提高檔案工作中人事檔案管理的途徑分析

關(guān)浩

【摘要】：隨著事業(yè)單位人事改革工作的推進，人事檔案管理事業(yè)在迎來發(fā)展機遇的同時，也同樣面臨著巨大的挑戰(zhàn)。要想使人事檔案管理工作更好地服務于企業(yè)，就不僅要促進管理制度的改革，同樣也應該促進管理觀念的革新，積極探索現(xiàn)代化的管理模式，引進先進的信息技術(shù)并運用于工作當中，以提高檔案管理工作的效率，從而為企業(yè)合理配置人才資源，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展作出應有的貢獻。

【關(guān)鍵詞】：人事檔案管理；檔案工作；途徑

1、關(guān)于人事檔案管理概述

所謂人事檔案，主要是指對一個人的專業(yè)特長、學歷背景、政治面貌以及社會經(jīng)歷等信息的真實而又詳細的記錄。隨著新歷史時期的形成，人們重新對人事檔案管理工作進行了一次科學、合理的定義，其所想要表達的是在人事檔案管理的作用下能夠?qū)崿F(xiàn)資源的有效整合，即是對個人基本情況的真實反映，不僅能夠作為真實的個人資歷記錄來保存，而且還能夠當作是企事業(yè)單位在人才選聘和考核過程中重要的參考依據(jù)。經(jīng)過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，還有諸多的問題存在于現(xiàn)階段的人事檔案管理工作當中，如：在某些企事業(yè)單位中，人事檔案管理工作并沒有得到相關(guān)領導的足夠重視，資金的缺乏，管理人手的不足，都限制了人事檔案管理在企事業(yè)單位中的進一步發(fā)展，缺乏專業(yè)化管理意識和能力，落后的管理方式，難以維持的管理秩序，使得管理工作中的問題不斷顯露了出來，基于此，提高整體的人事檔案管理水平已經(jīng)成為了當前首需解決的問題，只有規(guī)范化管理人事檔案，才能使人事檔案管理的效率和水平不斷提高，進一步強化人事檔案管理已經(jīng)勢在必行。

2、人事檔案管理工作中存在的問題

2.1對人事檔案信息開發(fā)利用不充分，無法體現(xiàn)檔案信息應有的作用

造成這一問題的原因主要有三點：第一，現(xiàn)階段的檔案利用缺乏主動精神，檔案生成后往往會被管理部門束之高閣，只是被動地等待領導或者其他相關(guān)人員來查閱。并且查閱的材料主要是以團材料和工資調(diào)整這兩方面為主，忽視了其他個人資料對于人才開發(fā)的重要性，不利于根據(jù)職員個性特點來合理的配置工作任務。第二，當前人事檔案信息開放程度還較低，只有部分領導才有權(quán)利進行人事檔案查閱，而普通職員則被拒之門外。不僅使得人事檔案失去原本存在的的意義，還導致人事檔案管理工作得不到職工支持，給管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)。第三，查詢效率低是造成人事檔案信息開發(fā)利用程度低的重要原因。

2.2人事檔案材料補充不及時

整理人事檔案是一項細致的技術(shù)性較強的工作，《干部檔案整理工作細則》要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。通過整理使每一個檔案達到“完整、真實、精練、實用”的目的。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提，但有些單位在檔案整理過程中，發(fā)現(xiàn)在這個方面做得非常欠缺。由于歷史問題，部分職工人事檔案中缺失材料明顯，特別是學歷、學位和職稱材料方面材料缺失比較明顯。也有部分職工有外出培訓經(jīng)歷，有獲獎的材料等，但沒有將培訓鑒定表等材料及時歸檔，有些單位檔案雖己立卷成冊，但沒嚴格按要求的格式進行分類處理，給檔案利用、查詢等帶來了諸多不便。

3、改進人事檔案管理工作的建議

3.1全面樹立檔案風險意識機制

意識是第一位的，是行動的指南，良好的意識在工作中往往發(fā)揮不可低估的作用。風險意識是對風險存在的一種警惕、預測與責任，以便隨時做好風險防范，使風險管理具有主動性、前瞻性、規(guī)劃性和預防性。由于人事檔案的特殊性，人事檔案風險與投資、金融等風險所具有的損失性和收益性不同，對于人事檔案而言，任何風險帶來的都將是不可挽回的損失，是純粹風險，因此人事檔案工作人員在工作中要居安思危，瞻前顧后，從全局、全程角度出發(fā)樹立檔人事案風險意識，對于防止風險事故發(fā)生和盡量減少事故損失具有重要的作用。根據(jù)對人事檔案風險管理機制要素的分析，人事檔案風險意識將貫穿于人事檔案信息資源形成過程的每一個環(huán)節(jié)，滲透人事檔案信息資源組成的每一個要素，同時對外在的自然、社會、人為因素所帶來的風險也有所應對。

3.2加強人事檔案收集管理

完善檔案功能，發(fā)揮其應有的作用。我們前文提到，人才的合理開發(fā)利用是促進單位可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵性因素，而人事檔案則是職員信息的載體。因此，要想實現(xiàn)單位的發(fā)展，做好人事檔案管理工作尤為重要。這就要求我們首先一方面要妥善保存原有的職員檔案，另一方面要擴大人事檔案的內(nèi)涵，適當增添一些與職員有關(guān)的醫(yī)療保險、養(yǎng)老保險、住房情況、業(yè)績記錄、日常工作表現(xiàn)等內(nèi)容。從多方面來加強對人事檔案材料的收集，完善職員信息，最大程度地實現(xiàn)檔案收集的完整性與真實性。此外，人事檔案管理還應該根據(jù)單位發(fā)展的實際需求進行功能改革，從而使人事檔案更好地服務于單位發(fā)展，提高檔案使用率，發(fā)揮其應有的功能。

3.3通過完善人事檔案管理設備，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理

要加大人事檔案資金投入，完善人事檔案設備，配齊空調(diào)、去濕機、溫濕度計等基礎設備，保持庫房內(nèi)的溫濕度，每天監(jiān)測并填寫庫房溫濕度記錄。配備鐵質(zhì)檔案柜和檔案夾、裝訂打孔機等保管、整理人事檔案的有關(guān)器械和物品。對于人事檔案的內(nèi)容格式、分類體系以及信息采集按要求統(tǒng)一，要建立電子賬號，實現(xiàn)信息共享。要建設人事檔案數(shù)據(jù)庫，對于人事檔案的信息，可以通過工作人員錄入方式，形成電子文檔，并將重要的材料進行數(shù)字化處理。此外，建設人事檔案信息網(wǎng)絡服務平臺，用于開展人才服務，發(fā)布人才供求信息等。

結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)今社會我們所強調(diào)的是人盡其用，針對不同人的不同特征，安排不同的工作和職位。隨著人力資源在企事業(yè)單位中的地位不斷升高，包含于其中的人事檔案管理也逐漸得到了人們的關(guān)注和重視。從人事檔案管理的重要性這方面內(nèi)容出發(fā)，我們必須進一步對人事檔案管理的水平及管理者的能力進行強化，只有這樣才能夠更加契合于社會可持續(xù)發(fā)展的需求，為企事業(yè)單位在市場激烈競爭中占據(jù)一席之地提供條件。

【參考文獻】：

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