高校二級(jí)體制下教學(xué)秘書工作探析

李慧 宋萬杰 李芳

摘 要： 隨著高校管理體制改革不斷深入，建設(shè)地方應(yīng)用型本科高校成為我校現(xiàn)階段的主要任務(wù)和發(fā)展目標(biāo)。同時(shí)二級(jí)學(xué)院的建立對(duì)教學(xué)秘書工作從范圍到職責(zé)上也有了新的劃分，提出了新的要求。教學(xué)秘書作為一線教學(xué)管理人員，是教學(xué)管理工作的具體執(zhí)行者，也是學(xué)院及學(xué)校各部門管理工作的協(xié)調(diào)者，還是全校師生的服務(wù)者。以石家莊學(xué)院為代表的很多高校處于體制改革的階段，教學(xué)秘書的工作需要緊跟改革步伐，教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)更加緊迫。怎樣建立一個(gè)良好的教學(xué)秘書隊(duì)伍，更好促進(jìn)高校的教學(xué)管理工作順利進(jìn)行，適應(yīng)學(xué)校在轉(zhuǎn)型期間和轉(zhuǎn)型后的需要，是我們當(dāng)前應(yīng)該認(rèn)真思考與探討的問題。

關(guān)鍵詞： 二級(jí)學(xué)院； 教學(xué)秘書； 教學(xué)管理

【中圖分類號(hào)】 G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】 2236-1879（2017）12-0018-02

二級(jí)學(xué)院作為一種管理制度，產(chǎn)生于中世紀(jì)的歐洲大學(xué)，現(xiàn)已成為世界大多數(shù)國(guó)家的管理形式。在二級(jí)管理體制下，學(xué)院在行政管理上具有較大自主權(quán)，成為集教學(xué)、科研、人事和財(cái)務(wù)等權(quán)利于一身的實(shí)體性機(jī)構(gòu)。比如牛津大學(xué)，在院長(zhǎng)之下，設(shè)有主管教學(xué)的教務(wù)主任，工作性質(zhì)等同于我國(guó)高校的教學(xué)秘書。可見，國(guó)外對(duì)教學(xué)管理的人員設(shè)置也是十分明確和重視的。隨李慧著高校管理體制改革不斷深入，建設(shè)地方應(yīng)用型本科高校成為河北省現(xiàn)階段很多高校的主要任務(wù)和發(fā)展目標(biāo)。同時(shí)二級(jí)學(xué)院的建立對(duì)教學(xué)秘書工作從范圍到職責(zé)上也有了新的劃分，提出了新的要求。

1 研究高校二級(jí)體制下教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀的必要性

（1）由于教學(xué)管理權(quán)限的下放，二級(jí)學(xué)院管理內(nèi)容覆蓋面擴(kuò)大，并從教育教學(xué)管理為重心的系演變?yōu)榧嬗袑W(xué)術(shù)管理和行政管理雙重職能的綜合管理學(xué)院。教學(xué)管理工作需要相應(yīng)的更細(xì)致，更全面，也更實(shí)際，這就對(duì)教學(xué)秘書的工作提出了新的要求，思想和實(shí)際工作能力都需要進(jìn)一步的提升。

（2）通過對(duì)教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀進(jìn)行深入了解，可以找出實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題的根本原因，針對(duì)性地進(jìn)行進(jìn)行改革。比如說可以減少工作中由溝通不善造成的成本耗費(fèi)，避免由管理權(quán)限不明確造成的管理糾紛等。

（3）通過對(duì)二級(jí)體制下教學(xué)成果顯著的高校的學(xué)習(xí)和對(duì)比，深入挖掘教學(xué)秘書工作的改善方向。在以往教學(xué)秘書工作中值得提倡的方面，要保持和發(fā)揚(yáng)。而多年遺留的問題和不適于現(xiàn)有教育體制的制度及辦事方法則需逐步的改善。

2 二級(jí)學(xué)院管理制度下教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀

通過對(duì)石家莊學(xué)院15個(gè)學(xué)院共17名教學(xué)秘書（其中有兩個(gè)學(xué)院具有兩名教學(xué)秘書，其他學(xué)院均為一名）的工作現(xiàn)狀的調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，教學(xué)秘書主要肩負(fù)的工作量大，內(nèi)容廣，強(qiáng)度高，涉及到學(xué)院和教學(xué)相關(guān)的一切大小事務(wù)，極易受外界因素影響，繁雜程度可想而知。

2.1 石家莊學(xué)院教學(xué)秘書的個(gè)人基本情況的現(xiàn)狀分析

（1）數(shù)據(jù)顯示，石家莊學(xué)院教學(xué)秘書年齡在28-48歲，以30-40歲為主。由此可見，教學(xué)秘書崗位的教師普遍年齡適中，具有一定工作經(jīng)驗(yàn)，抗壓能力強(qiáng)，可以靈活處理同時(shí)發(fā)生的多種事務(wù)。

（2）從性別上分析，17名教學(xué)秘書中，11名為女性教師，6名男性教師，有明顯的性別傾向性，原因固然離不開學(xué)校本身的性質(zhì)，女性為主的現(xiàn)狀對(duì)教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性具有一定的影響。

（3）從學(xué)歷學(xué)位上看，除年齡在40歲以上的2位教師以外，其余均為全日制碩士研究生，其中一半出自211院校，具備石家莊學(xué)院的教師崗位要的學(xué)歷學(xué)位要求。

（4）從所學(xué)專業(yè)角度分析，在崗的17名教學(xué)秘書除部分為教育類專業(yè)，其余都是招聘的所在院系本專業(yè)的碩士畢業(yè)生，對(duì)自己所在學(xué)院的課程有所了解，可以更好地為二級(jí)學(xué)院的教學(xué)管理工作服務(wù)。

2.2 石家莊學(xué)院教學(xué)秘書崗位工作現(xiàn)狀

（1）從對(duì)石家莊學(xué)院二級(jí)學(xué)院的教秘群體和主管教學(xué)副院長(zhǎng)等的訪談中可以發(fā)現(xiàn)，沒有一個(gè)人清楚教學(xué)秘書培養(yǎng)和使用相關(guān)的政策和實(shí)施細(xì)則。相比輔導(dǎo)員的各種崗前和一年多次的培訓(xùn)，教學(xué)秘書沒有接受過任何上崗培訓(xùn)，全憑自己摸索和對(duì)其他教秘和教務(wù)處人員的咨詢，費(fèi)時(shí)費(fèi)力不說還造成工作效率低下。

（2）教學(xué)秘書的工作繁雜程度幾乎為學(xué)校所有基層崗位之首，可根據(jù)調(diào)研數(shù)據(jù)顯示，幾乎所有的教學(xué)秘書都同時(shí)兼任著其他崗位工作，最常見得有科研秘書，外事秘書，輔導(dǎo)員等。究其原因，與學(xué)校對(duì)各崗位人員的職責(zé)劃分和管理制度不明確有關(guān)。

（3）通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，教學(xué)秘書的薪資待遇普遍低于專職教師，最多能和輔導(dǎo)員持平。由于教學(xué)秘書工作很多都無法量化，對(duì)于工作量和超工作量的計(jì)算就相對(duì)模糊，造成干多干少都一樣的情況，對(duì)于認(rèn)真負(fù)責(zé)的教學(xué)秘書是很不公平的。

2.3 石家莊學(xué)院教學(xué)秘書崗位發(fā)展現(xiàn)狀

（1）在石家莊學(xué)院的教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)中，除兩名40歲以上的教學(xué)秘書為科級(jí)，其他均為科員，職位層次普遍偏低。在對(duì)各學(xué)院專職教師和教學(xué)副院長(zhǎng)等熟悉教學(xué)秘書工作的人員進(jìn)行訪談后可以知道，教學(xué)秘書基本沒有明確的晉升渠道。

（2）石家莊學(xué)院的教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)，一半為講師，一半為助教，沒有一個(gè)副高和高級(jí)職稱。相對(duì)于專職教師，繁忙的工作導(dǎo)致教學(xué)秘書既沒有時(shí)間研究教學(xué)，也無暇顧及科研，對(duì)個(gè)人的職業(yè)發(fā)展有很大的影響。這也是教學(xué)秘書崗位不討喜的一大原因。

3 二級(jí)學(xué)院管理制度下教學(xué)秘書工作的主要問題

3.1 教學(xué)秘書的工作倦怠

（1）石家莊學(xué)院以建設(shè)應(yīng)用型本科院校為目標(biāo)，主要依托教學(xué)工作，因此科研能力相對(duì)薄弱，很少有二級(jí)學(xué)院需要獨(dú)立設(shè)置科研秘書崗位。其他諸如外事，圖書館等方面事務(wù)就更少了。這種情況下，教學(xué)秘書會(huì)同時(shí)兼任一個(gè)或幾個(gè)其他崗位秘書或管理員，增加了崗位工作量，工作強(qiáng)度就更大了。

（2）基于教學(xué)秘書工作的復(fù)雜性和隨機(jī)性，很難通過特定方式來計(jì)量，因此，無法像教師一樣計(jì)算工作量，對(duì)崗位人員的激勵(lì)效果不足，長(zhǎng)時(shí)間下來會(huì)很容易形成倦怠。

3.2 教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展

（1）教學(xué)秘書在招收的時(shí)候的專業(yè)限定沒有具體要求，大部分都是以教育、管理和本專業(yè)研究生為主，但不乏有非相關(guān)專業(yè)的人，在此崗位上對(duì)自身專業(yè)的發(fā)展基本沒有關(guān)系，對(duì)今后的發(fā)展造成了一定的局限性。

（2）在具有同等學(xué)歷學(xué)位層次的情況下，教學(xué)秘書無論在專業(yè)技術(shù)職務(wù)、職位層次還是薪資待遇上都沒有明顯的提升空間，這對(duì)從事本職業(yè)的人員造成了巨大的壓力，工作積極性受到很大的打擊。這也正好可以解釋為什么在對(duì)各學(xué)院專職教師進(jìn)行問卷調(diào)查后，針對(duì)“是否愿意從事教學(xué)秘書工作”這一題目，答案全部為“否”。

3.3 教學(xué)秘書自身發(fā)展的建議：

盡管教學(xué)秘書職業(yè)困難重重，從客觀上有諸多的問題有待解決，但是也并不可否認(rèn)，依然存在很多自身的問題。

（1）教學(xué)秘書需要同時(shí)面對(duì)教務(wù)處，二級(jí)學(xué)院主管教學(xué)院長(zhǎng)，全體專職教師，全體輔導(dǎo)員。不僅是考驗(yàn)一個(gè)人對(duì)事務(wù)的處理能力，也同時(shí)對(duì)待人接物有一定的要求。一個(gè)好的教學(xué)秘書除了提升業(yè)務(wù)能力，還要學(xué)會(huì)與人溝通，這無疑對(duì)教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)提出了更高的要求。

（2）雖然教學(xué)工作繁忙，可也不能因此放棄自身的進(jìn)步。教學(xué)工作相對(duì)于整個(gè)一個(gè)學(xué)期來說，開學(xué)后和放假前是最繁忙的時(shí)段，期間總有一些時(shí)間相對(duì)沒有那么忙，去提升自己的教學(xué)和科研能力水，這就需要提高我們的時(shí)間管理能力。

4 對(duì)二級(jí)學(xué)院管理制度下教學(xué)秘書工作及隊(duì)伍建設(shè)問題的建議

4.1 對(duì)教學(xué)秘書本職工作上的提高

（1）教學(xué)秘書不僅要需要提高工作的積極性和主動(dòng)性，更要提高溝通能力和協(xié)作能力：

教學(xué)秘書的工作由原來單一的接受教務(wù)處的指令轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)于學(xué)校教務(wù)處以及各個(gè)教學(xué)單位之間進(jìn)行溝通，使得教學(xué)秘書的工作需要由被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變，各學(xué)院教學(xué)秘書之間的溝通變得尤為重要，而溝通是否順暢直接影響教學(xué)秘書之間的協(xié)作是否良好。

向上應(yīng)該定期向教務(wù)處匯報(bào)學(xué)院工作，可以通過定式的工作匯報(bào)表進(jìn)行階段性工作匯報(bào)，使得教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)可以時(shí)刻掌握學(xué)院實(shí)際工作情況。通過對(duì)各學(xué)院現(xiàn)有工作情況的分析，幫助教務(wù)人員對(duì)各學(xué)院有針對(duì)性地進(jìn)行下一步工作安排或調(diào)整。同時(shí)還要保證教務(wù)處對(duì)學(xué)院提出的要求和下達(dá)的命令得以順利執(zhí)行，要熟悉教務(wù)處工作程序，提前安排并布置工作，確?？梢园磿r(shí)保量的完成。

向下加強(qiáng)與本學(xué)院各教研室、教師、學(xué)生之間的溝通，只有對(duì)本學(xué)院的教學(xué)情況了如指掌，才能保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。比如，通過對(duì)教學(xué)任務(wù)執(zhí)行的監(jiān)督有效提高教學(xué)質(zhì)量，尤其對(duì)外聘老師數(shù)量較高的學(xué)院，有必要要求教研室對(duì)他們的工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，統(tǒng)一大綱和教材，避免出現(xiàn)偏離教學(xué)重點(diǎn)，無法準(zhǔn)確評(píng)判學(xué)生學(xué)習(xí)情況的問題。

相同層次學(xué)院間的溝通同樣必不可少。各學(xué)院間交叉上課，教室的占用等問題時(shí)刻出現(xiàn)在我們的工作中。首先，教務(wù)處可以針對(duì)學(xué)院間上課情況等問題給出明文規(guī)定，以便教學(xué)管理工作有據(jù)可依，減少各學(xué)院間因?yàn)槔斫獾牟煌斐傻娜肆ξ锪p耗。其次，教務(wù)處可以定期安排各學(xué)院秘書進(jìn)行座談，收集問題的同時(shí)，加強(qiáng)各學(xué)院間聯(lián)系，為我們主動(dòng)溝通創(chuàng)造機(jī)會(huì)，搭建平臺(tái)。

（2）教學(xué)秘書針對(duì)學(xué)院自身特色，進(jìn)行有針對(duì)性的工作：

各學(xué)院自身的差異性使得教學(xué)秘書對(duì)很多工作的認(rèn)識(shí)無法統(tǒng)一，包括學(xué)院自身的制度，工作流程，工作習(xí)慣等。

各學(xué)院因組織構(gòu)成，專業(yè)設(shè)置的不同，具體教學(xué)工作在進(jìn)行中會(huì)出現(xiàn)差異性。開設(shè)公共基礎(chǔ)課為主的學(xué)院和以本學(xué)院專業(yè)課為主的學(xué)院因授課主體的不同而存在排課和教師管理等差異性。以本科為主的院系和本?？聘靼氲膶W(xué)院因?qū)W生層次的不同而存在培養(yǎng)方案制定和教材教案使用等差異性。

4.2 通過教學(xué)秘書自身能力的提高

（1）通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)等途徑，提高教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)水平和管理能力：

教學(xué)秘書作為基層管理人員，猶如機(jī)器中的螺絲釘一樣，看似不起眼，卻發(fā)揮不可或缺的作用。教學(xué)秘書的工作性質(zhì)造成了教學(xué)秘書離開崗位進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)的可能性降低?？筛叩葘W(xué)校教學(xué)改革不斷創(chuàng)新，對(duì)教學(xué)秘書的要求不斷提高，沒有相應(yīng)的培養(yǎng)機(jī)制，就無法與時(shí)俱進(jìn)地真正提高工作能力。因此，每年提供一到兩次的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，可以保證教學(xué)秘書的工作質(zhì)量和創(chuàng)新能力。

（2）確立教學(xué)秘書的價(jià)值實(shí)現(xiàn)途徑：

教學(xué)秘書工作的重要性不言而喻，在教學(xué)管理工作中處于主力軍的位置。教學(xué)秘書工作繁雜，其熟練程度也是體現(xiàn)教學(xué)秘書工作質(zhì)量的一大指標(biāo)。教學(xué)秘書頻繁換崗勢(shì)必造成工作交接，重新學(xué)習(xí)的人員和成本浪費(fèi)，因此工作的流動(dòng)性太強(qiáng)是必然影響教學(xué)秘書隊(duì)伍的整體工作進(jìn)度。因此，通過一個(gè)怎樣的價(jià)值實(shí)現(xiàn)途徑，比如從獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，晉升途徑等不同方面進(jìn)行改革，可以讓教學(xué)秘書對(duì)自身工作崗位有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)。

4.3 通過學(xué)校教學(xué)管理層面來支持和改善教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)

（1）完善教學(xué)管理制度，明確教學(xué)秘書責(zé)任義務(wù)。

因?yàn)榛A(chǔ)管理制度不明確和責(zé)任義務(wù)劃分不清而造成的團(tuán)隊(duì)間內(nèi)耗時(shí)常發(fā)生，相對(duì)其他影響因素，這個(gè)是最容易做出改善的，也是非常必須做出改善的。

（2）教學(xué)秘書面對(duì)的很多困境，比如職能發(fā)揮，職業(yè)發(fā)展等，履行職責(zé)時(shí)常有舉步維艱的感覺，迫使很多教學(xué)秘書無法承受選擇逃避工作，勢(shì)必對(duì)團(tuán)隊(duì)的工作造成消極影響，延緩整體工作進(jìn)程。教學(xué)秘書處于管理人員中的基層，在實(shí)施管理職能的時(shí)候因?yàn)楹翢o實(shí)權(quán)而時(shí)?！芭霰凇?，嚴(yán)重阻礙了工作進(jìn)程，應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)層面出發(fā)，幫助教學(xué)秘書脫離困境。

希望可以針對(duì)教學(xué)秘書的實(shí)際情況，通過對(duì)教學(xué)秘書崗位的調(diào)整和改善，激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情，促進(jìn)教學(xué)秘書工作能力的提高，更好地協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和配合教務(wù)處的工作，改善本學(xué)院的管理秩序，有效提升全校教學(xué)管理水平和工作效率。

參考文獻(xiàn)

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