檔案信息數(shù)字化外包共建風(fēng)險(xiǎn)控制研究

王磊

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息的數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)日漸突出，檔案信息數(shù)字化逐漸成為信息化建設(shè)的一個(gè)有機(jī)組成部分，而檔案信息數(shù)字化外包則成為檔案信息數(shù)字化的重要表現(xiàn)形式。以下就檔案信息數(shù)字化外包共建的必要性及其風(fēng)險(xiǎn)控制策略進(jìn)行具體的分析探究。

關(guān)鍵詞：檔案信息管理；數(shù)字化外包；風(fēng)險(xiǎn)控制

檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)外包是業(yè)務(wù)外包活動(dòng)中的一種類(lèi)型，具體是指以檔案館、檔案室等為代表的檔案機(jī)構(gòu)，為了解決檔案信息數(shù)字化難題、有效利用外部資源，通過(guò)與外包方簽訂合同，把可以被認(rèn)為是本機(jī)構(gòu)非核心業(yè)務(wù)的檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)全部或部分地委托給一個(gè)或多個(gè)專(zhuān)門(mén)的外包公司或外包中介的一種新型管理方法。在其外包共建過(guò)程中，有諸多的風(fēng)險(xiǎn)因素存在。以下就檔案信息數(shù)字化外包共建過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)控制策略進(jìn)行重點(diǎn)分析。

一、檔案信息數(shù)字化外包的可行性分析

（一）理論上的可行性

業(yè)務(wù)外包理論等為檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)外包提供了理論依據(jù)。其中，核心競(jìng)爭(zhēng)力理論認(rèn)為公司應(yīng)當(dāng)明確自身的核心業(yè)務(wù)與核心優(yōu)勢(shì)，公司可以將不屬于本公司核心競(jìng)爭(zhēng)力的其它業(yè)務(wù)外包出去，這樣企業(yè)就能夠集中精力來(lái)從事企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，提高競(jìng)爭(zhēng)力。就檔案工作而言，可以把檔案信息數(shù)字化工作看作為檔案工作的非核心業(yè)務(wù)。因此，基于核心競(jìng)爭(zhēng)力因素考慮可以把檔案館、檔案室等的檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)外包出去。

（二）技術(shù)上的可行性

檔案信息數(shù)字化主要是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫(kù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)等為其提供了技術(shù)支持，由于這些技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，檔案信息數(shù)字化工作才得以進(jìn)行。

（三）實(shí)踐上的可行性

現(xiàn)階段，業(yè)務(wù)外包實(shí)踐活動(dòng)日漸深入到人力資源外包、物流業(yè)務(wù)外包等領(lǐng)域，業(yè)務(wù)外包的實(shí)踐活動(dòng)促進(jìn)了外包市場(chǎng)的繁榮與多彩。就檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)外包來(lái)說(shuō)，我國(guó)的北京、上海等地的一些檔案館、檔案室等相聚也把本機(jī)構(gòu)的檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)外包了出去，這些地方的檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)外包實(shí)踐為檔案館、檔案室考慮把檔案信京去息數(shù)字化業(yè)務(wù)外包出去提供了借鑒與參考。

二、檔案信息數(shù)字化外包共建的風(fēng)險(xiǎn)控制策略探析

（一）科學(xué)合理制定外包計(jì)劃

1.選擇合適的外包共建企業(yè)。檔案業(yè)務(wù)外包中介機(jī)構(gòu)很多，需要綜合考察外包企業(yè)的綜合實(shí)力以及業(yè)內(nèi)的評(píng)價(jià)，對(duì)企業(yè)的資質(zhì)、成立年限都要考慮，可采取招標(biāo)的方式選擇外包企業(yè)。

2.確定外包的范圍，并不是所有的業(yè)務(wù)都適合外包，在外包前先要進(jìn)行分類(lèi)。一是要區(qū)分涉密和非涉密的信息，只有非涉密的信息才能外包出去；二是分批次的外包，把重要的信息先行外包，完成重要信息的數(shù)字化，再逐步實(shí)現(xiàn)館藏檔案的全部數(shù)字化。

3.制訂外包共建工作計(jì)劃，需要制訂一個(gè)完善的工作計(jì)劃，根據(jù)計(jì)劃來(lái)指導(dǎo)檢查外包企業(yè)的工作質(zhì)量。

（二）健全檔案信息數(shù)字化共建標(biāo)準(zhǔn)

就檔案信息數(shù)字化外包共建來(lái)說(shuō)，目前還缺乏相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)。有的檔案信息經(jīng)過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)換后只有配備專(zhuān)用軟件才能利用，否則無(wú)法提供利用。如何在保障雙方最大利益的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案信息由傳統(tǒng)介質(zhì)到電子介質(zhì)的轉(zhuǎn)化，數(shù)字化檔案信息的利用，數(shù)字化檔案信息安全，檔案網(wǎng)站的正常運(yùn)行等都需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)作為參照。在檔案信息數(shù)字化外包共建中，必須建立好相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，最終建立起一個(gè)檔案信息數(shù)字化共建標(biāo)準(zhǔn)。

（三）嚴(yán)控檔案信息數(shù)字化共建中的設(shè)備管理

實(shí)施檔案整理、數(shù)字化加工工作，一般應(yīng)使用本單位的設(shè)備，并根據(jù)檔案的載體情況和質(zhì)量狀況，選擇適宜的方法和設(shè)備，最大限度延長(zhǎng)檔案的壽命。采用的信息設(shè)備及其信息系統(tǒng)應(yīng)符合封閉性和獨(dú)立性的要求，禁止與其他任何網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)互聯(lián)，禁止安裝使用無(wú)線網(wǎng)卡、無(wú)線鍵盤(pán)、無(wú)線鼠標(biāo)等各類(lèi)具有無(wú)線互聯(lián)功能的硬件模塊和無(wú)線外圍設(shè)備。須采取物理的或者技術(shù)的措施，對(duì)信息設(shè)備的相關(guān)輸入、輸出接口進(jìn)行管控，確保接口處于封閉狀態(tài)。檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)及其工作人員因數(shù)據(jù)遷移、臨時(shí)備份等工作需要使用信息設(shè)備的相關(guān)輸入、輸出接口時(shí)，應(yīng)經(jīng)委托單位批準(zhǔn)、登記，并由委托單位管理人員在場(chǎng)全程監(jiān)督實(shí)施，實(shí)施完畢后立即封閉接口。

確需使用檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)備的，委托單位應(yīng)對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查，確定其符合保密規(guī)定后方可使用。數(shù)據(jù)遷移、臨時(shí)備份使用的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)由委托單位指定專(zhuān)人保管。全部工作結(jié)束后，委托單位應(yīng)對(duì)信息設(shè)備中的全部存儲(chǔ)部件及使用過(guò)的全部移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)按保密規(guī)定處理后，再交還檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)。

（四）優(yōu)化外包后續(xù)服務(wù)協(xié)議的制定

很多業(yè)務(wù)外包共建完成后，在以后的使用過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題后外包單位就不再負(fù)責(zé)，如此巨大的業(yè)務(wù)量即使是經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的檢查機(jī)制也難以避免出現(xiàn)問(wèn)題，在以后的數(shù)字化檔案的利用、網(wǎng)站的后臺(tái)維護(hù)等方面都需要外包共建單位的持續(xù)支持。為了減少使用過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，需要制訂外包后續(xù)服務(wù)協(xié)議，加強(qiáng)對(duì)后續(xù)使用過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)控制。

此外，要建立完善的檔案信息數(shù)字化共建監(jiān)督檢查機(jī)制。對(duì)外包的業(yè)務(wù)要進(jìn)行持續(xù)的監(jiān)督和檢查，建立完善的督查制度，完成一部分檢查一部分關(guān)注外包共建企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，注意各種反饋信息，將風(fēng)險(xiǎn)控制在最低。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上，檔案信息數(shù)字化外包的發(fā)展有其顯著的必然性與必要性，在理論、技術(shù)以及實(shí)踐的支撐下亦具備顯著的可行。但是我們必須對(duì)其外包共建中的風(fēng)險(xiǎn)有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，并采取有效的措施對(duì)其風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行強(qiáng)有力的控制，進(jìn)而促使檔案信息數(shù)字化外包共建得以健康發(fā)展。

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