綜合檔案館電子文件管理體制研究

劉萍

【摘 要】隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和普及，產(chǎn)生了大量的電子文件，為此，綜合檔案館對于電子文件的接收力度大大增加，以期更好的保管電子文件。電子文件進館，極大的沖擊了傳統(tǒng)檔案管理體質(zhì)，難以與電子文件管理需求相適應(yīng)。因此，在綜合檔案館中，針對電子文件，應(yīng)對管理體制進行建立，提高電子文件的管理效率和管理質(zhì)量?；诖?，本文結(jié)合綜合檔案館電子文件管理體制的重要性，在相關(guān)原則的基礎(chǔ)上，對電子文件管理體制的構(gòu)建策略進行了研究。

【關(guān)鍵詞】綜合檔案館；電子文件；管理體制

近年來，隨著計算機技術(shù)、電子技術(shù)的應(yīng)用和普及，電子文件大量產(chǎn)生，對于相關(guān)的管理體系，也提出了更高的要求。通常情況下，在綜合檔案館中，可以利用既定程序，實現(xiàn)電子文件的管理，其管理架構(gòu)主要是依據(jù)電子文件實際需求來設(shè)計?；陔娮游募膶嶋H管理需求，綜合檔案館應(yīng)當對電子文件管理體制進行細致的研究，認識到其中的重要性，并遵循一定的原則，對管理體制予以建立，使電子文件檔案管理機制更加成熟，管理效率得到進一步的提升。

一、綜合檔案館電子文件管理體制的重要性

在綜合檔案館當中，對電子文件管理體制予以建立，與電子文件管理需要是相契合的，在電子文件管理中，制定制度標準、配備管理人才、設(shè)計管理功能、建立管理機構(gòu)等，都具有重要的意義[1]。在電子文件大量產(chǎn)生的背景下，以往紙質(zhì)檔案管理體制，難以充分滿足實際需要，而電子文件又具有較高的獨特性，所以綜合檔案館必須針對電子文件管理需求，制定相應(yīng)的管理體制，從而為電子文件管理工作提供更加充分的依據(jù)。隨著電子文件的不斷發(fā)展，相應(yīng)管理體制的制定，已經(jīng)成為了一個客觀性的要求，現(xiàn)今綜合檔案館的主要管理對象，正逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募蚨鴮τ谙鄳?yīng)管理體制，也提出了更高要求。通過制定管理體制，可以為電子文件管理，提供充分的組織及制度保障。此外，檔案信息化建設(shè)，也為電子文件管理體制的構(gòu)建，提供了標準規(guī)范、數(shù)字資源、技術(shù)人才等客觀條件。

二、綜合檔案館電子文件管理體制的構(gòu)建原則

對于綜合檔案館來說，在電子文件管理體制的構(gòu)建當中，必須遵循一定的原則，主要包括創(chuàng)新性原則、適應(yīng)性原則、系統(tǒng)性原則、一致性原則等，從而實現(xiàn)管理體制的良好構(gòu)建，并能夠發(fā)揮出真正的效用。在電子文件管理體制中，要積極實現(xiàn)組織及制度創(chuàng)新，不斷摸索和發(fā)現(xiàn)更為有效的管理方法。電子文件管理體制，本身就是與電子文件管理要求相適應(yīng)的，而隨著電子文件的發(fā)展變化，管理體制也應(yīng)不斷的完善和改進，以滿足適應(yīng)性的原則。在綜合檔案館，電子文件管理體質(zhì)的構(gòu)建，是一項系統(tǒng)性的工程，其中囊括了各個電子文件管理體制的相關(guān)要素[2]。因此，在管理體制構(gòu)建中，必須對系統(tǒng)性原則進行遵循，對各方面協(xié)調(diào)發(fā)展予以加強，使各個要素功能都能得到充分的發(fā)揮。此外，管理體制構(gòu)建還必須遵循一致性的原則，需要和國家檔案工作原則相一致。綜合檔案館電子文件管理體制的構(gòu)建，需要對國家檔案工作原則精神進行堅持，將當前管理體制中的不科學、不合理之處。

三、綜合檔案館電子文件管理體制的構(gòu)建策略

在綜合檔案館中，電子文件管理體制，作為一個有機整體，需要滿足方便利用、長久保存的要求，在機構(gòu)的基礎(chǔ)上，結(jié)合功能需求及制度標準，利用人才的力量，實現(xiàn)規(guī)范化、科學化的電子文件管理。首先，在管理機構(gòu)上，應(yīng)將傳統(tǒng)檔案管理機構(gòu)改變，積極建設(shè)電子文件中心，最終建設(shè)和實現(xiàn)數(shù)字檔案館。其次，需要對權(quán)限合理劃分，對功能需求全面設(shè)計。電子文件管理工作中通常會涉及到一些其它機構(gòu)，因而要對責任主體加以明確，對權(quán)限合理劃分，避免管理中產(chǎn)生矛盾沖突。在功能需求設(shè)計中，要對附加功能、輔助功能、主要功能、基本功能予以充分考慮，滿足電子文件管理需求，并確保電子文件管理質(zhì)量和管理效率。

在構(gòu)建電子文件管理體制的過程中，需要充分關(guān)注和重視人才的作用。人才作為重要的核心，在電子文件管理中，發(fā)揮主導性作用，對于電子文件管理質(zhì)量有著直接的影響[3]。所以，綜合檔案館要對人才意識進行樹立，對人才需求加以明確，進而實現(xiàn)人才機制的建立。最后，要注意對制度標準體系的建立，在制度體系建立中，包括電子文件工作、軟件管理、硬件管理等，都需要對相應(yīng)制度進行建立，以確保電子文件管理工作的有序進行。對于標準體系的建立，需要涵蓋技術(shù)、業(yè)務(wù)、管理等方面的標準。對標準先行的意識進行建立，給予標準建設(shè)充分的重視，在工作中著重開展標準建設(shè)。例如，可采用國際通用性標準，根據(jù)管理需求聯(lián)合相關(guān)部門，并建立地方、國家相關(guān)標準，在技術(shù)發(fā)展的前提下，對標準實施完善和修訂，以確保綜合檔案館實現(xiàn)更為有效的電子文件管理。

四、結(jié)論

電子文件作為當前一種重要的文件形式，在綜合檔案館中，對于管理具有很高的要求，傳統(tǒng)管理體制，無法實現(xiàn)其管理需求的滿足。對于綜合檔案館來說，隨著電子文件量的不斷增加，在管理上也面臨著更大的壓力。因此，要充分認識到電子文件管理體制的重要性，遵循相應(yīng)的原則，采取有效的策略，對其管理體制進行建立，確保綜合檔案館電子文件管理的有序進行。

參考文獻：

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