如何提高招標(biāo)采購效率

許慶

根據(jù)國電集團(tuán)公司招標(biāo)流程，在招標(biāo)條件具備，招標(biāo)文件完成審查后申報(bào)招標(biāo)計(jì)劃至中標(biāo)通知書發(fā)出，正常招標(biāo)周期為57天，如遇參與家數(shù)不足、開標(biāo)后流標(biāo)等情況，時(shí)間又會相應(yīng)增加。由此看出，招標(biāo)采購所需周期長、程序復(fù)雜，如何在嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)流程規(guī)定的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高采購效率是作為招標(biāo)采購主體的項(xiàng)目公司必須面對的問題。

一、招標(biāo)計(jì)劃上報(bào)中存在的問題及提效措施

國電集團(tuán)公司招標(biāo)采購計(jì)劃由項(xiàng)目公司編制，分子公司審核，報(bào)集團(tuán)公司審定，并下達(dá)月度計(jì)劃，招標(biāo)采購計(jì)劃由項(xiàng)目公司根據(jù)年度招標(biāo)采購在招標(biāo)采購平臺上報(bào)，為上月20日前上報(bào)，下達(dá)時(shí)間為次月中旬，招標(biāo)計(jì)劃有效期為兩個(gè)月，即批準(zhǔn)月份至下個(gè)月月底。

技改項(xiàng)目包括“招標(biāo)技術(shù)文件、招標(biāo)一覽表、審查紀(jì)要”，基建項(xiàng)目招標(biāo)文件包括“招標(biāo)文件、審查紀(jì)要”。招標(biāo)文件由項(xiàng)目公司編制，分子公司業(yè)務(wù)部門審核，完成時(shí)間為招標(biāo)計(jì)劃申報(bào)前。

1.目前存在的問題

（1）招標(biāo)計(jì)劃填報(bào)內(nèi)容不全錯誤導(dǎo)致計(jì)劃被駁回

招標(biāo)計(jì)劃主要內(nèi)容是對項(xiàng)目類別（火電、水電、風(fēng)電等）、項(xiàng)目階段（前期、基建、技改和運(yùn)維）、標(biāo)的內(nèi)容（施工、服務(wù)、物資等）、招標(biāo)范圍、管理機(jī)構(gòu)、商務(wù)技術(shù)要求及評分辦法。該內(nèi)容是依據(jù)集團(tuán)公司投資計(jì)劃批準(zhǔn)文件、集團(tuán)公司招標(biāo)文件范本、國家資質(zhì)管理規(guī)定及集團(tuán)公司招標(biāo)采購項(xiàng)目管理范圍劃分目錄清單、招標(biāo)項(xiàng)目評分方法來填寫。項(xiàng)目類別、階段、內(nèi)容和管理機(jī)構(gòu)填寫錯誤將會導(dǎo)致審批流程部門、評分辦法及代理機(jī)構(gòu)管理部門不同。

（2）招標(biāo)條件不具備，計(jì)劃申報(bào)后無法提供招標(biāo)文件

2016年至2017年4月底，公司申報(bào)招標(biāo)計(jì)劃137項(xiàng)，集團(tuán)批準(zhǔn)137項(xiàng)，完成100項(xiàng)，12項(xiàng)正在執(zhí)行，25項(xiàng)計(jì)劃取消，其中因不具備招標(biāo)條件導(dǎo)致招標(biāo)計(jì)劃失效8項(xiàng)。

（3）招標(biāo)策劃不及時(shí)，臨時(shí)增補(bǔ)計(jì)劃導(dǎo)致招標(biāo)效率不高

因?qū)?xiàng)目年度策劃不夠，項(xiàng)目公司根據(jù)工期臨時(shí)申請招標(biāo)計(jì)劃，由于臨時(shí)招標(biāo)計(jì)劃上報(bào)匆忙，導(dǎo)致招標(biāo)文件中出現(xiàn)瑕疵較多，增大了項(xiàng)目流標(biāo)幾率，導(dǎo)致工作滯后。

（4）招標(biāo)文件中定義不清，導(dǎo)致投標(biāo)單位引起異議

由于招標(biāo)文件中主要條款招標(biāo)人表達(dá)不嚴(yán)謹(jǐn)，定義不清楚，引起投標(biāo)人歧義，對評標(biāo)結(jié)果進(jìn)行質(zhì)疑，就必須停止招標(biāo)工作。

2.提效措施

（1）根據(jù)采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，由于施工區(qū)域不同或者時(shí)間不同，一些單位將一些同類項(xiàng)目拆為數(shù)個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行詢價(jià)，這些項(xiàng)目重復(fù)詢價(jià)，做了大量的無用功。對非招標(biāo)施工服務(wù)類項(xiàng)目結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)、工作內(nèi)容、施工服務(wù)期限等因素，能合并的一定要合并，堅(jiān)決杜絕拆分現(xiàn)象。施工時(shí)間不同和區(qū)域不同可以在詢價(jià)文件中描述清楚后分區(qū)域和時(shí)間施工；

（2）項(xiàng)目公司應(yīng)在每月15日前將下月擬計(jì)劃招標(biāo)項(xiàng)目的招標(biāo)文件提交分子公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門組織進(jìn)行審查并形成審查紀(jì)要，每月15日至20日完成招標(biāo)文件修訂，并根據(jù)審查紀(jì)要，在招標(biāo)系統(tǒng)編制月度招標(biāo)計(jì)劃，提交采購與物資管理部審核。保證項(xiàng)目計(jì)劃填報(bào)準(zhǔn)確，招標(biāo)文件內(nèi)容完善，也能在計(jì)劃下達(dá)后進(jìn)行項(xiàng)目招標(biāo)工作，縮短招標(biāo)周期。

（3）在招標(biāo)文件編制前，要按照項(xiàng)目分級安排專業(yè)人員充分了解市場情況，了解潛在投標(biāo)人的資質(zhì)、業(yè)績情況，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況做好招標(biāo)準(zhǔn)備工作。

二、招標(biāo)文件發(fā)售及評標(biāo)中存在的問題及提效措施

1.管理部門、流程及時(shí)間

招標(biāo)文件由分子公司提交國電誠信公司，誠信公司負(fù)責(zé)掛網(wǎng)、發(fā)售及組織評標(biāo)工作。招標(biāo)文件發(fā)售為7天，開標(biāo)時(shí)間為自招標(biāo)文件發(fā)出之日后20天，評標(biāo)自開標(biāo)后3天。

2.存在的問題

（1）集團(tuán)公司采購與物資部不批準(zhǔn)項(xiàng)目同步。

招標(biāo)平臺內(nèi)信息完善工作未完成，集團(tuán)公司在審核誠信公司提交的同步申請表時(shí)將會駁回，待信息完善后重新批復(fù)。信息完善由項(xiàng)目公司完成。目前平臺仍有大量信息未完成。

（2）流標(biāo)

2017年以來，招標(biāo)項(xiàng)目流標(biāo)率顯著增加，據(jù)誠信公司統(tǒng)計(jì)流標(biāo)率高達(dá)70%，長源公司進(jìn)行了35個(gè)項(xiàng)目招標(biāo)，共計(jì)組織招評標(biāo)57次，流標(biāo)率達(dá)36%。

①招標(biāo)文件購買人數(shù)不夠。2017年37個(gè)項(xiàng)目出現(xiàn)9次。

②到截止招標(biāo)時(shí)間，購買招標(biāo)文件的投標(biāo)人未提交投標(biāo)文件，導(dǎo)致不足三家無法開標(biāo)。2017年37個(gè)項(xiàng)目出現(xiàn)4次。

③由于投標(biāo)人提供招標(biāo)文件不滿足招標(biāo)文件中需求被廢標(biāo)，從而導(dǎo)致項(xiàng)目流標(biāo)。2017年37個(gè)項(xiàng)目出現(xiàn)7次。

3.提效措施

（1）所有招標(biāo)項(xiàng)目，合同簽訂后10個(gè)工作日內(nèi)，所屬企業(yè)將招標(biāo)結(jié)果、定標(biāo)通知及合同文本等資料上傳至招標(biāo)系統(tǒng)，完成招標(biāo)信息閉環(huán)工作，在招標(biāo)系統(tǒng)中按照正常完成、項(xiàng)目終止和轉(zhuǎn)詢價(jià)采購?fù)晟瀑Y料。

（2）積極與誠信公司溝通，一是盡量將招標(biāo)文件發(fā)售期避開節(jié)假日；二是在招標(biāo)文件發(fā)售截止前2日進(jìn)行投標(biāo)單位數(shù)量查詢，若不足3家，將于項(xiàng)目公司溝通，動員潛在投標(biāo)人投標(biāo)；三是對于報(bào)名較少項(xiàng)目，即將到截止日期由誠信公司對未提交投標(biāo)文件單位進(jìn)行提醒；

（3）項(xiàng)目公司派出的評委會主任及招標(biāo)人代表熟悉招投標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)，對于評標(biāo)專家提出的偏離招標(biāo)活動根本目的廢標(biāo)條件認(rèn)真審核，減少流標(biāo)。

總的來說，項(xiàng)目公司作為招標(biāo)采購主體，應(yīng)做好采購前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，特別是招標(biāo)項(xiàng)目的策劃和準(zhǔn)備，應(yīng)對采購結(jié)果負(fù)主要責(zé)任。對于招標(biāo)工程，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)跟蹤，保持和分子公司采購與物資部的緊密聯(lián)系，在招標(biāo)文件發(fā)售、購買情況、開標(biāo)情況等重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，這樣才能從根本上提高招標(biāo)采購的效率。