檔案信息化管理對(duì)高素質(zhì)館員的要求和培養(yǎng)

王宏亮

摘 要：檔案人員要熱愛檔案事業(yè)，要有不斷追求，永不滿足，孜孜以求的學(xué)習(xí)，并掌握必要的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技術(shù)，對(duì)紛繁復(fù)雜的網(wǎng)上信息進(jìn)行標(biāo)引、分類和有效管理，使檔案信息能充分發(fā)揮最大的開發(fā)利用價(jià)值，滿足企事業(yè)單位的科研、管理和生產(chǎn)的最大需求。文章重點(diǎn)就檔案信息化管理對(duì)高素質(zhì)館員的要求和培養(yǎng)進(jìn)行研究分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案館員；信息化管理；要求；培養(yǎng)

引言

檔案管理工作的主要職責(zé)就是記錄歷史和傳承文化，在如今社會(huì)信息化時(shí)代，保證檔案信息化管理逐漸形成，這是一種對(duì)檔案管理采取新模式的運(yùn)用，檔案信息化管理是以檔案資源信息化為其核心內(nèi)容的。然而對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理人員來說，檔案管理試行信息化操作，無疑是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。

1檔案信息化管理的概念和優(yōu)勢(shì)

在國家檔案行政管理部門的組織和規(guī)劃中，通過對(duì)檔案管理使用信息技術(shù)，很好地對(duì)檔案信息資源收集整理進(jìn)而加以管理及提供利用服務(wù)，這就是檔案信息化管理的概念。檔案信息化管理具有以下五項(xiàng)優(yōu)勢(shì)：一是信息利用快捷方便，提高資源的利用率；二是拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域，節(jié)約資源；三是共享檔案信息，遠(yuǎn)程運(yùn)輸；四是檔案檢索方便，節(jié)省時(shí)間，提高準(zhǔn)確性；五是文獻(xiàn)再加工時(shí)間縮短，保證時(shí)效性。檔案信息化管理為我們的日常生活帶來了很大的便利，同時(shí)對(duì)促進(jìn)社會(huì)發(fā)展作出了重要貢獻(xiàn)。

2檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的必要性

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實(shí)體保管作為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體通過信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)作為重點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的信息化，可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、分析、分類和檢索、保管、利用，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢、存儲(chǔ)量大，并且可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。但是當(dāng)前的事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經(jīng)安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，也會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)功能的限制，只把一些個(gè)人檔案和信息輸入計(jì)算機(jī)。在調(diào)閱檔案和資料檢索時(shí)，仍然只習(xí)慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實(shí)際上并沒有得到實(shí)施，檔案管理不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，所以新形勢(shì)下加快實(shí)施檔案信息化數(shù)字建設(shè)勢(shì)在必行。

3檔案信息化管理現(xiàn)狀

3.1檔案信息自身的安全性問題

根據(jù)以往的檔案管理方式，紙質(zhì)檔案有單位蓋章、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽字確認(rèn)，其真實(shí)性、合法性等很容易鑒別，且實(shí)施檔案信息化管理之后，電子檔案易修改和復(fù)制，這在一定程度上也對(duì)檔案信息自身的真實(shí)性、合法性產(chǎn)生不利影響，使檔案信息面臨安全性問題。

3.2信息化管理環(huán)節(jié)的安全威脅

檔案信息化管理使檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸，這就影響了其傳輸安全性，特別是要求高度保密的檔案信息，面臨的被篡改、竊取、偽造等安全威脅不可小覷，同時(shí)計(jì)算機(jī)病毒的威脅是檔案信息化管理不可避免的安全威脅，如果檔案信息在傳輸環(huán)節(jié)被病毒攻擊，那么檔案信息管理系統(tǒng)極易受到威脅，導(dǎo)致資料被泄露。另外，電子檔案的長(zhǎng)時(shí)間保管會(huì)受到計(jì)算機(jī)軟硬件使用壽命、檔案信息與軟硬件平臺(tái)的一致性等因素的影響，如果處理不妥當(dāng)，極易引發(fā)電子檔案信息受損甚至丟失等嚴(yán)重的安全問題。

3.3人為操作失誤帶來安全隱患

在收集、錄入及保管檔案信息的過程中，由于工作人員粗心大意、缺乏安全意識(shí)、素質(zhì)水平偏低等，往往會(huì)引發(fā)操作失誤，導(dǎo)致檔案信息丟失、遺漏；有時(shí)選擇操作口令不夠謹(jǐn)慎，或隨意把自己的賬號(hào)、密碼等重要信息轉(zhuǎn)借他人、與他人“共享”等，也會(huì)造成流動(dòng)和存儲(chǔ)于檔案信息管理系統(tǒng)中的檔案信息遭受泄密、被盜竊等安全隱患。

4信息化檔案管理對(duì)高素質(zhì)館員的要求

4.1檔案管理信息化對(duì)檔案工作者提出了新的技能要求

檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作的必然趨勢(shì)，經(jīng)過實(shí)踐證明，檔案信息化可以讓每一個(gè)檔案信息的利用者在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)利用網(wǎng)絡(luò)在檔案管理系統(tǒng)中獲取所需要的檔案資料和信息。檔案信息化一方面能最大限度的提高檔案信息的利用效率，另一方面能有效的提高檔案信息的管理效率。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理檔案可將傳統(tǒng)的文本圖件方式的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并可使用u盤等不同的存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)起來，使得需要存儲(chǔ)時(shí)間較長(zhǎng)的檔案信息，通過電子科技的方法，存儲(chǔ)在存儲(chǔ)介質(zhì)中，避免了傳統(tǒng)信息存儲(chǔ)的缺陷，讓每一位信息利用著都能準(zhǔn)確快速的獲取所需要的信息。

4.2檔案信息化中檔案工作者的信息素養(yǎng)要求

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化的快速發(fā)展對(duì)于促進(jìn)檔案信息化有了全面的探究，引出了信息素養(yǎng)的概念，信息素養(yǎng)在檔案信息的管理和利用過程中的意義也變得越發(fā)重要起來。如何在信息化的環(huán)境當(dāng)中提高檔案工作者的信息素養(yǎng)，也成為檔案工作中需要重視的方面之一，對(duì)信息素養(yǎng)的理解主要包括對(duì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性具備精確的判別能力；能夠做到對(duì)信息的高效管理和利用。概括起來就是能夠識(shí)別需要什么信息，并且知道怎么獲取信息，怎么管理和利用獲取的信息。信息素養(yǎng)的相關(guān)領(lǐng)域很廣泛，是需要具有特定的素養(yǎng)的，它涉及范圍很寬的知識(shí)，包括社會(huì)上的、經(jīng)濟(jì)上的、法律上的、資源上的、電子科技方面等，與很多種學(xué)科領(lǐng)域都有著莫大的關(guān)系。

5信息化檔案管理館員素質(zhì)培養(yǎng)策略

5.1提升綜合素質(zhì)

首先從提高管理人員綜合素質(zhì)開始，管理人員要不斷強(qiáng)化信息化管理工作意識(shí)，在工作中積極努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，掌握基本的操作方法，這樣才能開展實(shí)踐工作。單位要定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并且要開展培訓(xùn)評(píng)估工作，對(duì)于進(jìn)步明顯的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，實(shí)現(xiàn)工作人員內(nèi)部的優(yōu)勝劣汰，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作的同步管理控制，同步的建設(shè)相關(guān)措施，嚴(yán)格的進(jìn)行項(xiàng)目的審核與研究，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)在技術(shù)的發(fā)展過程之中增強(qiáng)資金的投入力度，依靠技術(shù)的支持，依靠規(guī)范化的管理和運(yùn)行，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的分析。需要注意的是當(dāng)前檔案信息安全管理是相關(guān)項(xiàng)目建設(shè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)，在實(shí)踐的工作之中應(yīng)當(dāng)結(jié)合傳統(tǒng)工作的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于相關(guān)技術(shù)文件，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行一定程度上的修改和補(bǔ)充，常見的諸如工作檔案以及人事檔案等，在存儲(chǔ)的過程之中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的遵循方便后期修改的基本原則，而對(duì)于一些合同性的文件，在實(shí)踐當(dāng)中不僅需要對(duì)其中的關(guān)鍵層面內(nèi)容進(jìn)行分析，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)結(jié)合今后的改革方向?qū)崿F(xiàn)對(duì)政策的完善和補(bǔ)充，更好的促進(jìn)檔案信息化管理邁向新局面和新階段。

5.2檔案工作者要再提高認(rèn)識(shí)

檔案工作者要切實(shí)提高認(rèn)識(shí)，真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，切實(shí)意識(shí)到提高自身素質(zhì)對(duì)檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵作用。要全面認(rèn)識(shí)檔案特別是信息化社區(qū)檔案的價(jià)值作用，擺正心態(tài)、樹立責(zé)任意識(shí)，切實(shí)找差距、補(bǔ)不足，轉(zhuǎn)換角色應(yīng)對(duì)信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，要自覺學(xué)習(xí)先進(jìn)知識(shí)、信息技術(shù)以及現(xiàn)代管理等知識(shí)，努力掌握好外語和應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，堅(jiān)持長(zhǎng)時(shí)間多種類學(xué)習(xí)，讓自己可以順利應(yīng)對(duì)檔案管理信息化的要求。

結(jié)束語

檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的不可缺少的手段。檔案信息化又是一個(gè)艱苦的、長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，對(duì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)有理性的思考。應(yīng)以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，改革檔案工作管理體制與運(yùn)行機(jī)制，切實(shí)把檔案信息化建設(shè)落在實(shí)處，為單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]胡萍.檔案信息化管理對(duì)高素質(zhì)館員的要求和培養(yǎng)[J].黑龍江科技信息，2004（01）：126.

（作者單位：興隆縣城市管理行政執(zhí)法局）