電子檔案管理與保護(hù)探究

王平

【摘要】信息時(shí)代的革命浪潮席卷世界的每個(gè)角落，檔案管理自然避不開(kāi)這樣的環(huán)境。促使其由傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變，能夠有效地改善之前檔案管理中存在的種種局限和不足，有利于促進(jìn)檔案管理效率的提升。然而剛剛起步的電子檔案在管理和保護(hù)方面尚未健全制度，存在著很多問(wèn)題，本文將對(duì)電子檔案的管理和保護(hù)所面臨的問(wèn)題和解決途徑進(jìn)行探究。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；管理與保護(hù)；現(xiàn)狀問(wèn)題

一、檔案及電子檔案管理的簡(jiǎn)述

電子檔案是指各級(jí)各類單位對(duì)本單位在辦公過(guò)程中由各種電子設(shè)備生成的有保存和利用價(jià)值的聲音、圖像等歸檔的電子文件。電子檔案能夠及時(shí)歸檔，接受方便；能夠較為齊全地進(jìn)行歸檔，但是所利用的存儲(chǔ)空間卻比普通檔案小的多，方便管理；由于電子檔案通過(guò)電子軟件進(jìn)行管理存儲(chǔ)，方便共享；利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能夠釋放檔案工作人員的雙手，釋放壓力，提高效率。

二、電子檔案建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）單位重視程度得不到提高。據(jù)統(tǒng)計(jì)表明，至今仍有些單位沒(méi)有設(shè)置專門的電子檔案管理場(chǎng)所。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此雖然開(kāi)始重視，但是由于資金支持投入不夠，難以滿足信息時(shí)代改進(jìn)電子檔案管理軟件的需要。在日常工作中，員工只能采用通用的檔案管理軟件。這不僅影響了檔案管理工作的工作進(jìn)度和成效，更使得工作人員對(duì)檔案管理工作的熱情下降。由于缺乏一套完善的檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過(guò)程中缺乏規(guī)范化的借鑒，沒(méi)有一個(gè)準(zhǔn)確的指導(dǎo)，只能憑借一腔孤勇向前摸索。

（二）電子檔案管理隊(duì)伍質(zhì)量需隨時(shí)代要求提高。目前，雖然大多數(shù)檔案管理工作人員是科班出身，工作與所學(xué)專業(yè)實(shí)現(xiàn)了專業(yè)對(duì)口，保證了檔案管理工作能夠有序進(jìn)行，但是隨著電子檔案的建立，部分工作人員對(duì)電子檔案的管理和保護(hù)不太熟悉，容易造成檔案管理工作的安全隱患，進(jìn)而導(dǎo)致電子檔案管理工作的效率和成果落后。

（三）新媒體技術(shù)應(yīng)用人才過(guò)少。雖然現(xiàn)如今很多單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，建立了電子檔案。利用電子檔案進(jìn)行歸類管理和儲(chǔ)存，改善了之前檔案管理中存在的種種局限和不足。但是對(duì)電子檔案管理的安全這方面，仍然沒(méi)有一套有效的管理方法。安全保密軟件仍然不夠完善，加之工作人員對(duì)軟件應(yīng)用的熟悉度不高，對(duì)計(jì)算機(jī)殺毒知識(shí)了解較少，一旦計(jì)算機(jī)硬軟件出現(xiàn)無(wú)法預(yù)測(cè)的問(wèn)題，就會(huì)造成電子文書檔案的丟失。這對(duì)單位管理建設(shè)來(lái)說(shuō)，是一個(gè)極大的隱患。

三、電子檔案管理的新對(duì)策

（一）不斷更新自我觀念，加深對(duì)電子檔案的重視。電子檔案管理是新時(shí)期新形勢(shì)下信息技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中的重要應(yīng)用，推動(dòng)了檔案管理實(shí)際工作效率的提升。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案的重視與認(rèn)識(shí)，是檔案管理質(zhì)量提升的前提。各級(jí)各類單位對(duì)檔案管理的重要地位有了初步認(rèn)識(shí)，但是畢竟檔案管理隨著檔案數(shù)據(jù)的龐大而變得復(fù)雜。作為電子檔案管理人員，應(yīng)該充分發(fā)揮其管理職能，有必要向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案對(duì)于單位健康發(fā)展的重要性，從而引起單位領(lǐng)導(dǎo)的高度關(guān)注。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案功能的宣傳，讓大家共同參與、高度重視電子檔案管理與保護(hù)工作，讓檔案管理工作向著規(guī)范化發(fā)展，讓電子檔案管理工作得到長(zhǎng)期健康的發(fā)展，不斷為單位事業(yè)發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（二）協(xié)調(diào)好電子檔案與紙質(zhì)檔案的保存雙套制。目前紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作快速發(fā)展，國(guó)家層面上也進(jìn)一步出臺(tái)了有關(guān)檔案管理和保護(hù)的相關(guān)政策。不難發(fā)現(xiàn)，檔案的紙質(zhì)保存與數(shù)字化保存都是必須存在的。實(shí)際上紙質(zhì)檔案可以長(zhǎng)久的保存，科學(xué)維護(hù)下保存幾百年也不成問(wèn)題，并且現(xiàn)在國(guó)家政府各個(gè)部門并沒(méi)有統(tǒng)一實(shí)行無(wú)紙化辦公，這些直接產(chǎn)生的紙質(zhì)記錄必須要保存的。而電子檔案的建立，則是為了安全備份，便于查詢和未來(lái)的開(kāi)發(fā)利用。在單位的檔案建設(shè)與管理過(guò)程中應(yīng)該協(xié)調(diào)好兩者的關(guān)系，共同促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提高。

（三）完善歸檔制度，規(guī)范化收集檔案。每個(gè)單位的檔案人員都應(yīng)當(dāng)掌握電子檔案的管理和保護(hù)工作，強(qiáng)化檔案管理與保護(hù)意識(shí)，學(xué)習(xí)了解關(guān)于檔案管理與保護(hù)的法律法規(guī)，結(jié)合本單位的具體實(shí)際情況，對(duì)檔案工作的管理與保護(hù)做到具體問(wèn)題具體分析，建立完善的歸檔制度，從源頭上做好檔案的收集工作。對(duì)各部門應(yīng)歸檔的檔案材料要按照相關(guān)規(guī)定保證能按時(shí)、按量、按質(zhì)歸檔，從而確保專職人員對(duì)檔案管理工作的順利進(jìn)行。檔案室也應(yīng)負(fù)起責(zé)任，認(rèn)真保存、接收檔案，確保檔案的完整性。要對(duì)檔案資料做到具體問(wèn)題具體分析。

（四）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)復(fù)合型人才。如今各單位最缺少的就是復(fù)合型的電子檔案管理人才，因此，雙管齊下培養(yǎng)電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，為電子檔案管理部門擁有高精尖的電子檔案管理人員而努力，是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與部門應(yīng)該高度重視的。不僅如此，由于電子檔案工作的特殊性，要求電子檔案管理人員必須擁有高度的責(zé)任心和使命感，以及相當(dāng)高的耐心。因此在培訓(xùn)過(guò)程中，應(yīng)該注意陶冶電子檔案管理人員的情操，培養(yǎng)他們的思想道德素質(zhì)，打造一支德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)管理隊(duì)伍。

四、總結(jié)

新的社會(huì)與科技發(fā)展環(huán)境下，電子檔案的管理與建設(shè)進(jìn)步已經(jīng)成為一種不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，也是時(shí)代發(fā)展的必然要求。電子檔案管理就是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，它不僅能夠進(jìn)一步為單位發(fā)展作出貢獻(xiàn)，更是滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的需求的必要途徑。

【參考資料】

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