檔案收集工作的探討

摘 要：檔案是人類歷史發(fā)展的瑰寶，人類進(jìn)步的階梯，是人類數(shù)千年經(jīng)驗(yàn)知識(shí)的積累，是一本寫不完的傳家書，我們還在不斷的修訂完善，并將一直寫下去。然而，近年來檔案的收集工作問題迭出，致使檔案資料收集不全、不規(guī)范、不準(zhǔn)確，很多珍貴資料流失。本文將以檔案收集為重點(diǎn)，通過分析其內(nèi)部、外部等因素，得出檔案收集問題的解決辦法，維護(hù)單位、社會(huì)、國家的利益，為以后工作提供充足的借鑒參考，避免走彎路，走錯(cuò)路。并著重強(qiáng)調(diào)檔案資料的收集最終是服務(wù)于單位和職工。

關(guān)鍵詞：檔案；收集；問題；解決

檔案收集是檔案資源的重要來源，是檔案管理工作的首個(gè)環(huán)節(jié)，也是檔案管理后續(xù)工作的基礎(chǔ)。隨著國家檔案法規(guī)文件的發(fā)布，檔案收集工作有了大的進(jìn)步，但現(xiàn)實(shí)卻是困難重重，這是很多單位在檔案工作中普遍存在的問題。檔案的收集是檔案資料的基礎(chǔ)，收集質(zhì)量的高低直接影響單位檔案管理的水平，尤其涉及到重要信息資料的可靠性與全面性的檔案，將直接降低檔案的有效利用率，影響單位整體工作進(jìn)度。根據(jù)我對自身行業(yè)的深刻認(rèn)識(shí)，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展對檔案收集工作的要求，談?wù)剛€(gè)人對檔案收集工作的看法：

1 檔案收集工作的比較突出的幾個(gè)問題：

1.1 單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作是檔案收集工作困境的重要原因

領(lǐng)導(dǎo)對單位的影響具有鮮明個(gè)人特色的，多數(shù)人認(rèn)為提高單位經(jīng)濟(jì)效益才是工作的重中之重，卻忘了“磨刀不誤砍柴功”，更不了解檔案資料的唯一性，尤其是一些特有檔案的不可再生性，對檔案收集造成了不可挽回的損失。

正因如此，此類單位在檔案工作的人員安排及經(jīng)費(fèi)投入上都本著能減就減的態(tài)度，使檔案收集工作雪上加霜，無法形成集中與分管結(jié)合的體制。

“以史為鏡，知往鑒今”，國家的發(fā)展離不開歷史的傳承，一個(gè)單位就能獨(dú)于世而立？一味追求經(jīng)濟(jì)效益的數(shù)字，不重視文化基礎(chǔ)的積累，大至國家小至企業(yè)單位，都不可能長久。單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案收集的原因是多方面的，有自身知識(shí)范疇所限而對檔案作用不以為然的，有為方便自己查找而拒交檔案資料，有對檔案管理人員不信任的，等等。但也不能以偏概全地說個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案，只是沒有站在服務(wù)社會(huì)的高度認(rèn)識(shí)檔案，不信任檔案人員保存而自己收藏。在這樣的領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)下的單位內(nèi)部其他部門，也就同樣跟隨領(lǐng)導(dǎo)，而把他們認(rèn)為重要的檔案自己保存而不交給檔案室。當(dāng)然，也有確實(shí)不重視檔案的領(lǐng)導(dǎo)，而使檔案難以收集。

檔案是人類社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，也是人類文化的積淀，檔案傳承了濃厚的文化，它在社會(huì)的生活中有著不同價(jià)值表現(xiàn)形式。檔案不但反映了歷史發(fā)展的足跡，更反映了人類社會(huì)在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中取得的成果。檔案工作應(yīng)與其他重要工作一樣，受到領(lǐng)導(dǎo)者的重視，以對人類社會(huì)的負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，對未來負(fù)責(zé)的高度才能使檔案工作源遠(yuǎn)流長，才能保證檔案收集工作及時(shí)、全面、規(guī)范的完成，使檔案室的檔案不斷豐富、升值，成為單位發(fā)展前進(jìn)的重要文化基礎(chǔ)。

1.2 檔案工作人員意識(shí)不夠業(yè)務(wù)水平不高

單位內(nèi)工作人員因?yàn)闄n案工作意識(shí)較弱，不重視原始材料的保管，致很多珍貴材料丟失甚至不知去向，到年底歸檔時(shí)歸檔資料缺失嚴(yán)重是，無法補(bǔ)救。尤其是一些重要的工作，因?yàn)椴蛔⒁赓Y料的收集而無法歸檔。由于檔案工作人員對單位各部門每年開展的工作及活動(dòng)不了解，難以形成監(jiān)督、指導(dǎo)系統(tǒng)化。個(gè)別檔案工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平低，單純的以為檔案收集就跟整理書本資料一樣簡單，對該收集的資料的范圍、數(shù)量、種類不清不楚，對收集到檔案資料按個(gè)人意愿分類、保存等等不規(guī)范操作，或者崗位輪換的太快不熟悉業(yè)務(wù)，或者不負(fù)責(zé)任收集不來就不收集等因素，使檔案資料流失嚴(yán)重并不可逆，這個(gè)因素對檔案收集是一大的阻礙。

1.3 缺乏有效的制度監(jiān)管與懲罰措施

由于單位沒有制定相應(yīng)的監(jiān)管和懲罰制度，在領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案收集的情況下，有什么樣的領(lǐng)導(dǎo)就有什么樣的下屬，單位內(nèi)部其他部門，也就同樣效法領(lǐng)導(dǎo)，而把他們認(rèn)為重要的檔案自己保存卻不交給檔案室或者由于工作忙而無時(shí)間收集移交，當(dāng)然，也有的單位領(lǐng)導(dǎo)的確不重視檔案工作，而使檔案難以收集。

檔案的收集是國家檔案法的基本要求和國家檔案行政部門對各級(jí)檔案管理部門和管理人員的職責(zé)規(guī)定，具有法律制約作用，檔案的收集工作好差還將影響單位的經(jīng)濟(jì)收益，檔案能為決策提供有效的信息依據(jù)，所以任何企業(yè)單位都必須重視檔案的收集工作。

2 針對以上檔案存在的問題，我梳理出以下解決方法：

2.1 內(nèi)外結(jié)合，加強(qiáng)宣傳，提升檔案收集的意識(shí)

上級(jí)檔案管理部門應(yīng)每年舉辦形式多樣的檔案培訓(xùn)和宣傳活動(dòng)，加強(qiáng)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《檔案管理辦法》等法律法規(guī)的宣傳力度，要求各單位各部門必須嚴(yán)格按照《檔案法》等法律、法規(guī)辦事。

要堅(jiān)持不斷提升領(lǐng)導(dǎo)對檔案的認(rèn)識(shí)和重視，定期到各單位檔案資料進(jìn)行抽查，形成上層壓力并反復(fù)強(qiáng)調(diào)檔案的重要性，要加大對檔案建設(shè)工作的各方面投入，使檔案管理電子化；對檔案專、兼職人員的從業(yè)要求必須持證上崗硬性規(guī)定，提高業(yè)務(wù)能力，提升服務(wù)水平，保障檔案收集工作的順利。還必須提高檔案工作人員工作責(zé)任心，檔案收集工不需要具備什么特殊才能，這是一項(xiàng)技術(shù)含量較低的工作。天下無難事，只怕有心人，檔案人員對收集工作要做到“三勤一勁”，即勤于宣傳、勤于學(xué)習(xí)、勤于收集和具有一股勁。任何一項(xiàng)工作能不能盡善盡美，關(guān)鍵在人，在于從業(yè)人員的責(zé)任心和大局意識(shí)。檔案收集工作也不例外，關(guān)鍵看從業(yè)人員對這項(xiàng)工作是否用心、熱心、盡心。用心體現(xiàn)一個(gè)人的敬業(yè)態(tài)度；熱心是基礎(chǔ)、是動(dòng)力；盡心是體現(xiàn)責(zé)任意識(shí)。凡是有責(zé)任心的檔案員都會(huì)能采取一些靈活變通的辦法，以保證檔案收集材料相對齊全。只要檔案員積極主動(dòng)肯定會(huì)有收獲的。同時(shí)，我們也需要考慮業(yè)務(wù)部門不愿意移交，有可能是我們的檔案人員在短時(shí)間內(nèi)無法滿足他們的利用需要。

2.2 堅(jiān)持“重視、優(yōu)選、突現(xiàn)自我”的檔案收集方針，豐富單位檔案收集資源

凡是與我單位有關(guān)的各種有保存價(jià)值的載體，必段分門別類的收集好，堅(jiān)持“突現(xiàn)自我”這個(gè)原則，從中優(yōu)選中對我單位影響較大的資料。除文書檔案外，電子檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、人事檔案、聲像檔案等都要建立，類別齊全、資料豐富的庫存檔案才能滿足查檔需要，更好地為單位服務(wù)

2.3 完善檔案法制建設(shè)，樹立依法治檔的法律意識(shí)

上級(jí)主管部門和檔案管理部門要定期對各單位檔案執(zhí)法情況的監(jiān)督檢查，從行政層面加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)，以提升單位全體人員依法治檔的意識(shí)。對各單位在檢查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違法問題必須要求馬上整改并依法懲處，以此進(jìn)一步體現(xiàn)法律的權(quán)威性及嚴(yán)肅性，禁止單位檔案拒不歸檔現(xiàn)象的發(fā)生，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。

2.4 制定并完善規(guī)范性、操作性強(qiáng)的檔案收集監(jiān)管懲治制度

制度內(nèi)容要涉及責(zé)任制考核、檔案收集、懲罰等方面的內(nèi)容，并開展經(jīng)常性的自查工作。同時(shí)，對以往比較注重工作看輕學(xué)習(xí)、倚重習(xí)慣輕視創(chuàng)新的行為，要自覺開展業(yè)務(wù)強(qiáng)化活動(dòng)，提高素質(zhì)，做好正在做的，開展還沒做的本職工作，為各個(gè)部門、每位職工提供滿意的檔案信息利用需要。

近年來，黨中央、國務(wù)院高度重視檔案工作。習(xí)近平總書記對檔案部門利用歷史檔案反擊日本右翼言論作出重要批示，為檔案工作如何服務(wù)大局指明了方向。李克強(qiáng)總理在政府工作報(bào)告中提出要發(fā)展檔案事業(yè)。我們檔案部門要適應(yīng)時(shí)代的要求，進(jìn)一步更新觀念，開拓服務(wù)領(lǐng)域，做好以檔案收集為前提的檔案管理工作，充分有效地利用檔案信息，更好地服務(wù)于黨和國家的大局，服務(wù)于本單位。

作者簡介

梁志霞（1984-）女，廣東省肇慶市高要區(qū)（籍貫），現(xiàn)職稱：初級(jí)，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案。