如何做好基層單位文書檔案歸檔前鑒定工作

潘建宇

【摘要】檔案鑒定是檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)，它關(guān)系到檔案的存毀、館藏的優(yōu)化以及檔案質(zhì)量與檔案效益的發(fā)揮。

【關(guān)鍵詞】基層單位；檔案歸檔；鑒定

文書檔案是各基層單位檔案類別中最重要的一類，做好此類檔案歸檔前鑒定工作尤為重要。當(dāng)前，各基層單位對(duì)收集而來的文書檔案基本是照單全收，缺乏有效的鑒定，造成有限的檔案庫房被擠占、無保存價(jià)值檔案過多等一系列問題。因此，采取針對(duì)性的措施，提高文書檔案歸檔前鑒定工作效率很有必要，對(duì)于基層單位文書檔案的后續(xù)歸檔、整理、開發(fā)利用具有十分重要意義。

一、檔案歸檔前鑒定工作存在的問題

（一）重視程度不夠，缺乏工作計(jì)劃。當(dāng)前，基層單位大部分沒有獨(dú)立的檔案部門，檔案工作更多是“附屬”于辦公室，檔案人員基本為辦公室兼職人員。檔案工作在辦公室會(huì)議、新聞宣傳、文字撰寫等日常主要事務(wù)性工作中所占比重小，因此，基層單位往往忽視了對(duì)檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，更別談制訂年度具體、周密的文書檔案鑒定工作計(jì)劃。另一方面，文書檔案歸檔前鑒定工作具有一定的風(fēng)險(xiǎn)，如果鑒定不準(zhǔn)確、不合理，極易導(dǎo)致有用的檔案未存檔或被銷毀，因此，基層檔案人員為避免風(fēng)險(xiǎn)和承擔(dān)責(zé)任，更多的滿足于做好檔案收集、整理、管理等工作，導(dǎo)致文書檔案鑒定工作不充分、草草收?qǐng)龅木置妗?/p>

（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)模糊，實(shí)際操作不強(qiáng)。保管期限表是檔案鑒定工作的主要依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。2006年12月18日，國家檔案局發(fā)布8號(hào)令，即《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，對(duì)文件材料檔案的歸檔范圍、保管期限做了具體明確的規(guī)定。新規(guī)定第十二條“各機(jī)關(guān)可根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表……”。但是當(dāng)前不少基層單位只是照抄或簡單地照抄、套用上級(jí)主管機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定，忽視、缺乏對(duì)本單位實(shí)際工作和職能的研究，實(shí)際制定的文件材料歸檔范圍和保管期籠統(tǒng)、簡略、抽象，缺乏足夠嚴(yán)謹(jǐn)、有序、合理，讓檔案人員難以客觀把握、準(zhǔn)確劃定，實(shí)際可操作性差，造成本應(yīng)該歸檔的文件材料反被剔除的嚴(yán)重后果。

（三）業(yè)務(wù)能力不足，鑒定無法開展。文書檔案價(jià)值鑒定具有不可逆性，因此，檔案人員不僅需要極高的專業(yè)水準(zhǔn)和知識(shí)儲(chǔ)備，更需要具備較高的辯證思維能力、較強(qiáng)的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。當(dāng)前，各基層單位的檔案人員大多是辦公室兼職人員，不具備實(shí)際上崗工作資格，日常業(yè)務(wù)培訓(xùn)更多是集中在公文、信息、攝影等方面，缺乏充足的文書檔案價(jià)值鑒定知識(shí)、技能和相關(guān)學(xué)科知識(shí)，檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)不熟悉。同時(shí)，基層單位兼職檔案人員由于身兼數(shù)職，在鑒定工作方面難免不夠嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，責(zé)任心不強(qiáng)，這些都影響文件檔案鑒定工作的順利開展。

二、檔案歸檔前鑒定的對(duì)策和措施

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，健全工作機(jī)制。文書檔案歸檔前鑒定工作是檔案工作的重要環(huán)節(jié)。基層各單位要充分認(rèn)識(shí)鑒定工作的重要性，要逐步建立主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓、部門科室共同抓、層層抓落實(shí)的管理體制機(jī)制，制定切實(shí)可行、符合工作實(shí)際的鑒定工作計(jì)劃，工作計(jì)劃要涵蓋鑒定依據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容、日常安排、責(zé)任者等；成立專門的文書檔案鑒定工作小組，成員以檔案管理部門人員為主，同時(shí)吸納相關(guān)業(yè)務(wù)部門，鑒定工作小組成員要具備高度的責(zé)任感、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，切實(shí)承擔(dān)起本單位文書檔案鑒定工作，形成文書檔案鑒定工作合力，鑒定工作合理、規(guī)范、準(zhǔn)確。

（二）制定工作標(biāo)準(zhǔn)，提供鑒定依據(jù)。文件材料保管范圍和保管期限表是開展檔案鑒定工作的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。各基層單位要在遵守國家檔案局8號(hào)令的前提下，立足于本單位的各項(xiàng)職能活動(dòng)，制定出符合自身實(shí)際的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，尤其是保管期限表，盡量做到內(nèi)容豐富精煉、條款清晰、明確具體、用語準(zhǔn)確、科學(xué)性、可操作性強(qiáng)，盡量避免因檔案管理人員主觀性的局限而對(duì)文書檔案造成損害，最大限度地實(shí)現(xiàn)鑒定工作的科學(xué)性及鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。

（三）加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升鑒定水平。在文書檔案鑒定工作中，制訂標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)固然是至關(guān)重要的，但更為關(guān)鍵的是實(shí)際從事檔案鑒定工作的人員，他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)才是決定鑒定工作質(zhì)量的關(guān)鍵所在?；鶎訂挝灰獙n案鑒定工作納入崗位年度培訓(xùn)工作計(jì)劃，采取網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)、專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育、崗位培訓(xùn)、微信等多種形式，定期或不定期開展檔案鑒定知識(shí)培訓(xùn)，未經(jīng)培訓(xùn)不得上崗，使檔案鑒定小組成員能系統(tǒng)掌握鑒定原理和方法，努力培養(yǎng)、造就一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力精的復(fù)合型檔案工作人才隊(duì)伍。另一方面，要加強(qiáng)鑒定人員心理、正確職業(yè)觀教育，要依托單位道德講堂、文化講壇等憑條，增強(qiáng)鑒定人員的事業(yè)心和責(zé)任感，培養(yǎng)、增強(qiáng)鑒定人員高度的工作責(zé)任感和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，保證文書檔案鑒定工作不因“人”的因素而無法有序開展。

文書檔案歸檔前鑒定工作是一項(xiàng)“去粗取精”提高檔案價(jià)值和效益的重要工作，它不僅為檔案保管保護(hù)條件提供了依據(jù)，也使文書檔案更加精煉，對(duì)于文書檔案后續(xù)的立卷歸檔、開發(fā)利用具有十分重要的意義。各基層單位只有進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)文書檔案歸檔前鑒定工作的組織和領(lǐng)導(dǎo)，制訂、完善符合本單位實(shí)際、具有較強(qiáng)操作性的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，同時(shí)配備一支經(jīng)驗(yàn)豐富、理論業(yè)務(wù)水平高、責(zé)任心強(qiáng)的鑒定隊(duì)伍，文書檔案資料才能得到最客觀公正的鑒定和最安全穩(wěn)妥的、合理有序的保管。

【參考文獻(xiàn)】

[1]吳廣平，向陽.檔案工作實(shí)務(wù)，2013.

[2]孫慧君.對(duì)機(jī)關(guān)檔案鑒定工作的思考[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2014.

[3]戴敬彬.淺析到期檔案的鑒定[J].檔案天地，2014（S1）.

[4]張愛萍.文書檔案價(jià)值鑒定工作中存在的問題及解決辦法[J].山西檔案.2006.

[5]國家檔案局.機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，2006.