以系統(tǒng)控制為中心的檔案收集工作研究

白魁

摘要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，科學技術水平日益完善，人民生活水平呈逐年上升趨勢，各行業(yè)領域崗位調動、人事變更日趨復雜。在這樣的發(fā)展前提下，我國傳統(tǒng)的人事檔案工作者的工作難度日益加劇，傳統(tǒng)的檔案收集手段已無法滿足日益增長的社會需求。而新型檔案收集措施的出現(xiàn)，逐漸彌補以往工作的不足，最大限度提升檔案收集工作的整體質量。

關鍵詞：電子文件；檔案收集；措施；分析

當前我國生產(chǎn)力大幅度提升，帶動了計算機信息化技術的普遍應用，傳統(tǒng)的實體檔案材料已逐步轉型為電子文件，這也對各企事業(yè)單位的檔案工作提出了更高的時代要求。即保障檔案收集工作的有序合理進行，又要保證檔案管理工作的科學性與規(guī)范性。本文以時下新型檔案收集措施作為研究對象，進行系統(tǒng)化分析與闡述。

一、新型檔案收集技術的重要意義

（一）現(xiàn)代化社會的根本需求

隨著我國經(jīng)濟的騰飛與產(chǎn)業(yè)結構的優(yōu)化調整，使我國社會經(jīng)濟發(fā)展模式由傳統(tǒng)的粗放型經(jīng)濟過渡為集約型模式。在這樣的時代背景下，各行業(yè)領域的經(jīng)濟發(fā)展要素已不僅僅局限于自然資源這一部分，科學技術水平及核心技術的掌握成為各企業(yè)市場競爭中的主體部分。通過先進合理的科技手段在最大限度發(fā)揮已有的人力、物力、財力等資源，管理機制逐步由單一的人力管理模式轉化為科學技術的資源管理模式，對于當前各行業(yè)企業(yè)發(fā)展具有重要的戰(zhàn)略意義。通過創(chuàng)新型管理技術的應用能夠有效完善企業(yè)員工的工作理念，完善產(chǎn)業(yè)發(fā)展體系，完善企業(yè)各崗位部門的工作效率與質量，建立健全科學合理的崗位管理體系，利用最低限度的自然資源發(fā)揮出最大的經(jīng)濟效益。而電子文件作為創(chuàng)新型檔案工作技術在企業(yè)發(fā)展的各個環(huán)節(jié)起到重要的作用，是保障檔案工作科學化、合理化的首要前提。其技術的內容涵蓋了各行業(yè)領域的多個層面，有助于企業(yè)進行系統(tǒng)化、科學化的產(chǎn)業(yè)知識管理，是保障企業(yè)在日益激烈的市場競爭中占據(jù)有利地位的關鍵因素。因此，充分發(fā)揮此項先進技術的優(yōu)越性提升企業(yè)各項資源的利用程度，是當前我國各行業(yè)領域需首要考慮的問題。

（二）企業(yè)發(fā)展管理的內在要求

我國各企事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理、收集工作由于所采用的檔案手法相對落后，檔案的時間跨度較大，檔案留存年限過于久遠以及傳統(tǒng)紙質文件或檔案不利于保存等原因，在進行管理與收集工作時難度較大。而隨著科學技術水平的日益完善，各類電子文件、檔案與數(shù)據(jù)信息逐漸出現(xiàn)，在各行業(yè)領域中得到了廣泛的應用。在這樣的科技發(fā)展前景下，我國政府也提出了嚴格的檔案收集領域的制度法規(guī)，對電子檔案或文件的管理工作有了更為明確的要求與限制。既要保障新型電子檔案或文件管理環(huán)節(jié)的安全性、穩(wěn)定性與合理性，又要嚴格遵循相關制度。因此，我國當前各行業(yè)領域的檔案管理工作逐漸以此作為首要原則。

二、時下個產(chǎn)業(yè)領域檔案工作中存在的缺陷與不足

電子文件，顧名思義以計算機、信息化技術作為媒介進行操作，值得注意的是，電子文件作為新型技術成果也存在諸多不足；電子文件的日常操作過程中對于工作人員的計算機應用水平有著較高的要求，加之檔案工作者缺乏對其重視力度，加之其自身存在不穩(wěn)定性。上述因素對當前檔案收集、整理、歸檔工作造成了一定的阻礙，具體內容如下：

（一）新型電力檔案與文件的收集難度較高

21世紀我國歷經(jīng)了數(shù)十年的經(jīng)濟發(fā)展與產(chǎn)業(yè)結構調整注入進入信息化時代，各企事業(yè)單位在進行檔案工作時也逐步采用信息化技術進行檔案收集管理。值得注意的是，同一企業(yè)內不同崗位部門間的信息交流程度較低，術業(yè)專攻有所不同而引發(fā)的檔案收集難、數(shù)據(jù)信息匯總慢的現(xiàn)象時有發(fā)生。此外，檔案工作人員與各業(yè)務部門缺乏有效的交流渠道，增加了檔案收集工作的難度；加之缺乏專業(yè)性的技術指導與經(jīng)驗總結，在進行檔案收集環(huán)節(jié)缺乏準確性、時效性與規(guī)范性。

（二）管理粗放加大電子檔案規(guī)范管理難度

目前.企業(yè)各級人員普遍尚未充分認識電子文件的意義、功用和重要性，未對電子文件進行收集、整理、鑒定和歸檔。有的未采取安全防范措施，電子文件易被非法訪問、非法修改和損害：有的電子文件處于自生自滅狀態(tài)：有的只用計算機起草和打印文件.打印出紙質文件后.作為草稿性的電子文件很多未被保存.或因存儲載體用于存儲其他信息而被刪除：有的對電子文件不分價值進行全部保存：有的僅保存在硬盤里.電子文件數(shù)量龐大.增加了管理和使用的時間和精力，需要對電子文件進行收集、管理和歸檔等相關控制。

（三）電子設備的更迭對檔案征集提出考驗科技的進步使計算機系統(tǒng)加快升級更新.老版本的電子文件無法在新的軟硬件環(huán)境中直接使用.不僅增加了電子文件有效利用的難度.也給電子檔案的收集管理帶來了極大的考驗

三、以系統(tǒng)控制為中心的檔案收集模式構建策略

以系統(tǒng)控制為中心的電子文件管理模式應按照全程管理、規(guī)范管理和安全保密、便于利用為建設原則，采取電子文件前端控制、全程管理等方法加強通用業(yè)務電子文件和專業(yè)工作電子文件的管控，理清現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件之問的管理要求。形成文件生成、辦理、交換、歸檔、保存等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范管理，構建高標準、高質量、高效率的電子文件管理體系和工作機制。

（一）建立健全管理體系.提供堅強的組織保障

企業(yè)應高度重視電子文件管理工作.明確各職能部門的管理職責和歸檔任務辦公室負責電子文件的歸檔管理，科技信息管理部門負責系統(tǒng)運行維護.各個業(yè)務部門負責具體實施根據(jù)各業(yè)務信息系統(tǒng)電子文件的運行流向和檔案管理要求，建立以文件形成部門為核心的業(yè)務系統(tǒng)、以檔案管理部門為重點的電子文件管理系統(tǒng)和電子檔案保管利用系統(tǒng)，形成電子文件管理層、維護層和業(yè)務層共同協(xié)作的工作格局

（二）加強前端控制.提升檔案收集管理質量

隨著現(xiàn)代企業(yè)的科學管理程度不斷加深.傳統(tǒng)意義上“被動接收”和“看堆守攤”文件管理和檔案管理觀念已經(jīng)制約了檔案工作效率和效果的提升。為確保電子文件真實可靠、完整安全.企業(yè)應確定電子文件管控范圍.劃定通用業(yè)務、專業(yè)工作和其他需要管控的電子文件通用業(yè)務文件包含協(xié)同辦公系統(tǒng)運轉的電子公文等內容.

（三）創(chuàng)新管理手段.提升電子文件歸檔收集的質量

企業(yè)應創(chuàng)新管控手段.在電子文件歸檔管理中全面實施標準化管理一是對電子文件監(jiān)管實行全方位、全過程、全覆蓋，把本單位所有應歸檔的電子文件全部納入企業(yè)管控和檔案管理范疇，構建“統(tǒng)一策劃、統(tǒng)一管控、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一技術、統(tǒng)一平臺”的工作局面。二是創(chuàng)新管理手段.充分利用ARIS平臺的流程控制和動態(tài)管理的特點，一方面優(yōu)化交接、歸檔、保管、銷毀、驗收、評估等檔案業(yè)務流程和歸檔標準、檔案整理標準和重要檔案管理表單，在ARIS管理平臺中與相關部門的工作崗位進行匹配.規(guī)范文件形成部門管理行為：另一方面.應以工程項目檔案管理為重點.梳理工程建設節(jié)點的重要表單.在ARIS平臺中的各個基建業(yè)務流程中進行匹配.使工程管理人員清晰掌握檔案管理的技術標準、管理標準和工作標準.使檔案管理的要求與基建業(yè)務工作實現(xiàn)了有機融合.不僅可以提升歸檔效率.還能保障歸檔文件的質量

四、結語

總之.企業(yè)信息現(xiàn)代化進程的加速，不僅拓展了傳統(tǒng)檔案管理的空間.也為檔案事業(yè)提供了更為廣闊的平臺和空間作為信息化環(huán)境下檔案收集的重要對象.電子文件具有傳統(tǒng)文件無可比擬的優(yōu)勢，應用的深度和廣度也將不斷拓展。我們應不斷分析總結信息化環(huán)境中檔案管理的新問題和新實踐，積極探討新形勢下的檔案管理新思路，為規(guī)范檔案收集管理行為、提升檔案工作的質量和效果提出切實可行的規(guī)劃.為企業(yè)的永續(xù)發(fā)展積極服務。

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