醫(yī)藥企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制問題及對(duì)策研究

景琦

摘要：采購(gòu)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的起點(diǎn)，成本對(duì)于提高利潤(rùn)至關(guān)重要。采購(gòu)活動(dòng)不僅關(guān)系著企業(yè)商品的生產(chǎn)和流通，還和企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與銷售息息相關(guān)。所以，完善的采購(gòu)內(nèi)部控制有利于防范舞弊，節(jié)約成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。近年醫(yī)藥企業(yè)面臨著前所未有的變革，醫(yī)藥行業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)正逐步加劇，在此基礎(chǔ)上詮釋完善采購(gòu)內(nèi)部控制對(duì)增強(qiáng)醫(yī)藥企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力有著重要作用。通過研究醫(yī)藥企業(yè)普遍的采購(gòu)內(nèi)部控制業(yè)務(wù)流程，挖掘大部分醫(yī)藥企業(yè)采購(gòu)管理中存在的問題，深入透徹分析并提出合理的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)；內(nèi)部控制；控制點(diǎn)

中圖分類號(hào)：F23文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.28.048

在產(chǎn)業(yè)鏈加速整合、信息化不斷發(fā)展的今天，醫(yī)藥企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)步驟的多樣化關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率和營(yíng)運(yùn)成本。醫(yī)藥企業(yè)所處的行業(yè)地位的特殊性，決定了其采購(gòu)與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需要受到更嚴(yán)格的規(guī)范。

2016年財(cái)政部發(fā)布了第99號(hào)文件《財(cái)政部關(guān)于加強(qiáng)政府采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)部控制管理的指導(dǎo)意見》，深入貫徹《中共中央關(guān)于全面推進(jìn)依法治國(guó)若干重大問題的決定》的重要舉措，對(duì)于深化政府采購(gòu)制度改革和推進(jìn)依法采購(gòu)具有重要意義。面對(duì)日新月異的外部環(huán)境，醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)該更加重視對(duì)采購(gòu)內(nèi)部控制的管理，提高企業(yè)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，以確保企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠正常、安全地運(yùn)行。

1SAP環(huán)境下的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程

采購(gòu)業(yè)務(wù)的順利與否關(guān)系著“實(shí)物流”、 “物流”、“資金流”能否正常的經(jīng)營(yíng)，還與企業(yè)的生存和發(fā)展密切相關(guān)。本文根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引—采購(gòu)業(yè)務(wù)》以及對(duì)幾家醫(yī)藥領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行走訪，梳理出醫(yī)藥企業(yè)的采購(gòu)內(nèi)部流程一般為：設(shè)立采購(gòu)預(yù)算、建立采購(gòu)申請(qǐng)、新建供應(yīng)商、招標(biāo)方式選擇、專家小組評(píng)審建立、選定供應(yīng)商、批準(zhǔn)采購(gòu)申請(qǐng)、建立采購(gòu)訂單、物資采購(gòu)、采購(gòu)訂單跟蹤、收貨以及發(fā)票檢驗(yàn)。

2醫(yī)藥企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制存在的問題

2.1規(guī)章制度建立不完整、職責(zé)模糊

目前國(guó)內(nèi)很多醫(yī)藥企業(yè)雖然都設(shè)立了專門的采購(gòu)部和質(zhì)檢部，但是采購(gòu)部門和質(zhì)檢部門之間的權(quán)責(zé)劃分不夠明確，也缺少相應(yīng)的部門對(duì)采購(gòu)部進(jìn)行復(fù)核和監(jiān)督。這就造成了采購(gòu)驗(yàn)收不規(guī)范，出現(xiàn)問題時(shí)相互推脫，可能會(huì)引起企業(yè)采購(gòu)物資的損壞或減少，導(dǎo)致企業(yè)信用受損。職責(zé)界限模糊的主要原因就是缺少科學(xué)完善的規(guī)章制度，大部分企業(yè)只是簡(jiǎn)單的根據(jù)采購(gòu)需要制定了采購(gòu)簡(jiǎn)章，未能形成一個(gè)良好的管理體系，這就很容易出現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的流程重疊、職責(zé)分配不合理、采購(gòu)人員徇私舞弊等問題，影響了整個(gè)采購(gòu)內(nèi)部控制有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.2預(yù)算制定形式重于實(shí)質(zhì)

每個(gè)醫(yī)藥企業(yè)在物料采購(gòu)之前都會(huì)制定采購(gòu)預(yù)算，預(yù)算的制定一般在每年年初，后續(xù)會(huì)將實(shí)際采購(gòu)的金額控制在預(yù)算以內(nèi)。但是很少有企業(yè)真正的將預(yù)算發(fā)揮作用。建立采購(gòu)預(yù)算就是為了明晰企業(yè)資源配置，針對(duì)性的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)控制。我們可以通過細(xì)化預(yù)算來提高業(yè)務(wù)的執(zhí)行力，通過對(duì)比預(yù)算與實(shí)際發(fā)生的差異來發(fā)現(xiàn)問題，分清主次，調(diào)整重點(diǎn)。但是大部門企業(yè)在預(yù)算編制前期階段就粗糙敷衍，不予重視。編制期間為了預(yù)算報(bào)表的美觀性，會(huì)不斷地根據(jù)實(shí)際發(fā)生情況去調(diào)節(jié)預(yù)算表，并沒有將實(shí)際與預(yù)算的差異對(duì)比找出原因，這樣就喪失了預(yù)算的意義。

2.3供應(yīng)商管理不規(guī)范

供應(yīng)商是采購(gòu)業(yè)務(wù)中的重要部分，一個(gè)優(yōu)秀的供應(yīng)商管理能夠降低企業(yè)成本，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程一體化并提高合作效率。供應(yīng)商是滋生采購(gòu)舞弊的源頭，一旦采購(gòu)人員與供應(yīng)商串通將給公司帶來極大的風(fēng)險(xiǎn)。因此供應(yīng)商的選擇上一定要做到公平、合理、公正、透明。除此之外，目前部分企業(yè)的供應(yīng)商機(jī)制還不健全，缺乏合理的價(jià)格準(zhǔn)入制度，也沒有及時(shí)建立完善供應(yīng)商檔案。

2.4以銷定產(chǎn)、收貨環(huán)節(jié)價(jià)格變動(dòng)大

醫(yī)藥企業(yè)一般會(huì)根據(jù)物料需求計(jì)劃和每月銷量來預(yù)估產(chǎn)量，然后根據(jù)產(chǎn)量來確定采購(gòu)量。在制作物料需求計(jì)劃時(shí)市場(chǎng)人員常常盲目樂觀，夸大預(yù)期銷量。每月的銷量由于受到廣告、公關(guān)、新產(chǎn)品的影響浮動(dòng)較大，導(dǎo)致銷量波動(dòng)較大，實(shí)行以銷定產(chǎn)，致使采購(gòu)量變動(dòng)較大。企業(yè)如果按月收購(gòu)，那么就會(huì)造成收購(gòu)時(shí)價(jià)格變動(dòng)很大，原材料的價(jià)格一旦升高就會(huì)造成利潤(rùn)的減少。比如以A商品為例，今年由于A商品的主要原材料白糖價(jià)格產(chǎn)量大幅度減產(chǎn)，甘蔗收購(gòu)價(jià)格持續(xù)提高，白糖的期貨價(jià)格又炒得比較高，導(dǎo)致A商品的成本持續(xù)上升。除此之外，采購(gòu)部門人員按部就班，缺乏積極性，忽視庫(kù)存問題。

3加強(qiáng)醫(yī)藥企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制的具體措施

3.1完善規(guī)章制度、加強(qiáng)全責(zé)分配

醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)制定一個(gè)合理的規(guī)則制度和規(guī)范的授權(quán)審批流程。合理的規(guī)則制度主要是為了從更高的角度對(duì)采購(gòu)行為進(jìn)行引導(dǎo)和控制，以確保企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制制度及流程的有效實(shí)施。規(guī)范的授權(quán)審批流程是要明確審批方式、權(quán)限、責(zé)任和服務(wù)。公司應(yīng)明確質(zhì)量管理部門、采購(gòu)部門的崗位職責(zé)劃分與權(quán)限，采購(gòu)部門主要負(fù)責(zé)供應(yīng)商的引入、供應(yīng)商的選擇、供應(yīng)商信息的維護(hù)與更新、采購(gòu)方式的選擇、合同價(jià)格的確定、物資采購(gòu)的商務(wù)活動(dòng)（合同簽訂、合同履行、異議協(xié)商）等；質(zhì)量管理部門主要負(fù)責(zé)材料質(zhì)量、公司分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督管理整個(gè)采購(gòu)過程。

3.2實(shí)行預(yù)算對(duì)比跟蹤方案

醫(yī)藥企業(yè)首先應(yīng)加強(qiáng)管理層對(duì)預(yù)算管理的認(rèn)識(shí)。同時(shí)要實(shí)施預(yù)算對(duì)比跟蹤方案，對(duì)預(yù)算按年度、月度、季度進(jìn)行對(duì)比分析，查看預(yù)算完成情況，找出預(yù)算與實(shí)際差異的根本原因，對(duì)發(fā)生的實(shí)際情況做出詳細(xì)解釋及評(píng)價(jià)，發(fā)揮預(yù)算的實(shí)質(zhì)作用。對(duì)于無預(yù)算的緊急采購(gòu)，需公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意，同時(shí)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)同意解決預(yù)算問題，采購(gòu)部方可執(zhí)行采購(gòu)。

3.3規(guī)范供應(yīng)商管理

采購(gòu)部提議新增供應(yīng)商，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后報(bào)制造部審核。采購(gòu)部搜索符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商，向供應(yīng)商索取相關(guān)資質(zhì)資料。采購(gòu)部向符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商索取樣品提交質(zhì)量部門，質(zhì)量部門協(xié)同總工辦等技術(shù)部門根據(jù)GMP要求進(jìn)行檢驗(yàn)和試驗(yàn)。根據(jù)檢驗(yàn)和試驗(yàn)結(jié)果，制造部書面批復(fù)是否成為合格供應(yīng)商，同意后，進(jìn)入合格供應(yīng)商名單。采購(gòu)部不定期牽頭組織質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部、使用單位等相關(guān)人員在質(zhì)量審計(jì)的基礎(chǔ)上對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行全面評(píng)價(jià)，了解供應(yīng)商的基本情況（質(zhì)量合格率、供貨及時(shí)率、使用好評(píng)率、經(jīng)營(yíng)狀況等方面）按評(píng)估要素進(jìn)行打分，根據(jù)結(jié)果擬定供應(yīng)商全面評(píng)估報(bào)告。采購(gòu)部將合格供應(yīng)商目錄交由質(zhì)量部確定。采購(gòu)部負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，供應(yīng)商信息若有變更，須由采購(gòu)部采購(gòu)主管在線提交變更申請(qǐng)，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核后提交到總經(jīng)理進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)維護(hù)。

3.4建立合理的安全庫(kù)存和采購(gòu)價(jià)格波動(dòng)預(yù)警機(jī)制

把產(chǎn)量控制在合理的范圍之內(nèi)，比如：（銷量-產(chǎn)量）/產(chǎn)量≤10%。盡量把安全存儲(chǔ)量量化管理，設(shè)置安全存儲(chǔ)量公式。對(duì)于采購(gòu)環(huán)節(jié)價(jià)格波動(dòng)較大，可以采取建立采購(gòu)價(jià)格波動(dòng)預(yù)警機(jī)制。市場(chǎng)人員根據(jù)市場(chǎng)行情和行業(yè)判斷力分析期貨價(jià)格的漲幅度，從而為采購(gòu)部提出合理的采購(gòu)建議。比如：以某一時(shí)點(diǎn)的原材料價(jià)格作為參考基準(zhǔn)，預(yù)先設(shè)定一個(gè)價(jià)格上漲或下跌的百分比作為提醒的標(biāo)準(zhǔn)，一旦大幅度變化超過此標(biāo)準(zhǔn)就采取相應(yīng)的措施。除此之外，還要設(shè)立采購(gòu)人員激勵(lì)機(jī)制，在采購(gòu)部成立專門的項(xiàng)目組對(duì)主要原材料進(jìn)行考核，把原材料考核和庫(kù)存管控分析考核一并列入績(jī)效激勵(lì)中。

4結(jié)論

采購(gòu)作為醫(yī)藥企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中不可或缺的一環(huán)，完善采購(gòu)管理能夠使得企業(yè)在驟然變化的市場(chǎng)中奪得先聲，占據(jù)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)的高地。采購(gòu)管理的完善給企業(yè)帶來的不僅僅是營(yíng)業(yè)成本的降低，而且能夠從源頭上增強(qiáng)企業(yè)容錯(cuò)率，為企業(yè)創(chuàng)造新的競(jìng)爭(zhēng)力。因此，企業(yè)管理者應(yīng)該時(shí)刻用發(fā)展的眼光看問題，及時(shí)關(guān)注采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)，完善相關(guān)規(guī)章制度，做好事前防范和事中控制，從而保證采購(gòu)和付款循環(huán)業(yè)務(wù)正常有效的運(yùn)行，形成一個(gè)良好循環(huán)。

參考文獻(xiàn)

[1]盛金濤. 淺析企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制問題及對(duì)策[J]. 商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2013，（20）：3839.

[2]張洪秋. 醫(yī)藥企業(yè)采購(gòu)與生產(chǎn)內(nèi)部控制探索——基于通化金馬公司“問題膠囊”事件的分析[J]. 行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2013，（02）：99100.

[3]財(cái)政部關(guān)于加強(qiáng)政府采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)部控制管理的指導(dǎo)意見[J]. 交通財(cái)會(huì)，2016，（08）：9294.

[4]王春梅，王鐵媛，何平基. ERP環(huán)境下采購(gòu)模塊的內(nèi)部控制研究[J]. 中國(guó)管理信息化，2011，（05）：23.

[5]陳巖. D公司供應(yīng)鏈評(píng)估體系研究[D].蘇州：蘇州大學(xué)，2015.

[6]李燕. 企業(yè)內(nèi)部控制體系的構(gòu)建與評(píng)價(jià)[D].北京：華北電力大學(xué)，2015.

[7]沈桂花. 政府采購(gòu)質(zhì)量控制問題及對(duì)策研究[D].北京：中國(guó)政法大學(xué)，2008.endprint