關(guān)于職院圖書館贈刊管理與有效利用分析

魏玉

摘要： 圖書期刊管理工作中，經(jīng)常會收到一些贈刊，贈刊種類多，時效性強，內(nèi)容新穎，形式多樣、包含大量的信息，其中不乏高質(zhì)量的學術(shù)論述及反映當時社會政治、經(jīng)濟、科技發(fā)展的真實記錄，但許多圖書館沒有把它納入館藏，甚至不予重視，筆者認為圖書館是保存和傳播人類文明成果的社會機構(gòu)，如果不重視贈刊中蘊含的學術(shù)價值，那將是圖書館界的整體失職，所以，圖書館一定要重視贈刊價值，采取措施提高它應(yīng)有效利用率。

關(guān)鍵詞：職院 圖書館 贈刊

G718.5

一、贈刊的管理現(xiàn)狀及原因

隨著雜志品種的增多，近年來我們收到的雜志贈刊品種越來越多，內(nèi)用豐富多彩，設(shè)計美觀新穎，但由于各種原因，各個學校圖書館對贈刊重視程度也不相同，有的圖書館完全忽視它的存在，有的重視不夠，有的甚至感到贈刊讓人頭痛，棄之有點可惜，收藏有很麻煩，有的隨意擺放在書架上，凌亂不堪，讀者查閱不便，造成這種狀況的原因筆者認為有以下幾點：

1、 忽視增刊的學術(shù)價值

由于贈刊品種繁多，板式結(jié)構(gòu)多變、復(fù)雜，加之到刊不到刊時間不確定，有的全部是彩圖，整理收藏很麻煩，這樣很容易造成贈刊只是在做商品廣告，增加娛樂性質(zhì)，沒有什么學術(shù)研究價值，其實，贈刊里面包含著許多用戶所需的信息，文獻信息，知識信息，圖書館發(fā)展動態(tài)等。由于對其學術(shù)價值的忽視，管理缺失混亂甚至不管的現(xiàn)狀。

2、館藏空間的限制

接收大量的贈刊與有限的館藏空間存在矛盾。隨著用戶對文獻的需求，圖書報刊文獻數(shù)量和種類的急劇增長，圖書館館舍日顯狹小，預(yù)留的空間并沒有將贈刊納入計劃。因此贈刊在“棄之可惜，藏之無地”的現(xiàn)實情況下，需要圖書館足夠重視。

3、閱覽管理制度不到位

贈刊與訂購刊在閱覽管理上存在混雜與有序的矛盾，訂購期刊管理已經(jīng)有一完整的管理方案，通過固定的方法（分類或者刊名）進行有序化排列上架，而贈刊因其到刊的不確定性隨意性、報刊閱覽空間有限等問題導(dǎo)致管理麻煩。目前各個圖書館還沒有形成一整套的科學、規(guī)范的管理模式，有的有專架陳列，有的與訂刊擺放正一起，有的根本不管。

4、裝訂復(fù)雜

由于它的不連續(xù)性，整理浪費很多時間，加之規(guī)格不一，所以裝訂技術(shù)要求高，裝訂后上架也很難做到布局合理，擺放整齊，所以給管理帶來一定的難度。

二、贈刊的學術(shù)價值

1、 豐富館藏期刊品種

根據(jù)學校的辦學特色，學科專業(yè)不同接收的期刊也不同涵蓋的專業(yè)也不同，作為職業(yè)技術(shù)學院，多集中于學報、經(jīng)濟、時尚、汽車、家居，旅游、攝影美術(shù)、書法等相關(guān)專業(yè)的贈刊較多，多為圖書館未定期刊，這些贈刊豐富了館藏的不足，豐富了館藏期刊的品種。

2、贈刊自身的學術(shù)資料價值

汽車、建筑，攝影，書法，家居等專業(yè)性贈刊因其圖文并茂，很容易被讀者接受，認可、欣賞，而恰恰相反，訂閱的期刊則容易被讀者忽視，所以贈刊作為訂閱期刊的補充，不但開拓了讀者的視野，還擴充了信息的來源，是興館強校的有力支撐和保障。

3、 減少報刊經(jīng)費支出

近年來，書刊價格不斷提高，學校經(jīng)費緊張。接收贈刊一定程度上可以減少經(jīng)費支出，節(jié)約開支，可以部分補足期刊復(fù)本量，擴充了知識信息。因此，接收贈刊大大補充了館藏報刊品種，激發(fā)讀者的閱讀興趣，還是開源節(jié)流之道。

4、作為零散刊，贈刊中有許多珍貴的試刊號和創(chuàng)刊號，這些刊號是編輯出版部門為擴大出版物影響而主動贈送給圖書館的信息資源，經(jīng)過主辦方精心編輯，包含既有特色又有史料價值的內(nèi)容，如《南風窗》2004年第7期為紀念鄧小平誕辰100周年制作發(fā)行，并贈送給圖書館，2010年，贈送給圖書館《特別關(guān)注》愛人版2014，12月的骨骼動態(tài)，對醫(yī)學類專業(yè)很有啟發(fā)，讀者也可以及時把握骨科治療的方案與措施，此外，國外一些政府、友好人士，社會團體等，為了進行文化交流或表示友好，將本國出版或珍藏的期刊，贈送給國內(nèi)一些相關(guān)的圖書館，如：美國環(huán)境衛(wèi)生科學研究院主辦的《環(huán)境與健康展望》、韓國文化和藝術(shù)》今日印度》等，這些雜志對我們了解異域文化有很好的參考價值。

三、重視贈刊管理

1、制定贈刊管理原則

圖書館根據(jù)讀者根據(jù)自己的系統(tǒng)使用情況，從讀者的實際情況出發(fā)，具體制定本館的入藏與不入藏原則，制定贈閱制度和辦法。對入藏贈刊根據(jù)工作流程收登、排架、借閱、裝訂、保存。在館藏空間允許的情況下，將那些到齊的贈刊并且與讀者，教研工作需要的贈刊裝訂成冊，長期保存和利用。對不適合本館的贈刊轉(zhuǎn)贈其他需要的部門、讀者或者報廢處理。對增刊管理做到制度化，有序化。

2、做好讀者的推薦工作

將贈刊比對中國知網(wǎng)（CNKI）、JSTOR、MUSE 等期刊數(shù)據(jù)庫，查看贈刊在數(shù)據(jù)庫的收錄情況，便于讀者了解更多獲取途徑。根據(jù)贈刊的不同種類，通過館員推薦給需要的讀者群，提高贈刊的認知度。經(jīng)過推薦，讀者通過贈刊獲得更多的知識信息資源。

3、可作為報刊征訂工作的依據(jù)

對于長期受讀者喜愛的、并且具有學術(shù)價值的期刊，試刊、或者創(chuàng)刊，館員就需要詳細了解期刊的特點，及時利用讀者的反饋信息，指導(dǎo)期刊的征訂工作確定征訂策略和管理辦法。

4、確立贈送閱制度

學校應(yīng)立足本校特色，了解讀者的實際需要，把那些適合專業(yè)特色的增刊通過館員贈送給真正需要的讀者群體，從而提高增刊使用價值和認知度，激發(fā)讀者愛讀書的積極性。

5、盡可能采用計算機管理

采用計算機管理，便于數(shù)據(jù)的快速查詢。也便于每年到館情況分析，計算機管理軟件可采用Office中的Accesss Excel，最好是自己設(shè)計一套VFP數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，其功能模塊大致分為：數(shù)據(jù)錄入、修改、查詢、統(tǒng)計和打印，僅僅單機版本就可以了。其中贈刊容易哭數(shù)據(jù)庫的字段，可參照（贈刊著錄辦法）設(shè)置為：登錄號、贈刊名稱、期號、是否典藏等。贈刊編目表的字段設(shè)置：登錄號、贈刊名稱、排架好、郵發(fā)代號、CN號、出版單位名稱、出版社地址、電話號碼、電子信箱、期刊出版周期、來源途徑等、通過自己刊出版周期，通過自行編制的計算機軟件管理，更準確更便捷，給管理上帶來更多的方便。

贈刊作為高校圖書館期刊的重要補充，由于其具有零散，不連續(xù)性的特點及目前圖書館手工管理方式所存在的問題，高校圖書館期刊管理部門應(yīng)在新技術(shù)環(huán)境下，突破傳統(tǒng)管理概念，充分利用數(shù)字技術(shù)帶來的便捷，探索怎樣更科學管理手段利用贈刊，是這部分文獻利用率很低，因此怎樣提高贈刊的利用率，成為圖書館界普遍關(guān)注的問題。

參考文獻

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