基于知識管理的數(shù)字檔案館服務體系構建

劉萍

[摘要]新形勢下，數(shù)字檔案館服務應采取為公眾提供個性化和深層次服務的方式，走知識服務的道路，從而符合社會發(fā)展的潮流，滿足新時期人們的精神需求。本文將對數(shù)字檔案館服務的發(fā)展現(xiàn)狀進行分析，并對基于知識管理的數(shù)字檔案服務體系建設的內容加以闡述。

[關鍵詞]知識管理 數(shù)字檔案館 服務體系

隨著計算機網絡信息技術的不斷發(fā)展，迎來了數(shù)字經濟、知識經濟時代，社會中各行各業(yè)都不斷加強與新型信息技術的融合，實現(xiàn)自身的發(fā)展，檔案館也不例外，應采取有效措施充分利用知識管理理念和方法，將信息服務提升到知識服務的層面當中，更好的適應社會發(fā)展潮流，使檔案館的積極作用得到充分發(fā)揮。

一、數(shù)字檔案館服務的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）能夠實現(xiàn)檔案資源的共享

數(shù)字檔案館是在當前數(shù)字化背景下，以傳統(tǒng)檔案館為基礎，利用新型計算機技術、網絡技術等對傳統(tǒng)檔案館中的資源進行數(shù)字化的過程。同時，通過生成相應的數(shù)字檔案，能夠實現(xiàn)在不同時間、不同地點的檔案資源共享。這樣做一方面能夠有效的提升檔案使用效率以及利用率，另一方面，數(shù)字檔案能夠利用不同的數(shù)字檔案信息實現(xiàn)批量的數(shù)字信息共享，打破以往傳統(tǒng)的檔案管理模式，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源在管理、共享以及獲取等方面的質的飛躍。

（二）服務領域極大拓展

現(xiàn)如今，數(shù)字檔案館已經廣泛應用于多個領域之中，相應的服務對象也顯著增加，因此對數(shù)字化的程度也提出了更高的要求。對于服務對象來說，在同一個服務區(qū)域內接入網絡或者云計算中的對象都將會成為數(shù)字檔案服務的對象，例如政府機構、家庭用戶、社會組織以及學校師生等。

新時期下的數(shù)字化檔案館主要是在傳統(tǒng)數(shù)字檔案館的基礎上，對目前現(xiàn)有的電子文獻目錄、文本、圖像等載體進行內在的升級，從而為更多的用戶提供個性化的服務，因此應更加注重檔案知識的整理和共享。首先，加強知識的提供和檢索。按照專題和來源對檔案進行分類，形成檔案搜索模塊等操作工具，從而實現(xiàn)用戶能夠根據自己所需進行檔案專題或者全文的檢索。其次，加強知識的整合加工。這樣做能夠實現(xiàn)檔案內容專題整合，形成專題知識庫，從而提升數(shù)字檔案的可操作性。最后，加強知識的共享。這同樣也是數(shù)字檔案館的終極目標，它能夠通過上述工作為用戶提供更加舒適便捷的服務，有利于實現(xiàn)知識化的升值。

二、基于知識管理的數(shù)字檔案服務體系建設

知識化管理的數(shù)字檔案服務建設主要側重于知識服務方面，主要包括三個方面，即基礎服務、業(yè)務服務以及知識和增值服務。在進行數(shù)字檔案服務體系建設時，應堅持以知識服務為中心，以基礎服務和業(yè)務服務為基本點，從而實現(xiàn)增值服務的突破。

（一）基礎服務

基礎服務與以往傳統(tǒng)數(shù)字檔案中的服務相類似，主要包括檔案目錄服務、題錄和全文的檢索，并且按照文件格式、按照時間和地域、按照檔案來源等多個方面進行分類，從而實現(xiàn)站內問題的檢索、問題的回答等。通過使用基礎服務，用戶能夠快速的得到檔案原文件以及相關信息。同時，我國當前制度要求數(shù)字檔案館承擔電子政務的主要功能，添加提供政府當前決策以及制度查詢等功能，用戶可以根據來源、時間、地點等進行相關文件的瀏覽，使民眾對政府最新出臺的大政方針更加了解，同時也增加了檔案館的影響力。因此，基礎服務作為服務層次中的基礎部分具有十分關鍵的作用。

（二）業(yè)務服務

業(yè)務服務的對象主要是檔案管理者，即檔案館內部以及相關業(yè)務單位，因此業(yè)務服務在整個數(shù)字檔案館中處于十分重要的地位，在具體的工作中主要配合著檔案館基礎業(yè)務工作的全部基礎環(huán)節(jié)。例如，在日常的收集歸檔工作中，主要由移交單位的在線檔案全文信息平臺進行業(yè)務咨詢和在線服務，由數(shù)字檔案館依照國家相關規(guī)定對網絡數(shù)字檔案的歸檔和內容進行編制，通過該業(yè)務服務能夠快速獲取所需的基礎信息，同時也有利于工作效率和技術水平的提升。

（三）知識服務

知識服務是知識化數(shù)字檔案管理的重要內容，在現(xiàn)象知識化管理中占重要地位。它能夠實現(xiàn)在日常工作中對檔案信息資源進行管理和整合之后，使其成為可利用的高效知識資源，從而給用戶帶來更加便利舒適的體驗。在具體的實踐中包括兩個方面，即咨詢服務和專題服務。咨詢服務是指將傳統(tǒng)參考咨詢與數(shù)字咨詢中的相關要點進行綜合考慮，并且利用目前現(xiàn)代化的微信、QQ等手段，實現(xiàn)管理員和用戶之間的雙向交流，從而解決在尋找檔案和資源時存在的問題，使用戶能夠更好的利用檔案館中的資源，快速尋找自己所需信息。專題服務中設置具有館藏特色的特色數(shù)據庫，在特色數(shù)據庫中利用先進的數(shù)據庫技術進行知識的整合和重組，從而形成系統(tǒng)性強、參考價值高的服務體系。

因此，在目前現(xiàn)代化的知識管理服務中主要包括信息服務和知識服務兩個方面，信息服務是對表面信息知識的組織和咨詢，而知識服務是指利用組織和整合挖掘隱性的知識。這將要求檔案館應不斷提升咨詢團隊的力量，使咨詢人員能夠具備豐富的學科知識，從而應對全方位、多層次、有深度的知識咨詢。

三、結束語

綜上所述，未來數(shù)字檔案館工作注定要走知識服務的道路，因此，在大數(shù)據時代背景下，知識管理化數(shù)字檔案應該積極吸收借鑒傳統(tǒng)檔案管理中的優(yōu)秀內容，加強與新型信息技術相融合，通過多種形式的內容服務為用戶帶來更加舒適便捷的體驗，滿足新時期用戶的新要求，同時也使檔案業(yè)務的工作效率得到顯著的提高。endprint