新時期如何做好檔案管理工作

晏宇星++王俊

【摘要】檔案管理工作是單位管理工作的重要組成部分。它可以直接影響整個單位的工作效率和工作質(zhì)量，也反映了一個單位管理水平的高低。所以說，做好管理工作有著重要的意義。同時，在信息化不斷深入發(fā)展的當下，做好檔案管理工作更是大勢所趨。本文將從檔案管理工作的重要性入手，談及新時期給檔案管理工作帶來的新要求，另外簡單分析新時期檔案管理工作現(xiàn)存的一些問題，并針對如何解決這些問題提出了一些相應的對策和方法。

【關(guān)鍵詞】新時期；檔案管理；存在問題；解決措施

從大處來說，“今世賴之以知古，后世賴之以知今”，檔案是各個歷史時期的真實紀事，是編撰史書的第一手史料，是文學創(chuàng)作的素材來源，《史記》的編篡離不開大量的歷史檔案；往小處來說，國家的經(jīng)濟建設農(nóng)業(yè)發(fā)展也需要依照大量的檔案記錄，比如氣候變化規(guī)律等，從而制定合理的發(fā)展規(guī)劃；再往小處說，檔案記錄一個單位的歷史變遷，一個人的人生軌跡?？梢姀墓胖两駲n案管理工作與人們的生活息息相關(guān)、密不可分。隨著信息化建設的不斷推進，改革的不斷深入，社會的不斷發(fā)展，檔案管理工作也顯得一日比一日重要。同時新時期也給檔案管理工作提出了相應的新要求。我們應該順應時代的要求，與時俱進，不斷創(chuàng)新，不斷改革，利用互聯(lián)網(wǎng)計算機技術(shù)等新的科學技術(shù)，用開創(chuàng)性思維和方法重新審視檔案管理工作，不斷地完善檔案管理工作，使檔案管理工作更加科學、更加規(guī)范，更能充分發(fā)揮其作用。

一、新時期檔案管理工作存在的問題

目前檔案管理工作不容樂觀，存在著兩個比較大的問題。一是與手工制作的“白紙黑字”的紙質(zhì)檔案相比，新時期的檔案管理工作發(fā)生了質(zhì)的改變，它需要依賴計算機技術(shù)然后制作成電子檔案。但是檔案管理工作要完全實現(xiàn)電子化信息化管理，任重而道遠。目前看來還只在起步期。當前的檔案管理工作大部分仍是以手工管理為主，效率低下，準確度也不高。另外一些單位由于缺乏必要的檔案保管設備，導致檔案損壞遺失的現(xiàn)象頻頻發(fā)生。即使有些單位有檔案管理的設備，但是相關(guān)工作人員因為缺乏操作知識，不能熟練操控，不能有效地發(fā)揮其作用。所以迫切需要新技術(shù)來改善這種現(xiàn)狀。二是現(xiàn)今的檔案管理人員普遍素質(zhì)不高。一方面，他們知識面狹窄，缺少專業(yè)的知識培訓，同時也缺少主動學習新知識的積極性，導致知識脫節(jié)，無法跟上社會發(fā)展的步伐。另一方面，他們眼界狹窄，缺乏經(jīng)驗。只知道終日埋頭于檔案工作中，兩耳不聞窗外事，守著辦公室閉門造車，沒有意識到要走出去多跟別人交流工作心得，多吸取別人的經(jīng)驗教訓，互相學習取長補短。其次，他們傳統(tǒng)的工作理念還沒有完全改變，墨守成規(guī)，更缺乏創(chuàng)新意識，創(chuàng)新能力更是無從談起。所以在這樣的情況下，新時期的檔案管理工作難以找到突破口，更難有好的發(fā)展。

二、如何應對新時期檔案管理工作存在的問題

針對如何解決現(xiàn)今新時期檔案管理工作存在的問題，筆者提四個建議：

第一，要意識到檔案管理工作的重要性。對于領(lǐng)導而言，要把檔案管理工作列入議事日程，加大資金投入力度，改善檔案管理的設備，從而肯定它的價值，為下屬做好表率。對于檔案管理工作人員而言，要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀念，變被動為主動，變消極為積極，快速接納并主動學習新技術(shù)，提高自己的綜合素質(zhì)和綜合能力。同時要積極思考善于發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，并勇于創(chuàng)新，用開拓性的思維去解決這些問題，使檔案管理工作能更好地順應時代發(fā)展趨勢。

第二，要快速實現(xiàn)檔案管理的信息化現(xiàn)代化。首先要改進傳統(tǒng)的工作方法，不能單純依靠人工進行管理工作，要嘗試結(jié)合計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，實現(xiàn)管理方式的現(xiàn)代化和科學化。另外，管理手段上也應該有相應的轉(zhuǎn)變。當下我們倡導法治社會，所以我們要從早期依賴行政手段來約束和規(guī)范檔案工作轉(zhuǎn)變?yōu)椴捎梅墒侄蝸砉芾頇n案事物，從而實現(xiàn)管理手段的現(xiàn)代化。

第三，要培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員。建設一個強大的高效的檔案隊伍，多多吸納一些復合型的技術(shù)人才。檔案管理人員不僅應該有過硬的專業(yè)素質(zhì)，還要有較強的接受和學習新事物的能力，要不斷給自己充電，學習專業(yè)領(lǐng)域以外比如計算機技術(shù)等新的技術(shù)。同時要有敬業(yè)精神，熱愛自己的工作崗位，具有嚴格的保密素質(zhì)，以保證檔案的安全性。此外，還要多組織檔案管理工作者參加培訓會或者是工作心得交流會，號召大家多學習別人的經(jīng)驗，提高自己的能力。

第四，要加強檔案意識。對于檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，要積極展開研究，及時解決。積極完善檔案形成和保存的方法，出現(xiàn)問題及時想辦法解決，確保重要資料的安全性、持久性。

三、結(jié)束語

無論是過去還是現(xiàn)在，檔案管理工作對于不同的領(lǐng)域都有著重大的意義。新時期、新階段實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化勢在必行。這是時代交給各個檔案管理工作者的重任。所以，檔案管理工作者應該順應時代潮流，打破因循守舊的舊觀念，開拓新思想、新觀念。同時要不斷學習新知識，靈活利用信息化技術(shù)，勇于創(chuàng)新善于創(chuàng)新，發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造新的管理方法，提高自身的管理水平。最終實現(xiàn)檔案更好地為單位的發(fā)展而服務，為社會的現(xiàn)代化建設而服務的目的。

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