企業(yè)檔案信息化探究

黃柳聰

摘要：本文主要圍繞企業(yè)檔案信息化進行研究，通過展示企業(yè)檔案信息化資源建設的成果形式，明確企業(yè)檔案信息化建設的原則，進而確定了企業(yè)檔案信息化資源建設的主要措施，最終引出對檔案信息化建設的幾點思考。

關鍵詞：檔案；信息化；資源建設

當前，信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然選擇，是繼工業(yè)化之后生產(chǎn)力發(fā)展的一個全新階段，它對經(jīng)濟社會的發(fā)展及至整個人類文明產(chǎn)生著巨大影響，在檔案工作中，“信息化”的作用也越來越凸顯，特別是在信息化最活躍的企業(yè)，“檔案信息化”更成為擺在企業(yè)檔案部門面前的一個重要課題。

一、研究背景

企業(yè)檔案信息化建設是企業(yè)信息化的重要組成部分。企業(yè)檔案信息化調(diào)研現(xiàn)狀分析表明，企業(yè)信息化的加速發(fā)展，必然要求企業(yè)檔案信息化。近年來，廣東省企業(yè)信息化和電子商務發(fā)展較快，尤其是大型企業(yè)的信息化，已經(jīng)從簡單的數(shù)據(jù)處理發(fā)展到實現(xiàn)企業(yè)資源計劃信息化，將信息技術(shù)應用到了研制和生成的全過程，有力地推動了信息技術(shù)對傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的改造和提升。

從長遠來看，信息時代下的檔案工作如果不實現(xiàn)信息化，將可能出現(xiàn)“斷檔”現(xiàn)象，進而影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。現(xiàn)代企業(yè)特別是已經(jīng)實現(xiàn)無紙化辦公的企業(yè)，如果不能充分認識到檔案信息化建設的重要性和緊迫性，不僅會使檔案管理與其他各項工作脫節(jié)，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導致文件歸檔不齊全、不完整甚至“斷檔”，給企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展造成無可挽回的損失。

二、企業(yè)檔案信息化資源建設的成果形式

根據(jù)目前企業(yè)檔案信息資源的主要內(nèi)容，企業(yè)檔案信息化資源建設首先應形成以下成果形式：

（一）館（室）藏檔案目錄（包括文件級和案卷級）數(shù)據(jù)庫；

（二）數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫；

（三）照片檔案數(shù)據(jù)庫；

（四）多媒體檔案數(shù)據(jù)庫；

（五）本企業(yè)的發(fā)明、專利檔案數(shù)據(jù)庫；

（六）本企業(yè)的資產(chǎn)、資質(zhì)證照數(shù)據(jù)庫；

（七）根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理需要構(gòu)建的專題知識庫。

上述數(shù)據(jù)庫、知識庫，都屬于對象數(shù)據(jù)庫，是針對企業(yè)檔案資源來建立的，是企業(yè)檔案部門的主要管理對象，也是企業(yè)檔案部門提供服務的資本和財富，因而是企業(yè)檔案信息化資源建設的核心內(nèi)容。

三、企業(yè)檔案信息化建設的原則

企業(yè)檔案信息化建設應堅持以下原則：

（一）整體規(guī)劃，同步建設

企業(yè)要將信息化建設納入企業(yè)信息化建設的整體規(guī)劃和方案，堅持檔案信息化建設與企業(yè)信息化建設同步的原則。企業(yè)檔案部門應加強與企業(yè)信息化建設主管部門的聯(lián)系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接。

（二）善用技術(shù)，注重管理

企業(yè)檔案信息化必須堅持技術(shù)與管理并重的原則。以管理統(tǒng)領信息技術(shù)，以信息技術(shù)促進管理創(chuàng)新。信息技術(shù)應用要服從和服務于企業(yè)管理的需要和企業(yè)信息化建設進程的整體要求。

（三）資源為本，服務為上

檔案資源建設是企業(yè)檔案信息化建設的基礎和核心，應該以“集成管理”為理念，以電子文件歸檔管理為首要任務和重點，以數(shù)字檔案館系統(tǒng)信息化建設為基礎，以網(wǎng)絡信息資源采集為必要補充。開展企業(yè)檔案信息化建設，必須堅持服務為上的原則，開拓服務領域，創(chuàng)新服務機制，提高服務本領。

四、企業(yè)檔案信息化資源建設的主要措施

企業(yè)檔案的來源和存在形式不同，在進行企業(yè)檔案信息化資源建設時，也應采取不同的措施和方法：

（一）電子文件的歸檔與管理

1.明確電子文件管理系統(tǒng)的功能要求。電子文件的真實性、完整性、可靠性等屬性最終還是要依靠電子文件管理軟件來實現(xiàn)。電子文件管理軟件的設計應遵循頂層設計的理念，應具備比較完善的功能要求規(guī)范。

2.實行電子文件與紙質(zhì)文件并存管理。電子文件作為一個新生事物，代表了一種方向和趨勢，但是由于技術(shù)問題及電子文件本身的特性，目前電子文件的法律憑證性還未得到認可、安全及長期保存問題還沒有得到根本性解決，在今后相當一個時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。

（二）數(shù)字檔案館系統(tǒng)信息化建設

數(shù)字檔案館系統(tǒng)項目，是應國家檔案管理工作要求和適應公司十二五信息規(guī)劃的形勢下提出的?！笆濉睍r期，既是企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略機遇期，更是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的黃金發(fā)展期。

數(shù)字檔案館系統(tǒng)信息化建設的總體目標定位為“一個平臺、兩個窗口、三個體系、四個中心”。

一個平臺：一個檔案管理信息化平臺。

兩個窗口：企業(yè)檔案展示窗口、企業(yè)全員服務窗口。

三個核心體系：檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全保管體系。

四個中心：檔案資源管控中心、檔案信息利用中心、檔案安全保管中心、檔案業(yè)務協(xié)作中心。

（三）網(wǎng)絡信息資源的采集

網(wǎng)上信息都是已經(jīng)數(shù)字化的信息，而且包含著豐富的內(nèi)容和知識，特別是與本企業(yè)相同或相關的其他企業(yè)的網(wǎng)上信息，可以通過互聯(lián)網(wǎng)或其他專用網(wǎng)絡進行搜集。為發(fā)揮企業(yè)檔案知識庫的作用，還需要不定期地將互聯(lián)網(wǎng)或其他網(wǎng)絡中零散、無序但對企業(yè)工作具有一定指導意義和參考價值的信息采集下來，如新聞、照片等，并按照統(tǒng)一的標準將信息及其元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到數(shù)據(jù)庫中。由于網(wǎng)絡信息資源內(nèi)容龐雜，真實性、準確性、可靠性難以考證，這就要求企業(yè)檔案部門在采集時要嚴格堅持相關性原則，進行仔細的甄選。尤其要注意的是，由于網(wǎng)上采集到的信息隨意改動的機會比較大，采集時要將信息的版本、元數(shù)據(jù)及其相關的日志文件和背景信息都完整地記錄下來，并且作為信息文件的組成部分一起采集過來。

五、對檔案信息化建設的幾點思考

企業(yè)檔案信息化建設是一個動態(tài)的系統(tǒng)工程，需要各部門和檔案人員樹立一種“大檔案”的觀念，以科學發(fā)展為指導，建立既適應市場經(jīng)濟需要，又適應現(xiàn)代化要求的一體化管理模式。

（一）領導重視是組織保障

企業(yè)領導者檔案管理的信息化意識水平直接決定了是否會進行信息化建設以及信息化的深度和廣度。尤其是主管檔案工作的領導，通過了解檔案工作現(xiàn)狀，明確檔案信息化的建設目標，并為之提供人才、技術(shù)、資金保障，才能推動檔案信息化建設的不斷發(fā)展。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)是關鍵

企業(yè)檔案信息化必須依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。致力于建設一批德才兼?zhèn)?、精干高效、勇于高拓?chuàng)新的檔案人才隊伍，這是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的保證，也是檔案持續(xù)發(fā)展的根基。

（三）建設獨立的數(shù)字資源庫是難點

目前電子文件存儲隨時間的推移，遇到許多問題，檔案信息化建設的重點是數(shù)字檔案資源庫，目前，國內(nèi)大多數(shù)的數(shù)字檔案資源庫都是以紙質(zhì)檔案管理目錄為中心的，少量的電子文件原文，用一個ID隨機碼掛接在目錄上，離開目錄和軟件便找不到電子原文。而完善的數(shù)字檔案館的檔案庫是基于獨立資源集合基礎上的可以幾十年穩(wěn)定不變的獨立實體，通過一定規(guī)范將電子文件分層分包存儲，并有一個像Windows資源管理器那樣的查詢管理視圖，檔案管理員可以脫離軟件系統(tǒng)和目錄進行管理、遷移、保存。

（四）增強保密意識是構(gòu)筑企業(yè)檔案信息化的安全保障

檔案管理人員必須要有保密意識，認真地對檔案信息作出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。同時，在現(xiàn)代信息社會中樹立高度的安全意識，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。

（五）加強檔案信息標準化和規(guī)范化建設，為信息化建設提供必要條件

檔案信息化標準規(guī)范主要包括管理性標準規(guī)范、業(yè)務性標準規(guī)范和技術(shù)性標準規(guī)范。其中，管理性對電子文件檔案信息進行管理的一套規(guī)劃，包括計算機安全法規(guī)與數(shù)字檔案信息資源合法化確認標準等，加強檔案信息標準化和規(guī)范化建設，為信息化建設提供必要條件。

（六）檔案管理創(chuàng)新是必由之路

檔案信息化不僅是技術(shù)上的改變，更重要的是管理觀念、方式和方法，甚至是整個管理模式的變革和創(chuàng)新。要解決檔案信息化建設的各種障礙，關鍵在于管理創(chuàng)新。檔案部門要根據(jù)企業(yè)信息化建設的實際，改革檔案的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定制度，以及安全管理與責任追究等規(guī)章制度，才能適應企業(yè)發(fā)展，開創(chuàng)檔案管理的新局面。

參考文獻：

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[2]湯雷，熊婭，周淑琴，《企業(yè)檔案信息化建設的思考》[J]，《機電兵船檔案》，2012（1期），44-45