談清代軍機(jī)處的檔案管理工作

王越

摘 要：清代檔案是反映我國17世紀(jì)初至20世紀(jì)初社會歷史狀況的重要史料，是我國歷史上封建政權(quán)遺留下來的檔案中數(shù)量最多的部分。清王朝非常重視檔案管理工作，使我國封建社會后期的檔案工作達(dá)到一個新的高度。其中以軍機(jī)處的檔案管理最能體現(xiàn)清王朝的檔案管理特色，最具創(chuàng)新性。了解軍機(jī)處的沿革、職掌與其檔案管理情況，對于我們研究清代歷史與研究檔案管理工作，具有重要意義。本文結(jié)合有關(guān)資料對清代軍機(jī)處檔案管理制度作以淺析。

關(guān)鍵詞：軍機(jī)處 檔案 檔案管理制度

清代的軍機(jī)處設(shè)立于雍正初年，是輔助皇帝處理日常政務(wù)的最為重要的機(jī)構(gòu)。軍機(jī)處的設(shè)立不僅溝通了君臣上下的聯(lián)系，提高了辦事效率，而且削弱了內(nèi)閣權(quán)利，強(qiáng)化了皇權(quán)政治。在此基礎(chǔ)上形成的軍機(jī)處檔案管理制度呈現(xiàn)出專業(yè)性的特色，提高了檔案的調(diào)閱效率，創(chuàng)新了檔案的保存方法，極大地提高了檔案的利用價值，使我國封建社會后期的檔案工作達(dá)到一個新的水平。

一、清代軍機(jī)處的歷史沿革

軍機(jī)處全稱“辦理軍機(jī)事務(wù)處” ， 設(shè)立之初稱“軍機(jī)房” ， 雍正初年為辦理西北軍需而設(shè)。根據(jù)清人王昶所著《軍機(jī)處題名記》所記：“雍正七年，青海軍興，始設(shè)軍機(jī)房，領(lǐng)以親王大臣”的記載，認(rèn)為始于雍正七年，因西北兩路用兵初設(shè)“軍機(jī)房” 。十年改為軍機(jī)處。十三年八月清世宗胤禎去世，清高宗弘歷繼皇帝位，守喪期間，將軍機(jī)處改名總理事務(wù)處。乾隆二年（1737），高宗服滿親政，總理事務(wù)王大臣等自請罷職。高宗恢復(fù)軍機(jī)處名稱，自此遂成定制，直至宣統(tǒng)三年（1911）四月初十清廷宣布成立“責(zé)任內(nèi)閣”時廢止。在長達(dá)180多年的執(zhí)政史中，軍機(jī)處職掌主要是：掌書諭旨，參贊軍國機(jī)務(wù)，參議重要政務(wù)及刑獄；用兵時則考其山川道里、兵馬錢糧之?dāng)?shù)，以備顧問；文武官員的簡放、換防、引見、記名、賜與，以及擬定對外藩朝覲者的頒賜等。軍機(jī)處的設(shè)立使內(nèi)閣成為只是辦理例行事務(wù)的機(jī)構(gòu)，一切軍政大事均歸于軍機(jī)處處理。

二、軍機(jī)處檔案的總體整理情況

清代內(nèi)閣大庫中的檔案非常混亂，“塵封插架，灰堆積土中。隨意抽閱，皆典故也”是那時內(nèi)閣大庫中檔案整理情況的真實(shí)寫照。與之相反，軍機(jī)處的檔案管理工作卻出奇的有序。“凡檔案皆依年月編存。如其為何年何月所發(fā)上諭，再檢是月之明發(fā)檔中，則其件斯得。故檢檔從無積滯。然一事而數(shù)見明發(fā)，則需一一考其年月而分檢之，又不如各衙門案卷之一線銜接矣?！睋?jù)史料記載清代檔案調(diào)閱失敗的情況最大多數(shù)發(fā)生于順治、康熙兩朝。最讓人詬病的是內(nèi)閣的紅本卷宗以及保存在六部的記錄的管理情況。自雍正或乾隆時期的檔案研究，是可以作得非常完整的。

三、軍機(jī)處檔案的管理制度

1、軍機(jī)處檔案的匯抄制度

匯抄制度，稱為清檔。據(jù)《樞垣記略》載：“凡本日所奉諭旨及所遞片單，抄訂成冊，按日遞添，按月一換，謂之清檔”?！扒鍣n”是軍機(jī)處“按日常行之事” 抄錄，如凡軍機(jī)處擬訂的諭旨，經(jīng)送交皇帝審定之后，均發(fā)回軍機(jī)處，由值日章京逐日逐條地謄錄在特備的薄冊之上，每月一冊，名曰：“現(xiàn)月檔”；每年現(xiàn)月檔都要另修一副本，按季分為“四季檔” ?？梢?，“清檔”為軍機(jī)處例行公事，以備日后查考，與檔案繕寫制度并不同。后來“清檔”范圍擴(kuò)大，出現(xiàn)了按問題或事件來匯抄檔案。

2、軍機(jī)處檔案的副本制度

軍機(jī)處每日都將皇帝朱批后的奏折抄錄一份存案， 然后將原折封發(fā)具折人。錄副的奏折一般為草寫， 無須正楷。抄錄時奏折的內(nèi)容及朱批諭旨一律用墨筆。抄錄的奏折與原折在內(nèi)容上是一致的，因此， 錄副奏折也是可靠的檔案材料。到了乾隆朝， 清代的文書檔案副本制度達(dá)到了最完備的時期。同時也使得我國封建社會后期的檔案工作達(dá)到了一個新的水平。清代的副本制度在世界的檔案管理史與中國的檔案管理史上都是前所未有的創(chuàng)舉。

3、軍機(jī)處檔案的繕寫制度

所謂檔案繕寫制度，就是將已歸檔的檔案文件重新抄寫一份或若干份，另存他處以便在檔案原件丟失、損毀或被篡改時進(jìn)行核查、校對等。軍機(jī)處檔案分為漢字檔、清字檔兩類，其繕寫也依次分類?！扒遄謾n令方略館譯漢官繕寫， 漢字檔令內(nèi)閣中書繕寫?！?乾隆二十五年，首次將少數(shù)軍機(jī)處檔冊交付謄抄。嘉慶十年起，軍機(jī)處漢字檔為五年一繕（ 有時以十年為期， 最多不超過十年） ，咸豐四年以后改為四年一繕； 清字檔為五年一繕， 始終未變。

4、軍機(jī)處檔案的修繕制度

清代軍機(jī)處檔案繕寫制度與修繕制度是緊密聯(lián)系在一起的，繕寫檔案的同時，往往將原來破損的檔案加以修補(bǔ)。因軍機(jī)處檔冊使用頻繁，易磨損或丟失，乾隆時期特規(guī)定每5年修繕一次。后因漢文檔案使用率增加，損壞較快，咸豐四年（1854）改為滿文檔每5年、漢文檔每3年修繕一次，遂為定制。修檔包括兩項內(nèi)容：一是添修新檔；二是修補(bǔ)舊檔。其修就之正、副本檔冊，一存于宮內(nèi)方略館大庫，一存于圓明園。

5、軍機(jī)處檔案的檢索目錄----隨手薄

隨手簿又稱隨手檔， 也稱隨手登記檔， 是軍機(jī)處每日處理的奏折及所奉諭旨等的摘由總目， 相當(dāng)于現(xiàn)今的機(jī)關(guān)收發(fā)文登記總簿。隨手簿起于乾隆七年 ， 迄于宣統(tǒng)三年， 最初是一年二冊， 后因折奏增多，道光以后改為一季一冊。它是一種索引以協(xié)助從軍機(jī)處錄副折中提調(diào)文件。隨手登記不但可以用為軍機(jī)處錄副奏折的索引，而且可以當(dāng)作一個用以檢查指示是否被執(zhí)行的記錄文件。這樣使得常見的伴隨官僚作業(yè)而來的散漫與敷衍，在軍機(jī)處是不可能的。

清代軍機(jī)處的檔案管理制度運(yùn)用了專業(yè)性與科學(xué)性的創(chuàng)新，以改進(jìn)檔案文件的利用。它的管理辦法包括了有秩序的整理、密集化的奏折及檔冊的謄錄與擴(kuò)大化并同時用作通訊管理工具的目錄，以及建立專門的清單與索引。這些都有助于對檔案材料的收集和保管，以及利用檔案材料從事歷史寫作。

參考文獻(xiàn)：

[1] 蔡美彪：《中國通史》（第九冊）第五節(jié) 清朝封建專制統(tǒng)治的加強(qiáng) 人民出版社，1994年10月第1版，1999年12月第7次印刷。

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