企業(yè)歸檔文件整理實(shí)踐與思考探討

周麗莉

[摘 要] 自我國(guó)檔案局在實(shí)行《歸檔文件整理規(guī)則》后，各個(gè)企業(yè)加大力度開(kāi)始對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理，并大大的提高了其工作效率。但是在實(shí)際操作中，還需要對(duì)細(xì)節(jié)進(jìn)行進(jìn)一步的思考。文章將以企業(yè)為背景，在歸檔文件整理實(shí)踐中，將不利于實(shí)際工作的地方進(jìn)行改進(jìn)。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)歸檔；文件整理；實(shí)際工作；思考探討

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 15. 068

[中圖分類(lèi)號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）15- 0147- 02

0 前 言

在《歸檔文件整理規(guī)則》出臺(tái)后，各企業(yè)在具體實(shí)施中，工作效率明顯提高，但是還存在一些問(wèn)題，并不利于實(shí)際工作的實(shí)施。下文將對(duì)我國(guó)企業(yè)歸檔文件整理實(shí)踐進(jìn)行探討，進(jìn)而推進(jìn)我國(guó)企業(yè)檔案工作的進(jìn)程。

1 歸檔文件合并問(wèn)題

一些企業(yè)在合并問(wèn)題中，對(duì)于歸檔文件的合并將請(qǐng)示與批復(fù)、問(wèn)函與復(fù)函以及報(bào)告與批示作為一類(lèi)，在歸檔文件整理實(shí)際工作中，將其這樣合并并不合理，一旦將此類(lèi)文書(shū)作為一件，在錄入檔案管理系統(tǒng)或者在填入歸檔文件目錄過(guò)程中，只等錄入批示件的相關(guān)信息，不能將報(bào)告件信息進(jìn)行錄入，通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行檢索時(shí)，也檢索不到相關(guān)的報(bào)告信息，這便給檔案檢索工作帶來(lái)了一定的問(wèn)題。因此，在檔案文件進(jìn)行合并時(shí)，遇到以上情況，可以按照兩件的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。

還有一些企業(yè)將轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件視為一件，這樣會(huì)導(dǎo)致在文件被轉(zhuǎn)發(fā)過(guò)程中，轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題很多時(shí)候只能顯示被轉(zhuǎn)發(fā)文件的部分標(biāo)題信息，并不能將被轉(zhuǎn)發(fā)文件的所有信息顯示出來(lái)。如果不錄入被轉(zhuǎn)發(fā)文件的的全部信息，一些企業(yè)不具備檔案計(jì)算機(jī)全文檢索功能，就無(wú)法查找被轉(zhuǎn)發(fā)文件。如果將轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件視為兩件，不僅能夠檔案管理工作的效率，更能確保工作的質(zhì)量。

2 歸檔章增加頁(yè)數(shù)

很多企業(yè)在根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》的標(biāo)準(zhǔn)下，在歸檔章中設(shè)置保管期限、年度、全宗號(hào)、機(jī)構(gòu)等相關(guān)的項(xiàng)目要求，但是在要求中并沒(méi)有增加頁(yè)數(shù)這一項(xiàng)目，很多企業(yè)在歸檔文件整理中，進(jìn)而也沒(méi)有增加頁(yè)數(shù)這一項(xiàng)。但是在歸檔文件的目錄中增加頁(yè)數(shù)，然后相關(guān)工作人員在每頁(yè)文件的結(jié)尾處標(biāo)上相應(yīng)的頁(yè)數(shù)，進(jìn)行打印目錄或是將錄入檔案管理軟件系統(tǒng)中錄入相應(yīng)的頁(yè)數(shù)，雖然在一定程度上將問(wèn)題解決了，但是這樣會(huì)浪費(fèi)很多的時(shí)間，在錄入系統(tǒng)中還要不斷的去翻看，因此，在歸檔章中則設(shè)置頁(yè)數(shù)項(xiàng)目，填入歸檔章直接將頁(yè)數(shù)錄入，這樣有利于歸檔文件的整理以及查找。

3 填寫(xiě)歸檔章時(shí)使用鉛筆

有些企業(yè)在歸檔文件整理中，錄入歸檔章相關(guān)信息時(shí)要求工作人員要使用碳素墨水以及能夠保護(hù)好檔案信息的筆，禁止工作人員使用鉛筆、圓珠筆等不能對(duì)信息材料進(jìn)行保護(hù)較長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行填寫(xiě)，但是對(duì)于歸檔文件的整理，在實(shí)際工作中填寫(xiě)歸檔章，不需要對(duì)使用何種筆有具體的規(guī)定。

工作人員在實(shí)際工作中，整理歸檔章相關(guān)文件過(guò)程中，常常會(huì)犯一些小的錯(cuò)誤，如件號(hào)編錯(cuò)、類(lèi)別分錯(cuò)、相關(guān)內(nèi)容填錯(cuò)、文件漏編等現(xiàn)象，如果工作人員使用碳素筆或是耐久性的筆進(jìn)行填寫(xiě)時(shí)，一旦出現(xiàn)以上錯(cuò)誤，便很難進(jìn)行更改信息，歸檔章是在進(jìn)行檔案管理工作中增加的，實(shí)質(zhì)上并不符合檔案的構(gòu)成。添加相關(guān)要求的主要目的是便于進(jìn)行檔案的查找，進(jìn)行有關(guān)信息的標(biāo)記，只是對(duì)相關(guān)文件歸檔后進(jìn)行檔案管理時(shí)后期加工，因此，歸檔章不需要像檔案材料信息一樣去滿(mǎn)足檔案保護(hù)要求的相關(guān)字跡規(guī)定來(lái)書(shū)寫(xiě)材料，工作人員在編寫(xiě)頁(yè)碼時(shí)使用鉛筆目的是一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤可以隨時(shí)進(jìn)行修改，所以，在書(shū)寫(xiě)歸黨章內(nèi)容中比較適合使用鉛筆。

4 二套檔案不適合裝訂成冊(cè)

很多企業(yè)將歸檔文件實(shí)施兩套制度。一套是根據(jù)文件級(jí)別進(jìn)行整理，一套是按照不同的發(fā)文字號(hào)進(jìn)行整理，加上封皮、歸檔文件相應(yīng)目錄以及備考表裝訂為發(fā)文匯集。相關(guān)檔案將“卷”修改為“件”，文書(shū)檔案修改為“件”無(wú)論是在整理上，還是在后期的提供查找方面，都比以往的“卷”具有更多的優(yōu)點(diǎn)，更加符合現(xiàn)代化的企業(yè)管理。在實(shí)行“卷”的過(guò)程中，很多企業(yè)都會(huì)出現(xiàn)較多的問(wèn)題。因此，我國(guó)檔案局根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，出臺(tái)了相關(guān)的歸檔文件整理規(guī)則，將文書(shū)檔案進(jìn)行立卷改革為“件”。

企業(yè)歸檔文件整理工作人員在實(shí)際工作中，第二套檔案的使用相比于第一套檔案的使用率要高，一方面是由于很多使用者來(lái)查看歸檔文件時(shí)可以直接提供文件的相關(guān)文號(hào)或是標(biāo)題、年度等相關(guān)信息，這些信息能夠快速?gòu)亩孜募胁檎页鰜?lái)；另一方面如果二套文件不能提供以上信息，檔案工作人員也能夠利用檢索程序搜出相應(yīng)的文號(hào)信息，工作人員會(huì)在保護(hù)一套檔案文件的基礎(chǔ)上，為使用者提供二套文件來(lái)使用；最后，很多企業(yè)對(duì)檔案的利用大多都是以單份檔案文件使用，很少出現(xiàn)需要查找一個(gè)發(fā)文單位中的所有檔案文件。如果將二套檔案文件裝冊(cè)，不僅沒(méi)有倡導(dǎo)檔案局將“卷”改為“件”的制度，更不利于檔案文件的復(fù)印以及使用。因此，希望企業(yè)在進(jìn)行歸檔文件整理過(guò)程中，將二套檔案文件像一套檔案文件一樣，都是以“件”的形式進(jìn)行整理。

5 文件排列、裝盒問(wèn)題

在企業(yè)歸檔文件整理中，將歸檔文件進(jìn)行排列，是在分類(lèi)方案中的最低一級(jí)的項(xiàng)目中，按一定的事情緣由結(jié)合一定的時(shí)間，再根據(jù)重要程度進(jìn)行排列。上級(jí)文件主要排列在本級(jí)檔案文件之前，下級(jí)文件主要排列在文件之后，在將檔案文件進(jìn)行裝盒過(guò)程中，要將上下級(jí)文件分開(kāi)。

企業(yè)依照上述規(guī)定進(jìn)行文件的排列，存在著一定的矛盾，并不利于工作人員的實(shí)際操作。如果按照檔案文件的事情緣由結(jié)合一定的時(shí)間、以及根據(jù)重要的程度進(jìn)行排列，就要注重檔案文件要先按照問(wèn)題進(jìn)行排列，對(duì)于同一類(lèi)別的文件，很容易會(huì)涉及到上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)。例如，下級(jí)單位針對(duì)某一問(wèn)題對(duì)上級(jí)單位進(jìn)行請(qǐng)示，下級(jí)單位則需要出示一份請(qǐng)示報(bào)告，然后以本級(jí)單位的名義再向上級(jí)單位進(jìn)行請(qǐng)示，最后才會(huì)由上級(jí)單位進(jìn)行相關(guān)批復(fù)，針對(duì)這一情況，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)上級(jí)文件主要排列在本級(jí)檔案文件之前，下級(jí)文件主要排列在文件之后；要根據(jù)檔案文件的來(lái)源進(jìn)行排列，就忽略了檔案之間事情緣由的關(guān)聯(lián)。因此，方便使用者對(duì)檔案的查找，企業(yè)可以將歸檔文件排列、裝盒中可以根據(jù)問(wèn)題進(jìn)行。

6 結(jié) 語(yǔ)

各個(gè)企業(yè)能夠有效的實(shí)施歸檔文件整理的相關(guān)規(guī)則，可以在一定程度上提高企業(yè)歸檔文件的管理水平，對(duì)于本企業(yè)檔案文件的整理、保護(hù)、使用提供了有效的保障。

主要參考文獻(xiàn)

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