高等學(xué)校人事檔案管理工作的挑戰(zhàn)與創(chuàng)新

摘 要：人事檔案管理工作作為高等學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，作為人才的重要載體，人事檔案管理在師資隊(duì)伍建設(shè)、教研水平提升以及學(xué)?？傮w戰(zhàn)略規(guī)劃等方面都發(fā)揮著重要的作用。而當(dāng)前在大數(shù)據(jù)信息化發(fā)展的新形勢(shì)下，人事檔案管理工作面臨諸多挑戰(zhàn)，而創(chuàng)新人事檔案管理與運(yùn)行工作方式等將有助于優(yōu)化高等學(xué)校人力資源的開發(fā)和利用，針對(duì)人事檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)，創(chuàng)新改進(jìn)工作方式，對(duì)提升高校管理水平，服務(wù)高校師資建設(shè)和戰(zhàn)略發(fā)展等方面將發(fā)揮重要作用。

關(guān)鍵詞：人事；檔案；挑戰(zhàn)；創(chuàng)新

高校人事檔案是教職工人生軌跡記錄的重要載體，在準(zhǔn)確、真實(shí)的反映教職工德、能、勤、績(jī)、廉等方方面面的表現(xiàn)上起著重要的憑證和參考的作用， 同時(shí)也具有法律的效用，更重要的是也是學(xué)校歷史發(fā)展的重要組成部分，同時(shí)也作為重要組成部分鍥入國(guó)家人事檔案當(dāng)中。高校人事檔案同時(shí)也具有全面性、真實(shí)性、現(xiàn)實(shí)性、流動(dòng)性、動(dòng)態(tài)性和機(jī)密性等多種特性。因此在飛速發(fā)展的時(shí)代背景中，面臨信息化、云計(jì)算等大數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)下， 人事檔案管理工作的創(chuàng)新與否在某種程度上制約著高校人力資源開發(fā)的合理利用與學(xué)校戰(zhàn)略規(guī)劃的實(shí)施。

1 高校人事檔案管理遭受的挑戰(zhàn)

第一，缺乏專業(yè)檔案管理人員。

伴隨我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展，公立學(xué)校與私立學(xué)校乃至與企事業(yè)單位之間的教師隊(duì)伍的流動(dòng)性與關(guān)聯(lián)性日益增大，在此背景下各地域的高校教育規(guī)模不斷擴(kuò)大，教師隊(duì)伍也日益壯大， 隨著而來(lái)的是人事檔案的數(shù)量增多與教師隊(duì)伍的流動(dòng)性增大。但面臨這種挑戰(zhàn)，專業(yè)檔案管理人員數(shù)量相對(duì)匱乏，而與之相對(duì)應(yīng)的管理人員又缺乏長(zhǎng)效的培訓(xùn)機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制與充足的時(shí)間精力進(jìn)行檔案方面的專門管理。

第二，缺乏合理健全的管理制度。國(guó)家雖有明確的相關(guān)的法律法規(guī)，但由于學(xué)校的師資隊(duì)伍建設(shè)、總體發(fā)展情況、所處地域及經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平等均有所不同，因此因校制宜的系統(tǒng)完備的檔案相關(guān)的規(guī)章制度等嚴(yán)重缺乏，進(jìn)而影響檔案工作的管理與開展。

第三，缺乏靈活全面真實(shí)有效的內(nèi)容。在高校的人事檔案中，大多內(nèi)容仍舊偏重于教職工的個(gè)人思想表現(xiàn)與政治面貌等較為古板與教條的方面，欠缺鮮活的個(gè)人經(jīng)歷等與之對(duì)應(yīng)的資料。尤其德、能、勤、績(jī)、廉等方面的考核材料大相徑庭。 個(gè)人檔案信息出現(xiàn)前后不一致，漏填、瞞報(bào)、造假等現(xiàn)象，給人事檔案管理工作也帶來(lái)了諸多麻煩。

第四，缺乏數(shù)字化信息化有效支撐。雖在個(gè)別發(fā)達(dá)地區(qū)以及重要城市的高校中實(shí)現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，但大部分學(xué)校的檔案管理依舊處于低水平的紙質(zhì)化和手工管理階段，無(wú)法高效的進(jìn)行人事信息檢索查詢等，落后的管理方式無(wú)法有效助推高校師資隊(duì)伍建設(shè)的飛速發(fā)展。

第五，缺乏精準(zhǔn)充足有效的資金投放。雖然檔案館作為高等學(xué)校的重要組成部分作用重大，但在相當(dāng)一部分高校檔案館作為邊緣部門，依舊面臨資金投入不足，硬件設(shè)施設(shè)備老化等困難，尤其是一些有助于檔案管理的新型、高效的電子化、信息化設(shè)備采購(gòu)面臨重重阻礙。

在21世紀(jì)數(shù)字化、信息化飛速發(fā)展的當(dāng)代，如果缺乏行之有效完備健全的檔案管理制度，檔案整理中又面臨個(gè)人信息種種情況下的缺失，再加之面臨人才、資金和信息化的多種挑戰(zhàn)，人事檔案工作的發(fā)展會(huì)變得相當(dāng)棘手。因此針對(duì)以上問題的創(chuàng)新與改進(jìn)，某種程度上就直接決定了高校人事檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展與否。

2 高校人事檔案管理工作的變革與改進(jìn)

高校人事檔案管理工作面臨的主要問題和困難較多，有制度不完備，人員不齊整，硬件不達(dá)標(biāo)，以及與檔案安全保管要求不相配套等。這些問題制約了高校人事檔案作用的發(fā)揮。由于高校人事檔案管理工作不同于其他企事業(yè)單位，情況復(fù)雜交錯(cuò)。因此打造特色檔案管理平臺(tái)，加強(qiáng)人員綜合培訓(xùn)；明確職責(zé)管理，創(chuàng)新工作管理方法；拓寬信息收集渠道，拓展檔案內(nèi)容；加大資金設(shè)備投入力；健全制度； 統(tǒng)一分類號(hào)，保證檢索查全率；適當(dāng)開放可公開人事檔案內(nèi)容查詢，推動(dòng)部門合作，資源共享，增強(qiáng)人事檔案管理的統(tǒng)一性和有效性，凡此種種，打造人事檔案管理工作的新面貌。在此諸多挑戰(zhàn)下，具體舉措如下：

首先，各高校針對(duì)自身特點(diǎn)，有效定位，制定符合自己的學(xué)校發(fā)展特點(diǎn)和辦學(xué)層次的檔案管理總體發(fā)展戰(zhàn)略。涉及為全校師生提供數(shù)據(jù)資料的服務(wù)作用、為干部任免及職稱評(píng)審提供支撐作用、服務(wù)和諧文明校園的建設(shè)作用，為學(xué)校發(fā)展定位提供輔助的作用等方方面面。同時(shí)高校也需要借助檔案這一重要平臺(tái)，加之校領(lǐng)導(dǎo)的重視助推，面向全體教職工宣傳普及檔案知識(shí)，增強(qiáng)本校教職工對(duì)學(xué)校的自豪感和認(rèn)同感。

其次，堅(jiān)持以人為本，加大資金投入。針對(duì)檔案管理的專業(yè)人才不足問題，一方面利用政策加強(qiáng)人才引進(jìn)，另一方面著力培養(yǎng)學(xué)校高學(xué)歷高層次的專業(yè)檔案管理人才，豐富培訓(xùn)形式，構(gòu)造培訓(xùn)體系，多層次提升檔案管理人員的水平。 同時(shí)制定系統(tǒng)合理的培訓(xùn)進(jìn)修制度，打造持續(xù)立體多維的檔案管理人才培訓(xùn)體系。為支持檔案管理與建設(shè)，學(xué)校也應(yīng)劃撥重點(diǎn)資金，保障專用庫(kù)房、閱檔室等工作場(chǎng)地的配備，提供計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)施設(shè)備支持，集中資金重點(diǎn)發(fā)展信息化、數(shù)據(jù)化等關(guān)乎人事檔案管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的內(nèi)容上， 同時(shí)以點(diǎn)帶面延伸至其他領(lǐng)域。

最后，兼容并包，打造完備有效的人事檔案管理工作制度，以科學(xué)的態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木瘢瑢⒅贫群w在材料歸檔、保衛(wèi)保密、轉(zhuǎn)遞統(tǒng)計(jì)等方方面面，使工作做到有序可行，有據(jù)可依，推動(dòng)人事檔案管理工作的制度化與規(guī)范化。為檔案工作的順利開展提供重要的保障。

高校人事檔案是高校履行人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)功能和開展各項(xiàng)活動(dòng)的直接記錄。不同的高校面臨不同的檔案發(fā)展現(xiàn)狀，針對(duì)自己的現(xiàn)狀和存在的問題與困難，直觀的剖析人事檔案管理在發(fā)展中所面臨的困難與阻力。前瞻性的的根據(jù)高校所在層次及自身定位，創(chuàng)新高校人事檔案管理的新方法、新途徑，這不僅關(guān)系著學(xué)校教職工的切身利益，而且對(duì)高校師資隊(duì)伍建設(shè)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展也有著重要的影響。高校檔案管理在當(dāng)前云計(jì)算、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人事檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)提升到學(xué)校的戰(zhàn)略高度，通過(guò)提升人事檔案管理的綜合水平，有效的服務(wù)于高校的師資隊(duì)伍建設(shè)和高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)才是新形勢(shì)下高校人事檔案管理與發(fā)展的應(yīng)有之義。

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作者簡(jiǎn)介

張開震（1987-），男，漢族，山東肥城，歷史學(xué)講師，碩士研究生，海南醫(yī)學(xué)院檔案館，研究方向：歷史與檔案學(xué)。endprint