用友U8采購結算探析

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（華東交通大學經(jīng)濟管理學院江西南昌330013）

按照采購業(yè)務操作流程，在采購的存貨驗收入庫填制好采購入庫單，并且取得供應商提供的發(fā)票以后需要進行采購結算。采購結算也稱采購報賬，就是通過把采購入庫單與采購發(fā)票以及需要計入采購成本的采購費用發(fā)票進行匹配，從而確定入庫存貨的采購成本（包括入庫總成本和單位成本）的過程。存貨采購成本是指企業(yè)從外部購入存貨等所實際發(fā)生的全部支出，包括購入材料支付的買價和采購費用，如購入過程中的運輸費、裝卸費、保險費，運輸途中的合理損耗，入庫前的整理挑選費等。其中買價部分通過采購發(fā)票獲得，采購費用通過運費發(fā)票等獲得。

在用友U8軟件中，采購結算操作引起的主要動作就是依據(jù)采購發(fā)票和其他發(fā)票對采購入庫單進行采購單價和總金額的更新，同時形成應付款憑據(jù)傳遞到應付款系統(tǒng)。在企業(yè)實際采購業(yè)務中，由于各種變化導致采購結算成為一種較為復雜的操作，本文試圖通過一個實例來解釋采購結算的原理，并依據(jù)該原理對各種變化進行分析，從而以不變應對萬變，更好地掌握采購結算操作。

一、案例基本信息

企業(yè)一車間依據(jù)生產(chǎn)任務安排，2014年11月1日填制請購單，請購10件明珠女裝（編碼01），如圖1所示。

圖1 采購請購單

采購部門于2014年11月3日填寫采購訂單提交給供應商。如圖2所示。

圖2 采購訂單

供應商于2014年11月5日按訂單發(fā)來存貨，采購部確認到貨單數(shù)量。如圖3所示。

圖3 到貨單

倉庫于2014年11月7日將該批存貨進行入庫驗收，確認采購入庫單數(shù)量。如圖4所示。

圖4 采購入庫單

供應商于2014年11月9日交來發(fā)票，注明存貨單價為100元/件，依據(jù)該發(fā)票和已經(jīng)入庫生成的采購入庫單上存貨數(shù)量的不同匹配情況，需要采取不同的采購結算方法。

二、采購結算的方法

（一）正常業(yè)務，入庫單數(shù)量=發(fā)票數(shù)量，且沒有運費發(fā)票需要分攤。

該種情況需要采購部門先填制采購發(fā)票，如圖5所示。

圖5 采購發(fā)票

然后采用自動結算，依據(jù)“入庫單和發(fā)票”的結算模式，完成采購結算。如下頁圖6所示。

圖6 采購自動結算

系統(tǒng)會自動往采購入庫單中填入結算單價和總價。如圖7所示。

圖7 采購入庫單

（二）正常業(yè)務，入庫單數(shù)量=發(fā)票數(shù)量，且有運費發(fā)票等需要分攤。

該種情況需要采購部門先開具采購發(fā)票 （同上例圖5），以及運費發(fā)票，如圖8所示。

圖8 運費發(fā)票

然后采用手工結算，完成采購結算。如圖9所示。

圖9 手工結算

系統(tǒng)會自動往采購入庫單中填入包括采購發(fā)票和運費在內(nèi)的結算單價和總價。如圖10。

圖10 采購入庫單

（三）損耗業(yè)務。損耗業(yè)務是指采購發(fā)票數(shù)量＞采購入庫單數(shù)量，損耗通常又分為正常損耗和非正常損耗。依上例，如果供應商提供的發(fā)票注明存貨是11件，而已入庫的采購入庫單上注明是10件，損耗1件，這時需要檢查損耗原因，如果是正常損耗，則按如下操作：

發(fā)生損耗時需要采購部門先根據(jù)供應商提供的發(fā)票上的實際數(shù)量開具采購發(fā)票，如圖11所示。

圖11 采購發(fā)票

然后采用手工結算，完成包含損耗的采購結算，在“合理損耗數(shù)量”欄填入1，如圖12所示。

圖12 手工結算

完成結算后，系統(tǒng)會自動往采購入庫單中填入包括合理損耗在內(nèi)的結算單價和總價。如圖13所示。

圖13 采購入庫單

如果是非正常損耗，則按如下操作：

首先開具采購發(fā)票（同圖11）。然后選擇手工結算，在“非合理損耗數(shù)量”欄填入1，“非合理損耗金額”欄填入100，“非合理”損耗類型填入01（需要事先在基礎檔案中準備好），“進項稅額轉(zhuǎn)出金額”欄填入17，如圖14所示。

圖14 手工結算

完成結算后，系統(tǒng)會自動往采購入庫單中填入不包括非合理損耗在內(nèi)的結算單價和總價。如圖15所示。

圖15 采購入庫單

(四)溢余業(yè)務。溢余業(yè)務是指采購發(fā)票數(shù)量＜采購入庫單數(shù)量，此時溢余的存貨將作為贈品處理，從而降低入庫存貨單位成本。

依上例，如果供應商提供的發(fā)票注明存貨是9件，而已入庫的采購入庫單上注明是10件，溢余1件。

首先按發(fā)票填制采購發(fā)票。如圖16所示。

圖16 采購發(fā)票

然后選擇手工結算，在“合理損耗數(shù)量”欄填入-1。如圖17所示。

圖17 手工結算

完成結算后，系統(tǒng)會自動往采購入庫單中填入包括溢余在內(nèi)的結算單價和總價。如圖18所示。

圖18 采購入庫單

三、結語

綜上所述，無論出現(xiàn)何種變化，在掌握采購結算基本原理的基礎上，只需要將采購發(fā)票和其他應該計入成本的費用發(fā)票與采購入庫單合理進行匹配，就能夠正確計算出存貨的采購成本。