檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

林志謀

摘要：新時(shí)代下，檔案信息化建設(shè)已提上事業(yè)單位檔案管理工作的議事日程。原始的保存方法非常的麻煩，查找困難，且不夠準(zhǔn)確，不夠統(tǒng)一。想要管理好企業(yè)的檔案，就必須跟上時(shí)代的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，利用信息化建設(shè)，使檔案辦公自動(dòng)化，讓檔案工作更加規(guī)范更加標(biāo)準(zhǔn)。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；檔案管理

隨著社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步，事業(yè)單位的各項(xiàng)工作開展也面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。其中，以檔案管理工作表現(xiàn)最為明顯。目前，很多地方檔案管理部門已把檔案目標(biāo)管理考評工作列為機(jī)關(guān)事業(yè)單位一項(xiàng)非常重要的日常工作。傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢的要求，檔案管理信息化建設(shè)已成為事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)。只有在事業(yè)單位中不斷加快信息化建設(shè)步伐，才能保證跟上時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的腳步，實(shí)現(xiàn)檔案較高的利用價(jià)值。

一、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

傳統(tǒng)的檔案管理主要是紙質(zhì)檔案的管理，隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理上的弊端已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)。紙質(zhì)檔案的保管空間有限，并且會(huì)受到來自天氣的影響，引起文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等現(xiàn)象，每年都需投入較大的檔案保管經(jīng)費(fèi)。在實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理之后，大量的檔案信息通過計(jì)算機(jī)軟件對檔案資料的收集，統(tǒng)計(jì)、分類、存儲(chǔ)等信息處理工作都變得方便有序，一方面節(jié)約了大量的空間，避免了各方面的浪費(fèi)，從而更大程度保證了檔案信息的安全。檔案管理全面實(shí)現(xiàn)信息化之后，一方面需求者在獲得適當(dāng)?shù)臋?quán)限之后，通過搭建的專業(yè)平臺(tái)就能夠方便、快捷地查詢到特定信息。另一方面，檔案管理工作可依托于互聯(lián)網(wǎng)在很大程度上實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享。查詢或核實(shí)某方面檔案信息時(shí)，只要能夠出示合理的證明材料，就能夠獲取檔案信息資源，大大提高了檔案信息利用的時(shí)效性。實(shí)現(xiàn)了信息化的檔案管理，各類檔案信息都能夠通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行搜索，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，便可以申請糾正，能夠在很大程度上提高檔案信息的準(zhǔn)確性。

二、檔案信息化管理當(dāng)中存在的問題

（一）檔案管理信息化理念未深入人心，缺乏對其建設(shè)力度

目前有一部分事業(yè)單位相關(guān)管理人員未能意識(shí)到信息化檔案管理的重要性，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理形式，并且由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及干部對信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)存在較大的偏見，認(rèn)為要進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)需要消耗掉大量的人力、物力以及資金的投入等，同時(shí)導(dǎo)致不論是單位領(lǐng)導(dǎo)還是各個(gè)部門的工作人員對檔案管理信息化建設(shè)都持有一種觀望的態(tài)度，嚴(yán)重的阻礙了檔案管理的信息化建設(shè)，嚴(yán)重之時(shí)對整個(gè)單位在未來道路上健康良好的發(fā)展具有較大的阻礙性。盡管在部分單位的檔案管理過程中，已經(jīng)將信息化建設(shè)作為未來檔案管理的重要課題之一，但是往往在進(jìn)行建立過程中只是對其有個(gè)表面的了解，并未對其進(jìn)行深化管理或者健全完善，也尚未對此項(xiàng)工作的建設(shè)投入過多的精力。

（二）信息化建設(shè)的設(shè)備比較落后

在實(shí)際的檔案管理過程中缺乏相應(yīng)的機(jī)器設(shè)備就不能稱為信息化建設(shè)。從整體單位檔案管理的常規(guī)工作中不難發(fā)現(xiàn)，其發(fā)展較為緩慢的重要原因是源于大部分的單位依然采用傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備，有些設(shè)備在現(xiàn)代化的生產(chǎn)生活中甚至已經(jīng)被完全淘汰，并且由于設(shè)備的破舊，不僅在使用過程中容易產(chǎn)生故障，導(dǎo)致檔案管理工作不能正常運(yùn)行，導(dǎo)致檔案信息的安全性、正確性及有效性均不能得到保障。

（三）檔案管理信息化建設(shè)缺乏專業(yè)的管理人員

任何工作的實(shí)施與管理都離不開人對其的執(zhí)行力。對于現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作來說，最重要的是缺乏既具備現(xiàn)代化信息技術(shù)知識(shí)以及綜合素質(zhì)較高的專業(yè)管理人員。在現(xiàn)階段事業(yè)單位中的檔案管理人員大多是一些退休的老舊干部，盡管在管理檔案方面累計(jì)了豐富的經(jīng)驗(yàn)，但是對于信息技術(shù)的應(yīng)用上嚴(yán)重匱乏，工作效率較低。

三、檔案管理信息化建設(shè)的方法和策略

（一）加強(qiáng)對于館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理形式主要是通過對所登記檔案信息進(jìn)行備案記錄，整理為紙質(zhì)檔案并進(jìn)行收藏管理。隨著現(xiàn)代化技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用，為人們的生活帶來了極大的便利。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)有觸痛的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息化的一種數(shù)據(jù)，而數(shù)字化處理不僅能夠便于檔案的整理及保存，同時(shí)還是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的主要因素。首先檔案管理人員要進(jìn)一步對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，根據(jù)不同種類及不同部門的資料信息進(jìn)行分類，并對分類好的檔案信息進(jìn)行整理，其次將一些需要做永久性保留的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，避免日后由于時(shí)間及空間上的變化導(dǎo)致檔案信息的丟失，從而不能保障檔案信息的完整性。

（二）加大對檔案管理的資金投入

不論是工程項(xiàng)目還是企業(yè)管理，之所以能夠順利進(jìn)行下去是由于各個(gè)單位對其投入了大量的人力、物力以及資金等。檔案管理工作也一樣，為了能夠及時(shí)的更新老舊設(shè)備，有足夠的資金引入高新技術(shù)，必須要加大對檔案管理的資金投入。首先，可以在相關(guān)部門的大力支持之下，積極的引進(jìn)現(xiàn)代化的管理設(shè)備，將原有的計(jì)算機(jī)、掃描儀以及打印機(jī)等檔案管理的必備物資進(jìn)行更換。但是，需要注意的是在更換設(shè)備之后，工作人員要對原有的數(shù)據(jù)保存下來，并轉(zhuǎn)移到新型的設(shè)備進(jìn)行有效的分類整合。

（三）加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度

為了能夠完全適應(yīng)現(xiàn)代信息化建設(shè)的潮流，也為了能夠保障檔案管理信息化建設(shè)工作能夠順利的進(jìn)行，就需要在加大資金投入以及轉(zhuǎn)變管理形式的同時(shí)，不能忽視對管理人員相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)等工作。相關(guān)部門要在單位內(nèi)部定期進(jìn)行先進(jìn)技術(shù)及先進(jìn)知識(shí)的培訓(xùn)教育工作，充分調(diào)動(dòng)單位工作人員對于學(xué)習(xí)新技術(shù)與新知識(shí)的積極性。制定相關(guān)的考核機(jī)制，對參加培訓(xùn)的相關(guān)人員實(shí)行考核，檢驗(yàn)工作人員的學(xué)習(xí)成果，以便盡快的將所學(xué)知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際的管理工作中。

四、結(jié)語

總之，相關(guān)檔案的管理部門都必須要引起相應(yīng)的重視和關(guān)注，從而不斷的對檔案管理的流程進(jìn)行完善，以及對硬件的建設(shè)進(jìn)行不斷的加強(qiáng)，從而不斷的對檔案管理的工作能夠更快更高效的發(fā)展進(jìn)行推動(dòng)，最終實(shí)現(xiàn)信息資源的共享以及對信息資源的有效利用進(jìn)行保證。

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