高校辦公室文字秘書(shū)的“動(dòng)”與“靜”

孫興民++陳凡學(xué)

【摘要】本文從高校辦公室文字秘書(shū)提高寫(xiě)作水平的角度，結(jié)合工作中的具體情景和思考，闡述了文字秘書(shū)必備的“動(dòng)”與“靜”的基本功，提出厚積薄發(fā)、動(dòng)靜相宜的建議。

【關(guān)鍵詞】高校；文字秘書(shū)；調(diào)研；思考

高校辦公室主要工作內(nèi)容是辦文、辦事、辦會(huì)，其中，高質(zhì)量辦文對(duì)于服務(wù)大局、輔助決策作用重大。我國(guó)多數(shù)高校辦公室設(shè)置秘書(shū)科（文秘科），具體負(fù)責(zé)全校性重大決策、重要活動(dòng)材料的起草或（和）公文運(yùn)轉(zhuǎn)工作，具有“智囊團(tuán)”“思想庫(kù)”和“左右手”的職能。文字秘書(shū)要提高工作水平，就要做到既能動(dòng)起來(lái)，又能靜下來(lái)，動(dòng)靜相宜，行成于思。

一、動(dòng)筆記錄，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的思想

辦公室辦文、辦事、辦會(huì)過(guò)程中，工作內(nèi)容通常是瑣碎的，有大有小，但是每項(xiàng)工作都很重要。要養(yǎng)成每天做工作計(jì)劃和小結(jié)的習(xí)慣，防止有所遺漏，或者有所偏頗，特別是對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)工作談話中的重要語(yǔ)句，要盡可能原原本本地記下來(lái)，以備寫(xiě)作時(shí)查閱。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)交代任務(wù)時(shí)不可能講得很細(xì)致、很全面，大都是要點(diǎn)式的，領(lǐng)導(dǎo)工作談話中的重要語(yǔ)句往往是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期思考和實(shí)踐的結(jié)論，有助于文字秘書(shū)理解領(lǐng)導(dǎo)的思想。

文稿動(dòng)筆寫(xiě)作前，要充分理解領(lǐng)導(dǎo)提出的問(wèn)題和觀點(diǎn)，只有把領(lǐng)導(dǎo)的意圖吃透，才能有的放矢搜集材料，這樣寫(xiě)出來(lái)的文稿才是基本成功的。遇到不確定的地方要敢于請(qǐng)示，可以請(qǐng)示辦公室主任，也可以請(qǐng)示交辦的領(lǐng)導(dǎo)。

動(dòng)筆記錄的習(xí)慣非常重要，積沙成塔，集腋成裘，對(duì)于一件具體的文稿如此，對(duì)于長(zhǎng)時(shí)期的寫(xiě)作也如此。

二、動(dòng)身調(diào)研，掌握充實(shí)的素材

調(diào)查研究是文字秘書(shū)做好本職工作的必然要求。蘇軾在《稼說(shuō)送張琥》中說(shuō)：“博觀而約取，厚積而薄發(fā)”，要達(dá)到約取和薄發(fā)的狀態(tài)，充實(shí)的素材是必不可少的。充實(shí)的素材來(lái)源于充分的調(diào)研，沒(méi)有調(diào)查就不熟悉情況，也就沒(méi)有寫(xiě)作的素材。

高校文字秘書(shū)要了解學(xué)校的基本情況，也要熟悉校內(nèi)各部門(mén)重要工作的進(jìn)展，留心師生員工關(guān)心的問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)行業(yè)企業(yè)對(duì)高校的需求，要做一名信息的采集者、加工者和提煉者。隨著教育改革的深入推進(jìn)，智能化教學(xué)、碎片化學(xué)習(xí)、個(gè)性化考核等越來(lái)越普遍，高校會(huì)遇到各種新情況、新問(wèn)題和新矛盾，這些都是高校領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)關(guān)注的領(lǐng)域，需要文字秘書(shū)主動(dòng)開(kāi)展調(diào)查研究，掌握工作主動(dòng)權(quán)。因此，文字秘書(shū)的調(diào)查研究通常是帶著問(wèn)題的，應(yīng)該是高水平的、綜合性的，不是坐在辦公室打一通電話、看一些報(bào)告、上一會(huì)兒網(wǎng)就能解決的，而是要走出辦公室，找機(jī)會(huì)到各院系、各企業(yè)開(kāi)展多渠道、全方位、深層次的調(diào)查研究，收集第一手“活”資料，充分了解情況。

三、靜下來(lái)學(xué)習(xí)，把握發(fā)展動(dòng)態(tài)

此處的“學(xué)習(xí)”主要是指研讀上級(jí)文件、閱讀報(bào)刊簡(jiǎn)報(bào)，及時(shí)把握黨和政府關(guān)于教育及相關(guān)行業(yè)領(lǐng)域的重大部署、政策要求、網(wǎng)絡(luò)輿情等，了解教育進(jìn)展，把握發(fā)展動(dòng)態(tài)。國(guó)家的政策法規(guī)都是文字秘書(shū)擬寫(xiě)公文、講話稿的權(quán)威性依據(jù)。同時(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)各類(lèi)調(diào)查報(bào)告，參加相關(guān)交流會(huì)議，及時(shí)了解和借鑒兄弟院校的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，為寫(xiě)作提供新穎的視角，為文稿寫(xiě)作提供鮮活的素材。

值得注意的是，多數(shù)高校黨委辦公室和校長(zhǎng)辦公室是合署辦公，工作具有很強(qiáng)的政治性和政策性。文字秘書(shū)除了及時(shí)掌握教育教學(xué)的重要進(jìn)展和法律法規(guī)，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)毛澤東思想、中國(guó)特色社會(huì)主義理論，學(xué)習(xí)中共中央和各級(jí)黨委、紀(jì)委的會(huì)議和文件精神，不斷提高政策理論水平，加強(qiáng)思政政治理論修養(yǎng)，在政治上過(guò)硬。要樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)的思想，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，養(yǎng)成廉潔清正的作風(fēng)，寫(xiě)出樸實(shí)干練的文風(fēng)。

四、靜下來(lái)思考，鍛煉思維能力

思考是重要文稿、公文寫(xiě)作必不可少的環(huán)節(jié)，是寫(xiě)作成功與否的關(guān)鍵。經(jīng)過(guò)思考，才能確定一篇公文的主題思想、表達(dá)次序和各部分內(nèi)容之間的承接關(guān)系。同時(shí)，文字秘書(shū)還要思考、構(gòu)思關(guān)系學(xué)校發(fā)展的綜合性材料，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供調(diào)研報(bào)告。這要求高校辦公室文字秘書(shū)具備較好的思維能力。

文字秘書(shū)要養(yǎng)成多思、深思、廣思、反思的習(xí)慣，從宏觀、政策、全局的角度思考，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題。如對(duì)學(xué)校發(fā)展規(guī)劃的思考、對(duì)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的評(píng)價(jià)、對(duì)校內(nèi)深層次矛盾的研判等，都要在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，研究各相關(guān)信息間的關(guān)系與變化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、分析問(wèn)題，透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，提出解決辦法，形成有價(jià)值的文字材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。

寧?kù)o致遠(yuǎn)，深入思考需要靜下來(lái)。靜下來(lái)才能把平時(shí)學(xué)習(xí)和調(diào)研積累的素材進(jìn)行細(xì)致、廣泛地觀察、觀覽和思考，然后取其要領(lǐng)，達(dá)到“博觀而約取，厚積而薄發(fā)”的境界。

五、靜下來(lái)寫(xiě)作，磨練文風(fēng)文筆

請(qǐng)示、調(diào)研、思考，最終要落實(shí)到寫(xiě)，這是體現(xiàn)文字秘書(shū)工作水平的重要方面。寫(xiě)出的文稿、講話稿，講領(lǐng)導(dǎo)想講的話是基本要求，講領(lǐng)導(dǎo)想講又講不出的話是真水平。養(yǎng)兵千日，用兵一時(shí)，要想在每個(gè)關(guān)鍵時(shí)刻拿出真水平，必須要靜下來(lái)，不斷磨練提高。

磨練樸實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈娘L(fēng)，堅(jiān)持在深入教學(xué)科研一線認(rèn)真調(diào)研師生訴求的基礎(chǔ)上，說(shuō)短話、講實(shí)話、說(shuō)老師學(xué)生聽(tīng)得懂的話，發(fā)散思維、升華思想、小中見(jiàn)大，始終做到言之有物、言之有理、言之有情，保證實(shí)踐性和思想性。杜絕“不求有功，但求無(wú)過(guò)”的寫(xiě)作心態(tài)，不說(shuō)正確的廢話、好聽(tīng)的虛話。（下轉(zhuǎn)第21頁(yè)）（上接第6頁(yè)）

磨練流暢洗練的文筆，針對(duì)不同的場(chǎng)合或嚴(yán)肅或活潑，說(shuō)師生語(yǔ)言，更加接地氣。畢業(yè)典禮的講話，宜充滿(mǎn)深情和激勵(lì)；兄弟院校來(lái)訪的講話，宜簡(jiǎn)潔而充滿(mǎn)誠(chéng)意；黨風(fēng)廉政專(zhuān)題會(huì)議的講話，宜嚴(yán)肅且一針見(jiàn)血；總結(jié)性公文宜直接引用大量典型事例，增強(qiáng)文章說(shuō)服力。

磨練典雅大氣的文采，于常規(guī)處尋亮點(diǎn)，于淺顯處見(jiàn)真知，于文字處求新穎，講究句式的整齊美、錯(cuò)落美，詞匯的豐富美、韻律美，描述的意象美、意境美。優(yōu)美的語(yǔ)言更加能夠吸引聽(tīng)者，以文化人，事半功倍。

寫(xiě)作能力是高校辦公室文字秘書(shū)的看家本領(lǐng)，要做到有質(zhì)量、有突破，其實(shí)“功夫在詩(shī)外”，需要在工作之外多讀、多思、多寫(xiě)，厚積薄發(fā)，動(dòng)靜相宜?！皠?dòng)起來(lái)溝通調(diào)研、胸懷全校事，靜下來(lái)縝密思考、妙手著文章”，這應(yīng)是辦公室文字秘書(shū)在文稿寫(xiě)作過(guò)程中“動(dòng)靜相宜”的理想狀態(tài)。

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