論人事檔案在人力資源管理中的效用

柯玉蓉

【摘要】單位人事檔案管理作為單位人力資源管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)于事業(yè)單位更好地進(jìn)行人力資源配置，充分利用人才，建立高效的職工隊(duì)伍有著十分重要的意義。本文旨在探究人事檔案在人力資源管理中的效用，并提出加強(qiáng)人事檔案管理的方法。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；信息化；方法

一、人事檔案管理在人力資源管理中的效用

（一）促進(jìn)人力資源的優(yōu)化配置。人事檔案是關(guān)于單位員工信息和資料的真實(shí)全面的記錄，通過(guò)人事檔案的查閱，可以了解到真實(shí)的員工信息和材料，包括員工的工作經(jīng)歷、學(xué)歷背景等等，單位要想合理地配置人力資源，從而為每個(gè)職位找到合適的人選，做好人事檔案的管理工作是至關(guān)重要的。因此，單位應(yīng)當(dāng)重視人事檔案的管理工作，通過(guò)人事檔案客觀的反映和分析員工能力及情況，將人事檔案作為重要的參考信息，更加合理地進(jìn)行崗位的變化和人員的流動(dòng)，使單位能夠更好地利用人才，增強(qiáng)單位的人力資源配置效率。

（二）為單位的重要決策提供依據(jù)。在事業(yè)單位的人力資源管理工作中，人事考核、績(jī)效評(píng)估、薪酬分配是重要的工作內(nèi)容，這些構(gòu)成了單位重要的獎(jiǎng)懲管理、晉升制度，是單位進(jìn)行一系列人力資源管理決策的參考內(nèi)容。而良好的人事檔案管理可以充分反映出員工在單位的工作表現(xiàn)和能力，可以幫助單位通過(guò)檔案對(duì)員工進(jìn)行素質(zhì)和能力的評(píng)估，從而在進(jìn)行決策時(shí)有所依據(jù)，更加合理地作出決策。

（三）客觀反映單位的人力資源情況，體現(xiàn)單位發(fā)展?jié)摿?。?dāng)今時(shí)代，單位間的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)鍵在于人才的競(jìng)爭(zhēng)，單位要想更好地發(fā)展，則需要對(duì)本公司的人力資源狀況進(jìn)行全面的了解和有效的預(yù)測(cè)。人事檔案是對(duì)單位的人才情況的真實(shí)反映，通過(guò)人事檔案管理，單位可以更好地了解人才方面的優(yōu)勢(shì)或欠缺，及時(shí)優(yōu)化人力資源，引進(jìn)所需的人才，并保證人才能為公司所用，從而增強(qiáng)單位的發(fā)展?jié)摿?。因此，重視人事檔案的管理工作，對(duì)于單位的人力資源管理意義重大，關(guān)系到單位的生存與發(fā)展。

二、加強(qiáng)人事檔案管理的方法

（一）重視單位人事檔案管理的信息化改革。事業(yè)單位人事檔案往往通過(guò)文字、圖表等形式進(jìn)行記錄和保存，是真實(shí)客觀的單位員工信息記錄，是單位了解員工情況，從而正確任用人才的重要考察內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案往往由紙質(zhì)材料組成，不利于單位更快捷地查詢和良好地保存。單位應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到在人事檔案管理工作中采用信息化的方法、意義和重要性，完善人事檔案管理工作。另一方面，要促進(jìn)人事檔案管理工作人員對(duì)信息化管理方法的認(rèn)識(shí)和重視程度，保證單位從上到下都樹立起信息化管理的工作意識(shí)，優(yōu)化人事檔案管理體制和方法。

（二）建立健全人事檔案管理體系。很多單位已經(jīng)習(xí)慣于當(dāng)前的人事檔案管理模式，對(duì)于進(jìn)行人事檔案管理改革的必要性缺乏認(rèn)可。很多單位將工作重心放在實(shí)體管理上，大量通過(guò)人工的方式進(jìn)行檔案管理，這對(duì)于人力資源的更好利用和配置十分不利。因此，單位應(yīng)當(dāng)對(duì)自身人事檔案管理工作中存在的落后問題進(jìn)行高度的關(guān)注和深刻的分析，改變管理制度以及操作方法中的不當(dāng)之處。單位應(yīng)重視對(duì)于人事檔案管理體系的完善，為單位員工建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有員工的基本信息上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)，可以通過(guò)工號(hào)等方式進(jìn)行信息的調(diào)用和檢索，形成一套健全的人事檔案體系，為人事檔案管理工作的改進(jìn)打下基礎(chǔ)。

（三）引入先進(jìn)檔案管理信息化技術(shù)。操作快捷、簡(jiǎn)便，適合單位發(fā)展情況的人事檔案管理技術(shù)是進(jìn)行人事檔案管理工作改革不可或缺的因素。這就要求單位在技術(shù)方面加大投入，從技術(shù)方面為人事檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展提供有力的支持。首先，單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位發(fā)展的實(shí)際情況量身定做，為相關(guān)工作人員配置適合的人事檔案管理操作系統(tǒng)和軟件。同時(shí)，為單位員工建立個(gè)人檔案信息平臺(tái)，通過(guò)姓名、崗位、工號(hào)等信息進(jìn)行信息檢索，使單位的人事檔案管理真正向著高效、便捷的信息化方向發(fā)展。

（四）提高工作人員的素質(zhì)。工作人員是進(jìn)行人事檔案管理工作的重要因素，單位應(yīng)當(dāng)在人員方面進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，任用一些了解先進(jìn)管理技術(shù)和方法的年輕人才進(jìn)行檔案管理工作，同時(shí)對(duì)于不熟悉檔案管理和計(jì)算機(jī)操作方法的工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，保證從事相關(guān)工作的人員有著過(guò)硬的知識(shí)和能力，能夠掌握信息化管理技術(shù)，優(yōu)化崗位配置，使得人事檔案管理工作的改革之路更加順暢。

（五）提升單位人事檔案管理工作者的責(zé)任意識(shí)。人事檔案是單位的重要人事資料，對(duì)于單位合理地運(yùn)用人力資源，謀求更好的發(fā)展有著十分重要的意義，在單位的績(jī)效考核及崗位任用等人力資源管理方面發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。而單位人事檔案管理工作在當(dāng)前的發(fā)展中面臨著一定的風(fēng)險(xiǎn)，尤其是計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)廣泛應(yīng)用的時(shí)代，稍有不慎則可能泄露公司的重要信息。因此，需要人事檔案管理者在自己的工作中樹立高度的責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，確保人事檔案的妥善管理，對(duì)人事檔案采用密碼鎖定的方式，防止以任何形式將單位的人事檔案信息泄露給他人。

綜上所述，人事檔案管理工作對(duì)于單位人力資源管理工作有著十分重要的意義。單位應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的不足之處，采用信息化的管理手段和技術(shù)，積極改進(jìn)工作的制度和方法，更好地利用單位人力資源，促進(jìn)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]黃清華.論人事檔案在人力資源管理中的效用[J].卷宗，2016，6（8）.

[2]劉海梅.淺談人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].中國(guó)市場(chǎng)，2014（38）.

[3]譚善梅.加強(qiáng)科學(xué)管理發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理中的作用[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2012（31）.

[4]吳梅.淺析信息化時(shí)代的人事檔案管理.計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2014（11）.endprint