醫(yī)院電子檔案管理面臨的問(wèn)題與對(duì)策

廉嬌艷

摘 要：研究分析了與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代檔案管理的優(yōu)勢(shì)以及發(fā)生的主要變化，目的在于使醫(yī)院信息化建設(shè)工作得以進(jìn)步。分析當(dāng)前電子檔案工作中所存在的問(wèn)題，為解決這些問(wèn)題提出相應(yīng)對(duì)策：健全電子檔案管理機(jī)制、管理規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)、完善醫(yī)院內(nèi)保存電子檔案信息的設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)以及安全信息防范等。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；存在問(wèn)題；電子檔案管理；對(duì)策

中圖分類號(hào)：F49文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.31.036

目前計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用在醫(yī)療服務(wù)當(dāng)中，醫(yī)療辦公逐漸自動(dòng)化，產(chǎn)生大量電子文件，這些電子文件及檔案需要通過(guò)醫(yī)院檔案人員進(jìn)行相關(guān)歸類和管理。在醫(yī)院廣泛認(rèn)識(shí)和應(yīng)用電子文件后，電子檔案管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工檔案管理，成為當(dāng)前的潮流和必定的改變。為縮小醫(yī)院檔案所需的空間，能夠更快捷方便的與公眾與同行專業(yè)人員交流相關(guān)醫(yī)療信息等都需要通過(guò)建設(shè)信息化醫(yī)院得以實(shí)現(xiàn)。電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)在于，能夠?qū)崟r(shí)共享醫(yī)療信息以及資料，占地面積大大縮小，操作更簡(jiǎn)易明了，為醫(yī)院管理帶來(lái)極大的便捷，但同時(shí)由于是新技術(shù)，在醫(yī)院綜合檔案管理人員應(yīng)用時(shí)也面臨了一系列新問(wèn)題和狀況。

1 醫(yī)院電子檔案管理存在的問(wèn)題分析

1.1 電子檔案管理職責(zé)和范圍方面

醫(yī)院檔案管理室通常狀況下設(shè)置于行政部門，其主要職責(zé)在于處理醫(yī)院人事、科研、患者等資料并加以管理保存。對(duì)醫(yī)院的檔案管理需要遵守國(guó)家以及各省、市地方醫(yī)院制定的相關(guān)規(guī)定及原則，只有這樣才能保障能夠有效利用檔案資料。在醫(yī)院中各個(gè)部門的資料分開處理，主要由信息科的人員進(jìn)行管理，正因如此導(dǎo)致在管理中存在職責(zé)不明的現(xiàn)象，電子檔案范圍過(guò)大導(dǎo)致管理的時(shí)效性和效率都因而降低。

1.2 電子檔案管理意識(shí)和制度方面

在處理電子檔案時(shí)，若不及時(shí)歸檔就會(huì)造成電子檔案有遺漏，不完整，情況不屬實(shí)等狀況。同時(shí)，不僅在管理時(shí)意識(shí)不夠強(qiáng)，建立的管理制度也尚未完善，沒有健全的機(jī)制，電子檔案管理效率便難以提高難以得到有效的發(fā)展和使用。醫(yī)院沒有對(duì)信息技術(shù)以及現(xiàn)代管理等給予足夠的重視，對(duì)這些應(yīng)用的宣傳和投入力度小較為淺顯，這使得億元電子檔案在現(xiàn)代化發(fā)展方面受到影響和阻礙，無(wú)法滿足當(dāng)前的管理工作需求。

1.3 電子檔案管理規(guī)范性、統(tǒng)一性方面

醫(yī)院的電子檔案管理在當(dāng)前存在著一個(gè)十分嚴(yán)峻的問(wèn)題，由不同科室、部門負(fù)責(zé)管理電子檔案并且沒有制定相應(yīng)科學(xué)合理的管理規(guī)則以及標(biāo)準(zhǔn)，由于其分散性更加難以進(jìn)行統(tǒng)一管理，導(dǎo)致電子檔案的應(yīng)用價(jià)值降低，其參考價(jià)值也受到影響，在醫(yī)院做決策時(shí)無(wú)法進(jìn)行參考對(duì)照，不完善的患者資料也會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院的科研方面受到阻礙。電子檔案管理需要應(yīng)用計(jì)算機(jī)，但現(xiàn)在大部分醫(yī)院對(duì)于計(jì)算機(jī)使用沒有安全防范意識(shí)，也沒有進(jìn)行相關(guān)的防范操作如病毒防范，加強(qiáng)存儲(chǔ)方式防止文件遺漏等，這嚴(yán)重影響到電子檔案管理的可靠度。除此之外在收集、整理電子檔案時(shí)，沒有具體的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，管理人員憑借自己的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行歸檔難免出現(xiàn)紕漏的現(xiàn)象，電子檔案因此會(huì)有部分不完善、不真實(shí)的問(wèn)題出現(xiàn)。

1.4 電子檔案管理人員、硬件方面

專業(yè)電子檔案管理人員在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中起著重要的作用，然而目前許多醫(yī)院中選用的電子檔案管理人員，文化水平不高，對(duì)醫(yī)院醫(yī)療知識(shí)方面掌握的也少，其次他們沒有具備優(yōu)良的專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)技能，對(duì)運(yùn)用信息技術(shù)也不熟練，這影響到管理的質(zhì)量以及效率。醫(yī)院中許多科室雖然已經(jīng)聯(lián)網(wǎng)，但仍舊無(wú)法滿足電子檔案管理的發(fā)展需求，原因在于硬件更新速度緩慢，資金投入不夠多難以更新系統(tǒng)達(dá)到醫(yī)院的現(xiàn)代化水準(zhǔn)。

2 發(fā)生問(wèn)題的原因

2.1 醫(yī)院檔案載體的變化

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，電子文檔迅速替代紙質(zhì)文檔，原因在于電子文檔不但容易保存而且通過(guò)相應(yīng)的信息技術(shù)方便調(diào)用，錄入和取出都相較以往方斌，且電子文檔所占容量小，其保存在電腦中不會(huì)占用實(shí)際另開建檔案室。而目前使用電子檔案管理，可以通過(guò)圖像、動(dòng)畫、視頻等多媒體形式將檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)和使用。醫(yī)療技術(shù)規(guī)范操作可通過(guò)音頻、ppt投影等更加生動(dòng)形象的表現(xiàn)出來(lái)。

2.2 醫(yī)院檔案時(shí)效的轉(zhuǎn)變

在管理文件檔案時(shí)，需要大量運(yùn)用信息技術(shù)如計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)查詢等。通過(guò)目錄、全文、遠(yuǎn)程等各種檢索功能能夠奎蘇查詢檔案調(diào)取檔案等，使用計(jì)算機(jī)終端能夠快速查案電子文檔，不但便捷還能使文檔的時(shí)效性得到提升，提高整理的有效性以及文檔的完整性。在縮減了文檔的管理時(shí)間就能更大程度的開發(fā)檔案的利用性。

2.3 醫(yī)院檔案的分類不同

醫(yī)院原有的文檔如患者病例、基礎(chǔ)建筑設(shè)施、會(huì)計(jì)信息、科研技術(shù)內(nèi)容、文獻(xiàn)書籍、醫(yī)療設(shè)備、人員事物等檔案在信息技術(shù)融合后打破了傳統(tǒng)的信息分類，由分散的管理轉(zhuǎn)變成信息集成系統(tǒng)的管理模式。同時(shí)設(shè)置多個(gè)管理系統(tǒng)，其中能夠錄入相同的文檔信息，可以通過(guò)相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)工作的需求和目標(biāo)對(duì)檔案類目隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整和設(shè)立。計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)點(diǎn)在于分類檔案文件更加細(xì)致，更科學(xué)合理、更規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，更適應(yīng)醫(yī)院管理發(fā)展的需求。

2.4 醫(yī)院檔案在接受和保管上的不同

在電子管理時(shí)，要保證不丟失文檔，能夠良好的鑒定、保存編目、利用等，要求相關(guān)檔案管理人員能夠進(jìn)入信息集成系統(tǒng)中，接收核心信息部分，看管好文件的形成以及保管過(guò)程。醫(yī)院電子檔案經(jīng)工作人員鑒定規(guī)整后，將文檔信息錄入虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)房，而非傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔放置于柜架上。

3 建議采取的對(duì)策

3.1 建立健全管理制度和法規(guī)來(lái)維護(hù)電子文件的真實(shí)有效性

電子文檔在各個(gè)階段過(guò)程當(dāng)中都存在丟失文件信息的情況，即便在完善信息安全技術(shù)的情況下也應(yīng)當(dāng)制定相關(guān)的有效管理安全措施，保證信息能夠完整錄入歸檔，保證不論是在建立、處理、歸檔亦或是保存過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)刪改、遺漏的現(xiàn)象。保障電子檔案的安全性最重要也是最有效的便是建立完善的管理規(guī)章制度，除此以外還能夠維護(hù)文案的真實(shí)有效性，對(duì)于管理電子檔案而言不僅是必要的也是極其具有意義的。保管和利用電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)在通過(guò)各法規(guī)制定后形成科學(xué)合理合法的規(guī)章制度，監(jiān)督工作人員遵守標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范醫(yī)院中的管理機(jī)制。與此同時(shí)，通過(guò)立法確保檔案行政管理部門在處理各電子文件時(shí)依照法律法規(guī)以法律作為憑證來(lái)進(jìn)行管理。檔案管理分為兩個(gè)時(shí)期，文件管理工作為第一個(gè)時(shí)期，主要對(duì)文檔進(jìn)行簡(jiǎn)單的處理和分類，第二個(gè)時(shí)期為檔案管理，主要作用是對(duì)檔案使用、保存等。隨著電子文檔取代紙質(zhì)文檔，如何保證電子文檔具有真實(shí)完整性是當(dāng)前面臨的重要問(wèn)題。想要保證文件的真實(shí)完整性，首先采用先進(jìn)技術(shù)在文件形成初期進(jìn)行管理控制，這樣能夠使電子文件在轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案后保護(hù)其價(jià)值。除此之外，為防止管理人員在工作時(shí)出現(xiàn)紕漏和束河導(dǎo)致文件價(jià)值丟失或資料缺失的情況，在文件形成初期要額外進(jìn)行預(yù)先管理，使得歸檔質(zhì)量、有效性得到保證。endprint

3.2 制定科學(xué)、合理的電子檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

結(jié)合實(shí)際制定出規(guī)范操作標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)文件能夠轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。根據(jù)實(shí)際確定電子文件個(gè)過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范文件在歸檔時(shí)的分類、排序以及保存方式，保證電子文檔在初期就能得到科學(xué)規(guī)范的管理。在執(zhí)行過(guò)程中保持良好的連貫性，防止由于過(guò)長(zhǎng)的空隙出現(xiàn)紕漏，這對(duì)于文件轉(zhuǎn)換檔案是十分關(guān)鍵的。對(duì)于各文件信息的價(jià)值制定相關(guān)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)，制定文件信息轉(zhuǎn)化檔案的路線以及文檔保密制度等。監(jiān)督指導(dǎo)檔案工作人員手機(jī)管理電子檔案信息，在文件初始階段就進(jìn)行管理，文檔的鑒定、歸檔以及保存利用等管理內(nèi)容加入信息集成系統(tǒng)中，熟悉系統(tǒng)的運(yùn)行，掌握應(yīng)用的操作步驟，以此控制維護(hù)檔案的有效性和可靠性。

3.3 建立信息安全防范體系

雖然電子信息管理檔案擁有諸多優(yōu)點(diǎn)，但不可否認(rèn)其仍有安全漏洞，為防止重要文件丟失遺漏需要對(duì)信息安全方面加強(qiáng)監(jiān)管的力度，對(duì)檔案信息的分類和應(yīng)用進(jìn)行區(qū)別，將信息公布與公眾分享時(shí)要考慮所公布的信息是否能夠一概舉一反三，確保信息的真實(shí)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。在處理病患資料時(shí)，由于病癥存在個(gè)體的差異以及治療方法的差異，因此多種情況都需要加以研究分析，避免以偏概全的情況，這就要求從信息分類方面進(jìn)行甄選。電子信息應(yīng)用依賴于信息技術(shù)，而信息技術(shù)會(huì)受到病毒、黑客以及能源方面的威脅，在建立信息檔案系統(tǒng)時(shí)應(yīng)當(dāng)注意設(shè)立加密技術(shù)、注冊(cè)檢查、防火墻、系統(tǒng)日志、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)回復(fù)功能等保證文檔資料的安全，對(duì)于一些加密文件則需要設(shè)置身份驗(yàn)證，權(quán)限檢查等。

4 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院隨著信息技術(shù)的發(fā)展也不斷進(jìn)步，對(duì)單子檔案管理的要求也越來(lái)越高，對(duì)醫(yī)院電子文檔的管理不能再沿用傳統(tǒng)的管理方法，需要結(jié)合實(shí)際采用多種方式聯(lián)合進(jìn)行管理，在人員方面需要投入資金力度，培養(yǎng)出具有高素養(yǎng)，高專業(yè)性的信息管理人員，這樣能夠提高文檔管理的效率和發(fā)展，以此促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化。所以醫(yī)院需要引進(jìn)EAP管理。

EAP在國(guó)內(nèi)起步晚，推行遲，在時(shí)間中存在著諸多的問(wèn)題。首先對(duì)EAP沒有詳細(xì)的了解，其次國(guó)內(nèi)缺乏EAP人才，以及存在著難以本土化，實(shí)施技術(shù)有限等問(wèn)題。但不可否認(rèn)，如果能利用好EAP，對(duì)于醫(yī)院管理的實(shí)踐和應(yīng)用是十分有效的。

從以往的管理實(shí)踐可得出一定的結(jié)論，EAP專業(yè)人員最好同時(shí)具備教與學(xué)、心理學(xué)、社會(huì)工作、精神醫(yī)學(xué)、行為科學(xué)等專業(yè)背景。但國(guó)內(nèi)許多從業(yè)人員并沒有達(dá)到這些專業(yè)素質(zhì)要求因此結(jié)合實(shí)際工作大力投入培訓(xùn)EAP管理是必要也會(huì)可行的。通過(guò)EAP管理能夠緩解醫(yī)護(hù)人員長(zhǎng)期處于高壓下的心理壓力，幫助醫(yī)患之間構(gòu)建和諧的關(guān)系，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，以及管理效果和工作業(yè)績(jī)。

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