàn)代化是時(shí)代的需求。

關(guān)鍵詞：高校檔案；檔案管理創(chuàng)新；檔案管理數(shù)字化

1 高校檔案管理現(xiàn)狀

縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況，2011年相較于2010年，高校（含普通高校和成人高校）數(shù)量增加了幾十所，學(xué)生總規(guī)模增加了一百萬(wàn)左右，高校教職工人數(shù)增加了十萬(wàn)；而2010年相比于2009年，高校（含普通高校和成人高校）數(shù)量增加了三百多所，學(xué)生總規(guī)模增加了近兩百萬(wàn)，高校教職工人數(shù)也是以萬(wàn)為單位遞增；連續(xù)三年，高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。

具體地看，全國(guó)高校檔案管理現(xiàn)狀還存在著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：

第一，工作量大：由于高校的獨(dú)特環(huán)境，每年都有大量學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動(dòng)，錄入或者遷出，全國(guó)每年變動(dòng)的各類檔案都是以千萬(wàn)計(jì)，加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況，檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量大、變動(dòng)頻繁、跨區(qū)域調(diào)度等特點(diǎn)，加上其他檔案的維護(hù)、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

第二，電子信息化程度有待提高：信息技術(shù)是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過(guò)程中還沒(méi)有完全發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對(duì)自動(dòng)化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。

第三，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高：由于各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在差異，導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這就為檔案管理工作的效率帶來(lái)了障礙。

第四，遠(yuǎn)距離傳遞頻繁：由于學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會(huì)發(fā)生，學(xué)生的流動(dòng)性強(qiáng)，所以檔案也經(jīng)常需要遠(yuǎn)距離傳遞，跨省市、跨地區(qū)甚至跨國(guó)調(diào)用都是時(shí)常出現(xiàn)的情況。

2 高校檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠

許多檔案資料處于長(zhǎng)期堆放的狀態(tài)，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。由于檔案的專業(yè)性各異，檔案管理人員可能不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏檔案管理的實(shí)踐能力，使檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、規(guī)范。

（二）檔案管理制度遵守情況較差

目前，大部分學(xué)校根據(jù)《檔案法》完善了檔案管理制度，但是由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)察力度不夠，致使檔案管理人員及師生員工對(duì)檔案管理制度的遵守情況較差。例如在收集檔案的過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，交不交都行，檔案管理人員也不去催促。在檔案歸檔的過(guò)程中，許多檔案沒(méi)有及時(shí)歸檔，部分檔案仍分散在基層單位管理，不符合事畢立卷的要求，致使最終有些檔案損壞或遺失。

（三）檔案利用率低

由于對(duì)檔案的利用價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠，大多數(shù)人不去查找自己所需的資料。由于部分檔案管理人員思想觀念落后及受過(guò)時(shí)的檔案規(guī)章制度的制約，檔案利用者往往需要辦理許多手續(xù)才能借閱所需的檔案，有時(shí)甚至無(wú)法滿足利用者的需求，工作效率很低，降低了檔案的利用率。

（四）相關(guān)法律法規(guī)不健全

迄今為止，國(guó)家對(duì)大學(xué)生管理出臺(tái)了多個(gè)文件，但是沒(méi)有專門針對(duì)大學(xué)生檔案管理工作的法規(guī)。因此，大學(xué)生檔案管理體制呈現(xiàn)出多樣化。但不管實(shí)行哪種管理方式，因?yàn)闆](méi)有具體的考核標(biāo)準(zhǔn)，都不愿意投入大量的人力、財(cái)力等進(jìn)行專項(xiàng)管理，使得大學(xué)生檔案管理雜亂無(wú)章。

（五）檔案管理技術(shù)和手段落后。

傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容比較簡(jiǎn)單，全部為紙質(zhì)檔案，以手工服務(wù)為主要手段進(jìn)行檔案管理。近年來(lái)，學(xué)校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，各項(xiàng)事業(yè)快速發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容越來(lái)越多。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的推廣應(yīng)用，學(xué)校檔案管理也配備了計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，這為檔案管理現(xiàn)代化工作提供了硬件設(shè)施。

3 加強(qiáng)高校檔案管理工作的對(duì)策

檔案管理是高校正常運(yùn)行的前提和基礎(chǔ)工作，因此，應(yīng)加大高校檔案管理力度，最大限度地提高檔案的利用率，為高校發(fā)展服務(wù)。

（一）樹(shù)立科學(xué)發(fā)展觀理念，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。

高校檔案管理正逐步社會(huì)化、市場(chǎng)化、信息化，正確認(rèn)識(shí)檔案的重要性是提高檔案管理水平的關(guān)鍵和保證。因此，要以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，用科學(xué)技術(shù)的最新成果武裝檔案工作，其核心就是重視檔案的建設(shè)與管理。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。

雖然大多數(shù)學(xué)校制定了檔案管理制度，但是執(zhí)行情況不佳。要想改進(jìn)檔案管理制度的執(zhí)行情況，一方面，應(yīng)該通過(guò)教育、培訓(xùn)、考試等方式加強(qiáng)檔案管理人員的法律意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、規(guī)范意識(shí)，建設(shè)一支知法、懂法、守法的高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，在工作中堅(jiān)持照章辦事，努力做到堅(jiān)持原則不動(dòng)搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，另一方面，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況，定期檢查，考核指標(biāo)量化，賞罰分明，這樣才能保證各項(xiàng)制度的有效執(zhí)行，保證檔案管理工作規(guī)范高效地進(jìn)行。

（三）加快檔案管理的信息化建設(shè)，從紙質(zhì)檔案到無(wú)紙檔案庫(kù)的過(guò)渡。

對(duì)高校來(lái)說(shuō)，檔案具有重要的作用，必須妥善保管，以便進(jìn)行查找與使用。傳統(tǒng)的人工處理方式非常麻煩、繁瑣，而且使檔案庫(kù)存不斷增大，占據(jù)了大量空間，浪費(fèi)了大量的人力物力。

（四）加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高其業(yè)務(wù)能力。

檔案管理工作涉及許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如歷史學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，是綜合性的學(xué)科，涉及的知識(shí)面較廣，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求較高。高素質(zhì)的專業(yè)人才是提高檔案管理工作水平的基礎(chǔ)與前提，檔案館應(yīng)該通過(guò)引進(jìn)人才和培養(yǎng)現(xiàn)有管理人員兩種方式優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍。

總之，檔案管理是學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作，對(duì)學(xué)校的健康發(fā)展起著重要的作用。同時(shí)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，只有引進(jìn)新的工作思路，與時(shí)俱進(jìn)、改革創(chuàng)新，扎實(shí)推進(jìn)新時(shí)期學(xué)校檔案工作，才能全面提升學(xué)校檔案服務(wù)學(xué)校和社會(huì)的能力和水平，開(kāi)創(chuàng)高等學(xué)校檔案管理、服務(wù)與建設(shè)的新局面，更好地服務(wù)學(xué)校的中心工作，不斷促進(jìn)學(xué)校檔案工作的科學(xué)發(fā)展。

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