淺談加強(qiáng)人社局檔案管理的舉措

楊虹瑩

摘要：人社局需要對(duì)我國(guó)國(guó)民的就業(yè)活動(dòng)負(fù)責(zé)，通過(guò)合理地調(diào)動(dòng)人力資源可以有效地解決國(guó)民就業(yè)問(wèn)題，使其能夠順利地進(jìn)入到處于運(yùn)作狀態(tài)的社會(huì)系統(tǒng)之中。而在人社局的工作之中，管理人事方面的檔案非常重要，通過(guò)優(yōu)化管理人事檔案可以使人事信息被更為完整地保存好，而隨著人事檔案的內(nèi)容被逐漸豐富，管理工作的開展也被提升。人社局之中負(fù)責(zé)管理人事檔案的工作者需要通過(guò)改變管理方法來(lái)有效地加強(qiáng)檔案管理工作的開展效果，本文對(duì)優(yōu)化人社局檔案管理工作的可行舉措加以研究。

關(guān)鍵詞：人社局；檔案管理；舉措；加強(qiáng)方法

就業(yè)是解決現(xiàn)代人生計(jì)困難的最好方法，而在大部分人的就業(yè)活動(dòng)之中，人社局發(fā)揮出作用不容小覷，人社局負(fù)責(zé)的日常工作主要圍繞社會(huì)保障與人力資源兩個(gè)方面展開。在管理人力資源以及處理就業(yè)問(wèn)題時(shí)，需要應(yīng)用到人力資源的檔案，通過(guò)加深對(duì)人力資源信息的了解，可以幫助管理人員做出更為合理的就業(yè)方案，面對(duì)不斷出現(xiàn)變動(dòng)的就業(yè)形勢(shì)，人力資源出現(xiàn)了變動(dòng)，其檔案內(nèi)容被擴(kuò)充，因此管理人員在管理檔案期間使用的管理方法也需要有所變化，本文對(duì)能夠切實(shí)加強(qiáng)對(duì)人力資源檔案管理效果的有效舉措進(jìn)行分析。

1 現(xiàn)有管理問(wèn)題

檔案是對(duì)各種人類行為活動(dòng)的記錄，具有一定的價(jià)值和意義，并且檔案是對(duì)各種人類活動(dòng)的記錄的整理和總結(jié)。檔案的管理工作是非常重要的，尤其是人力資源與社會(huì)保障局的檔案管理工作。但當(dāng)前人力資源與社會(huì)保障局檔案管理工作中存在著一些問(wèn)題。在全球都已經(jīng)步入了信息化時(shí)代環(huán)境下，人力資源與社會(huì)保障局的檔案的儲(chǔ)存和處理方式還沒(méi)有完全的得到進(jìn)步。

1.1 信息交互問(wèn)題

由于當(dāng)前的人力資源與社會(huì)保障局在處理檔案的時(shí)候沒(méi)有大量的使用現(xiàn)代化技術(shù)，導(dǎo)致人力資源與社會(huì)保障局的檔案信息和與之相關(guān)的部門的信息交互并不同步。造成這種現(xiàn)象的主要原因是現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)在人力資源與社會(huì)保障局并不受到重視，對(duì)這部分的資金投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。由于嚴(yán)重缺乏資金投入致使工作人員的工作效率并不高，人工錄入檔案信息會(huì)導(dǎo)致信息交互出現(xiàn)時(shí)間差。由于缺乏相當(dāng)?shù)馁Y金投入致使人力資源與社會(huì)保障局檔案管理部門的信息化程度過(guò)低是信息交互不同步的主要原因。由于信息交互不同步會(huì)導(dǎo)致相關(guān)單位在調(diào)取有關(guān)檔案時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤信息，所以對(duì)于這個(gè)問(wèn)題要給予高度的重視。

1.2 檔案處理效率不高

人力資源與社會(huì)保障局在檔案處理工作中效率普遍不高，其主因是管理不到位和工作人員專業(yè)素質(zhì)不過(guò)關(guān)。管理不到位主要體現(xiàn)在管理的方法和思想上不夠先進(jìn)。在當(dāng)前的社會(huì)形勢(shì)下人力資源與社會(huì)保障局檔案管理還在沿用已經(jīng)過(guò)時(shí)的管理方法，導(dǎo)致人力資源與社會(huì)保障局檔案處理效率低下。在管理思想上本位主義嚴(yán)重，墨守成規(guī)不知變通也是導(dǎo)致檔案處理效率低下的原因。在檔案管理工作中使用了部分兼職工作人員，部分工作人員專業(yè)素質(zhì)不能達(dá)到要求，不了解檔案管理工作的具體流程，甚至不能合理的對(duì)檔案進(jìn)行分類，嚴(yán)重的影響了人力資源與社會(huì)保障局的檔案管理工作。

1.3 制度方面存在的問(wèn)題

在人力資源與社會(huì)保障局中由于部分工作人員對(duì)于檔案的重要性沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，致使其在對(duì)檔案管理的時(shí)候不能正確的對(duì)有關(guān)檔案進(jìn)行處理。這種情況的出現(xiàn)主要是因?yàn)樵谌肆Y源與社會(huì)保障局中并沒(méi)有針對(duì)檔案管理制定出相應(yīng)的管理制度以及處罰措施。一旦沒(méi)有一個(gè)嚴(yán)格執(zhí)行的管理制度就會(huì)導(dǎo)致人力資源與社會(huì)保障局的檔案管理工作因?yàn)檎J(rèn)為因素出現(xiàn)重大失誤，對(duì)某些人事造成嚴(yán)重的影響。

2 加強(qiáng)認(rèn)識(shí)檔案管理效果的有效舉措

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)于檔案管理的要求越來(lái)越高，人力資源與社會(huì)保障局應(yīng)該緊跟時(shí)代的腳步對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行處理。對(duì)檔案管理中存在的處理效率﹑信息交互﹑制度不完善等問(wèn)題采取針對(duì)性的舉措，增強(qiáng)工作人員的檔案處理能力﹑大力普及信息化數(shù)據(jù)處理﹑建立健全完整的檔案管理制度。只有加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視才能更好的滿足人們對(duì)于檔案管理工作的日益增加的要求。

2.1 完善人事檔案管理基本制度

檔案管理工作需要一個(gè)完善的管理制度，并依制度對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行規(guī)范，一旦發(fā)現(xiàn)其行為不符合相關(guān)規(guī)定就可以根據(jù)管理辦法對(duì)涉事人員進(jìn)行處理。在管理制度中還要對(duì)責(zé)任進(jìn)行明確的劃分，力爭(zhēng)將責(zé)任落實(shí)到每一位工作人員身上，這樣可以保證在問(wèn)責(zé)的時(shí)候明確負(fù)責(zé)人。管理制度不僅對(duì)人的行為和責(zé)任人進(jìn)行規(guī)范，還要對(duì)檔案的狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范。對(duì)檔案狀態(tài)進(jìn)行規(guī)范后可以明確人力資源與社會(huì)保障局中的每一份檔案的所屬狀態(tài)，檔案借出﹑入藏﹑銷毀等。在檔案管理制度實(shí)行之后，各級(jí)工作人員都應(yīng)該嚴(yán)格遵守，不要讓制度形同虛設(shè)。這樣就完全的違背了建立檔案管理制度的宗旨。

2.2 優(yōu)化數(shù)據(jù)處理技術(shù)

面對(duì)數(shù)量與內(nèi)容均有所增加的人事檔案，管理人員必須要應(yīng)用全新的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，加快檔案處理速度。

信息化處理工作方式可以使工作人員的工作效率大大的提高。相關(guān)責(zé)任人對(duì)于信息化的重視程度要提高，加大對(duì)檔案信息化設(shè)備的資金投入。在人力資源與社會(huì)保障局檔案管理工作中使用信息化設(shè)備可以使檔案資料的存儲(chǔ)更加的方便，同時(shí)也可以提高事件檢索速度。使用檔案信息化設(shè)備可以降低人力資源與社會(huì)保障局相關(guān)檔案管理人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)使得檔案的管理更加的趨近于標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)。使用檔案信息化設(shè)備不僅可以提高工作效率，降低工作強(qiáng)度，還可以加強(qiáng)各單位間的信息交互，避免了因?yàn)樾畔⒔换?wèn)題而產(chǎn)生的不良后果，具有著重要的意義。

2.3 進(jìn)一步提升檔案管理人員的管理水平

除了做好基礎(chǔ)性的制度完善與技術(shù)革新工作之外，管理人員還要在檔案管理過(guò)程中通過(guò)學(xué)習(xí)來(lái)提升自己的管理能力，學(xué)習(xí)新型管理技術(shù)與檔案管理理念，改變自己長(zhǎng)期使用的低效率的檔案管理方法，培訓(xùn)工作必須要全面展開，不能只從工作能力一個(gè)方面開展，人事檔案管理者還要改變自己的工作態(tài)度，明確人事檔案在國(guó)民就業(yè)環(huán)節(jié)中的重要性。人社局也可以將科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度引入到工作人員培養(yǎng)方案之中，對(duì)管理人員加以考核，以此來(lái)保障管理人員可以以較好的工作態(tài)度投入到人事管理過(guò)程中。

相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要加大對(duì)檔案管理的重視程度，加強(qiáng)對(duì)于檔案處理工作的管理工作，時(shí)刻對(duì)該工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，這樣可以在無(wú)形中增加相關(guān)工作人員對(duì)于檔案管理的重視程度。相關(guān)的負(fù)責(zé)人也要端正對(duì)檔案管理工作的態(tài)度，要清楚的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，從而提高相關(guān)工作人員的檔案處理能力。

3 結(jié)束語(yǔ)

人社局之中的工作人員的工作內(nèi)容復(fù)雜，除了一些社會(huì)保障性事務(wù)之外，其還需要對(duì)就業(yè)相關(guān)事宜有效處理。而在選用科學(xué)的方法來(lái)處理人事檔案時(shí)，工作人員必須要先找出人事檔案存在的幾個(gè)方面的新變化，借此來(lái)了解全新的管理問(wèn)題，從信息交互處理工作、管理效率以及制度等幾個(gè)方面來(lái)改變?nèi)耸聶n案的管理現(xiàn)狀，將更好的檔案服務(wù)提供給各個(gè)檔案擁有者。總之人社局的工作人員要繼續(xù)革新信息化的檔案管理技術(shù)，滿足更多的檔案管理要去，將更為優(yōu)質(zhì)的人事檔案服務(wù)提供出來(lái)，進(jìn)一步改善我國(guó)的不良就業(yè)現(xiàn)狀。

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