檔案管理技術(shù)探析

武新華

摘 要：做好檔案管理信息化的工作是時代的客觀需要。理清檔案管理的內(nèi)容，檔案管理信息化過程中的問題，積極采取措施解決，就為檔案信息管理化的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。先說明檔案技術(shù)創(chuàng)新的必要性，然后分析我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，最后闡述檔案技術(shù)創(chuàng)新的要點。

關(guān)鍵詞：檔案管理；技術(shù)創(chuàng)新；檔案；管理；技術(shù)

一、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的必要性

市場經(jīng)濟條件下的新模式，與計劃經(jīng)濟時代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機構(gòu)分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式，而應(yīng)更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現(xiàn)代人事檔案管理模式的補充。在信息全球化的當今社會，檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新是適應(yīng)時代發(fā)展的必然要求。在面對這個開放性社會時，發(fā)展市場經(jīng)濟就必須發(fā)展檔案管理工作的創(chuàng)新。檔案管理技術(shù)創(chuàng)新有利于從根本上做好檔案管理工作，促進各機構(gòu)做好本職工作。我國現(xiàn)階段不重視電子檔案很大程度上是因為電子檔案機制本身存在一定的問題。改革檔案管理技術(shù)，完善電子檔案歸檔、存儲，建立電子檔案管理機制，使相關(guān)管理人員從事實上看到電子檔案的優(yōu)點。憑借這些，改變相關(guān)管理人員的檔案管理觀念亦不是難題。檔案管理人員觀念的革新對檔案管理事業(yè)的進一步發(fā)展具有重要意義。檔案信息自動化系統(tǒng)是一項需要運用多種學科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到目前階段，研究探討對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。

加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應(yīng)用，離開推進應(yīng)用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導思想，一是要積極進取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實出發(fā)，循序漸進。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢。

二、我國檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后

我國管理工作的基礎(chǔ)條件以及設(shè)施較為落后，阻礙了檔案管理部門的發(fā)展。由于資金的缺乏，我國的檔案管理部門缺少先進的基礎(chǔ)設(shè)施，以至于很多管理工作無法有效的開展。檔案管理工作的方案缺乏合理性，管理工作的相關(guān)操作缺乏規(guī)范性，使檔案管理工作的質(zhì)量無法得到提高。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)不高

我國很多檔案管理人員由于本身素質(zhì)不高，而且檔案管理部門也沒有對其進行專業(yè)技能的培訓，使得其缺乏相關(guān)的專業(yè)知識。檔案管理工作對工作人員的素質(zhì)有一定的要求，其在工作的過程中必須要有認真的態(tài)度，而且要有較高的服務(wù)意識，這樣才能提高檔案管理工作的價值。但是我國大部分檔案管理人員沒有認識到管理工作的重要性，對檔案管理的理解存在誤區(qū)，這些都影響了工作的效率與質(zhì)量。

（三）檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的評價指標

想要提高檔案管理工作的效率，必須制定出這項工作的評價指標，這也是提高檔案管理人員素質(zhì)與能力的有效手段，而且可以保證這項工作的質(zhì)量。通過制定檔案管理工作的評價指標，可以更好的衡量員工的業(yè)績，衡量的指標主要指的是對于檔案工作的完成情況，包括檔案的收集數(shù)量、開發(fā)創(chuàng)新的檔案管理技術(shù)等一些綜合的檔案工作衡量指標。

三、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的要點

（一）檔案管理工作機制的創(chuàng)新

通過相關(guān)調(diào)查研究得知我國傳統(tǒng)的檔案管理存在一定的缺陷，局部能力不能很好發(fā)揮出來，需要改進、創(chuàng)新。創(chuàng)新可以從工作手段上，也可以從管理思路的創(chuàng)新以及服務(wù)類型上創(chuàng)新等。無論是那種創(chuàng)新都要遵循不呆板、不繁瑣原則，將創(chuàng)新進行到底。例如在檔案工作管理的形式上我們就可以實行分級保管，具體做法是將價值小、保管期限短的檔案放到基層。

（二）管理思路的創(chuàng)新

管理思路的創(chuàng)新包括：第一確立檔案工作的新觀念，將檔案信息一體化；滿足檔案信息的需求量；檔案的使用周期應(yīng)該及時更新，與時俱進，儲藏適合基層群眾閱讀的書籍；檔案管理向更高、更嚴的方向發(fā)展，做到準確無誤；第二樹立創(chuàng)新觀念。檔案工作是一項不容忽視的重要事業(yè)，可以直接反映政治、經(jīng)濟和社會等事業(yè)的發(fā)展，應(yīng)樹立檔案管理的價值觀念，不斷創(chuàng)新檔案管理的思路，同時讓員工清晰掌握檔案管理工作的流程和管理思路，能夠在市場競爭中立足。

（三）實現(xiàn)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代科技的有機結(jié)合

我國傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)較為落后，其中整理工作較為繁瑣，眾多的重復(fù)勞動在無形中浪費了社會資源。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的進一步發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)。在此形勢之下必須正視這一現(xiàn)實，全面實現(xiàn)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代科技的融合。

（四）檔案管理技術(shù)創(chuàng)新

1.電子文件歸檔方式方面。利用云計算服務(wù)以及移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行遠程歸檔。檔案員無需下載和安裝，只需要在具備WIFI或者移動網(wǎng)絡(luò)連接的環(huán)境下，根據(jù)自己的需要點擊相應(yīng)的應(yīng)用，就可以直接完成遠程歸檔，從而真正達到“隨時隨地準時歸檔”。相信在不遠的將來，檔案歸檔工作將會由傳統(tǒng)歸檔方式、互聯(lián)網(wǎng)遠程歸檔和移動互聯(lián)網(wǎng)遠程歸檔這三種歸檔方式結(jié)合來完成。

2.電子檔案存儲模式與共享模式方面。云計算技術(shù)引入檔案管理，將改變當前檔案管理信息系統(tǒng)架構(gòu)。具有云計算功能的檔案信息系統(tǒng)將會具有更強的可更新性、可維護性，更新穎的服務(wù)功能，更好的技術(shù)支持能力，帶來電子檔案存儲模式的創(chuàng)新，進而改變當前電子檔案存儲模式單一、共享不方便、查詢不便利、數(shù)據(jù)不安全等諸多問題。通過云計算技術(shù)為檔案館實現(xiàn)了云存儲空間的功能，使電子檔案數(shù)據(jù)可以實現(xiàn)輕松備份與恢復(fù)功能，海量存儲空間將有效解決檔案館磁盤存儲空間不足的問題。

3.實物檔案的存放管理方面。RFID電子標簽技術(shù)是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的重要組成部分，它采用無線通信識別技術(shù)，可以對附著實體信息進行采集、記錄與發(fā)送，具有識別距離遠、非接觸性、易于使用、可感知、適合惡劣環(huán)境等特點。利用該項技術(shù)，我們可以對珍貴的實物檔案添加RFID標簽，記錄該實物檔案的存放的地點、檔案號、檔案名稱、歸檔時間等相關(guān)信息。

四、結(jié)語

在社會飛速發(fā)展的今天，機遇與挑戰(zhàn)是并存的。在檔案管理過程中，只有用發(fā)展的眼光看待身邊事物才有可能抓住機遇，促進檔案管理技術(shù)的全面創(chuàng)新，促進檔案管理事業(yè)發(fā)展與完善。

（作者單位：山東省巨野縣輕紡協(xié)會）