文書檔案監(jiān)督管理的探討與實踐

鄭藝姝

【摘要】文書檔案在收集歸檔的過程中，大部分是根據手頭現(xiàn)有內容做整理，常常忽視了在檔案形成的過程中做前期的監(jiān)督管理工作。本文對監(jiān)督管理進行探討并提出實踐的思路。

【關鍵詞】文書檔案；監(jiān)督管理；實踐

一、文書檔案監(jiān)督管理的作用

（一）文書檔案管理現(xiàn)狀。醫(yī)院的文書工作因為其特殊性，一般較少有專職的檔案人員。作為辦公室的一名干事，筆者除了負責收發(fā)文工作外還“多頭挑”，兼任院刊編輯、文書檔案管理員工作。在多年的工作經驗中發(fā)現(xiàn)，文書工作與文書檔案管理二者相輔相成，密不可分。

（二）文書檔案監(jiān)督管理的必要性。要想做好檔案工作必須打牢基礎，也就是前期的文書處理工作。醫(yī)院的文書檔案在形成、歸檔這兩個重要的過程中所產生的每一個環(huán)節(jié)都值得重視，因為這決定著檔案在收集、制作、管理、利用每個階段的含金量。所以，對文書檔案形成過程和歸檔過程進行監(jiān)督管理是非常有必要的，不容忽視。

（三）文書檔案監(jiān)督管理的作用。要讓涉及文書工作各環(huán)節(jié)的科室和同事了解并自覺形成規(guī)范化意識，讓大家知道將基礎性工作、監(jiān)督工作做在前，能給后期的管理帶來很多便利，避免麻煩，提高檔案的有效利用。筆者將對文書檔案的形成過程和歸檔過程這兩方面如何進行監(jiān)督管理談談個人的看法。

二、文書檔案形成過程的監(jiān)督管理

醫(yī)院的文書檔案大多來自公文處理過程中形成的文件，而公文處理由收文、發(fā)文兩部分組成。

（一）發(fā)文環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理。一是發(fā)文對擬稿是有一定要求的，尤其對紙張規(guī)格、書寫材料等不容馬虎。有的科室提交發(fā)文申請時發(fā)現(xiàn)并未使用正規(guī)的A4紙張打印，有的用16開或A3紙張打印，有時還將不同規(guī)格的紙張交替在一起；或是出現(xiàn)領導在審閱過程中用鉛筆、有顏色的記號筆來批示記錄文字；甚至有的同事為了省事將寫錯的地方用涂改液覆蓋一層后在上面更正。以上種種做法都是不正確的，這些都不符合檔案歸檔要求。中共中央辦公廳、國務院辦公廳2013年發(fā)布的《黨政機關公文處理條例》中的第十二條明確規(guī)定：“公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定”。首先醫(yī)院發(fā)文由院辦、黨辦及相關職能科室提交申請，內容主要來源是每周的院長辦公會形成的某項決定，并未設計特殊形式的公文用紙需求，所以要求發(fā)文科室提交擬稿必須用A4紙張打印。這影響到后期在檔案整理歸檔時的裝訂要求；而對書寫材料的要求則影響到檔案保存過程的安全性和完整性。使用鉛筆來批示修改意見有可能導致因檔案利用過程中遭人為擦拭清除或因其他不可抗力原因造成文字年久模糊甚至保存不全引發(fā)歧義；更不允許用涂改液，文件的形成過程是嚴肅的。二是對文件的成文日期也有著嚴格的規(guī)定。比如，科室提交發(fā)文發(fā)布一項規(guī)章制度，1月初提交的擬稿，因為各種原因導致領導3月份中旬才正式簽發(fā)。此時，科室會要求將成文日期定位1月，無論對外上級部門來檢查或是對內便于員工管理。根據《黨政機關公文處理條例》中的第九十二條第十二項明確規(guī)定：“成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期”。這在后期檔案利用過程容易產生歧義甚至人事糾紛，因為按照規(guī)定必須在責任人簽發(fā)日期之日開始這項規(guī)章制度才正式生效，而不是以科室擬稿提交申請的日期為準。所以這就要求各科室要做好提前計劃安排，并及時催辦相關文件的進度，不至于后期帶來的負面影響。三是有的科室在提交報告等非請示性公文中會違規(guī)附帶請示事項。夾雜的請示內容一條兩條甚至好幾條都“打包”在一起，抱著貪圖省事的心理。這樣的行為會導致檔案在歸檔過程的分類不清，也會導致后期檔案管理過程的麻煩。按照規(guī)定，請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。而對于同一主題的請示，出現(xiàn)的多個名字，可以只在一份請示里說明。如申請預備黨員的請示，涉及多位符合預備黨員要求的同志，就不需要每個名字每一個人提交一份請示。浪費資源的同時也對歸檔工作造成繁瑣和負擔。四是有的科室在公文使用的漢字、數(shù)字、字符、計量單位和標點符號等，沒有按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。比如六角括弧“〔〕”，就經常被“[ ]”代替，導致通過辦公自動化OA系統(tǒng)提交的發(fā)文在檔案查找時利用文號會查詢不到。五是文印室的同事還反映了一個值得注意的問題，就是發(fā)文中會出現(xiàn)空號、跳號問題。如果是手動記錄編寫文號一般不會出現(xiàn)此類問題。但現(xiàn)在很多單位都是電子信息化管理，若利用辦公自動化OA系統(tǒng)，會出現(xiàn)有的文件占用了文號但領導沒有簽發(fā)，又或者在此基礎上產生了新的問題和需求，沒有及時退回科室修改或清除。一段時間后，后面的文件接著之前的文件號順位往下編號，但被占用的文號文件卻無歸檔價值。這也容易造成在歸檔時產生的空號、跳號現(xiàn)象。這就要求發(fā)文的管理者要實時追蹤每一個環(huán)節(jié)，監(jiān)管到位。

（二）收文環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理。一是送件不合規(guī)范。職能科室有時會直接收到對口的上級來文，通過QQ或郵箱或微信群發(fā)送?？剖掖蛴〕鰜砗笏偷睫k公室收文，對于打印紙張、內容、裝訂格式等都會有一定的要求。有時會收到16開格式的版面；有時因為打印機等原因打印出的文件頁面夾雜著漆黑的背景或橫豎線；有時打印出的內容模糊，字跡都無法認清；有時只有單面打印，不止浪費了紙張也讓空白一整頁的頁面容易產生后期添加內容的隱患；有時裝訂不合規(guī)范，出現(xiàn)直接在左上角裝訂等種種問題。以上問題都容易造成重要檔案不符合歸檔要求或者歸檔內容無效導致后期無法利用等問題的產生。所以此時加強對收文工作的管理和監(jiān)督就顯得很有必要了，不符合規(guī)定的送件堅決退回，要求按照規(guī)定重新打印出符合將來留檔要求的文件與裝訂格式。這些細節(jié)的馬虎，將造成將來工作的麻煩。二是對于傳真件的處理。因為傳真紙屬于熱敏材質，時間一長容易模糊，文字等有效內容無法完整留存。這就要求在收文過程中對有留檔意向的文件進行復印保存，防止等到年底整理檔案時發(fā)現(xiàn)重要的文件內容都模糊不堪，無法歸檔。三是收文要及時登記。因為電子化的時代已經到來，多種來文方式會導致同樣內容的文件重復收件。比如通過政務網、郵局寄件、QQ辦公群傳送等多方式多渠道收件重復，如果沒有對每一份收文做好及時登記工作并編好收文號，就容易產生重復件的歸檔問題。四是收文的傳閱過程也極其重要。要根據領導批示及時把公文送到相關職能科室的負責人進行督辦和催辦。有時在文件傳閱單上領導批示多個科室共同協(xié)辦此件，那么會簽工作就很重要，并在所有科室辦理結束后將文件完整送回辦公室歸檔。有時會發(fā)現(xiàn)責任科室并未通知相關的臨床科室進行辦理并簽字確認，而是認為自己是主管科室，自行辦理即可。這不但會造成公文無法系統(tǒng)并準確地傳達到每一個涉及責任的科室，并造成有的臨床科室并不知情，最終導致治療過程中產生不必要的醫(yī)患糾紛。所以，就要求監(jiān)督并實時過問并掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤公文的處理。五是文件辦理完畢要及時歸檔。有的科室甚至不知文件辦理完畢要將原件完畢歸檔，而是私自留存在科室。這也容易造成有關重要政策性或突發(fā)性事件處理指南類文件丟失，或者無法及時向全院其他科室傳達，導致臨床指導精神不統(tǒng)一不規(guī)范。同時造成檔案無法歸檔，在查詢利用方面產生缺失。

三、歸檔過程的監(jiān)督和管理

（一）除了由院辦、黨辦收發(fā)的重要文件需要歸檔之外，職能科室在工作過程產生的有關醫(yī)院發(fā)展過程中的基建、設備采購、藥品采購、總務采購、談判合同等相關業(yè)務性的文件也需要歸檔。并且，這對將來的工作起著基礎性的作用和參考價值。還有臨床科室外出開會帶回的政策性或導向性等重要文件也需要送到院辦歸檔，不得私下截留。若發(fā)現(xiàn)必須立刻糾正，加強監(jiān)管的同時要做好科室間的溝通和協(xié)調工作，讓文件的歸檔工作可以順利、系統(tǒng)、完整地進行，以備將來開發(fā)和利用。

（二）請示和批復要關聯(lián)起來一起歸檔，同一主題、問題的文件也要正確歸類，方便檔案的利用查找。這些歸檔的要求要落實到位，監(jiān)管到位，把整理工作細致化，以檔案的利用和保管為指導。

文書工作與檔案工作一個針對現(xiàn)在，一個針對將來，他們都對黨和國家及上級的政策精神要求傳達并貫徹到位，對專業(yè)性、服務性的要求頗高。對于醫(yī)院來說，能夠落實并執(zhí)行到位，對醫(yī)患關系的和諧發(fā)展有著最本質的影響。對文書檔案形成過程和歸檔過程進行監(jiān)督管理，對提高醫(yī)院工作效率和維護檔案的完整與安全，更好地發(fā)揮檔案的工作都有重要的意義。作為一名在醫(yī)院辦公室多年，從事收發(fā)文處理和文書檔案管理二者兼顧的的同志來說，以上都是本人留心工作中發(fā)現(xiàn)的問題并請教學習、找出解決問題的方法的心得體會，愿與同仁們共同分享。并在接下來的工作中繼續(xù)深化管理、加強監(jiān)督，為檔案的價值和分享利用保駕護航。

【參考文獻】

[1]中共中央辦公廳、國務院辦公廳.黨政機關公文處理條例，2013.

[2]楊郁素，歐陽俠，邱衛(wèi)黎，陳錫文，劉子穎，許曉莎.醫(yī)藥前沿，2012（30）.