基于信息資源共享的企業(yè)檔案管理模式探討

翟艷

摘要：大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)意識到檔案數(shù)據(jù)信息資源管理的大數(shù)據(jù)特征，通過不斷改進(jìn)目前的檔案管理方式以應(yīng)對大數(shù)據(jù)對檔案數(shù)據(jù)信息資源共享到來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。本文將通過使用SWOT方法探究大數(shù)據(jù)背景下檔案館數(shù)據(jù)信息資源整合與共享所面臨的優(yōu)勢、劣勢、機(jī)遇與挑戰(zhàn)，以求能夠?yàn)闄n案館的相關(guān)工作做出有益的探索。

關(guān)鍵詞：信息資源共享；企業(yè)檔案；管理模式

引言

大數(shù)據(jù)是由規(guī)模較大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜以及類型眾多的數(shù)據(jù)構(gòu)成，利用云計(jì)算對數(shù)據(jù)處理及分析的巨大優(yōu)勢，對數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行整合與共享，不斷形成一種智力資源，提升知識服務(wù)能力。2015年，我國提出《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，為進(jìn)一步加快檔案數(shù)據(jù)信息資源的整合與共享，不斷發(fā)揮檔案管理部門的巨大作用，實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理提供了遵循。

一、企業(yè)檔案信息資源共享的必要性

1、企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求

企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求主要體現(xiàn)在三個方面，一是企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略，二是企業(yè)內(nèi)部管理的需求，三是企業(yè)廉政建設(shè)的需要。無論從哪一個方面來看，信息資源的共享都為企業(yè)的管理需求提供了便利的條件。首先，對企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略來說，信息資源如果掌握不到位，很容易對企業(yè)的經(jīng)營管理和長遠(yuǎn)發(fā)展造成影響；其次，對企業(yè)內(nèi)部管理來說，由于企業(yè)在經(jīng)營管理中很容產(chǎn)生大量的文件檔案，尤其是在當(dāng)今時代信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的年代，企業(yè)已經(jīng)逐漸依賴于信息技術(shù)的應(yīng)用。因此，目前企業(yè)的信息處理難題，在于海量的電子文件的堆積對企業(yè)內(nèi)部管控的影響，對許多需要以檔案信息為依據(jù)的內(nèi)部管控工作造成了嚴(yán)重的影響。最后，對廉政建設(shè)來說，檔案資源保留了企業(yè)發(fā)展歷程中的所有原始資料，有利于與企業(yè)日后的查詢與管理，有助于廉潔風(fēng)險評定準(zhǔn)則的準(zhǔn)確執(zhí)行，防止企業(yè)內(nèi)部管理人員出現(xiàn)弄虛作假的現(xiàn)象。

2、企業(yè)外在形象樹立的需求

企業(yè)檔案信息資源共享對企業(yè)的外在形象樹立具有重要的作用，尤其是對一些民生工程來說，由于民生工程是一種取之于民、用之于民的工程項(xiàng)目，因此，公眾是具有知情權(quán)的。因此，民生工程在建設(shè)過程中，有義務(wù)向公眾公開完整的建設(shè)信息，保持民生項(xiàng)目的高度透明，讓公眾對企業(yè)產(chǎn)生信賴，同時也樹立了企業(yè)公平、公開、公正的企業(yè)形象，有利于企業(yè)在民眾之間產(chǎn)生良好的信譽(yù)，提高品牌價值。

二、共享視角下檔案信息資源共享存在的問題

1、檔案信息資源開發(fā)重視程度不夠

很多基層檔案管理部門對檔案信息資源開發(fā)重視程度不夠，很多檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)在思想上還停留在檔案管理更應(yīng)該注重保護(hù)管理的傳統(tǒng)觀念上，認(rèn)為檔案就是簡單的資料存放，并不需要進(jìn)行深入的信息資源開發(fā)利用，在項(xiàng)目申請、信息化建設(shè)、人力物力投入等方面都缺乏積極性和主動性，直接導(dǎo)致檔案信息資源開發(fā)進(jìn)展緩慢。

2、檔案信息資源開發(fā)有限

檔案信息資源開發(fā)利用是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，特別是在開發(fā)過程中需要投入大量基礎(chǔ)設(shè)施、信息化辦公設(shè)備、資金支持、人力投入等等，但由于很多單位的檔案管理部門資金和人力投入有限，信息管理系統(tǒng)建設(shè)落后，在信息資料整理完善和系統(tǒng)開發(fā)層面存在明顯缺陷，檔案信息資源開發(fā)利用有限。

3、信息技術(shù)運(yùn)用深度不夠

雖然近幾年檔案部門大力推進(jìn)信息化建設(shè)，但從實(shí)際投入看還與當(dāng)前檔案信息化建設(shè)實(shí)際需求存在很大差距，特別是當(dāng)前信息技術(shù)更新?lián)Q代速度過快，很多設(shè)備和技術(shù)需要不斷更新，這對檔案部門信息化建設(shè)提出了很高要求，很多檔案部門很難保證信息技術(shù)更新?lián)Q代及時有效。這就直接導(dǎo)致很多新的信息技術(shù)不能在檔案信息資源開發(fā)過程中得到有效運(yùn)用，很多檔案管理部門在檔案信息開發(fā)過程依然沿用傳統(tǒng)方式方法，信息技術(shù)運(yùn)用深度不夠。

三、基于信息資源共享的企業(yè)檔案管理模式

1、建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)平臺

隨著公眾對信息公開需求的日益增長，檔案館的數(shù)字化建設(shè)也成為檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案館的數(shù)字化建設(shè)是借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、多媒體等工具，以檔案信息資源為核心，對其進(jìn)行數(shù)字化處理，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享與利用。檔案數(shù)字化可實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、在線預(yù)約等，方便使用的同時對檔案進(jìn)行集約管理，還能實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)據(jù)交換與共享，提供較大的數(shù)據(jù)庫滿足使用者的需求。但由于部分檔案的保密性，檔案館的網(wǎng)絡(luò)平臺就需要兩條數(shù)據(jù)線路，一條直接接入互聯(lián)網(wǎng)，用戶可以通過該網(wǎng)絡(luò)查詢完全可公開的信息內(nèi)容；另一條要搭建內(nèi)網(wǎng)平臺，將保密內(nèi)容按照其保密等級進(jìn)行分類后供用戶查詢。內(nèi)網(wǎng)線路要對數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步的加密，做好安全措施，同時在其登錄接口應(yīng)該增添身份認(rèn)證等措施，防止信息被不法分子利用，給社會造成危害。

2、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和操作

標(biāo)準(zhǔn)化是構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)平臺的前提。貴溪冶煉廠檔案館召集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)平臺使用過程中共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。貴溪冶煉廠檔案館選用《清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)TH-AMS標(biāo)準(zhǔn)版》的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，在實(shí)現(xiàn)檔案工作通用需求的同時，最大限度滿足了用戶個性化需求，以信息資源管理為發(fā)展方向，構(gòu)建企業(yè)信息資源管理平臺。清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理上的檔案信息數(shù)字化管理，通過密鑰文件、圖形圖像處理、在線收集、字段權(quán)限控制、規(guī)則權(quán)限控制、批量掛接、全能瀏覽器、通用報表生成器、OCR漢字識別等多種信息處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了從文件處理到自動組卷、檔案整理、打印編目、借閱查詢等檔案工作全過程的標(biāo)準(zhǔn)化、智能化信息管理系統(tǒng)。

3、增強(qiáng)檔案信息開發(fā)服務(wù)能力和服務(wù)范圍

檔案信息開發(fā)的最終目的還是要回歸到服務(wù)社會和公眾這一核心命題上來，因此在檔案信息資源開發(fā)和利用過程中要不斷提升服務(wù)能力，不斷擴(kuò)大檔案信息開發(fā)服務(wù)能力，廣泛征求政府各個組織和廣大人民群眾意見，結(jié)合檔案信息資源開發(fā)實(shí)際，從服務(wù)質(zhì)量提升入手，將檔案信息資源開發(fā)利用作為政府服務(wù)社會和公眾的重要途徑，提升檔案信息服務(wù)在群眾中的作用。

4、重視檔案的利用

我國市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，增強(qiáng)了企業(yè)人員的流動率，嚴(yán)重影響到檔案信息的資源開發(fā)。創(chuàng)新管理模式，取代我國傳統(tǒng)的封閉式管理模式，了解社會和經(jīng)濟(jì)的需求，針對人事關(guān)系和檔案工作將服務(wù)進(jìn)行調(diào)整，建立的管理制度具備公開性和透明性。

此外應(yīng)該杜絕出現(xiàn)自帶檔案的情況。企業(yè)在發(fā)展過程中不夠重視人事檔案，工作人員在錄用之后，他們自己手中還保存著自己的檔案，企業(yè)無法實(shí)現(xiàn)有效的統(tǒng)一管理，很容易就會出現(xiàn)檔案丟失的情況，這會對于企業(yè)檔案管理質(zhì)量的提高是不利的。工作人員辦理保險業(yè)務(wù)的時候缺乏檔案依據(jù)，企業(yè)需要發(fā)揮出檔案社會化管理的作用，避免產(chǎn)生不利影響，那么員工就不能自帶檔案，這樣才可以使檔案管理效果得到有效的提升。

結(jié)語

總之，要做好企業(yè)檔案資源共享工作，就必須從企業(yè)的實(shí)際需求和時代發(fā)展方向兩方面進(jìn)行綜合的考慮，充分分析目前企業(yè)檔案共享模式中的優(yōu)劣，選擇最適合企業(yè)發(fā)展的資源共享模式，為企業(yè)的檔案管理做出正確抉擇，充分提高企業(yè)的管理效率和可持續(xù)發(fā)展能力。

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