公共圖書館館藏資源管理與相關賬務處理

【摘 要】公共圖書館是群眾文化生活的重要場所，是推動國家文化發(fā)展的主導力量。在公共圖書館資產(chǎn)中如何高效管理館藏資源，帶來更高的社會效益和經(jīng)濟收益，使其發(fā)揮更大社會價值。同時，我們也要把館藏資源的規(guī)范化管理和事業(yè)單位會計準則相結(jié)合，保證客觀、及時的反應公共圖書館資產(chǎn)狀況是十分必要的。

【關鍵詞】公共圖書館；館藏資源；事業(yè)單位會計準則；賬務處理

公共圖書館是群眾文化生活的重要場所，是推動國家文化發(fā)展的主導力量。公共圖書館館藏資源包括普通圖書、期刊、報紙，地方文獻、電子資源等。在公共圖書館中館藏資源的高效管理，必然會帶來更高的社會效益和經(jīng)濟收益，使其發(fā)揮更大社會價值。同時公共圖書館在組織關系中屬于公益性事業(yè)單位，財務核算適用的是《事業(yè)單位會計準則》，一般采用收付實現(xiàn)制，借貸記賬法。實現(xiàn)合理高效的管理館藏資源并規(guī)范相關賬務處理是十分必要的。

一、公共圖書館館藏資源管理中存在的問題及其原因

截至2017年，我國共有公共圖書館3139家。（數(shù)據(jù)來源于2017年統(tǒng)計年鑒）這說明我國在公共圖書館中投入了大量的國有資本。事業(yè)單位會計準則中要求事業(yè)單位必須提供清晰明了的會計信息，便于會計信息使用者理解和使用。那么在公共圖書館眾多的館藏資源中如何才能做到清晰明了的反映資產(chǎn)情況，值得圖書館行業(yè)財務人員共同去探討。

1.紙質(zhì)文獻資源中的——普通圖書

在《事業(yè)單位會計準則》中規(guī)范“資產(chǎn)是指事業(yè)單位占有或者使用的能以貨幣計量的經(jīng)濟資源，包括各種資產(chǎn)、債券和其他權(quán)利”。 圖書、報紙、期刊、各類文獻資源是公共圖書館所有館藏資源中所占數(shù)量比重、金額比重最大的一部分。這類資產(chǎn)在采購時應該嚴格遵照政府采購計劃流程執(zhí)行。首先將購買需求計劃上報政府采購網(wǎng)，確定招標方式，通常情況下采用公開招標方式確定中標單位。也有個別特殊情況，例如：地方文獻資源，少數(shù)民族語言類文獻等則需要采用自行采購方式采購。最后在中標合同中要明確付款方式以及供貨方式，并且供應商還需提供一定比例的質(zhì)保金作為擔保。當供應商依照招標合同進入供貨環(huán)節(jié)時，需要由采編部門先驗收圖書質(zhì)量，盤點圖書數(shù)量是否符合合同清單和采購需求。核對無誤后，填制驗收合格報告單并交由財務部門。采編部門開始進入圖書編目環(huán)節(jié)，這時財務部門根據(jù)收到的驗收報告單，再結(jié)合資金的來源形式選擇財政直接支付方式或者是授權(quán)支付方式支付合同價款。賬務處理如下：

借：事業(yè)支出

貸：財政補助收入/零余額賬戶用款額度

同時要將購入的紙質(zhì)文獻轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)科目進行核算

借：固定資產(chǎn)

貸：非流動資產(chǎn)基金-固定資產(chǎn)

多年以來，圖書館工作都是重業(yè)務基礎讀者服務，輕行政管理尤其是資產(chǎn)管理工作，造成國有資產(chǎn)的流失。部分圖書館多次館址遷移，文獻資源在遷移過程中丟失現(xiàn)象嚴重。長期以來，很多基層圖書館沒有制定和完善相關的資產(chǎn)管理制度，很多毀損丟失的文獻資源也不及時登記、造冊、核銷。導致資產(chǎn)報廢數(shù)量越滾越多，金額越來越大，賬實不符現(xiàn)象嚴重。財務部門的賬面數(shù)據(jù)遠遠大于采編部門的編目數(shù)據(jù)，采編部門的數(shù)據(jù)又和借閱部門的實物數(shù)據(jù)不相符。例如：政府采購一批10萬元圖書以授權(quán)支付方式付款，賬務處理：

借：事業(yè)支出100，000

貸：零余額賬戶用款額度100，000

借：固定資產(chǎn)100，000

貸：非流動資產(chǎn)基金-固定資產(chǎn)100，000

2.紙質(zhì)文獻資源中的——報紙、期刊

紙質(zhì)文獻中包括報紙、期刊。每年圖書館通過財政集中招標方式購買報紙、期刊。普通圖書采取的是圖書實際到館后付款方式結(jié)算，不會存在數(shù)量不符的情況。但是報紙、期刊采取的是先付款后收貨的形式，因為報紙、期刊存在月刊、季刊、半年刊等等。所以，刊物在征訂過程中會出現(xiàn)增刊、減刊、?？①浛惹闆r的發(fā)生。這也是導致報紙、期刊賬面數(shù)和實物數(shù)出現(xiàn)差異的一個重要原因。

3.紙質(zhì)文獻資源中的——地方文獻

地方文獻是指地方出版物、地方人士著述、地方史料、少數(shù)民族語言文字的著作，公共圖書館作為文化陣地也承擔了地方文獻的社會收藏功能。對于有特殊價值的地方文獻，年鑒等等，社會收藏價值遠遠大于流通價值。所以，在日常借閱中，地方文獻只能提供查閱功能，不能進入流通環(huán)節(jié)。在確實有必要的情況下可以影印拍照等，但是不可以外借。在地方文獻查閱時必須有專人登記管理，查閱后要保證文獻的清潔度、完整度。由于地方文獻大部分不是隨大批文獻資源通過政府公開招標方式直接采購，所以需要派專人專門管理將每一批的地方文獻根據(jù)采買時間和數(shù)量、金額登記臺賬。然后將數(shù)據(jù)上報給財務部門，由財務部門在記入單位的固定資產(chǎn)賬冊中。

4.電子資源

在公共圖書館館藏中，數(shù)量較多的是紙質(zhì)文獻，金額較大的是電子資源。也是管理難度較大的另一類資產(chǎn)。電子資源主要包括電子文獻，視聽資料、論文期刊、電子圖書、數(shù)據(jù)庫等等。也叫非印刷型文件和網(wǎng)絡信息資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理。電子資源作為社會發(fā)展的產(chǎn)物，是公共圖書館的新興資產(chǎn)。在《事業(yè)單位會計準則》中對“無形資產(chǎn)的界定是指企業(yè)擁有或者控制的沒有實物形態(tài)的可辨認非貨幣性資產(chǎn)”。資產(chǎn)的形態(tài)是多種多樣的，有的資產(chǎn)以實物形態(tài)存在，如固定資產(chǎn)，存貨等。有的資產(chǎn)則是以非實物形態(tài)存在，如無形資產(chǎn)、債權(quán)等。對資產(chǎn)的確認不是以資產(chǎn)的存在形式為標準的。凡是有助于事業(yè)單位開展業(yè)務及其他各項活動，能夠為事業(yè)單位創(chuàng)造經(jīng)濟和社會效益，事業(yè)單位擁有占有、使用權(quán)，并能夠用貨幣計量的經(jīng)濟資源，不論其存在形式如何，都應當作為事業(yè)單位的資產(chǎn)予以確認。

對于電子資源，公共圖書館購買的只是“使用權(quán)”也就是瀏覽下載權(quán)。并不是“產(chǎn)權(quán)或著作權(quán)”。所以從廣義來看電子資源應列入公共圖書館的無形資產(chǎn)范疇核算。

另一類電子資源是館內(nèi)錄制的自制講座視頻，圖書館擁有這類視頻的所有權(quán)和永久播放權(quán)，讀者可以在圖書館網(wǎng)站進行永久查閱。但是這類電子資源的相關經(jīng)費，例如：老師講課的勞務費，講座的攝錄費，視頻的制作費等等費用，在支出時直接從文化活動專項經(jīng)費中作為費用列支，作為費用列之后也并沒有計入無形資產(chǎn)科目中核算。endprint

借：事業(yè)支出

貸：零余額賬戶用款額度——XX活動費支出

在實際工作中無形資產(chǎn)科目核算的只是根據(jù)政府采購方式購入電子資源。圖書館自制視頻講座等等形成的電子資源，擁有終身所有權(quán)，但卻因為相關經(jīng)費從費用直接列支，形成了一部分賬外無形資產(chǎn)，導致資產(chǎn)的流失。

二、結(jié)合相關賬務處理加強館藏資源管理的幾點思考建議

1.根據(jù)實際數(shù)據(jù)，制定合理折舊比例

根據(jù)實際流通數(shù)據(jù)制定適合公共圖書館的較為合理的折舊比率、和剔舊比率。利用合理的比率來進行圖書的核銷和剔舊。將折舊率和周轉(zhuǎn)率結(jié)合，高流通率配合高折舊率。提高資源配合的合理性。根據(jù)各類文獻特點，區(qū)分對待。紙質(zhì)圖書流通頻繁，折舊率應最大。報紙、期刊時效性強，周轉(zhuǎn)率最快，折舊率次之。地方文獻不進入流通環(huán)節(jié)，只提供查閱，屬于館藏資源，折舊率應最小。電子資源應根據(jù)合同期限等選擇合理化的攤銷方式。制定相應的規(guī)章制度規(guī)范流程，

2.根據(jù)實際情況，分類管理各項館藏資源

目前，在圖書館電子資源的核算歸屬問題中存在兩類分歧，有人認為電子資源應分為：（1）擁有短期使用權(quán)的，直接從當年費用支出中列支，不形成資產(chǎn)；擁有長期使用權(quán)的；自制影像視屏視聽資料。應計入無形資產(chǎn)核算。（2）所有電子資源不論時間長短都應計入無形資產(chǎn)科目核算。我個人認為，第一類觀點更符合實際情況。在這個問題上要根據(jù)各個公共館的實際情況出發(fā)，首先可以確定的是不論電子資源使用時間的長短都屬于圖書館的館藏資源。其次依據(jù)和電子資源供應商簽訂的合同來確定年限和合同到期后的使用權(quán)限問題，確定合理的攤銷年限，如果簽訂一年期合同，合同到期后就沒有了瀏覽下載權(quán)限那么我們對資產(chǎn)可以逐月分一年期進行攤銷，一年后該資產(chǎn)價值攤銷完畢，這也保證了賬面據(jù)實反映資產(chǎn)的情況。

3.規(guī)范資產(chǎn)購置流通、強化資產(chǎn)監(jiān)管

公共圖書館資產(chǎn)管理包括，確定采購計劃、招標、采購、分類編目、加工、典藏、流通、清查、報廢、數(shù)據(jù)庫建設維護、資產(chǎn)統(tǒng)計管理。公共圖書館對普通圖書的購入因為是大批量采購而且是每年聯(lián)系不斷的購入。所以，從采購環(huán)節(jié)就應該通過政府采購購買，保證圖書質(zhì)量。經(jīng)過政府采購的流程購入后，由采編部門驗收、登記造冊、進入編目環(huán)節(jié)，然后交由借閱部門開始流通。在這一過程中要有移交手續(xù)，也需要登記造冊，做好臺賬記錄工作。采編部門提供當年的實際采購數(shù)據(jù)，財務部門提供當年的經(jīng)費實際支出數(shù)據(jù)。

綜上所述，圖書館資產(chǎn)在管理方面存在很多問題，雖然圖書館適用于事業(yè)單位會計準則，但是又具有自己行業(yè)的獨特性。到底是采用收付實現(xiàn)制更為合理還是采用權(quán)責發(fā)生制更為恰當。電子資源的攤銷時間長短如何確定。等等諸多資產(chǎn)管理的問題值得圖書館財務人員共同去探討。

作者簡介：

胡文靚（1984—），女，漢族，籍貫：新疆，管理學學士，財務管理專業(yè)，職稱：中級會計師。endprint