檔案管理工作的現(xiàn)狀與創(chuàng)新研究

李存

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的激烈，企業(yè)對(duì)于檔案工作越來(lái)越重視，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供了重要的基礎(chǔ)。在企業(yè)不斷發(fā)展的過(guò)程中，會(huì)不斷的涌現(xiàn)新技術(shù)和新理念，所以檔案工作也要及時(shí)的創(chuàng)新，跟上時(shí)代的步伐，為企業(yè)的發(fā)展提供更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；檔案工作

1檔案管理工作的現(xiàn)狀

近年來(lái)，隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，檔案的數(shù)量和種類不斷增加。檔案管理工作存在以下問(wèn)題：

1.1在意識(shí)上缺乏對(duì)檔案管理的重視

盡管做好檔案管理對(duì)很多企業(yè)工作的開(kāi)張有很大幫助，能夠更多的吸納人才，提高工作效率，但是落實(shí)到具體工作上往往沒(méi)有那么容易，很多企業(yè)的很多工作人員并不重視這項(xiàng)工作，因?yàn)樗粫?huì)在短時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造利潤(rùn)，所以檔案的管理工作很容易得到工作人員的忽略，加上領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作也很少督促，對(duì)檔案的管理工作重視度不夠。

1.2檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)低下

對(duì)于檔案管理而言，工作人員的素質(zhì)高低將直接影響檔案管理的質(zhì)量。目前，很多企業(yè)的檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)都不高，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，在日常工作的過(guò)程中，很多工作人員沒(méi)有嚴(yán)格要求自己。例如，當(dāng)沒(méi)有按時(shí)完成工作，或者是在管理上出現(xiàn)漏洞時(shí)，沒(méi)有在第一時(shí)間想著如何去彌補(bǔ)，而是想著如何推脫責(zé)任，從而不利于正常開(kāi)展檔案管理工作。第二，工作人員并不了解相關(guān)前沿技術(shù)。例如，很多工作人員并不知道云計(jì)算、云存儲(chǔ)等技術(shù)，即使有機(jī)會(huì)去學(xué)習(xí)，大部分人還會(huì)選擇不學(xué)，導(dǎo)致在工作時(shí)還停留在舊觀念上。第三，工作人員缺乏團(tuán)隊(duì)意識(shí)，只關(guān)注個(gè)人的得失，而很少關(guān)注團(tuán)隊(duì)的整體利益，從而會(huì)影響檔案管理的全局部署。

1.3涉及檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的十分不完善

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的信息量逐漸增大，這些檔案所需要的設(shè)施也要逐漸提高，現(xiàn)實(shí)情況是檔案館藏地的建設(shè)速度跟不上檔案信息的發(fā)展速度，這樣就出現(xiàn)了矛盾的情況，而且現(xiàn)有的檔案館藏地也出現(xiàn)了老化、設(shè)備落后等問(wèn)題，基礎(chǔ)設(shè)施缺乏和落后給檔案管理工作帶來(lái)了極大的不便。

1.4信息化水平太低

隨著時(shí)代以及多媒體信息技術(shù)的發(fā)展，檔案載體發(fā)生了日新月異的變化，逐漸由以前負(fù)責(zé)檔案管理工作的工作人員素質(zhì)不高的紙質(zhì)載體朝向電子、紙質(zhì)共存的局面轉(zhuǎn)化，一些企業(yè)在信息化方面的工作仍然不到位，沒(méi)有引進(jìn)必需的現(xiàn)代化的管理軟件，檢索的手段依然依靠的是手工，而且檔案的利用率也每況愈下，這種現(xiàn)狀嚴(yán)重阻礙了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

1.5檔案管理制度不健全

近幾年，雖然高校花下不少力氣，制定了一些檔案管理制度，但是從高校檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價(jià)值；二是因保管制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生；三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。這些都極大地影響了對(duì)檔案的研究和利用。

2檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策

2.1優(yōu)化檔案管理機(jī)制

從客觀的角度進(jìn)行分析，為了促進(jìn)檔案管理工作正常開(kāi)展，擺脫固有框架的束縛，企業(yè)一定要優(yōu)化檔案管理機(jī)制。與此同時(shí)，管理機(jī)制的落實(shí)必須具有較高的權(quán)威性，即便是對(duì)上層領(lǐng)導(dǎo)者，依然能夠達(dá)到一視同仁的效果，這樣才能夠確保檔案管理工作的質(zhì)量。第一，構(gòu)建完善的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，優(yōu)化聘任合同制度，采取公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗的原則。第二，企業(yè)需要優(yōu)化已有的檔案管理機(jī)制，建立客觀、合理、規(guī)范化的檔案管理機(jī)制，完善檔案管理工作，在此基礎(chǔ)上，要對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)、利用給予重視。第三，作為檔案管理工作的核心，檔案管理人員要意識(shí)到本職工作的重要性，積極做好本職工作，不斷探索新的工作方法。第四，建立完善的檔案管理人員工作評(píng)估機(jī)制，進(jìn)行客觀、科學(xué)的考核，以調(diào)動(dòng)員工的積極性，更好地投入工作中去。

2.2思想觀念的創(chuàng)新

觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過(guò)程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強(qiáng)化兩種種意識(shí)。一是要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識(shí)。檔案是一個(gè)龐大的信息庫(kù)，但一般情況下各種信息是比較零散地儲(chǔ)存在眾多的單體檔案中的，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來(lái)，才能更好的發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價(jià)值。因此，把檔案內(nèi)容通過(guò)加工整理變成更直接、更適應(yīng)需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責(zé)。二是要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案使用的效率意識(shí)。我們應(yīng)當(dāng)意識(shí)到，收集和整理檔案的最終目的是利用檔案。怎樣更加有效地利用檔案，使檔案在利用和管理過(guò)程中的效率更高，是我們必須高度重視的一個(gè)問(wèn)題。所以，必須改變過(guò)去檔案工作無(wú)所作為的思想，強(qiáng)化檔案管理的效率意識(shí)，從而充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

2.3提高管理人員素質(zhì)

高校檔案工作的發(fā)展和變化對(duì)檔案管理工作者提出了新的要求，一般的業(yè)務(wù)技能已經(jīng)不能適應(yīng)工作的需要。新時(shí)期的檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)際能力，還需要樹(shù)立檔案管理信息化意識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。建立一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，組織檔案管理人員系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識(shí)，要求其熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。鼓勵(lì)大家樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，逐步提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，使檔案管理人員有很強(qiáng)的責(zé)任感與事業(yè)心，做到愛(ài)崗敬業(yè)，堅(jiān)持原則。

2.4定期開(kāi)展檔案核查

與一般工作有所不同，檔案管理工作在實(shí)施的過(guò)程中，如果出現(xiàn)了任何差錯(cuò)，會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展、地方建設(shè)、社會(huì)和諧等，產(chǎn)生很大的影響。筆者建議在今后的檔案管理工作中，需要定期開(kāi)展檔案核查。首先，劃分檔案的數(shù)量、類別、內(nèi)容、保密程度，階段性地對(duì)檔案進(jìn)行核查處理，如果發(fā)現(xiàn)任何問(wèn)題要及時(shí)進(jìn)行處理。其次，在檔案核查過(guò)程中，檔案管理人員要嚴(yán)格進(jìn)行正確的的操作，減少錯(cuò)誤的舉動(dòng)。最后，檔案核查工作在實(shí)施過(guò)程中，相關(guān)人員不要放過(guò)任何細(xì)節(jié)。

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（作者單位：保定市建筑設(shè)計(jì)院有限公司）