淺談人力資源和社會(huì)保障部門中檔案管理工作的實(shí)踐

張玲玲

摘 要：我國(guó)人力資源和社會(huì)保障部門組建較晚，服務(wù)對(duì)象比較廣泛，檔案信息資源龐大、項(xiàng)目繁多，檔案管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)。只有實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效管理，才能最大程度發(fā)揮檔案的功能作用。

關(guān)鍵詞：人力資源；社會(huì)保障；檔案管理

檔案來(lái)源于人們的社會(huì)活動(dòng)，具有一定的法律效用，是機(jī)關(guān)工作的有效工具、經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要依據(jù)、政治斗爭(zhēng)的有力武器、科學(xué)研究的必要條件、宣傳教育的生動(dòng)素材等。檔案能夠?qū)ο嚓P(guān)單位部門的工作和管理情況進(jìn)行科學(xué)合理的評(píng)價(jià)，能夠記錄下某個(gè)單位部門的“成長(zhǎng)”，并且完整反映出變化發(fā)展的過(guò)程。

1 檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 檔案管理部門間未實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一

現(xiàn)階段人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理工作未實(shí)現(xiàn)有效規(guī)劃統(tǒng)一，兩個(gè)部門間缺乏必要的聯(lián)系，導(dǎo)致資源共享困難，所建立的檔案管理系統(tǒng)基本上也只是針對(duì)部門的專門問(wèn)題，且造成了檔案管理比例嚴(yán)重失調(diào)的狀態(tài)。比如就業(yè)管理部門檔案室內(nèi)，因?yàn)槲覈?guó)目前就業(yè)壓力大，所以就業(yè)管理部門檔案室內(nèi)的檔案數(shù)量占了所有檔案的一大半，而社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)管理部門檔案室里，也只是保管著退休職工的檔案。因?yàn)楦鳈n案室是獨(dú)立的，所以其管理制度、管理方式都不太一樣，各管理系統(tǒng)之間的兼容性極差，達(dá)不到資源共享的效果，這樣也容易造成大量的重復(fù)管理，浪費(fèi)本來(lái)就緊張的人力、財(cái)力。

1.2 基本設(shè)施設(shè)備落后

因?yàn)槿肆Y源和勞動(dòng)保障檔案管理的數(shù)量大，所以工作量也比較大。在工作量大的前提之下，相關(guān)的設(shè)施設(shè)備也沒有跟上，明顯硬件投入不足，使得很多工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，出現(xiàn)了歸檔不及時(shí)、歸檔混亂，甚至歸檔錯(cuò)誤或丟失的現(xiàn)象。再加上因?yàn)闄n案管理室的分散，使得檔案管理工作也沒辦法集中。每個(gè)檔案室都配備同樣的設(shè)施設(shè)備，所以出現(xiàn)重復(fù)投資、重復(fù)建設(shè)的問(wèn)題，嚴(yán)重浪費(fèi)了資源。還有一部分的部門因?yàn)闆]有專門的檔案存放室，就直接把檔案放在了日常辦公的辦公室內(nèi)，檔案未得到合理管理，則易被損壞或是污染，從而造成檔案失去其原有的價(jià)值。

1.3 數(shù)據(jù)庫(kù)缺乏統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也由手工信息檢索轉(zhuǎn)變?yōu)榱擞?jì)算機(jī)輔助檢索，但是人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理工作中的數(shù)據(jù)庫(kù)由于各種原因，至今還沒有一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，所以研發(fā)的軟件通用性極差，人為地增加了系統(tǒng)間聯(lián)網(wǎng)困難。而且，人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理系統(tǒng)并沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化，所以每次調(diào)檔時(shí)都需要經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案目錄進(jìn)行檢索后，然后才能去庫(kù)房調(diào)檔給使用者，這樣不利于調(diào)檔工作的開展。

2 完善人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作的措施

1、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，要想解決檔案管理工作人員素質(zhì)低下的問(wèn)題，就需要從源頭抓起，經(jīng)過(guò)嚴(yán)格考核聘用專業(yè)的檔案管理人員，打破檔案管理兼職的局面。在檔案管理工作的過(guò)程中，有關(guān)單位還要根據(jù)工作需要，對(duì)工作人員進(jìn)行一定的技能培訓(xùn)，讓他們掌握豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)，能夠從用應(yīng)對(duì)工作中可能出現(xiàn)的難題，提高檔案管理工作的正確性和工作效率。

2、加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享，傳統(tǒng)的檔案管理工作，單純的依靠人工來(lái)完成，工作效率比較低下，工作中出現(xiàn)的疏忽和失誤也比較多，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的使用，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，可以促進(jìn)管理工作走向一個(gè)新臺(tái)階。檔案管理工作單位較多，每一個(gè)檔案室都需要一定的基礎(chǔ)設(shè)施，資源需求量很大，實(shí)現(xiàn)資源共享能夠提高檔案用具的使用效率，避免資源浪費(fèi)現(xiàn)象的出現(xiàn)。

3、建立完整的檔案管理運(yùn)行機(jī)制，人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理迫切需要建立完整的運(yùn)行機(jī)制，讓企業(yè)職工的個(gè)人檔案和與之有關(guān)的醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、再就業(yè)保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)等形成一個(gè)完整的系統(tǒng)，建立與檔案管理配套的教育機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制、約束機(jī)制，通過(guò)檔案管理運(yùn)行機(jī)制的不斷完善，加快檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化進(jìn)程，更好的為個(gè)人和社會(huì)發(fā)展提供保障。

4、制定統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃?rùn)n案管理工作必須克服各自為政的分散局面，研究出統(tǒng)一的檔案管理工作管理方法，人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理工作應(yīng)與其他部門的檔案管理工作聯(lián)合開展，以保證檔案信息資源有一個(gè)合理的、科學(xué)的系統(tǒng)布局。統(tǒng)一檔案管理發(fā)展規(guī)劃還需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，所以要加大對(duì)人力資源和社會(huì)保障部門的宣傳和建設(shè)，從而加強(qiáng)公眾對(duì)人力資源和社會(huì)保障部門的關(guān)注和支持，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理的重視，并且能夠給予一定的資金和人力資源，進(jìn)而解決檔案管理工作中人手不足、資金匱乏等問(wèn)題。

5、完善檔案管理的物質(zhì)條件完善檔案管理工作首先要從改善環(huán)境，配備必要的設(shè)備入手。首先，可以實(shí)行辦公、檔案庫(kù)、閱覽室分開設(shè)置的方式，在檔案存放庫(kù)放置空調(diào)、抽濕器、溫濕度測(cè)試儀等儀器，同時(shí)，采取防火、防潮、防蟲等措施，使檔案存放環(huán)境滿足檔案管理的基本要求。

6、人力資源和社會(huì)保障部門的檔案是一類較為特殊的信息資源，是社會(huì)各方面實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，其內(nèi)容涉及到科技、經(jīng)濟(jì)、教學(xué)、實(shí)驗(yàn)、生產(chǎn)等各領(lǐng)域，因此，對(duì)檔案管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理制，能顯著提高檔案管理的效率，檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化就也顯得尤為重要。主要從三個(gè)方面入手：①應(yīng)歸檔的電子文檔或者文本文檔要對(duì)其生成方式、傳遞方式、保管方式進(jìn)行研究；②檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部的各項(xiàng)工作要標(biāo)準(zhǔn)化；③檔案管理中的數(shù)據(jù)處理、存貯結(jié)構(gòu)要標(biāo)準(zhǔn)化。

7、完善檔案管理機(jī)構(gòu)和制度，建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)是做好目標(biāo)管理的基礎(chǔ)。首先，要做的就是解決人手不足的問(wèn)題，在人員的調(diào)配上，一定要配備充足的專職檔案管理人員，不外聘兼職人員，不實(shí)行一員多用，檔案管理人員專門負(fù)責(zé)檔案管理工作，且要明確崗位職責(zé)。其次，完善檔案制度建設(shè)，這是做好檔案管理的保證。

3 結(jié)束語(yǔ)

人力資源和社會(huì)保障部門中的檔案管理在我國(guó)社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮著重要的作用，對(duì)檔案實(shí)施高效管理，不僅保證檔案的使用壽命，還能最大程度發(fā)揮檔案的功能作用，人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)各部門之間檔案管理信息的資源共享，優(yōu)化檔案管理的設(shè)施設(shè)備，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)體系，并健全檔案管理的機(jī)制，綜合以上工作，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高效穩(wěn)定的開展。

參考文獻(xiàn)

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[2]張海霞。談如何做好新時(shí)期的檔案管理工作[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2010.17

（作者單位：人力資源和社會(huì)保障局）