基于SWOT分析的中國社區(qū)檔案工作思考

王璞鈺 張江珊

摘 要?社區(qū)檔案作為社區(qū)工作中必不可少的一個環(huán)節(jié)，對社區(qū)工作的正常運行與穩(wěn)定發(fā)展起著越來越重要的作用。基于SWOT分析法，對當前我國社區(qū)檔案事業(yè)建設的內(nèi)部優(yōu)勢和劣勢及面臨的外部機會和威脅進行分析，從而制定科學的發(fā)展策略，以期更好地推進我國社區(qū)檔案工作良性發(fā)展。

關鍵詞 社區(qū)檔案 SWOT分析 檔案管理

中圖分類號 G275.9 文獻標識碼 A 收稿日期 2020-04-10

★作者簡介：王璞鈺，揚州大學社會發(fā)展學院學生，研究方向為檔案管理與應用;張江珊，揚州大學社會發(fā)展學院副教授，中國人民大學博士研究生，研究方向為檔案信息公開利用、檔案開放立法、檔案社交媒體應用。

Abstract As an indispensable link in community work， community archives play an increasingly important role in the normal operation and stable development of community work. Based on SWOT analysis， this paper analyzes the internal advantages and disadvantages as well as the external opportunities and threats of the current construction of community archives， and formulates scientific development strategies in order to better promote the benign development of community archives in China.

Keyword community archives; SWOT analysis; archives management

由于經(jīng)濟發(fā)展及民生建設的需要，社區(qū)檔案工作的作用日益凸顯，它為社區(qū)建設發(fā)展提供有力的文化支持，也成為新時期基層檔案工作建設的重要陣地。本文擬通過SWOT分析法，以系統(tǒng)論為指導思想，綜合分析社區(qū)檔案工作的內(nèi)部優(yōu)勢、劣勢，外部機遇、挑戰(zhàn)，從而制定切實可行的策略，以期推進我國的社區(qū)檔案工作發(fā)展[1]60。

一、中國社區(qū)檔案工作的SWOT分析

1.內(nèi)部優(yōu)勢（strength）分析。（1）社區(qū)檔案工作受眾廣泛。據(jù)國家統(tǒng)計局人口數(shù)據(jù)統(tǒng)計顯示，我國2019年城鎮(zhèn)常住人口達73111萬人，占總人口的53.73%，由于社區(qū)制度的建立，這些人口多半居于城鎮(zhèn)中的各社區(qū)內(nèi)，隨著公眾檔案意識的提升，基層組織機構電子化、信息化辦公水平的提高[2]128，需要將各種形式載體的社區(qū)檔案文件信息予以公開，在滿足公眾利用的同時，也實現(xiàn)了檔案資源的價值。社區(qū)檔案工作的服務對象包括社區(qū)居民、進駐社區(qū)的企事業(yè)單位、研究社區(qū)工作的學者和機構以及社區(qū)志愿工作者。（2）社區(qū)檔案資源數(shù)量龐大。社區(qū)檔案是社區(qū)在日常工作中產(chǎn)生的檔案，據(jù)有關數(shù)據(jù)顯示，僅北京市一地在2013年的社區(qū)室藏檔案就達到1828567卷[3]。隨著社區(qū)職能的轉型升級、工作范圍的擴大，社區(qū)在工作中形成的檔案數(shù)量也呈現(xiàn)逐年增長趨勢。（3）社區(qū)檔案資源價值豐富。基于國家精神文明建設加快推進的大環(huán)境下，我國很多社區(qū)開始構建特色社區(qū)檔案文化資源，這些檔案資源包括社區(qū)成員檔案、家庭檔案、社區(qū)歷史檔案等，這些特色社區(qū)檔案具有具體化、去中心化等特點。因此，社區(qū)檔案不僅具有檔案所共有的憑證價值，還具有一定的文化開發(fā)與利用價值[4]。

2.內(nèi)部劣勢（weakness）分析。（1）人員素養(yǎng)整體較低。從整體思維角度來看，社區(qū)檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)和知識水平存在差異性，受所屬地區(qū)經(jīng)濟文化水平影響。部分經(jīng)濟文化發(fā)達地區(qū)的社區(qū)檔案工作人員具有管理檔案所必需的復合型素養(yǎng)，即熟練的信息技術和檔案專業(yè)技能，對于檔案學科和技術的發(fā)展趨勢及最新動態(tài)具有高度的敏感性，然而有些社區(qū)工作人員抱殘守缺，不重視社區(qū)檔案工作，存在著觀念老化的問題，從根本上制約了社區(qū)檔案工作的發(fā)展[5]56。（2）社區(qū)檔案工作現(xiàn)代化程度低。從宏觀角度來看，由于社區(qū)檔案信息化建設力度不夠，致使檔案管理仍以傳統(tǒng)的手工管理為主，在提供利用上缺乏主觀能動性。由于我國社區(qū)檔案數(shù)量的龐大，在提供了豐富的資源的同時，也制約了社區(qū)檔案數(shù)字化工作與社區(qū)現(xiàn)代化整體工作進程。（3）社區(qū)檔案組成復雜。根據(jù)《城市社區(qū)檔案管理辦法》有關規(guī)定，社區(qū)檔案包含實物檔案、影像檔案、文書檔案、電子檔案等載體形式，在內(nèi)容上主要包含民政救助、人員流動、戶口管理、養(yǎng)老、居民治保調(diào)解等方面。整體上來說，社區(qū)檔案在組成上兼具種類和內(nèi)容的雙重復雜性[6]。（4）法律體系不完善。由于社區(qū)檔案工作復雜，且缺乏完整的研究體系，當前國內(nèi)還沒有具體針對社區(qū)檔案的法律法規(guī)，僅在《檔案法》和《城市居民委員會組織法》中有所提及。2015年頒布的《城市社區(qū)檔案管理辦法》僅是一個指導性文件，且如今已有較多的不足。合適的社區(qū)檔案政策也未能在全國范圍推行落實。

3.發(fā)展機遇（opportunity）分析。（1）政府政策支持。我國于2015年11月23日正式頒布的《城市社區(qū)檔案管理辦法》作為當前唯一的全國性指導文件，明確了社區(qū)檔案歸檔工作要求及注意點，也對社區(qū)檔案工作所需要收集的檔案做了分類，同時也肯定了社區(qū)檔案的價值和地位[7]20。社區(qū)檔案與社區(qū)密不可分，我國所頒布的一系列的推動社區(qū)發(fā)展和建設的政策文件同時也涉及了社區(qū)檔案方面，如2018年12月29日修訂的《城市居民委員會組織法》涉及了社區(qū)檔案管理方面;而在2019年4月4日發(fā)布的《關于開展第三批居家和社區(qū)養(yǎng)老服務改革試點成果驗收與報送居家和社區(qū)養(yǎng)老服務改革試點經(jīng)驗的通知》涉及了檔案材料建立方面。隨著居民生活保障體系日趨精準化、完善化，對于社區(qū)檔案的需求也會更多，推動了社區(qū)檔案的建設與發(fā)展。（2）社區(qū)快速發(fā)展的內(nèi)在需求。隨著我國社區(qū)建設的飛速發(fā)展，至2018年，各類社區(qū)服務機構和設施數(shù)量已達到42.7萬個，較2010年的15.3萬個大幅度提高。通過社區(qū)檔案工作的支持，在保證建設速度的同時，社區(qū)建設的質量也得到有力的保證。具體體現(xiàn)在：其一，輔助社區(qū)穩(wěn)定日常的和諧秩序。通過社區(qū)檔案中的居民治保調(diào)解方面的檔案，為社區(qū)工作人員在處理日常居民糾紛方面提供經(jīng)驗支持。其二，推動“智慧養(yǎng)老”工作進行。社區(qū)檔案涉及居民養(yǎng)老、戶口管理等方面，這些既能促進“智慧養(yǎng)老”工作的進行，又會提高居民養(yǎng)老的精準化和信息化水平。其三，促進“城市記憶”建設工作。利用社區(qū)檔案中涉及社區(qū)歷史的部分，為“城市記憶”建設工作提供資料支持。

4.外部挑戰(zhàn)（threat）分析。（1）社區(qū)檔案工作理論研究滯后。社區(qū)檔案作為一個舶來品，自20世紀90年代進入我國以來，已有三十多年的發(fā)展歷程。經(jīng)過多年的發(fā)展，已有了一定的成果，但是也存在著較多的問題。研究的方向過于單一，不重視實踐調(diào)研工作，社區(qū)檔案的概念缺乏權威性的說法，都不利于社區(qū)檔案工作發(fā)展[8]35。（2）社區(qū)檔案意識不足。地方檔案行政部門對社區(qū)檔案工作一般只有指導作用，缺乏有力的監(jiān)督管理。在部分偏遠地區(qū)，相關部門對于社區(qū)檔案工作的價值與作用認識不足，意識不到社區(qū)檔案的重要性，致使監(jiān)督與管理工作無從談起。

二、中國社區(qū)檔案工作發(fā)展的策略分析

基于上述分析，結合我國社區(qū)檔案發(fā)展的未來趨勢，將形成以下策略強化社區(qū)檔案工作優(yōu)勢，弱化劣勢，緊密抓住發(fā)展機遇，積極應對外部威脅，從而使社區(qū)檔案工作取得良性發(fā)展。

1.多層面、全方位地推動全社會社區(qū)檔案意識的提升。社區(qū)檔案管理事業(yè)良性發(fā)展的首要前提，是社會大眾對社區(qū)檔案認同力度的提升，應從以下兩個方面進行：（1）創(chuàng)新宣傳手段，加大宣傳投入。檔案宣傳作為普及檔案知識與傳播檔案文化最為直接有效的手段，應加大人力和資金方面投入?；诋斍靶屡d的社交媒體傳播平臺，敦促社區(qū)開展社區(qū)檔案文化宣傳工作，以普及檔案知識和拉近群眾距離為出發(fā)點，創(chuàng)新社區(qū)檔案宣傳手段。其一，社區(qū)檔案宣傳應立足于本社區(qū)的宣傳部門，著眼于新興媒體平臺如微信、微博等，擴大社區(qū)檔案影響力;其二，在宣傳內(nèi)容上注重選擇公眾維權、居民生活方面內(nèi)容，做好定期問卷調(diào)查與內(nèi)容定期調(diào)整工作;其三，將檔案知識與社區(qū)歷史、城市記憶有機結合，引導群眾產(chǎn)生對社區(qū)檔案的興趣。（2）打造特色檔案內(nèi)容，形成品牌效應。社區(qū)檔案中除去文書檔案、科技檔案、會計檔案等，也存在著具有社區(qū)自身特色的檔案，包括反映社區(qū)民俗風情和歷史記憶的檔案。投入精力打造特色檔案內(nèi)容，使之品牌化，以吸引更多潛在的受眾群體。一方面依托檔案資料，編成社區(qū)年鑒、社區(qū)歷史回顧、社區(qū)名人傳記，豐富社區(qū)文化。另一方面借助數(shù)碼與影像技術，將現(xiàn)有檔案資源轉化成紀錄片形式并上傳至網(wǎng)絡共享平臺，通過共享方式進一步挖掘特色檔案內(nèi)容品牌價值。

2.多措并舉，推動社區(qū)檔案工作質量提高。在目前建設服務型政府的大環(huán)境下，社區(qū)作為社區(qū)檔案工作的主體，應將重點投入到提高社區(qū)檔案工作服務質量方面，具體從以下幾個方面進行：（1）明確社區(qū)職能，精簡社區(qū)檔案內(nèi)容。社區(qū)作為20世紀80年代引入我國的一個舶來品，推動了我國城鎮(zhèn)化的建設工作。由于我國尚處于社會主義初級階段，許多方面的建設還存在著不足。在社區(qū)層面，由于社區(qū)職能模糊致使社區(qū)工作人員工作負擔過重，很難將重心放在服務民生上，因而明確社區(qū)職能，適當削減社區(qū)檔案中的公文成分，提高社區(qū)檔案的民生性與去中心性，解決社區(qū)檔案內(nèi)容冗雜的問題，優(yōu)化社區(qū)檔案整理工作，便于社區(qū)檔案的開發(fā)利用工作。（2）著眼基礎，拓寬服務渠道。目前，社區(qū)檔案普遍存在群眾“查檔難”的問題。因此，社區(qū)應針對這一問題開展具體分析，基于社區(qū)自身經(jīng)濟和技術水平，選擇適當?shù)那?。部分檔案數(shù)字化水平較高的社區(qū)可搭建數(shù)字服務平臺，從網(wǎng)上提供檔案信息服務;另一部分水平較低的社區(qū)可開設專門的社區(qū)檔案查詢窗口，為社區(qū)民眾提供便捷的查檔服務。（3）精確受眾群體，提供個性化服務。通過本地檔案行政部門的指導，社區(qū)可針對不同受眾群體的需求，建立精確的用戶需求模型，為受眾提供個性化的社區(qū)檔案服務。在基礎居民服務利用板塊做好的前提下，依托現(xiàn)有資源，借助各種社會分析軟件，構建社會人士利用板塊，具體分析不同受眾群體的需求特點，為不同的受眾提供最為需要的社區(qū)檔案資源，提高社區(qū)檔案服務的精確性。（4）構建網(wǎng)格化體系，創(chuàng)新服務方式。網(wǎng)格化管理是指基于一定的標準，運用數(shù)字化、信息化技術手段，將城市管理轄區(qū)劃分為若干單元網(wǎng)格，依托對單元網(wǎng)格的相關巡查工作，建立監(jiān)督和處置這兩者處于分離狀態(tài)的一種形式。社區(qū)檔案工作也可建立單元網(wǎng)格，將社區(qū)檔案工作的各個環(huán)節(jié)納入監(jiān)督管理體系，通過實行社區(qū)網(wǎng)格化服務管理模式，加強社區(qū)檔案服務利用的簡易性、互動性，降低運行成本，使利用者能夠獲取最為完整且豐富的檔案信息資源。我國社區(qū)檔案工作網(wǎng)格化的運用仍處于初步階段，需要社區(qū)從網(wǎng)格化服務制度保障體系和網(wǎng)格劃分標準這兩方面，構建完善的社區(qū)檔案網(wǎng)格化管理服務模式，為社區(qū)群眾提供方便快捷的查檔渠道，提高服務質量。

3.加強跨界合作，提高現(xiàn)代化水平。社區(qū)檔案工作現(xiàn)代化水平的提高是一個涉及軟硬件設施建設與人才隊伍培養(yǎng)等多重方面的問題。如何有效且迅速地提升社區(qū)檔案現(xiàn)代化工作水平，需要社區(qū)積極主動地加強跨界合作建設，具體應從校地合作、地企合作、跨地域合作這三個方面實施。（1）構建完善的合作體系，實現(xiàn)校地雙贏。社區(qū)檔案工作需要社區(qū)工作人員、檔案工作者的共同參與，而目前我國社區(qū)仍存在著人力資源不足、一人多用的現(xiàn)象，影響到了社區(qū)檔案工作的正常運行。隨著越來越多的高校開辦檔案專業(yè)，社區(qū)可在上級部門的領導下，與高校構建完善的校地合作體系，一方面豐富學生的見識和提升學生的實踐水平，另一方面緩解社區(qū)檔案管理事業(yè)中人才缺失的局面，實現(xiàn)雙贏。（2）推動地企合作，拓寬社區(qū)檔案工作建設新思路。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展以及國家對“小微企業(yè)”扶持力度的提升，服務業(yè)企業(yè)在我國國民經(jīng)濟中開始扮演重要角色。通過檔案服務業(yè)企業(yè)提供業(yè)務外包等服務，有效解決社區(qū)在社區(qū)檔案整理、軟硬件建設上的問題。此外，社區(qū)結合自身具體情況，也可向檔案服務業(yè)企業(yè)要求檔案管理軟件開發(fā)、檔案數(shù)字化等服務，進一步提升社區(qū)檔案工作質量。（3）搭建跨地域合作平臺，縮小整體差距。參照西部大開發(fā)等跨地域合作交流模式，構建地區(qū)之間的社區(qū)檔案工作交流平臺。一方面，社區(qū)檔案工作質量高的地區(qū)可為其他地區(qū)提供先進管理工作經(jīng)驗和模式;另一方面，定期舉辦社區(qū)檔案工作線上交流會，促進地區(qū)之間的交流與學習，縮小地區(qū)之間差距，從整體層面提升社區(qū)檔案工作水平。

社區(qū)檔案管理事業(yè)作為檔案管理事業(yè)中一個較為冷門的部分，也是最為貼近民眾的部分。關于提高社區(qū)檔案管理事業(yè)整體水平的策略中，社會大眾對社區(qū)檔案的認同度提升是首要前提，社區(qū)檔案工作服務質量的提高是重點，加強跨界合作是有力保障。在新時期，社區(qū)檔案工作人員只有借助新興技術和社會各界的幫助，轉變傳統(tǒng)思維方式和手段，才能更好地為社會提供社區(qū)檔案服務，擴大社區(qū)檔案的影響力。

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