論新時期檔案工作中存在的問題以及對策

陳志慧

【摘要】檔案是社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面活動的真實(shí)記錄，是社會各界察往知來的原始憑證，是國家信息資源的重要組成部分。文章指出了目前檔案管理工中存在的現(xiàn)象，并提出了應(yīng)對的想法。

【關(guān)鍵詞】檔案；管理；信息；宣傳

檔案的重要性無須贅述，但由于一些單位對個人檔案的要求不嚴(yán)格或根本沒有，使得人們對檔案的重要性更是觀念淡薄，認(rèn)為檔案有沒有都可以，對自己的工作、生活沒有影響。其實(shí)不然，檔案不僅是我們個人信息的重要記錄，更是與我們生活息息相關(guān)。

一、檔案管理工作不嚴(yán)謹(jǐn)

檔案與國家建設(shè)、城市規(guī)劃、單位管理、個人信息都有著緊密聯(lián)系，如何搜集管理好檔案，顯得尤為重要。就個人信息檔案而言，一些單位內(nèi)部雖然設(shè)有檔案管理室，但由于平時使用頻率低，長期以來，忽略了檔案的存在價值，在檔案管理人員配備上也不做過多的考慮，經(jīng)常更換檔案工作人員，沒有對工作人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，沒有制定相關(guān)的檔案管理制度和細(xì)則，缺乏統(tǒng)一管理，不重視日常工作的記錄，認(rèn)為檔案管理工作只是一種形式，沒有必要花費(fèi)很多人力與物力進(jìn)行管理，使檔案管理工作變得混亂。在對檔案的使用過程中，也存在借閱使用不嚴(yán)格的現(xiàn)象，收集、歸檔工作不主動、不及時，對新調(diào)入檔案或已存入檔案沒有及時梳理、更新、補(bǔ)漏，致使個人檔案信息存在內(nèi)容不全、丟失、管理混亂等問題。

二、檔案管理工作滯后

長期以來，我國對檔案管理工作主要采用的是以檔案實(shí)體管理的模式，很多檔案的管理工作依然以手工進(jìn)行檔案的收集、整編、管理和提供利用，計(jì)算機(jī)的配合使用范圍是有限的、輔助的，這種傳統(tǒng)落后的檔案管理模式已經(jīng)影響了檔案的存儲速度和檔案信息的全面化，在查找利用檔案時并沒有完全改變?nèi)斯げ殚喫俣嚷?、工作量大、效率低的問題。限制了查閱檔案的效率和單位工作的進(jìn)程。

三、做好檔案工作的一些想法

隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案載體呈現(xiàn)出多樣化，促使檔案管理工作不斷提高，否則無法有效地保管好檔案這一不能再生的信息資源，為使檔案信息工作能更好地發(fā)揮作用，為社會、單位、個人提供更優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，有以下幾點(diǎn)建議：

（一）忠于職守，愛崗敬業(yè)。作為一名合格的檔案工作者，首要的任務(wù)是維護(hù)檔案文件的完整性，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，自覺養(yǎng)成良好的職業(yè)保密習(xí)慣，在實(shí)際工作中必須客觀公正地履行自已的專業(yè)職責(zé)，同時，也要努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，系統(tǒng)地、持續(xù)不斷地更新知識，更好地使檔案工作適應(yīng)社會高速發(fā)展的要求。

（二）博學(xué)求進(jìn)，提高素質(zhì)。提高檔案工作者的知識水平、工作能力和專業(yè)水平等方面的基本素質(zhì)，是從事檔案工作的必要條件。因此，檔案管理部門應(yīng)該加大對內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)提升與培訓(xùn)，幫助現(xiàn)有管理人員提升管理技能水平，加強(qiáng)檔案管理工作人員解決實(shí)際問題的能力，拓寬檔案管理人員的視野，轉(zhuǎn)變管理思維與理念，提高管理能力，從而積極主動地學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識，加深理解，以利于更好地適應(yīng)新型管理工作的要求。

檔案內(nèi)容涉及廣泛，這就要求檔案工作者不僅要有專業(yè)業(yè)務(wù)知識，而且還要豐富自身知識的儲備能力，盡可能地提供檔案信息，最大限度地發(fā)揮檔案的社會文化作用和利用價值。

（三）重視檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理信息化已經(jīng)成為了未來的趨勢，因此檔案管理相關(guān)部門及人員應(yīng)該加強(qiáng)對于檔案信息化建設(shè)的重視程度?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)就成為了檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和重要保障。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，既要從整個行業(yè)領(lǐng)域去規(guī)范檔案信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容，同時還應(yīng)該具體到檔案管理信息化的每一個環(huán)節(jié)中。檔案管理人員應(yīng)該圍繞自身檔案管理工作的實(shí)際情況，綜合考慮檔案的數(shù)量、信息化管理的要求等內(nèi)容，努力開發(fā)特色管理功能，體現(xiàn)自身管理的高質(zhì)量、高水平。同時，檔案管理還應(yīng)努力建立統(tǒng)一的、完善的信息化資源體系，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息的全民共享，可以通過建立專業(yè)的檔案管理網(wǎng)站來整合相關(guān)的檔案信息資源，并充分運(yùn)用信息化技術(shù)推進(jìn)相關(guān)工作的順利開展。

（四）科學(xué)規(guī)范化管理。一是在整理檔案時，要充分考慮檔案保管和利用的方便。因此，對于不同種類的檔案、記錄方式、載體材料、機(jī)密程度、保管價值等顯然不同的文件，根據(jù)情況分別整理，恰當(dāng)組合。二是在檔案分類時，要有正確的思想為指導(dǎo)，應(yīng)根據(jù)檔案實(shí)際內(nèi)容和相關(guān)因素，如檔案的屬性特點(diǎn)、檔案數(shù)量狀況及社會利用需要等方面，合理地組織類別體系和設(shè)置類目。三是在開展檔案工作制度建設(shè)時，要依據(jù)相關(guān)檔案法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，以及國家和地方有關(guān)行政規(guī)范性文件的要求，并結(jié)合本單位具體工作實(shí)際情況，既要注重科學(xué)性，又要體現(xiàn)可操作性，要嚴(yán)肅認(rèn)真，實(shí)事求是，切忌空泛，難以落實(shí)。

四、結(jié)束語

隨著時間的推移，檔案利用服務(wù)工作會更加受到重視，檔案的社會作用也日益重要和明顯，借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握未來，預(yù)見未來。檔案工作是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，作為一名檔案工作者任重而道遠(yuǎn)。

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