高職院校招生檔案的保密與應(yīng)用

劉康

摘 要： 高職院校招生檔案是高職院校招生程序的真實(shí)記錄，也是證明學(xué)生錄取結(jié)果及以后查證調(diào)檔的憑據(jù)和證明。盡管高職院校招生檔案的管理和應(yīng)用已經(jīng)普及多年，但是部分院校仍然存在“重視保密，輕視應(yīng)用”或是“重視應(yīng)用，輕視保密”的現(xiàn)象。本文基于此從檔案的保密與應(yīng)用兩個(gè)方面探討了高職院校招生檔案，希望能為其他高職院校在處理招生檔案時(shí)提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞： 高職院校 招生檔案 保密與應(yīng)用

高職院校招生檔案指的是在高職院校進(jìn)行對(duì)外招生工作中所產(chǎn)生的具有存檔價(jià)值的招生計(jì)劃、各種數(shù)值參數(shù)、紙質(zhì)宣傳材料、音像制品、各種文檔的電子版及其他文件匯編等各種招生相關(guān)材料。

1.高職院校招生檔案的保密

1.1招生檔案保管過(guò)程中的保密

在招生檔案的保管過(guò)程中，檔案密級(jí)并不是一成不變的，因此檔案管理人需要根據(jù)招生檔案的具體內(nèi)容、招生開(kāi)展情況及檔案的應(yīng)用程度對(duì)檔案密級(jí)程度進(jìn)行適時(shí)的調(diào)整。根據(jù)我國(guó)《保密法》的規(guī)定，嚴(yán)格貫徹涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)和保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行，根據(jù)招生過(guò)程的實(shí)際需要不斷調(diào)整招生檔案的開(kāi)放利用程度，對(duì)此應(yīng)從以下兩個(gè)方面保障：

1.1.1加強(qiáng)招生檔案存放硬件設(shè)施的完善和設(shè)施維護(hù)。高職院校應(yīng)該根據(jù)為招生部門(mén)設(shè)立專門(mén)的庫(kù)房，專門(mén)保管相關(guān)的招生檔案。與此同時(shí)，出于對(duì)招生檔案的有效保護(hù)和保密，針對(duì)絕密、秘密檔案，必須同非絕密型檔案加以區(qū)別，并分別進(jìn)行保存，還應(yīng)為其設(shè)置專門(mén)的絕密檔案存儲(chǔ)柜，增設(shè)防盜裝置與防盜鎖，切忌將招生檔案庫(kù)房安設(shè)在樓層底層，還應(yīng)注意設(shè)置相應(yīng)的防盜門(mén)、防盜窗等加固措施。招生檔案保管庫(kù)房必須同檔案部門(mén)辦公室分開(kāi)，凡是涉及招生涉密工作的檔案保管庫(kù)房，必須委派專人加以管理，同時(shí)，制定完善的管理制度，對(duì)于無(wú)關(guān)或無(wú)權(quán)限員工，應(yīng)嚴(yán)禁其進(jìn)入庫(kù)房中，通過(guò)硬件設(shè)施完善與維護(hù)，切實(shí)保障招生檔案的嚴(yán)格保密。

1.1.2轉(zhuǎn)變思路，完善制度，為招生檔案保密、保護(hù)工作的開(kāi)展提供保障。一方面，檔案部門(mén)全體員工應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，充分意識(shí)到招生檔案保密工作的重要性，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案保密法律法規(guī)及規(guī)章制度，使招生檔案的保密與管理工作盡快邁入正軌。另一方面，盡快完善、細(xì)化高職院校招生檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，促進(jìn)檔案保密工作的規(guī)范化發(fā)展。應(yīng)結(jié)合高職院校招生實(shí)際狀況，對(duì)不同保密等級(jí)的招生檔案進(jìn)行劃分，并分別設(shè)置不同的管理規(guī)范制度，并嚴(yán)格加以執(zhí)行，使檔案保密、管理工作能夠做到有據(jù)可依、有章可循。

1.2招生檔案應(yīng)用過(guò)程中的保密

在一些高職院校招生檔案的應(yīng)用過(guò)程中，傳統(tǒng)“重藏輕用”的思想十分嚴(yán)重，這同招生檔案應(yīng)用過(guò)程中保密工作的不到位脫不了關(guān)系，招生檔案管理人員擔(dān)心過(guò)于開(kāi)放和應(yīng)用招生檔案，會(huì)導(dǎo)致很多檔案資源信息的泄漏，因而過(guò)于小心謹(jǐn)慎，不注重充分發(fā)揮招生檔案資源應(yīng)有的作用和價(jià)值。為了轉(zhuǎn)變這一現(xiàn)狀，關(guān)鍵在于加強(qiáng)招生檔案應(yīng)用過(guò)程中的保密工作。具體而言，應(yīng)從如下幾個(gè)方面著手：

1.2.1構(gòu)建完善的監(jiān)管機(jī)制。

加強(qiáng)招生檔案，特別是保密等級(jí)較高的招生檔案資源的監(jiān)督與管理，結(jié)合不同用戶的使用目的，采取有針對(duì)性的監(jiān)督與保護(hù)措施。當(dāng)然，還應(yīng)做好相關(guān)規(guī)章制度及法律法規(guī)的宣傳工作，使檔案使用者認(rèn)識(shí)到檔案保密工作的重要性，并做到不損壞、不泄露、不傳播。此外，有關(guān)管理人員應(yīng)對(duì)檔案的使用情況及動(dòng)態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密觀察、監(jiān)督，及時(shí)掌握招生檔案資源的應(yīng)用效果。同時(shí)，還應(yīng)完善登記制度，對(duì)于存在惡心損壞、泄漏、傳播檔案信息的行為及時(shí)加以處理，將損失降至最低。

1.2.2制訂合理的檔案管理方案。

針對(duì)招生檔案保密等級(jí)的差異性，做好不同等級(jí)檔案的應(yīng)用保密工作，避免可能存在的檔案信息擴(kuò)散、泄漏、傳播等問(wèn)題。同時(shí)，制訂完善、合理的檔案管理方案，采取分層次管理等方式，針對(duì)涉密原件盡量不要出借，僅提供查檔服務(wù)；針對(duì)保密級(jí)別的檔案，應(yīng)分別采取盒裝存儲(chǔ)，避免可能引發(fā)的檔案資料混亂等情況。此外，還應(yīng)結(jié)合原件的保密等級(jí)，對(duì)涉密檔案目錄、檔案卡進(jìn)行編制，構(gòu)建相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、存儲(chǔ)處索引牌等，實(shí)現(xiàn)涉密檔案的規(guī)范化、專業(yè)化管理。

1.2.3做好檔案開(kāi)放前的審查工作。審查工作是開(kāi)放招生檔案前的重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地判定招生檔案的控制使用范圍。

指派業(yè)務(wù)骨干根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開(kāi)放期限內(nèi)的招生檔案逐件進(jìn)行重點(diǎn)審查，判定開(kāi)放與控制使用范圍，再由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審查情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)，適時(shí)、適量地開(kāi)放招生涉密檔案。

2.高職院校招生檔案的應(yīng)用

高職院校招生檔案的應(yīng)用主要負(fù)責(zé)服務(wù)高職院校的招生工作，招生檔案不僅能夠?yàn)檎猩ぷ魅藛T提供全面的考生信息，而且能夠極大地提高招生投檔、錄取、志愿更新等招生工作效率。

2.1在招生投檔、錄取工作中的應(yīng)用

在考生第一志愿錄取工作中必須應(yīng)用招生檔案資源，在招生工作開(kāi)始后，高職院校需要開(kāi)啟錄取系統(tǒng)，并登錄到招生頁(yè)面，授權(quán)合法方可進(jìn)行志愿投檔。在此過(guò)程中，高職院校招生人員需要對(duì)考生的投檔單進(jìn)行下載，這樣超過(guò)分?jǐn)?shù)線的考生均會(huì)呈現(xiàn)在投檔單上，便于有關(guān)人員審核，還可將預(yù)錄取意見(jiàn)直接進(jìn)行標(biāo)注，還可結(jié)合招生計(jì)劃，對(duì)考生招生檔案進(jìn)行調(diào)用，避免出現(xiàn)錄取缺口數(shù)，最大限度地落實(shí)高職院校的招生計(jì)劃。在預(yù)錄取條件對(duì)比時(shí)也需要應(yīng)用招生檔案，招生人員通過(guò)檔案明確考生的代號(hào)、報(bào)考專業(yè)名稱、類型、學(xué)制、最高或最低分等情況，實(shí)現(xiàn)多條件綜合對(duì)比，有效確保錄取工作的質(zhì)量。在預(yù)錄取審核過(guò)程中，利用招生檔案顯示信息進(jìn)行第一志愿預(yù)錄取，并進(jìn)行錄取意見(jiàn)上傳，經(jīng)審核完成錄取工作。

2.2在考生志愿更新中的應(yīng)用

對(duì)于需要招收第二、三志愿的考生而言，需要等待其投檔信息更新完畢后，利用考生招生檔案進(jìn)行投檔。此時(shí)招生人員需要對(duì)其投檔單進(jìn)行二次下載和審閱，并開(kāi)展志愿預(yù)錄取工作，待省招辦上傳相應(yīng)的審檔意見(jiàn)之后，給出相應(yīng)的錄取信息。經(jīng)多輪投檔、審閱、預(yù)錄取、核準(zhǔn)，直到錄取結(jié)束，進(jìn)行錄取名單整理、打印。待所有招生工作完畢后，將所錄取名單加以封檔，并做好永久性保存工作，以便為新生入學(xué)、學(xué)籍及教學(xué)管理、畢業(yè)生辦證、就業(yè)分配及派遣等工作提供依據(jù)。

2.3在招生內(nèi)容更改中的應(yīng)用

有些考生面臨專業(yè)調(diào)劑等問(wèn)題，此時(shí)需要應(yīng)用招生檔案資源，由招生人員負(fù)責(zé)對(duì)考生檔案進(jìn)行審閱，對(duì)于滿足錄取條件的學(xué)生進(jìn)行預(yù)錄取，再對(duì)其錄取專業(yè)情況進(jìn)行調(diào)整，此時(shí)涉及檔案內(nèi)容的更改等問(wèn)題，如專業(yè)代號(hào)、名稱、計(jì)劃招生人數(shù)、已錄數(shù)人數(shù)、最高及最低分、平均分等內(nèi)容。招生時(shí)需要將所報(bào)考考生人數(shù)不足的專業(yè)向大專業(yè)方向調(diào)劑，需要對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)整。若需要對(duì)招生計(jì)劃內(nèi)容進(jìn)行修改，則要結(jié)合招生檔案情況進(jìn)行招生計(jì)劃修改、提交、審核。若存在兩個(gè)及以上考生分?jǐn)?shù)相同，則需要查詢招生檔案信息，增設(shè)對(duì)比條件，如總分、各學(xué)科成績(jī)、學(xué)校情況、特征分等，增強(qiáng)錄取條件的可比性，擇優(yōu)錄取。

2.4在招生錄取統(tǒng)計(jì)、分班、教學(xué)安排中的應(yīng)用

在招生工作結(jié)束后需要對(duì)新生人數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分班、組織和安排教學(xué)工作，這需要應(yīng)用招生檔案信息，結(jié)合檔案信息可以迅速統(tǒng)計(jì)不同專業(yè)的人數(shù)，這樣院方可以迅速對(duì)該專業(yè)所需開(kāi)展班級(jí)數(shù)目進(jìn)行確定，并組織教學(xué)、管理各部門(mén)，完成準(zhǔn)備工作，確保學(xué)生教學(xué)工作順利開(kāi)展。此外，結(jié)合招生檔案中招生結(jié)果的統(tǒng)計(jì)和分析，有助于為高職院校下一輪招生專業(yè)情況提供依據(jù)，結(jié)合市場(chǎng)需求，及時(shí)對(duì)專業(yè)、招生計(jì)劃等進(jìn)行調(diào)整，準(zhǔn)確把握好未來(lái)院校的辦學(xué)方向。

3.結(jié)語(yǔ)

高職院校招生檔案的保密和應(yīng)用工作十分煩瑣，不僅屬于一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，而且是一個(gè)具有較強(qiáng)學(xué)科性、專業(yè)性、政治性、保密性的工作。為了切實(shí)搞好高職院校招生檔案的保密、管理與應(yīng)用工作，必須完善招生檔案的保密管理制度，提高管理人員與檔案使用人員的綜合素質(zhì)，不斷創(chuàng)新檔案保密與管理方式，促進(jìn)高職院校招生檔案保密與管理工作的規(guī)范化、專業(yè)化發(fā)展。

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