基于Microsoft Project的高校學(xué)生活動統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

張煥聰

摘 要：高校學(xué)生活動缺少在整個學(xué)校層面對活動進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的方法。Microsoft Project可以發(fā)現(xiàn)和解決活動之間存在的資源沖突，并對學(xué)生活動進度計劃的執(zhí)行進展和變化情況進行跟蹤和監(jiān)控，為高校學(xué)生活動的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)提供了一種可操作性強、可視化程度高的思路和方法。

關(guān)鍵詞：Microsoft Project；學(xué)生活動；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)；甘特圖

為豐富學(xué)生的課余生活，提高學(xué)生的綜合素質(zhì)，高校的學(xué)工部（學(xué)生處）、校（院）團委以及各院系等部門都積極開展和組織各類學(xué)生活動。豐富多彩的文體活動為學(xué)生施展才華，發(fā)展個性提供了一個廣闊的平臺。但由于學(xué)工部（學(xué)生處）、校（院）團委以及各院系是相對獨立地開展和組織學(xué)生活動，缺少在整個學(xué)校層面對活動進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的方法，因此也逐漸突顯出一些問題。

一、高校學(xué)生活動缺少統(tǒng)籌協(xié)調(diào)所導(dǎo)致的問題

本文所指的高校學(xué)生活動，主要是各種需要在特定時間和場地舉辦的學(xué)生活動，如文藝表演、文體競賽、講座培訓(xùn)等。由于這類學(xué)生活動需要占用特定的時間和場地，當學(xué)校各個部門獨自舉辦這些活動而缺少統(tǒng)籌協(xié)調(diào)時，就可能存在人、財、物以及場地等資源沖突的問題，需要在整個校級層面進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。高校學(xué)生活動缺少統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，首先可能造成活動的時間和場地等資源產(chǎn)生沖突的問題。例如筆者所在的高校只有一個室內(nèi)場地有舞臺和燈光，為了使活動有較好的現(xiàn)場效果，學(xué)校不同部門舉辦各類學(xué)生活動，如辯論比賽、合唱比賽、演講比賽、知識競賽等都需要借用這個場地。如果這些活動缺少有效的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，就容易造成不同活動在同一時間段使用場地進行活動彩排或者舉辦活動的沖突問題。其次，學(xué)生活動缺少統(tǒng)籌協(xié)調(diào)可能導(dǎo)致活動過度集中在某個時間段的問題。例如“五四”青年節(jié)和“5·25”大學(xué)生心理健康日都是在5月份，因此與“五四”和心理健康相關(guān)的學(xué)生活動通常會安排在5月份舉辦。而如果沒有事先對5月份的學(xué)生活動進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，活動都集中安排在其中的一到兩周，就會造成該時間段活動過多的問題，甚至?xí)绊懻５慕虒W(xué)秩序。最后，學(xué)校各個部門獨自舉辦活動而缺少統(tǒng)籌協(xié)調(diào)時，由于各個部門不清楚其它部門所舉辦活動的內(nèi)容和主題，因此可能會出現(xiàn)活動雷同和重復(fù)的問題。

二、使用Microsoft Project統(tǒng)籌協(xié)調(diào)高校學(xué)生活動

統(tǒng)籌協(xié)調(diào)某項工作一般的做法是將各個部門所負責的工作任務(wù)匯總在一個表格（工作分解表），然后通過召集各部門有關(guān)人員參加工作協(xié)調(diào)會，以明確和協(xié)調(diào)各部門的任務(wù)分工和工作職責。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)高校的學(xué)生活動也可以參考這種做法，但是由于每個學(xué)生活動是相對獨立的，每個學(xué)生活動的開始和結(jié)束時間以及舉辦場地通常也會有所不相同。因此，以表格的形式難以直觀和及時地發(fā)現(xiàn)不同活動之間可能存在的沖突。為此本文提出了使用Microsoft Project 2010（以下簡稱MS Project）這款項目管理軟件來統(tǒng)籌協(xié)調(diào)高校的學(xué)生活動。

（一）編制高校學(xué)生活動的項目日歷和進度計劃

使用MS Project統(tǒng)籌協(xié)調(diào)高校學(xué)生活動，可以把一個年度或者學(xué)年所有的學(xué)生活動看作是一個“項目”，而每個學(xué)生活動則是整個項目分解出來的“任務(wù)”。使用MS Project統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)生活動，首先要編制項目日歷，即設(shè)置每周哪幾天是工作日和每個工作日的工作時間。對于高校學(xué)生活動的項目日歷，可根據(jù)校歷將節(jié)假日、寒暑假和周六日設(shè)置為非工作日，除此以外每周的周一至周五則設(shè)置為工作日。如果有個別學(xué)生活動安排在周六日或節(jié)假日等非工作日舉行，也可以為這些活動和活動所分配的資源編制單獨的“任務(wù)日歷”和“資源日歷”[1]。而對于每個工作日的工作時間，早中晚三個時間段都有可能舉辦學(xué)生活動，因此可以大致參照學(xué)校早中晚的上下課時間段來設(shè)置項目日歷的工作時間，例如早上8點半到12點，下午2點半到6點，晚上7點半到9點半。

編制了學(xué)生活動的項目日歷以后，接下來需要制定學(xué)生活動的進度計劃，即在MS Project的“甘特圖”視圖中錄入各項學(xué)生活動的名稱、開始和結(jié)束時間，以及設(shè)置活動之間的相關(guān)性。某些學(xué)生活動（如文藝表演類活動）舉辦的時間只是在某天的晚上，但實際上需要提前數(shù)天到活動現(xiàn)場進行彩排和演練?；顒硬逝乓残枰加萌藛T、物品和場地等資源。因此，活動的開始時間從活動彩排時開始計算更有利于科學(xué)合理地統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)生活動。在錄入學(xué)生活動的開始時間和結(jié)束時間后，MS Project會自動計算該項活動的工期，即活動從開始到結(jié)束一共需要多少個工作日。對于活動之間的相關(guān)性[2]，由于大部分學(xué)生活動是相對獨立的，一般不存在某項學(xué)生活動結(jié)束后才能舉辦另外一項活動，或者某幾項學(xué)生活動需要同時開始（或者結(jié)束）這樣的關(guān)系，因此通常不需要設(shè)置活動之間的相關(guān)性。此外，在逐行輸入學(xué)生活動的進度計劃時，需要將同一個部門負責舉辦的活動排列在一起，然后為這些活動增加一個上一級的摘要任務(wù)（可以命名為“某某部門的學(xué)生活動”），以便后續(xù)匯總該部門所舉辦各項學(xué)生活動的總成本。

（二）編制高校學(xué)生活動的資源計劃

學(xué)生活動需要人、財、物以及場地等資源相互配合才能順利舉辦，因此在確定學(xué)生活動的進度計劃后，接下來需要編制學(xué)生活動的資源計劃，即建立和分配各項學(xué)生活動所需要的資源。由于是在整個學(xué)校層面對學(xué)生活動進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，如果在MS Project建立和分配各項學(xué)生活動所有需要的人、財、物以及場地等資源，會過于復(fù)雜和繁瑣，不利于發(fā)現(xiàn)和關(guān)注那些可能存在沖突的資源。因此，僅在MS Project為學(xué)生活動建立和分配那些關(guān)鍵重要的或者容易存在沖突的資源。

在為學(xué)生活動分配所需資源之前，先要在MS Project“資源工作表”視圖中建立各種資源。對于學(xué)生活動中“人”這類資源，一般包括負責該項學(xué)生活動的指導(dǎo)老師和主要的學(xué)生干部（一般為部長或以上級別）等人員，資源類型為工時資源[3]，最大單位為100%。由于老師和學(xué)生干部在籌備和舉辦學(xué)生活動的過程中，一般并不按照工作時間來計算工資，因此不需要設(shè)置工時資源的成本費率。同時資源日歷可以直接使用項目日歷。如某些人員被安排在周六日或節(jié)假日等非工作日舉辦活動，可以為這些人員編制專用的資源日歷。endprint

對于學(xué)生活動中“物”和“場地”這兩類資源，“物”一般指學(xué)生活動中需要向其它部門借用的較為貴重的物品，如燈光、音響、投影儀、攝像機等。這些物品在學(xué)生活動中的作用較為重要，并且由于物品較為貴重，并不是每個部門都具有這些物品，因此需要向其它部門借用。當幾個部門同時需要借用這些物品時，就會產(chǎn)生資源的沖突，需要在MS Project中統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。而活動所需的其它次要和零散物品，由于一般不存在資源沖突，因此不在MS Project中建立和分配。“場地”指學(xué)生活動舉辦的場地，如活動中心、體育館、報告廳、劇場等。一個場地通常不能同時舉辦不同的學(xué)生活動，因此也容易發(fā)生資源沖突。在MS Project建立“物”和“場地”這兩類資源時，同樣設(shè)置資源類型為工時資源，最大單位為100%。由于借用的物品和學(xué)校的場地一般不會按照時間來收費，因此也不需要設(shè)置工時資源的成本費率。對于“物”和“場地”這兩類資源的日歷，由于物品和場地不像人員那樣，在工作日的一天中需要有間歇的休息時間，因此可以根據(jù)物品的可借用時間和場地開放時間，新建專用的資源日歷。

建立了人員、物品和場地這三類資源后，接下來可以在“甘特圖”視圖中的“資源名稱”這一列為各項活動分配這些資源。對于人員這類資源，一般認為每位活動指導(dǎo)老師或?qū)W生干部同時負責的活動數(shù)量不宜超過3個。因此，各項活動在分配人員資源時，需要占用每位人員的“單位”為33.33%（即占用每位人員33.33%的工作時間）。當一位人員同時負責3項活動時，單位就累計達到99.99%（接近100%）。對于物品和場地這兩類資源，由于活動物品和場地不能同時被不同活動使用，因此每項活動都是以100%的單位占用所需的物品和場地資源。

學(xué)生活動除了需要“人”、“物”和“場地”這三類資源，還需要“財”的資源?！柏敗笔侵概e辦活動所需的成本和費用。盡管MS Project能夠根據(jù)各項學(xué)生活動所有資源的成本和費用，自動計算出學(xué)生活動的總成本。但由于在學(xué)校層面統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)生活動時，在MS Project僅為學(xué)生活動建立和分配那些關(guān)鍵重要的或者容易存在沖突的資源，忽略了次要的和零散的資源。因此不能使用MS Project根據(jù)資源成本和費用自動計算活動總成本的功能，而是在“甘特圖”或“任務(wù)工作表”視圖增加“成本”這一列，然后直接將每項活動在策劃方案的預(yù)算金額作為該項活動所需的經(jīng)費輸入到“成本”列。當某個部門所舉辦的各項學(xué)生活動的預(yù)算金額都輸入到“成本”列，MS Project能夠在這些活動上一級的摘要任務(wù)匯總該部門學(xué)生活動的預(yù)算總成本。

（三）發(fā)現(xiàn)和解決活動之間存在的資源沖突

為各項學(xué)生活動建立和分配了“人”、“財”、“物”以及“場地”等資源后，可以通過MS Project發(fā)現(xiàn)活動之間存在的資源沖突，找出過度分配和使用的資源。對于“人”、“物”和“場地”這三類資源，在“資源使用狀況”視圖中，當資源存在過度分配和使用時，資源名稱前面會出現(xiàn)一個感嘆號，并且在資源過度分配和使用的時間段會以紅色字體提示。出現(xiàn)資源過度分配和使用的情況，對于人員資源來說，一般是因為活動指導(dǎo)老師或?qū)W生干部在某些時間段需要同時負責3個以上的活動；對于物品和場地這兩類資源，一般是由于不同活動在某些時間段需要同時使用相同的物品或場地。這些情況都會導(dǎo)致資源使用單位大于100%，從而產(chǎn)生資源過度分配和使用的提示。對于“財”這類資源的沖突，可以通過將本部門實際可支配學(xué)生活動經(jīng)費總額跟MS Project中本部門學(xué)生活動摘要任務(wù)匯總出來的活動預(yù)算總成本進行比較。如果本部門實際可支配活動經(jīng)費總額小于MS Project匯總的活動預(yù)算總成本，說明存在活動經(jīng)費不足的問題，需要對經(jīng)費資源進行調(diào)整。

要解決活動之間人員、物品和場地這三類資源的沖突，首先可以考慮在MS Project的“甘特圖”視圖修改活動的開始和結(jié)束時間，或者以直觀的方式拖動視圖右邊條形圖區(qū)域中學(xué)生活動對應(yīng)的任務(wù)條，從而提前或推遲舉辦某些活動。這樣能減少活動在時間上的重疊，避免活動過于集中在某些時間段，進而消除資源過度分配和使用的情況。其次，對于某些不能提前或推遲舉辦的活動，如“五四”青年節(jié)和“5·25”大學(xué)生心理健康日相關(guān)的活動必須安排在5月份，這時可以考慮用其它資源替換活動中過度分配和使用的資源，也就是將存在資源沖突的活動分配給其它老師或?qū)W生干部負責，或者是更換活動場地。在MS Project的“工作組規(guī)劃器”視圖中，過度分配和使用的資源名稱會以紅色字體顯示，同時會用紅色邊框標記資源具體在哪些時間段存在過度分配和使用的情況。通過將活動對應(yīng)的任務(wù)條拖動到其它資源對應(yīng)的行，就能便捷地實現(xiàn)活動資源的替換和調(diào)配。再次，對于活動之間物品和場地資源的沖突，在分配每項活動所需物品和場地時是以100%的單位使用物品和場地，即活動在舉辦的時間段內(nèi)占用相應(yīng)物品和場地一整天的時間。但實際上大部分活動只在一天時間內(nèi)的半天或數(shù)個小時使用物品和場地。因此，可以提前通過協(xié)調(diào)會的方式，協(xié)商不同活動在一天內(nèi)分別需要在哪些時間段使用相應(yīng)的物品和場地。協(xié)商方案確定后可以在MS Project修改這些活動所占用物品和場地的單位百分比。例如經(jīng)協(xié)商后某兩項活動分別在同一個場地同一天的下午和晚上舉辦。這時可以將這兩項活動對該場地資源的占用單位分別修改為50%，這樣就能消除該場地資源過度分配和使用的提示，實現(xiàn)資源使用率的最大化。此外，還可以考慮將某些主題和內(nèi)容雷同的活動取消，以減少人員、物品和場地資源的使用，解決資源過度分配和使用的問題。

對于活動經(jīng)費資源不足和沖突的問題，可以分別采用開源和節(jié)流兩種解決方法。開源即想辦法增加活動經(jīng)費，如向上級申請增加活動經(jīng)費，或者尋找商家贊助活動等；節(jié)流就是減少某些活動的經(jīng)費支出，特別對于那些預(yù)算金額較大的活動，可以考慮是否能在某些方面節(jié)省支出。對于某些次要的活動也可以考慮取消以騰出經(jīng)費資源。

（四）跟蹤監(jiān)控活動進度計劃的執(zhí)行進展和變化情況endprint

在MS Project完成學(xué)生活動的進度計劃和資源計劃的編制，并且消除和解決活動之間的資源沖突后，各部門便可以開始執(zhí)行計劃和開展活動。在這個過程中可以使用MS Project動態(tài)跟蹤和監(jiān)控學(xué)生活動的進展情況，了解各項學(xué)生活動目前是否按照計劃的進度去執(zhí)行和落實。在MS Project的“甘特圖”視圖中新增“完成百分比”這一列，然后綜合分析和評估當前各項學(xué)生活動的執(zhí)行進度，輸入一個合適的完成百分比。接著在“甘特圖”視圖右邊的條形圖區(qū)域插入“進度線”，進度線的日期可以自主選擇，也可以按照周期性間隔在多個日期插入進度線。在相應(yīng)日期插入進度線后，進度線左偏的地方說明該項學(xué)生活動的完成百分比沒有達到計劃的要求。進度線左偏越明顯的地方，說明落后于計劃的進度越多，需要加快執(zhí)行和落實才能按照計劃進度完成任務(wù)。

在實際工作中，隨著學(xué)生活動進度計劃的推進，一些難以預(yù)見的因素可能會導(dǎo)致活動需要提前或推遲舉辦，這時就要對原來的活動進度計劃和資源計劃進行修改和調(diào)整。通過MS Project可以將修改后的活動進度計劃（不包含資源計劃）跟原來的進度計劃進行對比，了解和掌控修改后的當前計劃跟原計劃的偏差。在MS Project中選擇“設(shè)置比較基準”的功能，可以把當前的進度計劃（原計劃）保存為一個比較基準。切換到“跟蹤甘特圖”視圖后，對于同一個學(xué)生活動在視圖右邊的條形圖區(qū)域會顯示上下兩個任務(wù)條，下面的任務(wù)條代表的是比較基準（原計劃）的該項學(xué)生活動，上面的任務(wù)條代表的是當前計劃的該項學(xué)生活動。當根據(jù)活動提前或推遲舉辦的情況修改原計劃后，上面的活動任務(wù)條會跟下面比較基準（原計劃）的任務(wù)條產(chǎn)生一些差異，從而表明該項活動的進度計劃進行了修改和調(diào)整。而要知道活動的開始、結(jié)束時間和工期具體相差了多少天，可以在“跟蹤甘特圖”視圖左邊增加“比較基準開始時間”、“開始時間差異”、“比較基準完成時間”、“完成時間差異”、“比較基準工期”、“工期差異”這6列。開始時間差異是修改后當前該項活動進度計劃的開始時間減去比較基準（原計劃）開始時間得出的，完成時間差異和工期差異也是如此計算。這樣通過“跟蹤甘特圖”視圖中直觀的圖形任務(wù)條結(jié)合詳細的差異數(shù)據(jù)，能很好地跟蹤和監(jiān)控學(xué)生活動進度計劃的變化情況。

三、結(jié)語

將MS Project這款項目管理軟件應(yīng)用于高校學(xué)生活動的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，可以及時發(fā)現(xiàn)活動之間存在的資源沖突，通過對活動資源進行替換和調(diào)配，解決和消除活動資源過度分配和使用的問題。同時也能對學(xué)生活動進度計劃的執(zhí)行進展和變化情況進行動態(tài)跟蹤和監(jiān)控，為高校學(xué)生活動的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)提供了一種可操作性強、可視化程度高的思路和方法，但仍需要在學(xué)生活動的工作實踐中進一步檢驗和完善。

注釋：

[1]MS Project中有三種日歷：項目日歷、任務(wù)日歷和資源日歷。項目日歷是所有任務(wù)（本文的任務(wù)是指學(xué)生活動）和資源（包括舉辦活動所需的人員、物品和場地等）默認使用的日歷。如果某些學(xué)生活動或者活動資源的日歷與項目日歷不一致，可以為其編制和分配單獨的“任務(wù)日歷”或“資源日歷”。

[2]MS Project中任務(wù)的相關(guān)性分為四種：完成—開始（FS）、開始—開始（SS）、完成—完成（FF）、開始—完成（SF）。如果某些學(xué)生活動存在這種相關(guān)性，可以進行相應(yīng)的設(shè)置。

[3]MS Project中資源分為三類：工時資源、材料資源和成本資源。

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