巧用Excel函數(shù)簡化教務(wù)管理中的成績統(tǒng)計工作

屈晶

[摘 要] Excel作為電子表格處理軟件功能十分強大，利用其提供的各類函數(shù)可以進行免編程操作從而使工作變得更為簡便。本文結(jié)合教務(wù)工作中期末考試成績統(tǒng)計這一工作實例，介紹了通過Excel多種函數(shù)的綜合使用，簡便完成教務(wù)管理中各項的成績統(tǒng)計分析。

[關(guān)鍵詞] Excel函數(shù)；教務(wù)管理；成績統(tǒng)計

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 17. 084

[中圖分類號] TP317.3 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）17- 0181- 02

0 引 言

筆者所在的雅安職業(yè)技術(shù)學(xué)院是一所高職院校，近年來學(xué)生人數(shù)不斷增加，若按照原來人工核對篩選的方法來進行學(xué)生期末考試成績的統(tǒng)計分析，工作量巨大且容易出錯，如何高效而準(zhǔn)確地完成這項工作成為了一個難題。通過不斷地摸索與總結(jié)，筆者使用了部分Excel函數(shù)使此項教務(wù)管理工作得到了簡便化處理。

1 統(tǒng)計期末考試缺考、違紀(jì)人數(shù)

期末考試成績錄入工作結(jié)束后，可從學(xué)院學(xué)分制系統(tǒng)中導(dǎo)出本期全院的不及格學(xué)生名單表，該表格為Excel工作表，其所包含的字段名中有一列為“原成績狀態(tài)”，在該字段名所在列的單元格中標(biāo)注了“缺考”“作弊”等標(biāo)識，可使用COUNTIF（）函數(shù)來對其進行具體人數(shù)統(tǒng)計。比如要統(tǒng)計缺考人數(shù)，可輸入公式=COUNTIF（G：G，“缺考”）回車后即可得到具體缺考人數(shù)。同理，要統(tǒng)計考試違紀(jì)學(xué)生人數(shù)也可套用以上方法，修改第二項條件參數(shù)為“作弊”來進行公式計算。

2 統(tǒng)計期末考試多門成績不及格學(xué)生名單

期末考試結(jié)束后，根據(jù)筆者所在院校的管理規(guī)定需要統(tǒng)計出不及格門科目達到4門及其以上的學(xué)生名單。過去由人工進行篩選計數(shù)，工作量非常大，費時費力，有時還會出現(xiàn)統(tǒng)計錯誤的情況。近幾年筆者通過不斷思考與總結(jié)，使用Excel函數(shù)大大簡便了這項工作。

2.1 統(tǒng)計期末考試成績4門及其以上不及格學(xué)生名單

首先，對補考名單表進行簡化，刪除掉F至I這四列數(shù)據(jù)，并以“姓名”為主要關(guān)鍵字進行排序，使同一學(xué)生的數(shù)據(jù)排在一起便于后面進行統(tǒng)計。在F1單元格中輸入“不及格門數(shù)”增加一個字段名。在F2單元格輸入公式=COUNTIF（C：C，C2），回車后使用填充柄拖動至F列相應(yīng)單元格，得到每個學(xué)生期末考試的不及格門數(shù)，如圖1所示。

然后，單擊F2單元格，點擊“數(shù)據(jù)”選項卡中的“篩選”按鈕，使用“數(shù)字篩選”中 “大于或等于”的方法選出4門及其以上不合格的學(xué)生名單，并將其復(fù)制粘貼到新的工作表中。

接下來，我們要把這張表中每個學(xué)生的多行數(shù)據(jù)刪除掉，每人僅保留一行記錄，以此來制作具體的名單表。在G1單元格輸入“重復(fù)刪除”，在G2單元格輸入公式=IF（C2=C1，“刪除”，“”），回車后使用填充柄拖動至G列相應(yīng)單元格，如圖2所示。

接著，可以通過自動篩選將G列數(shù)據(jù)中為“刪除”的記錄篩選出來，將其刪除掉，并將E列數(shù)據(jù)也刪除掉，這樣就得到了4門及其以上不及格學(xué)生名單表。

2.2 名單表按系別區(qū)分排列

將以上表格再次以“現(xiàn)班級”為主要關(guān)鍵字進行排序，將同一班級的學(xué)生排列在一起，便于后續(xù)操作。進行系別的區(qū)分需要使用數(shù)組公式來進行處理，在這里以篩選醫(yī)學(xué)系各專業(yè)班級為例來進行講解。

在工作表第一行F1單元格增加字段名“系別”，在F2單元格輸入公式=IF（OR（IFERROR（FIND（{“臨床醫(yī)學(xué)”，“醫(yī)學(xué)影像技術(shù)”，“口腔醫(yī)學(xué)”，“中醫(yī)”，“針灸推拿”，“公共衛(wèi)生”，}，D2），F(xiàn)ALSE）），“醫(yī)學(xué)系”，“”）。這其中OR函數(shù)為邏輯判斷函數(shù)，其中任一條件為真，即可返回真。FIND函數(shù)用于查找字符串，此處可將醫(yī)學(xué)系所含的各個專業(yè)名稱作為查找字符串加入到參數(shù)當(dāng)中，如果D列中的數(shù)據(jù)包含了這些專業(yè)名稱的字符串，就顯示“醫(yī)學(xué)系”三個字，否則即顯示空白，如圖3所示。

這里需要注意的是，以上使用的是數(shù)組公式，要通過CTRL+SHIFT+ENTER組合鍵錄入公式，否則就只能計算數(shù)組中的第一個元素，無法正確區(qū)分出系別。

通過以上方法將各條學(xué)生記錄區(qū)分出系別后，可再次使用COUNTIF函數(shù)計算各系4門及其以上不及格學(xué)生的總?cè)藬?shù)。這里仍以醫(yī)學(xué)系為例，輸入公式=COUNTIF（F：F，“醫(yī)學(xué)系”），回車后得到具體數(shù)值，用該數(shù)值除以該系總?cè)藬?shù)即可得到不及格百分比，可用于教學(xué)質(zhì)量監(jiān)督與評估管理。

這里，通過多種Excel函數(shù)的綜合使用，便捷地完成了教務(wù)管理中的考試成績統(tǒng)計工作，避免了繁重且耗時的人工統(tǒng)計，極大地提高了準(zhǔn)確性與工作效率。在今后的工作中，還要繼續(xù)對Excel函數(shù)進行深入研究，利用函數(shù)給實際工作帶來更大的便利。

主要參考文獻

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