補足短板保安全

王濤

摘 要：檔案安全是檔案工作的生命線，確保檔案安全是單位全員工作的底線。本文結(jié)合實際分析了檔案安全管理幾個常見問題，提出了改善安全管理的對策措施。

關(guān)鍵詞：檔案工作；安全管理；問題；對策

本著檔案安全是檔案工作的生命線，確保檔案安全是單位全員工作的底線的理念，近期，為了迎接“十九大”的召開，本院開展了由辦公室牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門負(fù)責(zé)人參加的檔案安全專項督查活動。此次督查范圍是本院各職能部門和下轄各法庭，主要采取實地查和看的方式進(jìn)行的。查即查安全保密制度是否完善、設(shè)備設(shè)施配備是否齊全、運行是否正常、用電是否安全、日常管理臺賬是否健全；看即看檔案庫房是否整潔、檔案實體保管情況是否良好、檔案數(shù)字化加工中安全措施是否到位、信息上網(wǎng)安全是否有保障等。

通過督查并經(jīng)認(rèn)真梳理，本院檔案安全管理還存在如下短板：

1.思想認(rèn)識有偏差。多數(shù)職能部門總是以為，業(yè)務(wù)工作是硬任務(wù)，檔案工作是軟指標(biāo)，導(dǎo)致“重業(yè)務(wù)輕檔案”現(xiàn)象比較嚴(yán)重；有的人將公務(wù)活動中產(chǎn)生的文檔留存在自己手上，不愿向本院綜合檔案室歸檔，“自留自便”和“留一手”的思想習(xí)慣比較常見；檔案安全是檔案員的事，與業(yè)務(wù)人員關(guān)系不大或“事不關(guān)己、高高掛起”的心態(tài)比較普遍；對簽訂、執(zhí)行檔案安全保密制度不慎重、不嚴(yán)肅，漠不關(guān)心、草草應(yīng)付的人比較多。

2.制度建設(shè)不嚴(yán)密。近年來，檔案安全管理方針政策、規(guī)章制度不斷出臺，而檔案安全管理的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)相對滯后。如，缺乏明確質(zhì)量要求，操作性強的切實可行的管理條例和細(xì)化到具體工作環(huán)節(jié)的科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作程序和方法，未能形成從檔案接收進(jìn)庫到提供利用的一套完善的安全管理流程體系，導(dǎo)致制度執(zhí)行不給力。

3.制度執(zhí)行不嚴(yán)肅。當(dāng)前，檔案安全管理法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)章制度、操作規(guī)程雖然有不甚完善之處或?qū)嵭袠?biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)管理有一定難度，但多數(shù)單位檔案安全保密制度還是有的，只不過掛在墻上，沒有嚴(yán)格執(zhí)行。如，未能落實安全保密主體責(zé)任，建立健全安全保密管理機構(gòu)，配備安全管理人員或各方配套管理措施及人員協(xié)調(diào)不到位。又如，對實行歸檔檔案進(jìn)庫前進(jìn)行消毒、除塵、殺蟲制度不重視，導(dǎo)致預(yù)防蟲害、霉菌污染的檔案進(jìn)入庫房的有效防范措施未能及時和到位。

4.技術(shù)培訓(xùn)是短板。長期以來，檔案部門側(cè)重于檔案專業(yè)知識與技能的培訓(xùn)，而一些檔案專用設(shè)備運用與維護(hù)知識的培訓(xùn)較少。從培養(yǎng)通才型檔案人才角度來審視，檔案專用設(shè)備運用與維護(hù)知識的培訓(xùn)也應(yīng)當(dāng)抓好。

5.日常管理存隱患。如，由于基礎(chǔ)設(shè)施投入不足，存在檔案室設(shè)備簡陋、陳舊的現(xiàn)象，控溫降溫設(shè)備也不健全。又如，防霉防蟲劑長期不更換，檔案庫房通風(fēng)除濕設(shè)備運行、維護(hù)不到位。再如，消防器材過期不及時更換、庫房內(nèi)有雜物堆放、衛(wèi)生保潔未能保持常態(tài)；防霉、殺蟲劑長期不更換，失效的東西起不到應(yīng)有的作用；管理臺賬有，但疏于記錄。

檔案安全管理就是采用科學(xué)的管理方法和先進(jìn)的技術(shù)管理手段有效地延長檔案壽命并確保檔案實體和信息安全的一門技術(shù)性工作。如何在現(xiàn)有條件下做好機關(guān)檔案室?guī)旆康陌踩芾砉ぷ鳎咨票９芎帽締挝坏臋n案，有效地維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案安全管理工作的一個非常重要的管理環(huán)節(jié)，是檔案保護(hù)的重中之重，是機關(guān)檔案工作者的神圣職責(zé)、永無止境的科研課題。為補足檔案安全管理種種短板，筆者認(rèn)為，本院應(yīng)當(dāng)采取以下對策或措施。

1.以“零容忍”態(tài)度抓安全。按照“全覆蓋、零容忍、嚴(yán)執(zhí)法、重實效”的總要求，每年開展兩次以上全面、全員、全過程、全方位檔案安全檢查，徹查安全隱患，補足管理短板，強化源頭治理。

2.擴大宣教力度重安全。樹立“安全第一，預(yù)防為主”的安全意識，做到宣傳教育先行，確保安全意識入心入腦。如，做到不讓一份文檔在自己手上流失、不讓未公開的訴訟信息在自己這里泄露，不讓一個安全隱患在自己這里出現(xiàn)，做到檔案安全人人有關(guān)、個個有責(zé)。

3.建章立制強化管理保安全。督促各職能部門完善檔案安全保密責(zé)任制、檔案安全保密管理制度、檔案安全保密事故應(yīng)急處理機制等，建立有效機制，確保安全保密工作落到實處。

4.強素質(zhì)善協(xié)調(diào)促安全。鑒于本地區(qū)經(jīng)濟(jì)條件比較好，檔案室常規(guī)設(shè)備設(shè)施配備還是到位的。問題是設(shè)備再好，也要靠人來使用，更重要的還是持之以恒地做好檢查維護(hù)工作，因此，加強對檔案人員專用設(shè)備設(shè)施操作培訓(xùn)是必要的。但長期以來檔案人員偏重于檔案專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)和運用，所以，加強檔案人員與專用設(shè)備技術(shù)人員的溝通和協(xié)調(diào)極為重要。檔案人員要堅持做好庫房每日溫、濕度及其它情況的記錄，采用物理通風(fēng)法定期通風(fēng)換氣，保持庫房空氣清新，對庫房的內(nèi)部環(huán)境要勤于觀察，密切關(guān)注庫房溫、濕度變化；專用設(shè)備技術(shù)人員要加強對庫房溫、濕度的控制和對設(shè)備的日常監(jiān)測與維護(hù)，預(yù)防或減少一些來自管道、空調(diào)、電源電路等設(shè)備運行過程中的突發(fā)故障對檔案安全的影響。

5.常態(tài)化管理強安全。主要抓好思想教育常態(tài)化、制度執(zhí)行常態(tài)化、定期檢查常態(tài)化、臺賬記錄常態(tài)化、應(yīng)急管理常態(tài)化。要結(jié)合實際，設(shè)立安全管理基本情況、安全檢查、安全隱患排查、安全事故處置等各類臺帳。同時，要加強物質(zhì)條件與日常技術(shù)管理相結(jié)合，兩者相輔相成才能把延長檔案壽命、確保檔案安全的任務(wù)落到實處。因此，在有了相應(yīng)的物質(zhì)基礎(chǔ)之后，保護(hù)檔案的關(guān)鍵就在于進(jìn)行有效的日常技術(shù)管理，即嚴(yán)格防控各種不利自然因素，盡量把不利因素對檔案的損害降到最低的程度，竭力維護(hù)檔案的完整與安全。

參考文獻(xiàn)

[1]楊振秀.做好機關(guān)檔案室檔案庫房管理.中山大學(xué)學(xué)報論叢.2006年第26卷第2期.

[2]朱方林.淺談檔案庫房日常管理[J].四川檔案 2001（2）.endprint