人力資源和社會保障部門檔案管理工作的實踐與認識

張玲玲

摘 要：人力資源和社會保障部門的檔案管理對社會穩(wěn)定和個人利益而言，都具有重要的現(xiàn)實意義。就國家的角度上而言，進行檔案管理不僅能夠保證對社會全方位的管理，保證社會的穩(wěn)定，更能夠促使社會服務的落實。

關鍵詞：新形勢；人力資源；社會保障；檔案管理

檔案管理是能夠影響到廣大人民的切身利益和社會穩(wěn)定和諧的重要環(huán)節(jié)之一，人力資源和社會保障部門的檔案管理更是相當于我國公民的法律身份證明，這一類的檔案的管理具有重要的現(xiàn)實意義。它不僅需要管理文字和圖像，有時也會管理聲音資料，從搜集整理到編目檢索各環(huán)節(jié)都需要嚴格的管理，同時也有為國家的社會管理提供資料的功能，因此檔案的檢索和統(tǒng)計也是一項重要的工作。為此，不斷優(yōu)化檔案管理的方式方法，從而更好的為廣大公民提供社會服務，進而維持社會平穩(wěn)運行。

一、傳統(tǒng)人力資源和社會保障部門的檔案管理方法

（一）計件處理的方法

傳統(tǒng)的人力資源和社會保障部門的檔案管理方法，主要分為計件處理和按卷處理兩種。計件處理顧名思義，就是按“件”為單位進行管理的方式?，F(xiàn)階段的檔案管理普遍采取了計算機的管理方式，但檔案涵蓋了全社會的公民檔案，“件”的數量極為龐大，無論是整理、調用還是歸類都是異常繁瑣的，工作量極為龐大。而按“件”來計算，也非常容易出現(xiàn)錯誤，進行交接工作時，排架太長所導致的檔案散落和遺失，更是極大地增加了管理的工作量。

（二）按卷處理的方法

另一種方法是按“卷”進行處理，是我國比較傳統(tǒng)且應用范圍更廣的管理方式之一。它能夠將具有相關性的一部分文件整理成一個“卷”，按卷進行管理能夠在一定程度上減少管理工作量，但組卷的過程本身就比較繁瑣，而由于每個人的組卷標準不同，編輯的名目和命名方式不同，導致不同管理人員整理的卷宗也有較大差別。立卷的內容本身存在不確定的問題，而手工裝訂的工作量巨大，調查時會不可避免地看到卷宗中其他的內容，保密性不足也不便于攜帶，因此也很難取得良好的效果。

二、傳統(tǒng)檔案管理方法中存在的問題

（一）對社會保障檔案關注不足

在傳統(tǒng)的檔案管理中，存在一個比較明顯的問題，就是對社會保險方面的檔案關注度有所不足。人力資源和社會保障部門的檔案管理中，不僅包括了地區(qū)的工作、醫(yī)療、社會保險等方面的檔案，也包括了人口流動、求學等多方面的內容，而且在很大程度上，檔案的管理無法完全信息化，對紙質檔案的管理仍然是不可能完全摒棄的重要管理環(huán)節(jié)。這就導致了在管理的過程中，檔案的歸檔問題比較嚴峻，尤其是在某些經濟欠發(fā)達的地區(qū)，檔案的保管工作往往存在一定的問題。包括社會保險在內的某些類型的檔案，有時會發(fā)生丟失甚至損壞的現(xiàn)象，導致檔案的服務質量存在問題。

（二）對檔案管理機制完善不足

人力資源和社會保障部門的檔案管理在很大程度上管理的屬于求職和社會保障等方面的內容。而社會保險方面的檔案數量眾多，在管理方面，往往根據檔案的性質和類別，歸屬不同的部門進行分類的管理。這種管理方式確實能夠在一定程度上確保管理的秩序性，但不同部門之間的溝通卻存在一定的問題。一個人的不同類型的檔案，如求學和工作的檔案就會分屬不同的工作人員進行管理，在交流溝通存在問題的前提下，就直接導致檔案的完整性受到了影響。這一問題從根本上來說源自于管理機制的不完善，導致了管理上存在疏漏。

（三）對檔案資料搜集不夠完整

檔案資料搜集存在不足的情況，也是導致檔案管理存在問題的主要原因之一。這種問題最主要的部分體現(xiàn)在某些自由職業(yè)者方面，尤其是某些就業(yè)比較靈活，甚至每個月都會換工作的職業(yè)者。這一類職業(yè)者由于工作改變非常頻繁，會直接導致在參保后，其檔案無法得到及時準確的建檔或者歸檔，進而導致相關資料的查詢變得非常困難。另一方面，也存在一部分單位，為求方便查詢員工的資料，將某些必須的檔案資料扣留一段時間，導致經辦人無法及時地對檔案進行移交，原版的材料更是分散到了承辦部門的管理下，甚至某些資料還在當事人個人手里。這會直接導致檔案資料的整理無法做到全面，甚至降低檔案的實際價值，導致出現(xiàn)某些服務方面的糾紛。

三、新形勢下檔案管理方法的應用

（一）強化檔案規(guī)范化意識

加強檔案管理的能力，首先要從強化檔案管理的規(guī)范意識方面入手。需要從管理人員和部門領導的角度，加強對檔案的深度管理，令工作人員認識到檔案管理工作的社會價值，提升其風險意識和對工作的熱愛，促使管理能力得到提升。完善工作流程，促使檔案管理工作有固定的流程，加強不同部門之間的交流，降低出現(xiàn)錯誤的可能性。另外也可以加強監(jiān)管，通過完善監(jiān)督方面的制度的方式，促使檔案管理的工作人員能夠謹慎對待檔案管理工作，自主進行檢查核實，從而不斷提高檔案管理的效果。

（二）檔案管理劃分類別

由于紙質檔案仍然無法完全退出歷史舞臺，對紙質檔案進行管理仍然是必要的方式，因此可以將人力資源和社會保障部門的檔案分為辦公室的文書檔案，以及必要的務檔案兩個部分。將辦公室的工作檔案單獨拿出來進行管理，這一部分檔案數量相對較少，而且大多數都是只要存放良好就足夠的資料，將這一類資料單獨拿出來進行管理，能夠有效的降低工作人員的工作量。

（三）完善信息化建設

信息化建設是減少檔案管理工作的最主要的方式之一，而伴隨著信息技術的發(fā)展，促使檔案管理的信息化轉變，也正在成為檔案管理的發(fā)展方向。在這一方面，需要國家政府提供幫助，對企業(yè)和各個學校的檔案管理提供信息化建設的幫助，促使醫(yī)療保險等方面的檔案資料全方位的電子化、信息化，不斷減少紙質檔案的數量，從而提高檔案管理的可靠性和便捷性。而人力資源和社會保障部門本身也需要加強信息化建設，提高員工的網絡信息技術，保證信息化的檔案管理能力得到提高，促使檔案管理的信息化管理水平得到保證。

四、結論

綜上所述，人力資源和社會保障部門的檔案，也關系到個人的就業(yè)和升職等各方面的問題，因而需要格外重視。根據傳統(tǒng)檔案管理方法中存在的對社會保險檔案關注不足、對檔案管理機制完善不足、對檔案資料搜集不夠完整、檔案管理人員素質不足等問題，采取強化檔案規(guī)范化意識、檔案管理劃分類別、完善信息化建設、注重人才的培養(yǎng)方式，不斷提高檔案管理的能力和效果，最終促使檔案管理能夠更加有效地為廣大公民提供社會服務。

（作者單位：人力資源和社會保障局；黑龍江省大興安嶺地區(qū)）