論提高科技期刊編輯出版工作效率的方式

賀嫁姿+譚春林

摘 要：提高編輯出版的工作效率，減少甚至消除出版時滯是我國科技期刊從業(yè)人員急需解決的一個問題。此文通過研究如何提高審稿階段和編輯加工階段的效率來探討如何提高我國科技期刊的出版工作效率，認(rèn)為可使用的策略為采用稿件遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)和建立通用的郵件模板來提高審稿階段的效率，按照設(shè)定的流程進(jìn)行編輯加工和調(diào)動作者參與稿件編輯加工的積極性來提高編輯加工階段的效率。

關(guān)鍵詞：科技期刊；審稿；編輯加工；稿件遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)；郵件模板

中圖分類號：G232 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-8122（2017）08-0127-02

一、引 言

科技期刊是定期連續(xù)出版物，期刊編輯人員必須嚴(yán)格按照刊期確定每年的工作周期，在這一工作周期內(nèi)完成全部的工作流程，如：組稿、審稿、編輯加工、校樣處理、簽發(fā)付印[1]。目前，我國科技期刊出版普遍存在時滯現(xiàn)象[2]，具體表現(xiàn)在兩方面，一為作者從投稿到發(fā)表的周期較長，特別是核心期刊，一般需要3-6個月不等，筆者就投過一篇論文至《中國科技期刊研究》，投稿至刊出花了6個多月；二為期刊紙質(zhì)版出版時間的后延，比如月刊，本來月底就要出刊的，非得要下個月才能印出紙質(zhì)版刊物?？萍计诳霭鏁r滯會給科技信息傳播的速度、科技成果的時效性等帶來諸多負(fù)面影響[3]。因此，提高編輯出版工作效率，減少甚至消除出版時滯是我國科技期刊從業(yè)人員急需解決的一個問題。本文筆者將結(jié)合自己6年多的科技期刊工作經(jīng)驗，僅從提高審稿階段的效率和提高編輯加工階段的效率兩方面出發(fā)，探討提高科技期刊編輯出版工作效率的具體措施。

二、提高審稿階段效率的措施

科技期刊的審稿階段，主要是指作者投稿至編輯部，編輯部逐級對稿件進(jìn)行審理，然后決定稿件是否采用的過程。目前我國科技期刊主要實行三審制，即責(zé)任編輯初審，相關(guān)學(xué)科專家外審，主編終審，我刊還多一個環(huán)節(jié)，即副主編（編輯部主任）在相關(guān)學(xué)科專家外審后復(fù)審稿件。提高科技期刊審稿階段的效率，可以從以下兩方面入手。

1.采用稿件遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)。采用稿件遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)對提高審稿階段的效率具有重要的作用，目前較常采用的主要有北京瑪格泰克和勤云科技有限公司的稿件遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)。以本刊為例，在采用稿件遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)之前，本刊采用的是電子郵箱投稿，收到稿件之后，編務(wù)需要在稿件記錄本上手抄上稿件的作者姓名和題名。通過初審的稿件，還需打印出來紙質(zhì)版，請外審專家來編輯部取紙質(zhì)版或編輯部郵寄紙質(zhì)版給外審專家，審稿專家審?fù)曛筮€需要親自送至編輯部或郵寄至編輯部，這個過程很浪費時間，保守估計這個過程需花費1至2個月的時間。

采用稿件遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)，可以大大縮短這個時間，作者經(jīng)過簡單操作注冊賬號，可以向科技期刊在線投稿，系統(tǒng)收到稿件之后，自動為稿件編上序號，不需要編務(wù)手抄。通過初審的稿件，編輯可以在系統(tǒng)審稿專家?guī)熘羞x擇相應(yīng)外審專家，點擊“完成提交”即可在線發(fā)給外審專家，系統(tǒng)還會自動發(fā)郵件給作者和外審專家，編輯部工作人員無需錄入收件人地址和郵件的具體內(nèi)容。作者收到文章通過初審送外審的郵件后，就不會親自打電話去編輯部詢問稿件的進(jìn)展情況，這樣編輯部工作人員可以節(jié)約大量接電話的時間[4]。外審專家只需在線下載稿件電子版，審?fù)曛笤谙到y(tǒng)填寫審稿意見即可發(fā)回編輯部。外審?fù)獍l(fā)表或修改后發(fā)表的文章，編輯部工作人員可將外審意見結(jié)合編輯部意見在系統(tǒng)直接發(fā)給作者。作者按照修改意見修改稿件再上傳修改稿，最后副主編（編輯部主任）復(fù)審、主編終審等都在系統(tǒng)中完成?？萍计诳庉嫴渴褂酶寮h(yuǎn)程處理系統(tǒng)，編輯部的所有工作人員都可以在線處理稿件，方便且快捷，既可節(jié)約時間，提高效率，又可節(jié)約資源。

2.建立通用的郵件模板。在審稿階段，建立通用的郵件模板可以提高編輯出版的工作效率[5]， [6]。編輯部在稿件審理階段會給作者和審稿專家發(fā)多封郵件。發(fā)給作者的郵件主要內(nèi)容有：告訴作者稿件收到了，稿件的初審?fù)ㄟ^送外審了，稿件沒通過初審?fù)烁?，外審沒通過退稿，外審?fù)ㄟ^、副主編復(fù)審沒通過退稿，外審?fù)ㄟ^、副主編復(fù)審?fù)ㄟ^修改稿件等。發(fā)給外審專家的郵件主要內(nèi)容是聯(lián)系其審稿的相關(guān)事宜。編輯工作雖然繁雜，但規(guī)律性卻很強，編輯部給作者和外審專家發(fā)郵件的每一個內(nèi)容都可以制作一份文檔模板，在具體操作時，稍作修改甚至不需修改直接將模板發(fā)給作者或外審專家即可。以我刊為例，針對外審?fù)ㄟ^、副主編復(fù)審?fù)ㄟ^、要求作者修改的稿件，我刊會發(fā)郵件給作者，郵件內(nèi)容不僅包括外審意見，還包括編輯部意見。我刊專門制定了一份包括以下內(nèi)容的郵件模板：（1）外審意見，羅列外審專家的審稿意見；（2）編輯部意見，如：請仔細(xì)斟酌全文的語言文字，不要出現(xiàn)任何病句和錯別字；請仔細(xì)核對全文的量符號、單位、正斜體，確保無誤；請仔細(xì)核對全文的圖、表，確保圖名、表名、圖表中的內(nèi)容無誤；請確保作者的相關(guān)信息完整無誤；請確保英文齊全（題名、作者姓名、單位、摘要，關(guān)鍵詞的英文都需要）；請按照我刊的論文格式（主頁可下載）編輯全文；請按照順序編碼制著錄參考文獻(xiàn)，在文章中具體引用的位置標(biāo)注上標(biāo)；請在xxx（日期）前修改好，文檔名前加“修改稿和具體日期”。

三、提高編輯加工階段效率的措施

科技期刊的編輯加工階段是指稿件經(jīng)審稿被錄用后，編輯通過編輯加工使原稿件轉(zhuǎn)化為正式出版的科技論文的過程[7]。以我刊為例，在編輯加工階段，副主編（編輯部主任）將稿件發(fā)給某期的執(zhí)行編輯，執(zhí)行編輯的工作是統(tǒng)籌整一期刊物的編輯加工，包括給每一位責(zé)任編輯安排稿件篇數(shù)，統(tǒng)籌全期頁數(shù)、安排轉(zhuǎn)頁，通讀全期查看內(nèi)容是否有誤等工作。責(zé)任編輯每人負(fù)責(zé)一定篇數(shù)的稿件，從編輯到出版都是一個人負(fù)責(zé)，因人手不足，我刊沒有專門的校對人員，一篇稿件的編輯和校對都是一個責(zé)任編輯全程負(fù)責(zé)。提高編輯加工階段的效率，可以從以下兩方面入手。

1.按照設(shè)定的流程進(jìn)行編輯加工。按設(shè)定的流程進(jìn)行編輯加工，可以加快編校的速度，減少編校錯誤的出現(xiàn)。責(zé)任編輯拿到的稿件雖然是經(jīng)過審稿、決定采用的稿件，內(nèi)容已基本完善，但科技期刊不同于社科期刊，編輯加工的過程不僅要確保語言通順流暢，無錯別字，論文編排格式符合本刊的規(guī)定之外，還需確保圖表內(nèi)容格式、專業(yè)術(shù)語、量符號、單位、字體、數(shù)字、公式等符合科技期刊的編排規(guī)范，需要編輯加工的內(nèi)容相當(dāng)多。對此，在編輯加工的過程中，不可能一次就能把原稿轉(zhuǎn)化為正式出版的科技論文，有學(xué)者提議將整個編輯加工的流程分五步進(jìn)行，第一步為論文格式加工，第二步為架構(gòu)核查，第三步為公式加工，第四步為文字潤色，第五步為整體性核對[8]。endprint

我刊設(shè)定的流程分三步進(jìn)行。第一步，對電子版進(jìn)行深加工。責(zé)任編輯從稿件開頭看到稿件結(jié)尾，在格式上，按本刊的論文格式模板編輯稿件的格式；在內(nèi)容上，對存有疑問和明確需要作者修改、補充的內(nèi)容，在文字上標(biāo)注紅色字體或者插入批注，提醒作者核對、補充或修改。在文末還附上一段文字，如：請?zhí)貏e注意正文中標(biāo)紅的地方和每一條批注，按要求一一改過來；請在編輯發(fā)給您的這份文檔中修改等。第二，對用方正書版系統(tǒng)編輯打印出來的紙質(zhì)版進(jìn)行深加工。責(zé)任編輯將作者按照自己意見修改好的稿件電子文檔發(fā)給排版公司，排版公司用方正書版系統(tǒng)排好版，打印出紙質(zhì)版交回責(zé)任編輯手中，責(zé)任編輯將紙質(zhì)版對照稿件電子版原文，先確認(rèn)書版系統(tǒng)編輯的論文內(nèi)容與Word電子版的內(nèi)容一致，然后逐字逐句斟酌稿件，在紙質(zhì)版上用紅筆一一改正所有錯誤的地方，將改好的紙質(zhì)版交回排版公司。第三步，核對排版公司第二次交回的紙質(zhì)版，并再次通讀稿件，再查錯。先核對排版公司第二次交回的紙質(zhì)版，檢查是否已按照第一次紙質(zhì)版上標(biāo)紅的意見一一修改，沒有修改的地方，繼續(xù)做好標(biāo)記，并再次通讀全文，確認(rèn)無任何錯誤。第四步，與第三步大同小異，由排版公司交回的紙質(zhì)版可以算為三校了，改動的地方已很少。第五步，由排版公司打印出清樣，編輯加工過程基本結(jié)束。

2.調(diào)動作者參與稿件編輯加工的積極性。編輯跟作者進(jìn)行口頭和書面形式的交流，貫穿于整個編輯加工過程，如何讓作者愉快、高效地完成對存疑項和需修改項的核實與修改，積極配合編輯的編輯加工工作，是值得編輯們思考的問題[9]。筆者認(rèn)為，可充分利用QQ、微信等社交平臺，隨時隨地與作者進(jìn)行溝通，以調(diào)動其參與稿件編輯加工的積極性。筆者每次拿到本刊審稿通過、決定采用的稿件進(jìn)行編輯加工時，首先找到作者的電話，因為電話一般和微信同號，所以在微信中嘗試通過電話號碼添加作者的微信，微信通過后又讓作者加筆者的QQ。有了作者的微信和QQ之后，筆者在進(jìn)行本刊工作流程的第一步和第二步的工作中，碰到任何問題都可以通過打字、語音、截圖等方式與作者進(jìn)行多方面、全方位的交流。

此外，編輯在與作者進(jìn)行交流時，應(yīng)盡量避免出現(xiàn)不專業(yè)的情緒，千萬不能給作者發(fā)帶情緒的溝通意見，有時作者的稿件即使犯了不該犯的錯誤，我們也應(yīng)該調(diào)整自己的情緒和溝通的節(jié)奏，用商量和探討的語氣與作者進(jìn)行有效的溝通，讓作者能在最快的時間內(nèi)解決編輯的存疑項和編輯讓其修改的內(nèi)容，提高編輯的編輯加工效率。

四、結(jié) 語

本文針對我國某些科技期刊出版時滯的問題，主要探討通過提高審稿階段和編輯加工階段的效率來提高我國科技期刊的出版工作效率。本文列舉了具體的策略，如采用稿件遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)和建立通用的郵件模板來提高審稿階段的效率，按照設(shè)定的流程進(jìn)行編輯加工和調(diào)動作者參與稿件編輯加工的積極性來提高編輯加工階段的效率。希望科技期刊編輯部能充分重視編輯出版的工作效率，盡量避免出現(xiàn)出版時滯的問題，從而提高作者、讀者對刊物的滿意度，促進(jìn)我國科技期刊業(yè)全面繁榮發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[9] 張琳，劉曉涵.提高科技期刊編輯與作者溝通效率的研究[J].編輯 學(xué)報，2017（1）：17-20.

[責(zé)任編輯：傳馨]endprint