Excel函數(shù)學習中的問題及對策

申 曉 改

(石家莊職業(yè)技術學院 管理系，河北 石家莊 050081)

Excel函數(shù)學習中的問題及對策

申 曉 改

(石家莊職業(yè)技術學院 管理系，河北 石家莊 050081)

Excel函數(shù)在使用過程中容易在函數(shù)的選擇、函數(shù)的參數(shù)計算、嵌套函數(shù)結(jié)構(gòu)層次分析方面出現(xiàn)問題，正確選擇和使用Excel函數(shù)應：掌握Excel函數(shù)基本使用方法；掌握關聯(lián)Excel函數(shù)之間的關系；加強學生的自主學習.

Excel函數(shù)；學習；運用

Excel軟件集文字、數(shù)據(jù)、圖形、圖表及其他多媒體對象為一體，具有強大的數(shù)據(jù)管理和分析功能，是目前人們公認功能最強大、技術最先進、使用最方便、最受歡迎的電子表格軟件.函數(shù)是它的精華，用于快速實現(xiàn)數(shù)據(jù)的計算與分析.筆者結(jié)合多年的“計算機應用基礎”課程教學經(jīng)驗，結(jié)合實例闡述Excel函數(shù)學習方法與技巧.

1 Excel函數(shù)的含義及相關術語

1.1 Excel函數(shù)的含義及分類

Excel函數(shù)是一些預定義的公式，使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值并按特定的結(jié)構(gòu)、順序進行計算.Excel函數(shù)共有11類[1]，分別是數(shù)學和三角函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、數(shù)據(jù)庫函數(shù)、日期與時間函數(shù)、工程函數(shù)、財務函數(shù)、信息函數(shù)、邏輯函數(shù)、查詢和引用函數(shù)、文本函數(shù)以及用戶自定義函數(shù).

1.2 Excel函數(shù)的參數(shù)

Excel函數(shù)的參數(shù)分類包括數(shù)字、文本、數(shù)組、邏輯值形式的TRUE或FALSE、“#N/A”的錯誤值或單元格引用.Excel函數(shù)的參數(shù)必須可產(chǎn)生有效的值，另外公式及函數(shù)也可以作為參數(shù).

1.3 Excel函數(shù)的數(shù)組

區(qū)域數(shù)組和常量數(shù)組是Excel函數(shù)的兩類數(shù)組.數(shù)組是用于建立可產(chǎn)生多個結(jié)果或可對存放在行或列中的一組參數(shù)進行運算的單個公式.區(qū)域數(shù)組是一個矩形的單元格區(qū)域，該區(qū)域中的單元格共用一個公式.常量數(shù)組將一組給定的常量用作某個公式中的參數(shù).

1.4 Excel函數(shù)的常量

常量是直接鍵入到單元格或公式中的數(shù)字，既不能是公式，也不是由公式得出的數(shù)值，可以是文本值或者由名稱所代表的數(shù)字及文本值.

2 Excel函數(shù)的學習方法

2.1 Excel函數(shù)的結(jié)構(gòu)

函數(shù)的結(jié)構(gòu)以函數(shù)名稱開始，后面是英文狀態(tài)下的圓括號，括號內(nèi)是參數(shù)，參數(shù)與參數(shù)之間以逗號相隔，即函數(shù)名(參數(shù)1,參數(shù)2,……).不同的函數(shù)所含的參數(shù)數(shù)量不一樣，但至少含一個參數(shù)，參數(shù)的意義也不相同.例如SUM(A1:C3)，表示求A1至C3區(qū)域所有單元格數(shù)據(jù)之和；IF(B1>=60,及格,不及格)，表示如果B1單元格內(nèi)數(shù)據(jù)大于或等于60，則在指定單元格位置顯示“合格”，否則顯示“不合格”.

2.2 Excel函數(shù)的運用

函數(shù)運用通常有兩種方法：一是對熟悉的函數(shù)可在編輯欄中自行輸入；二是按照函數(shù)向?qū)Р襟E進行操作.運用函數(shù)進行計算時，如果是手工自行輸入，則首先要在運用函數(shù)的單元格內(nèi)錄入“=”，然后準確錄入函數(shù)名、圓括號、相關參數(shù)等，錄入時需注意所有符號必須是英文符號，最后點擊“√”確認即可.如果使用函數(shù)向?qū)?，選定運用函數(shù)單元格，錄入“=”后在編輯欄左側(cè)的“插入函數(shù)”中選擇對應函數(shù)名或點擊“fx”選擇對應函數(shù)名，按向?qū)ы樞虿僮骷纯?需注意的是，在選擇函數(shù)參數(shù)時，范圍要選擇準確，按步驟完成即可.如果發(fā)現(xiàn)運用函數(shù)計算結(jié)果有誤，可單擊運用函數(shù)的單元格，在編輯欄內(nèi)進行分析并更改或全部刪除重新引用函數(shù).

例如：在D4單元格內(nèi)顯示A1至C3區(qū)域內(nèi)所有數(shù)據(jù)之和.

方法一：選定D4單元格，手動錄入“=SUM(A1:C3)”，點擊“√”或回車即可.如圖1所示.

圖1 手動輸入函數(shù)截圖展示

方法二：選定D4單元格，錄入“=”，點擊編輯欄左側(cè)插入函數(shù)中的“SUM”函數(shù)或直接點擊“fx”選擇SUM函數(shù)(如圖2)，出現(xiàn)SUM函數(shù)參數(shù)選項框(如圖3).根據(jù)選項框下方對應參數(shù)的輸入說明，點擊“拾取”按鈕選擇有效區(qū)域A1：C3，再點“拾取”按鈕返回函數(shù)參數(shù)界面，“計算結(jié)果”(見圖4)顯示在下方，點擊確定完成此函數(shù)的運用(見圖4).

圖2 選擇函數(shù)截圖展示

圖3 函數(shù)參數(shù)選項截圖展示

圖4 函數(shù)參數(shù)選擇截圖展示

3 Excel函數(shù)學習中易出現(xiàn)的問題

3.1 Excel函數(shù)的選擇

Excel函數(shù)中有許多應用是非常類似的，只是使用過程中有微小差別.比如MID函數(shù)和MIDB函數(shù)，兩個函數(shù)均是指從一段內(nèi)容中提取指定長度的部分內(nèi)容，但MID函數(shù)指從文本字符串中指定的起始位置起返回指定長度的字符，而MIDB函數(shù)指自文字的指定起始位置開始提取指定長度的字符串，與雙字節(jié)字符集一起使用.

計算基于給定樣本的標準偏差相關的函數(shù)有STDEV、STDEV.P、STDEV.S、STDEVA、SDTEVP、SDTEVPA等，這些函數(shù)的功能基本類似，主要區(qū)別一是看結(jié)果需要估算還是精準，二是計算標準偏差時邏輯值及文本是不是被忽略.STDEV估算基于給定樣本的標準偏差(忽略樣本中的邏輯值及文本)，STDEV.P計算基于給定的樣本總體的標準偏差(忽略邏輯值及文本)，STDEV.S估算基于給定樣本的標準偏差(忽略樣本中的邏輯值及文本)，STDEVA估算基于給定樣本(包括邏輯值和字符串)的標準偏差，SDTEVP計算基于給定的樣本總體的標準偏差(忽略邏輯值及文本)，SDTEVPA計算樣本(包括邏輯值和字符串)總體的標準偏差，因此在函數(shù)的運用中需要學生準確分辨和選擇.

3.2 Excel函數(shù)的參數(shù)計算

在使用MID函數(shù)和MIDB函數(shù)時，函數(shù)參數(shù)均為Text、Start_num、Num_bytes.MID函數(shù)中參數(shù)Text指準備從中提取字符串的文本字符串，MIDB函數(shù)中參數(shù)Text指需要從中提取部分字符串的文本.Start_num指準備提取的第一個字符的位置.Num_bytes指所要提取的字符串長度.例如，在單元格A1中內(nèi)容為“我們的學生”，要求使用函數(shù)提取A1內(nèi)容中的“們的”，如果使用MID函數(shù)，則參數(shù)Start_num錄入“2”，參數(shù)Num_bytes錄入“2”(如圖5).如果使用MIDB函數(shù)，則參數(shù)Start_num錄入“3”，參數(shù)Num_bytes錄入“4”(如圖6).因為使用MID函數(shù)時，認為“我們的學生”是字符串，每個字占一個字符，因此提取的第一個字符“2”為“們”，長度為“2”，則結(jié)果為“們的”.使用MIDB函數(shù)時，“我們的學生”中認為每一個字是漢字，占兩個字符，提取的第一個字符只能是單數(shù)，為“3”，長度為“4”，因為“們”和“的”各占兩個字符，因此結(jié)果才能顯示為“們的”.

圖5 MID函數(shù)參數(shù)的使用截圖展示

3.3 嵌套函數(shù)結(jié)構(gòu)層次

嵌套函數(shù)主要是指函數(shù)當中的參數(shù)也用函數(shù)表示，而且可以多層嵌套，不管嵌套多少層，基本的結(jié)構(gòu)組成不變.嵌套函數(shù)運用時層次結(jié)構(gòu)要清晰，避免出現(xiàn)錯誤.如IF(B1>=90,“優(yōu)秀”,IF(B1>=70,“良好”,“合格”))，此函數(shù)表示在B1單元格中的數(shù)據(jù)如果大于或等于90，則顯示“優(yōu)秀”；如果小于90且大于等于70則顯示“良好”；小于70則顯示“合格”.這是典型的IF函數(shù)嵌套IF函數(shù)，根據(jù)IF函數(shù)參數(shù)運用，如果滿足條件，顯示一項結(jié)果，否則顯示另一項結(jié)果.在此例中，滿足大于或等于90顯示“優(yōu)秀”，不滿足此條件時又需要判斷是不是大于等于70，因此里面IF函數(shù)隱藏的條件是小于90，在此條件下判斷是否大于等于70，IF(B1>=70,“良好”,“合格”)作為了外面IF函數(shù)的第三個參數(shù).分析結(jié)構(gòu)層次時，參數(shù)是包含在括號里面的，上面實例中第一個IF后面的左括號與最外層的右括號對應，第二個IF后面的左括號與倒數(shù)第二個右括號對應，參數(shù)之間用逗號隔開，結(jié)構(gòu)分析清楚后才能正確使用.

圖6 MIDB函數(shù)參數(shù)的使用情況截圖展示

4 Excel函數(shù)的學習對策

(1)掌握Excel函數(shù)基本使用方法

Excel函數(shù)的基本學習方法比較簡單，通過對常用函數(shù)如求和函數(shù)SUM、取系列數(shù)中最大值函數(shù)MAX、取系列數(shù)中最小值函數(shù)MIN等基本函數(shù)的運用，掌握函數(shù)結(jié)構(gòu)組成、參數(shù)設置等方法，才能理解并熟練掌握函數(shù)的基本使用技巧.

(2)掌握關聯(lián)Excel函數(shù)之間的關系

Excel函數(shù)中許多函數(shù)是由常用函數(shù)關聯(lián)而來的，如SUM函數(shù)是求和函數(shù)，IF函數(shù)是條件函數(shù)，SUMIF函數(shù)指對滿足條件的單元格求和，COUNT函數(shù)是統(tǒng)計單元格個數(shù)函數(shù)，IF函數(shù)是條件函數(shù)，COUNTIF是計算某個區(qū)域中滿足給定條件的單元格數(shù)目.掌握基本Excel函數(shù)后，再拓展掌握關聯(lián)Excel函數(shù)的含義及使用方法.

(3)加強學生自主學習

互聯(lián)網(wǎng)時代給人們生活帶來了極大的便利，對于高職院校學生而言，借助互聯(lián)網(wǎng)進行自主學習是必然的趨勢.在Excel函數(shù)使用過程中，遇到問題可借助于網(wǎng)絡明確函數(shù)的使用要求，選擇正確的功能函數(shù)，分析參數(shù)設置，達到正確使用函數(shù)的目的.

Excel函數(shù)的應用為數(shù)據(jù)處理工作提供了方便，不但減少了繁瑣的數(shù)據(jù)計算，而且為各行各業(yè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、整理提供了參考，是各行業(yè)工作人員必備的操作技能[2].高職院校學生掌握Excel函數(shù)的基本操作技能必將為將來走上工作崗位奠定良好的基礎.

[1] 張秋林.Excel函數(shù)學習使用技巧研究[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊，2016(5)：86-87.

[2] 李星月.淺析幾種常用的Excel函數(shù)在賬務管理中的應用[J].中國管理信息化，2013(7)：16-17.

責任編輯：吳瑞紅

Study and application of functions of EXCEL

SHEN Xiao-gai

(Department of Management, Shijiazhuang University of Applied Technology, Shijiazhuang, Hebei 050081, China)

This paper explains the EXCEL functions and parameters, arrays and constant. Choice of function, calculation of functional parameters and the level analyses of nested functions may appear. So the right usage and choice of EXCEL function should be initiated from the basic way of usage, understanding the relationships between EXCEL functions and improving students’ abilities of self-study.

EXCEL function; study; application

2017-03-20

申曉改(1980-)，女，河北藁城人，石家莊職業(yè)技術學院講師.

1009-4873(2017)04-0077-03

TP393.13

A