民辦高校錄取新生名冊檔案數(shù)字化的實踐與思考

李小素

摘要：2000年我國就專門制定了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，在綱要中明確指出：“積極推進檔案數(shù)字化進程，加強對珍貴、重要檔案的保護，提高檔案利用的效率和水平。”傳統(tǒng)的查閱方式已經(jīng)解決不了目前的利用情況，所以對錄取名冊進行數(shù)字化管理已成為一種必然趨勢。

關(guān)鍵詞：民辦高校 錄取新生名冊 檔案數(shù)字化

普通高校錄取新生名冊是把學(xué)生填報本校志愿的考生名單經(jīng)?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）招生部門審批各類各批次高校錄取新生名單即普通高校招生錄取名冊（以下簡稱為錄取名冊），此名冊一式三聯(lián)其中一聯(lián)由高校存檔。按照《高校檔案實體分類法》分類歸入教學(xué)檔案，是教學(xué)檔案的重要內(nèi)容。2000年我國就專門制定了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，在綱要中明確指出：“積極推進檔案數(shù)字化進程，加強對珍貴、重要檔案的保護，提高檔案利用的效率和水平。”傳統(tǒng)的查閱方式已經(jīng)解決不了目前的利用情況，所以對錄取名冊進行數(shù)字化管理已成為一種必然趨勢。

1普通高校招生錄取名冊的特性

結(jié)合我院實際談一下錄取名冊檔案它具有的特性。我院是普通高等民辦本科院校，1988年建校，綜合檔案室成立于1998年是校辦公室的下屬機構(gòu)，檔案建設(shè)工作起步較晚。我們根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》和學(xué)院的實際情況出發(fā)從2005年起，對教學(xué)檔案實行以“件”為單位進行整理。取消“卷”級整理，“卷”不再作為文書檔案的保管單位和統(tǒng)計單位。錄取名冊作為教學(xué)檔案的重要組成部分我們也是以“件”為單位進行整理的，分類方式采用年度—機構(gòu)（問題）—保管期限的方法進行分類。遵循文件形成規(guī)律，根據(jù)錄取名冊的形成特征是按批次、科類來錄取的，我院依據(jù)所招的學(xué)生各個批次、類別的錄取信息進行分類存檔。

2錄取名冊數(shù)字化建設(shè)的需要

2.1保護檔案原件的需要

錄取名冊大多數(shù)省份都是用三聯(lián)靜電復(fù)印紙，只有個別省份采用紙張大小為A4的打印紙如山東?。换蛘卟捎锰刂频娜?lián)靜電復(fù)印紙如吉林省。多次手工查閱逐頁復(fù)印對紙張的損害比較大，三聯(lián)靜電復(fù)印紙紙張質(zhì)地較薄、較軟不易保存、容易褪色。從保護檔案角度來看不利于對檔案的保護，而且隨著保存時間的延長有的錄取名冊復(fù)印都看不清字跡了，只有通過平板掃描儀彩色掃描后再進行打印，才可以提供利用。根據(jù)檔案質(zhì)量要求“歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制?！彼詫γ勘句浫∶麅远贾谱髁藦?fù)制件。在檔案整理中要原件與復(fù)制件為一件，原件在前，復(fù)制件在后的原則進行存放，但是原件紙張為16K大小，而復(fù)制件的大小是A3的，還是無法起到應(yīng)有的保持檔案原貌的作用，所以還是要對錄取名冊進行數(shù)字化。

2.2提高利用效率的需要

錄取名冊作為學(xué)生進入大學(xué)的標志和合法的證明，較其它學(xué)籍檔案利用的是最多的，我院為了完善學(xué)生對學(xué)籍方面檔案的查借閱專門制訂了《檔案利用登記薄》對每位到訪的學(xué)生進行如實的登記。就2013年到目前約有360人次到訪我院綜合檔案查借閱學(xué)籍檔案其中查借閱錄取名冊占到95%，而其它學(xué)籍檔案如成績、學(xué)籍異動等只占到了5%?？梢娝睦寐手?、利用范圍之廣、利用量之大，單純依靠傳統(tǒng)的借閱方式費時費力，傳統(tǒng)手工借、查閱是先問清楚借閱的基本情況，而有的借閱者是家長代辦的，問哪年錄取的是文科還是理科等相關(guān)問題都口述不清楚給檔案員查找檔案就造成一定的困擾，每本錄取名冊由若干頁組成，一般都是幾十頁，而每一頁上有20個學(xué)生的信息，要對這些內(nèi)容要逐行逐頁的仔細查找，真是猶如大海撈針一般，有時翻閱幾年的名冊也未找到借閱的人檔案信息。而對錄取名冊進行數(shù)字化對錄取名冊的信息錄入檔案數(shù)據(jù)庫，到訪者只需提供名字就可以查到相關(guān)信息，只需對其信息進行核實提供打印即可。這樣既省時省力還有效的保護了檔案，何樂而不為呢？

3普通高校招生錄取名冊檔案數(shù)字化建設(shè)思路及措施

要對錄取名冊檔案進行數(shù)字化需要配置設(shè)備包括計算機和掃描儀、處理圖像的軟件和檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)軟件等軟硬件設(shè)施。

3.1數(shù)據(jù)著錄

對錄取名冊進行分類歸檔、著錄檔案條目。按照《檔案著錄規(guī)則》和我院《檔案實體分類方案》把各批次各科類的錄取名冊進行分類，把檔案實體分類號、題名、檔號、保管期限、密級、責(zé)任者、文件時間、歸檔單位、歸檔份數(shù)、附件題名/電子文件名等著錄項錄入到檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中。這是錄取名冊數(shù)字化工作的第一道程序。

3.2對紙質(zhì)普通高校招生錄取名冊進行數(shù)字化掃描

3.2.1掃描前

根據(jù)每份錄取名冊的紙張質(zhì)地、顏色等具體情況，調(diào)整好掃描儀的對比度、亮度、闕值等項目的調(diào)整，在軟硬件設(shè)施準備就緒后，要對錄取名冊進行適當(dāng)整理，依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求，在掃描之前根據(jù)檔案管理情況，對檔案進行適當(dāng)整理，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。紙質(zhì)錄取名冊進行逐頁檢查看是否有破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應(yīng)先進行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進行相應(yīng)處理（壓平或燙平）確保紙張的平整后再進行掃描。

3.2.2掃描中

錄取名冊是三聯(lián)靜電復(fù)印紙紙張較薄、較軟，我們采用平板掃描儀其分辨率選擇≥300dpi，如果清晰度較差的情況下可以提高分辨率。格式選用PDF圖存儲格式，PDF文件格式易于傳輸與儲存、特別適合打印、高效的瀏覽。一個PDF文件包含一個或多個頁，可以單獨處理各頁，PDF文件是一種主流的文本保存格式，在生成的同時可以設(shè)定成不能粘貼復(fù)制，不能修改的模式。所以掃描這種格式儲存文檔比較安全和高效。

3.2.3掃描后

掃描工作完成后，要進行逐頁的檢查影響圖象質(zhì)量的情況如黑點、黑邊、圖像偏斜、不清晰、原件失真等進行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進行圖像的處理。對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣，展現(xiàn)檔案的原貌。對每一份掃描后的錄取名冊圖像文件與檔案管理系統(tǒng)的目錄數(shù)據(jù)庫的檔號相互掛接，圖像文件要有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號，該檔號為每件錄取名冊，而每件錄取名冊都有若干頁組成，圖像文件名與檔號相互對應(yīng)，只需在選擇框中輸入查閱者的姓名就可查到此檔案表下全部符合條件的信息，再進入著錄的條目下的全文中二次查找，只須打印有查閱者信息的頁面即可，相當(dāng)?shù)母咝Ш捅憬荨０颜镜匿浫∶麅宰鲆幌抡闲纬呻娮游募娜?，也就是這個檔號的全文。這樣做的目的和好處是錄入的電子文件名起到雙重保護的作用，如有不甚誤刪某頁電子文件中或者是操作不當(dāng)對數(shù)據(jù)造成破壞的話還可以從全文里找到。而這些繁瑣的工作就是為了保障檔案的查準率和查全率，為了檔案的高效利用發(fā)揮檔案所具有的特殊價值。endprint

掃描后還有最后一項重要的工作那就是備份數(shù)據(jù)。錄取名冊檔案數(shù)字化過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件數(shù)據(jù)通過一系列檢查確認為“合格”后，通過檔案管理系統(tǒng)軟件進行備份。同時還要把掃描的每件中的每頁PDF存儲格式的電子文件與全文內(nèi)容拖離系統(tǒng)之外再進行備份，這樣做以防斷電或者其它特殊情況打不開檔案管理系統(tǒng)時利用，保障及時為查閱者提供利用。異地備份實行三套制備份，有電腦終端備份、移動硬盤備份和DVD一次性寫入光盤這三種形式的備份。備份后還要加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，備份數(shù)據(jù)是否能完整的打開、文件質(zhì)量、數(shù)量是否與紙質(zhì)檔案和上傳數(shù)據(jù)保持一致等問題，確保其安全、完整的長期可用。

4錄取名冊數(shù)字化實踐工作中存在的問題及個人想法

4.1檔案工作人員業(yè)務(wù)水平和數(shù)字化技術(shù)有待提高

檔案數(shù)字化建設(shè)對檔案員的業(yè)務(wù)水平提出了新的更高的要求檔案員不僅要懂得檔案方面的業(yè)務(wù)知識還要熟練運用檔案管理系統(tǒng)、對數(shù)字化掃描設(shè)備的操作與運用和后期圖像處理和數(shù)據(jù)備份等技術(shù)都要有所了解并能在實際工作中操作運用，指導(dǎo)實際檔案工作。然而現(xiàn)實情況并非如此，檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏技術(shù)人才和管理技術(shù)人才導(dǎo)致在實際工作中不能按新形式的發(fā)展要求進行數(shù)字化管理工作。我們可以加強對專項的技術(shù)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，多參加此類實際技術(shù)操作的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)；或者利用本單位的資源請相關(guān)技術(shù)人員定期或者不定期進行指導(dǎo)，還可以引進專門從事數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)人才。但是我認為做為檔案員要緊跟時代發(fā)展的步伐和潮流，加強業(yè)務(wù)和技術(shù)的學(xué)習(xí)和交流，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)能力。

4.2檔案管理系統(tǒng)與各系統(tǒng)的對接問題

辦公自動化工作模式的普及使無紙化辦公成為一種發(fā)展的趨勢，現(xiàn)在正在建設(shè)數(shù)字化校園，使得檔案管理系統(tǒng)與各職能系統(tǒng)相互對接是一種必然的選擇。檔案管理系統(tǒng)未能與教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、就業(yè)管理系統(tǒng)、辦公自動化等系統(tǒng)進行對接造成了數(shù)字資源的浪費。例如，檔案管理系統(tǒng)與學(xué)籍管理系統(tǒng)對接，對于學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、學(xué)籍變更等需要提供檔案的佐證材料就可以直接從檔案系統(tǒng)中經(jīng)過檔案員的操作審批就可以調(diào)取數(shù)字化過的檔案，這樣省時省力提高了工作效率也發(fā)揮了檔案的時效性。再如也可與就業(yè)系統(tǒng)相對接，每到畢業(yè)季為辦理“就業(yè)報到證”需要核對畢業(yè)生信息也要用到錄取名冊，如果兩系統(tǒng)對接成功也中減少不必要的程序彼此提高了工作效率。而這些工作中的便利的前提是做好檔案的基礎(chǔ)工作和數(shù)字化建設(shè)工作，相信與各個職能系統(tǒng)的相互對接是指日可待的事情。

檔案數(shù)字化建設(shè)任重而道遠，錄取名冊的數(shù)字化只是檔案數(shù)字化工作是的冰山一角，所以我們檔案界的同仁要結(jié)合檔案工作實際不斷學(xué)習(xí)和交流開拓更多檔案的新篇章。

參考文獻：

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