在信息化時代高校檔案管理工作的現(xiàn)狀與改進策略

李恒英

【摘要】高校檔案是高校的一種重要的信息資源，高校檔案管理工作在高校常規(guī)管理工作中具有很重要的地位，對高校管理水平與教育質(zhì)量的提高具有積極的促進意義。隨著高等教育的信息化建設的不斷推進以及信息技術的不斷更新?lián)Q代，使高校檔案管理工作管理難度增加，所以，要及時分析高校檔案管理工作中存在的問題，針對性地提出相應的解決方法，以促進高校充分利用檔案信息及檔案管理工作高效率的展開。本文主要分析了當前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀，并有針對性的提出了相應的改進策略。

【關鍵詞】高校 檔案管理 信息化 現(xiàn)狀 改進策略

0引言

我國從21世紀初開始向信息社會發(fā)展，在社會資源構成發(fā)生根本性變革的時代背景下，信息資源、原材料資源與能源并列構成當今社會的三大戰(zhàn)略資源。在信息時代，信息資源已經(jīng)成為比物質(zhì)資源更重要的資源。信息資源的開發(fā)利用與管理成為當下重要的國家戰(zhàn)略。在信息資源中，檔案是其中一種重要的信息資源，要大力開發(fā)利用檔案信息資源，從檔案信息中及時獲取有價值的信息，及時為科研、為生產(chǎn)、為教學服務。

高校檔案是高校一種重要的信息資源，高校檔案管理工作在高校教學、科研、人事管理、學校發(fā)展中可以提供重要的憑證和根據(jù)。高校檔案管理工作對于高校教學活動、管理業(yè)務的順利開展具有重要的作用。隨著時代的不斷發(fā)展進步，高校信息化建設是時代發(fā)展的必然要求，在信息化時代背景下，我國高校信息化管理水平也上升到了一個新水平，高校檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。為了能讓高校檔案管理工作更有效率的開展，我們有必要對檔案管理工作的出現(xiàn)的問題及時進行改進，推動高校檔案管理工作更好的發(fā)展。

l當前我國高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1檔案管理思想陳舊

目前，我國很多高校對于檔案管理工作的認識不全面，還沒有完全弄明白檔案管理工作的全部意義，對檔案管理工作有著隨便應付的態(tài)度。有的檔案管理工作人員甚至有錯誤的看法，以為簡單的整理、分類、匯總相關的材料就是檔案管理工作。有的檔案管理人員存在片面的看法，在實際檔案管理工作中過分的強調(diào)檔案的安全保密性，檔案的作用沒有被合理充分利用，檔案的利用率較低。

1.2信息化建設硬件設備落后

高校檔案管理信息化工作，首先必須要有計算機設備及相關的配套計算機軟件才能展開工作。在高校檔案管理信息化工作中，對人員、硬件和軟件配置都有比較高的要求，要順利開展工作，需要前期投入大量的資金。而且檔案管理信息化建設是一項長期連續(xù)的工作，需要定期增加投入，更新設備和軟件。然而高校畢竟經(jīng)費有限，并且大部分高校主要將經(jīng)費投放在教學和科研上面，在檔案管理信息化建設上支出的資金相比之下很少，總之對信息化建設的資金投入不足。由于缺少資金，大部分高校檔案信息管理硬件和軟件更新速度都比較緩慢，而且管理設備也比較陳舊。

1.3檔案管理制度不完善

目前大部分高校沒有建立完備的管理制度，而且在關于檔案管理的標準、規(guī)范方面也都存在著一定的差異，檔案管理的比較混亂，這種情況都不有利于檔案管理工作的順利進行。特別是隨著現(xiàn)代信息技術的高速發(fā)展，網(wǎng)絡既有有利的一面，但是在一定程度上也增加了高校檔案管理的難度；雖然要對信息資源進行公開，而且要考慮到由于網(wǎng)絡開放性的特征，需要對相關人物的個人隱私進行保護。在檔案管理信息化建設過程中，要把握好公開程度。

2高校檔案管理工作的改進策略

2.1改進檔案管理理念

高校領導者和檔案管理人員應該充分認識到檔案管理工作的重要性，與時俱進，全面推進檔案管理工作的信息化建設。樹立客觀全面的檔案管理意識，在校內(nèi)加大對檔案管理工作的宣傳，引導廣大教職工全面了解檔案管理工作，積極配合檔案管理相關工作。高校領導者以及檔案管理部門應加強對檔案管理人員的培訓，不斷豐富檔案管理知識，增強檔案管理人員的信息化建設意識，改進傳統(tǒng)的管理思想與觀念，以全面的發(fā)展的眼光來處理檔案管理信息化建設工作，持續(xù)學習信息化管理的相關知識及信息處理技術，做到與時俱進，全面推進高校檔案管理信息化建設工作。

2.2改進檔案管理技術手段

檔案管理工作人員應根據(jù)學校和社會需求，歸類整理檔案信息，拓寬檔案信息的利用渠道和范圍，為高校和社會提供全面的信息公開和服務，讓檔案信息更好的發(fā)揮信息資源的作用。為了促進達成這個目標，一方面需要增加對檔案管理信息化建設的資金投入，更新?lián)Q代計算機硬件及相關的軟件配置，培訓檔案管理人員的信息技術應用能力；另一方面，需要利用現(xiàn)代化的信息技術手段，建立完善的信息檢索體系，使社會人員和高校師生能夠快速檢索到需要的信息，通過信息技術的輔助，可使工作效率大幅度提高。

2.3建立完善的檔案管理制度

完善的制度是檔案管理工作順利高效展開的基礎，也是原則性指導，有了完善嚴格的規(guī)章制度才能有效的約束人們的各種行為，才能使各項工作開展的科學化、規(guī)范化。檔案管理部門應按照學校實際情況、國家頒布的檔案管理的法律法規(guī)，制定出完善的檔案管理制度。針對目前比較引起世人關注的網(wǎng)絡信息安全問題，要采取物理隔離、監(jiān)控等措施積極預防黑客的網(wǎng)絡攻擊和電腦病毒，另外還要做好紙質(zhì)檔案的備份、保存工作，防止電子檔案信息的丟失，保證檔案信息的安全與完整。

3總結

在信息化時代，信息化建設是時代發(fā)展對高校的必然要求，高校檔案管理工作也應該順應時代潮流，采用先進的信息技術手段，并定期維護更新信息處理設備的硬件與軟件，提高檔案管理工作的信息化程度。為了能使高校檔案管理工作更有效率的開展，通過對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題及時進行改進，推動高校檔案管理工作更好的發(fā)展。endprint