現(xiàn)代蘇州文書檔案管理人員素質(zhì)及職能的調(diào)查分析

王晨昱+溫瑜

摘 要： 了解現(xiàn)代蘇州地區(qū)文書檔案管理人員的素質(zhì)水平和職能素養(yǎng)，總結(jié)現(xiàn)代蘇州地區(qū)文書檔案管理人員在素質(zhì)和職能方面的不足和偏差，對蘇州文書檔案管理工作起到一定啟示作用，促進(jìn)蘇州地區(qū)文書檔案管理工作的完善。

關(guān)鍵詞： 蘇州 文書檔案 管理人員 人員素質(zhì)

一、調(diào)查情況

1.調(diào)查人員的素質(zhì)的綜合評述（如圖）

從問卷調(diào)查結(jié)果看，蘇州地區(qū)文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較高，尤其在業(yè)務(wù)能力、對工作環(huán)境的適應(yīng)能力和文字表達(dá)能力方面，綜合水平較高，普遍表現(xiàn)為業(yè)務(wù)水平高，工作中吃苦耐勞、踏實(shí)上進(jìn)。在當(dāng)今蘇州，文書檔案工作越來越受到重視，文書檔案管理人員對城市的建設(shè)發(fā)揮著重要作用。專業(yè)知識較廣、理論水平較高等是突出的優(yōu)勢方面。隨著蘇州地區(qū)檔案管理工作的開展，對檔案管理人員的要求越來越高、越來越全面。檔案館和擁有檔案室的企業(yè)在注重檔案管理人員的實(shí)際業(yè)務(wù)能力的同時(shí)，越來越重視他們的理論水平。與此同時(shí)我們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)?shù)匚臅鴻n案管理人員存在的普遍問題是辦公自動化水平參差不齊，外語運(yùn)用能力普遍不強(qiáng)，社交能力有待提高。相關(guān)從業(yè)人員必須不斷鞏固專業(yè)知識和基礎(chǔ)知識，加強(qiáng)基本理論、基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)與訓(xùn)練，注重培養(yǎng)創(chuàng)新意識與開拓精神，提高自身的領(lǐng)導(dǎo)能力、公關(guān)能力、交際能力、協(xié)調(diào)能力、口頭表達(dá)能力、寫作能力等，使自身的綜合素質(zhì)水平不斷提高，不斷適應(yīng)新環(huán)境和新挑戰(zhàn)，為蘇州地區(qū)的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

2.調(diào)查人員的職能評定（如表）

從上述調(diào)查可以看出，蘇州地區(qū)檔案管理人員的職能水準(zhǔn)總體較好，絕大部分從業(yè)人員能夠充分完成本職工作。檔案管理工作較為規(guī)范，系統(tǒng)管理意識較強(qiáng)，對檔案的保密和安全工作完成優(yōu)良。同時(shí)我們發(fā)現(xiàn)，相關(guān)從業(yè)人員定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案期滿等職能有所欠缺，檔案資料的開發(fā)和利用效率不盡如人意。

二、分析原因

通過本次調(diào)查蘇州地區(qū)文書檔案管理人的素質(zhì)及職能情況，調(diào)查組的成員深受啟發(fā)。從調(diào)查和走訪結(jié)果看，問題主要集中在綜合水平參差不齊、能力有限和職能素養(yǎng)不高這三個(gè)方面，這些問題是局限從業(yè)人員自身提升和影響蘇州地區(qū)文書檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的最大障礙。對此，調(diào)查組做出了如下分析：

1.持續(xù)學(xué)習(xí)意識不足

我國目前檔案管理事業(yè)快速發(fā)展，相關(guān)待業(yè)人數(shù)持續(xù)增長。檔案文化歷史悠久的蘇州地區(qū)也是如此。這種情況下必然產(chǎn)生的結(jié)果就是就業(yè)壓力上升和檔案管理發(fā)展出現(xiàn)滯后現(xiàn)象。改革開放以來，我國科技發(fā)展突飛猛進(jìn)，文化交融日益繁盛，辦公自動化和外語的地位逐漸提升。這些同時(shí)大大影響了檔案管理事業(yè)。新時(shí)期的檔案管理工作必須要求從業(yè)人員具備一定的辦公自動化能力和外語使用能力，這兩個(gè)方面從業(yè)人員都可以通過自主學(xué)習(xí)提高和完善，而在調(diào)查中我們普遍發(fā)現(xiàn)，接受調(diào)查的人員對此沒有較為強(qiáng)烈的意識，這正反映了當(dāng)?shù)匚臅鴻n案管理人員持續(xù)學(xué)習(xí)意識的缺失。

2.“守舊”等思想沒有完全打破

作為一項(xiàng)歷史悠久的工作和事業(yè)，文書檔案管理的具體內(nèi)容從古至今并沒有較大的變化，難免導(dǎo)致檔案管理人員在工作方面因循守舊，與時(shí)俱進(jìn)是當(dāng)今時(shí)代各行各業(yè)必不可少的，不打破陳舊的管理體系和管理思想，對蘇州當(dāng)?shù)匚臅鴻n案管理工作的開展是沒有益處的。相關(guān)從業(yè)人員應(yīng)該“推陳出新”，不斷更新職業(yè)觀念，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。

3.相關(guān)單位的培訓(xùn)系統(tǒng)不夠完善

在本次調(diào)查中，除了調(diào)查從業(yè)人員外，我們對相關(guān)單位的內(nèi)部組成也進(jìn)行了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)這些單位缺少從業(yè)人員職業(yè)培訓(xùn)系統(tǒng)。自主學(xué)習(xí)對文書檔案管理人員是不可或缺的，但是系統(tǒng)的培訓(xùn)無疑更有效率、更加全面。調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)了沒有接受過訓(xùn)練、不具備檔案人員基本知識、對于檔案管理的實(shí)踐技能不熟練，基礎(chǔ)水平不達(dá)標(biāo)，或者掌握的知識技能和檔案管理方式過于陳舊的從業(yè)者。某些單位為了縮減工作成本，對系統(tǒng)培訓(xùn)檔案工作者的要求普遍予以忽視的態(tài)度，這對檔案工作順利有效地進(jìn)行、持續(xù)是沒有益處的。這些現(xiàn)象均不符合蘇州地區(qū)文書檔案管理事業(yè)快速發(fā)展的要求。

三、建議和對策

1.相關(guān)從業(yè)人員提高自身覺悟

文書檔案管理從業(yè)人員為了職場發(fā)展，提高自主學(xué)習(xí)覺悟、養(yǎng)成良好習(xí)慣是必不可少的。只有養(yǎng)成了自主學(xué)習(xí)的習(xí)慣，才能在日新月異、推陳出新的文書檔案管理工作中隨機(jī)應(yīng)變，才能不斷獲取新知識，填補(bǔ)自身知識等方面的漏洞，如學(xué)習(xí)辦公自動化，利用閑暇時(shí)間鍛煉外語運(yùn)用能力等；只有在日常工作方面培養(yǎng)優(yōu)良的習(xí)慣，如定期匯報(bào)檔案規(guī)整等情況、做好工作計(jì)劃、合理分配工作時(shí)間等，才能不斷提高工作效率，使文書檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行。

2.相關(guān)單位設(shè)立一定規(guī)模的培訓(xùn)系統(tǒng)

作為正規(guī)的單位或者企業(yè)，檔案室和檔案管理人員是不可或缺的，在檔案管理工作飛速發(fā)展的今天，相關(guān)單位和企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷跟進(jìn)、不斷變革，了解時(shí)下最新的檔案管理體系，并邀請有關(guān)方面的專家對本單位的檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，這樣才能在蘇州地區(qū)的檔案管理工作中不落后于他人，才能使自身的檔案管理文化不斷發(fā)展、不斷深入。

3.招聘過程中提高對應(yīng)試者的要求

據(jù)調(diào)查，蘇州地區(qū)絕大部分文書檔案管理人員都是通過面試等相似渠道進(jìn)入檔案工作的，招聘過程的嚴(yán)格與否、條件、要求和差異，對相關(guān)單位和企業(yè)日后檔案管理工作產(chǎn)生影響。部分單位和企業(yè)為了減少成本，聘用沒有專業(yè)知識和職能基礎(chǔ)的人員任職檔案管理員，甚至不設(shè)置檔案館、不招聘檔案管理人員，這對檔案管理工作有百害而無一利。為了讓文書檔案管理工作從一開始就有條不紊、漏洞最小化甚至沒有漏洞，相關(guān)單位和企業(yè)有必要在招聘過程中提高對應(yīng)聘者的要求，如進(jìn)行一定程度的理論知識檢驗(yàn)和技術(shù)職能測試等。這樣才能讓文書檔案管理工作專業(yè)化、全面化、系統(tǒng)化，才能有效促進(jìn)蘇州地區(qū)文書檔案管理工作的順利開展。

4.上級政府對“擦邊球”進(jìn)行打擊

根據(jù)我組調(diào)查情況顯示，部分單位和企業(yè)為了減少工作成本，聘用沒有專業(yè)知識儲備和職能技術(shù)基礎(chǔ)的普通應(yīng)試者任職檔案管理員，更有甚者不設(shè)置檔案館、不招聘檔案管理人員，這些對檔案管理工作有百害而無一利。作為一個(gè)文書檔案管理歷史悠久的城市，為了確保當(dāng)?shù)匚臅鴻n案工作的開展不受到潛在威脅和不利影響，上級政府有必要對上述類似行為予以警告和處罰等處理，確保類似行為和現(xiàn)象不再出現(xiàn)，確保當(dāng)?shù)匚臅鴻n案管理工作穩(wěn)定高效發(fā)展。endprint

四、結(jié)語

蘇州地區(qū)自古以來就有文書檔案管理機(jī)構(gòu)及文書檔案管理人員，他們?yōu)楹笫廊肆粝铝苏滟F的歷史資料，貢獻(xiàn)巨大；在當(dāng)今蘇州，文書檔案管理人員對城市建設(shè)仍然發(fā)揮著重要的作用?，F(xiàn)代文書檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)及職能如下：

1.業(yè)務(wù)能力方面

指文書檔案管理人員進(jìn)行工作的知識儲備、技術(shù)水準(zhǔn)和實(shí)踐能力等，是從事文書檔案管理工作的人必須具備的基礎(chǔ)素質(zhì)，也是有效完成文書檔案管理工作的重要第一步。

首先文書檔案管理人員必須具有扎實(shí)的檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，擁有一套屬于自己的完整的綜合性知識體系，在學(xué)術(shù)層面等要有獨(dú)到的見解。其次，文書檔案管理人員應(yīng)該熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策等。熟練掌握了理論知識后，文書檔案管理人員則須將理論與實(shí)踐相互結(jié)合，將理論運(yùn)用到實(shí)踐，在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)、彌補(bǔ)理論知識的缺陷。

2.思想精神方面

我國文書檔案管理人員擁有較高的政治覺悟，時(shí)刻保持高標(biāo)準(zhǔn)的職業(yè)修養(yǎng)是不可或缺的。要求文書檔案管理人員堅(jiān)定正確的社會主義核心價(jià)值觀的政治立場和方向，嚴(yán)守文書檔案機(jī)密；要求文書檔案管理人員忠誠于文書檔案事業(yè)，具備無私奉獻(xiàn)、恪守紀(jì)律等優(yōu)秀的職業(yè)修養(yǎng)?，F(xiàn)代社會背景下更是要求人性化服務(wù)，檔案管理人員須與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)會主動服務(wù)、主動工作，這樣才能準(zhǔn)確而及時(shí)地完成檔案管理整理工作，有效擴(kuò)大檔案的影響力，讓檔案在現(xiàn)實(shí)中發(fā)揮作用。

蘇州地區(qū)歷史源遠(yuǎn)流長、文化底蘊(yùn)豐厚，如今更是一座經(jīng)濟(jì)高度發(fā)達(dá)的現(xiàn)代化都市，其文書檔案管理發(fā)展歷史十分悠久。文書檔案管理作為一項(xiàng)對專業(yè)要求較高的工作，對城市有著重要影響力；文書檔案管理人員的素質(zhì)及職能則決定了相關(guān)工作的效率和質(zhì)量。為了使蘇州地區(qū)文書檔案管理發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)、持續(xù)不斷、穩(wěn)中求進(jìn)，不斷完善和提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)和職能水準(zhǔn)則是重中之重。

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